Web会議を導入するメリット・デメリット｜導入に必要な準備も解説

Web会議は移動などにかかる時間・コストを削減でき、参加者のスケジュールが合わせやすいことから、導入する企業が増えています。本記事では、Web会議導入のポイントと合わせて、Web会議システムの導入など、Web会議を導入する際に行う準備について解説します。

目次

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1. Web会議・オンライン会議とは
2. Web会議導入に向けて知っておきたいこと
3. Web会議を導入するための準備
4. まとめ

Web会議・オンライン会議とは

Web会議・オンライン会議とは、会社と自宅など別の場所にいる者同士がインターネット回線を利用し、映像や音声で会議・打ち合わせを行うことです。働き方改革などでテレワークを導入する企業が増え、Web会議・オンライン会議は近年急速に普及しています。

Web会議・オンライン会議の需要が高まっている背景は、働き方改革の推進やインターネット回線の高速化などです。政府によるテレワーク推進の流れもあり、Web会議・オンライン会議システムの導入を検討する企業はさらに増加傾向にあります。

Web会議・オンライン会議は、社内での会議や打ち合わせだけではなく、顧客対応のためのヘルプデスクなど様々な用途で活用できます。Web会議・オンライン会議システムを導入し、リモートワークにおける情報共有の効率化を目指しましょう。

参考：ICT利活用の推進｜テレワークの推進｜総務省

Web会議導入に向けて知っておきたいこと

Web会議の導入を検討する際には、事前に導入のメリット・デメリットを把握しておくことが大切です。また、Web会議の導入が進む背景やテレビ会議・電話会議・テレカンとの違いを知っておくと、Web会議の導入目的や求める効果が明確になります。

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Web会議の導入が進む背景

Web会議の導入が進む背景には、働き方改革・感染症対策などがあります。これらによるリモートワークの推奨で、近年Web会議の需要が一気に高まりました。

リモートワークは社員同士が離れた場所にいるため、メールや電話では資料の共有や打ち合わせをするのが困難です。しかし、Web会議なら、画面上で会議参加者の表情が見える上に、画面上に資料を表示させて参加者が同時に確認できます。

Web会議は、会議に参加するための移動時間や交通費を削減でき、会議のための場所を用意する必要もありません。従業員の働きやすさや経費節減につながり、今後さらに導入が進んでいくことが予想されます。

Web会議導入のメリット

Web会議導入には、様々なメリットがあります。企業にとって特に有益な6つのメリットについて、以下で詳しく解説します。

移動・会議室の準備工数を削減できる

Web会議なら、従業員がどこにいても会議やミーティングを実施することが可能です。これにより、従業員が会議に参加するための移動時間や会議室の準備、資料作成などにかかる時間と手間を削減できます。

また、支店の社員研修や地方の取引先との商談などをWeb会議に置き換えれば、出張がなくなり、時間を効率よく使えるのもメリットです。これまで移動に費やしていた時間がなくなるため、営業担当者は1日の商談件数を増やすことができるでしょう。

このように、Web会議を導入して移動時間や会議室の準備工数が削減できれば、業務を効率化し生産性を向上させるのに大いに役立ちます。

移動・会議室などにかかるコストを削減できる

従来の会議は、開催のために会議室を準備する必要があり、遠方での会議に参加する場合には移動費・宿泊費などもかかっていました。

しかし、Web会議はインターネット環境があれば、出席者同士が遠く離れた場所にいても会議や商談ができるため、移動費・宿泊費などの費用がかかりません。また、会場の準備も不要です。

Web会議を導入すれば、対面の会議では当たり前にかかっていたコストが発生しないため、会議にかかる費用の大幅なコストカットが見込めます。

必要な会議をスピーディーに開催できる

急に打ち合わせが必要になった場合、対面会議ではスケジュール調整や会議室の確保、資料作成など工数が多く、担当者に多くの負担がかかるばかりか、急ぎであっても会議の実施が困難なケースもありました。

しかし、Web会議なら、インターネット環境さえあれば時間・場所を問わずに会議を行えるため、スケジュール調整が対面会議に比べて簡単で、必要な会議を迅速に実施できます。

変化の激しい社会情勢においては、ビジネスチャンスを見逃さずスピーディーに意思決定を行うことが重要です。その点、必要な会議をスピーディーに開催できるWeb会議なら、意思決定のスピードが格段に向上し、ビジネスチャンス損失のリスクを減らせます。

プロジェクトを効率よく進められる

対面会議では、欠席者に会議の内容を伝えるため、議事録を作成して送付しなければならず、多くの手間がかかっていました。一方、Web会議であれば、会議を録画しておけば欠席者に簡単に会議の内容を共有できます。

なかなか現場を離れることができない現場責任者も、移動時間が不要なWeb会議なら出席しやすく、意思決定までを素早く行うことが可能です。現場を離れて作業に穴を開ける時間を減らせるため、プロジェクトの効率化にも役立ちます。

緊急事態に向けたBCP対策に役立つ

BCP対策とは、企業が自然災害やテロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合に、損害を最小限にとどめながら、事業の継続・早期復旧を実現するための、事業継続方法や手段を取り決めておくことです。

緊急事態時は、従業員がすぐにオフィスに集まれない可能性があります。Web会議を導入していれば、緊急事態時でも離れた場所にいる従業員同士が会議や打ち合わせを行えるため、事業の継続に必要な意思決定や情報共有の迅速化に役立ちます。

面接・研修など活用の幅が広い

Web会議の導入は、会議以外にも活用の幅が広いのもメリットです。Web面接・Web研修・オンラインセミナーなど、Web会議の導入と同時に他の用途でも役立ちます。

これまで、対面で面接・研修・セミナーを行うには、会場が遠方の場合は担当者が出張で現地に出向く必要があり、そのための移動時間・出張費・会場使用料などが発生していました。

しかし、Web会議の活用により、遠隔地の出席者とオンラインで面接・研修・セミナーが行えるため、費用や時間の節約が可能です。各地で研修・セミナーを行っているような場合、Web会議であれば同時開催できるので、導入により大幅な効率化が見込めます。

Web会議導入のデメリット

Web会議導入には多くのメリットがあることをご紹介してきましたが、デメリットがないわけではありません。Web会議導入のデメリットについて、以下で詳しく解説します。

コミュニケーションが取りづらい

対面会議であれば、直接相手の顔を見て話せるため、表情の変化を見て相手の気持ちを察せます。一方Web会議は、映像で相手の顔が見えるとはいえ表情の変化やニュアンスが伝わりづらく、参加者の反応がわかりにくい点がデメリットです。

また、Web会議では人柄が伝わりにくいため、初対面の場合は信頼関係を築くのが難しいと言われています。そのようなデメリットを払拭するには、表情やジェスチャーをやや大げさにして感情を伝わりやすくするなどの配慮が必要です。

また、発言しようとしている人を見逃しやすいため、チャットツールを併用して、意見がある場合にはチャットで呼びかけてもらうなど、工夫すると良いでしょう。

インターネット環境の影響を受ける

Web会議はインターネット回線を使用するので、インターネット環境の影響を受けます。そのため、自社や相手先の通信環境によっては接続が途切れるなど、不安定な状態に陥りやすいのがデメリットです。

出先にいる従業員とのやりとりでは、従業員側の電場状況が悪く音声や映像が途切れたり、資料の閲覧ができなかったりするなどのトラブルが発生することもあります。

ちょっとした会議や打ち合わせなら、多少のトラブルがあっても対処することは可能ですが、大事な会議や商談の場面では注意が必要です。取引先に失礼がないよう、また大事な会議に支障が出ないよう、通信状況を事前に確認しておきましょう。

十分なセキュリティ対策が必要

Web会議では、不正アクセスなどにより共有資料や会議の内容が漏えいするリスクがあります。不正アクセスにより企業機密が盗まれるようなことがあれば、会社の損失は計り知れません。そのため、慎重なセキュリティ対策が重要です。

Web会議の情報セキュリティは、システムベンダーに依存します。システム導入にあたっては、事前にセキュリティ要件を確認しておきましょう。

無料のシステムやプランでは、セキュリティ機能が不足しているケースもあるため、高いセキュリティ性能を求めるなら有料のものがおすすめです。

テレビ会議・電話会議・テレカンとの違い

Web会議と似たものに、テレビ会議・電話会議・テレカンがあります。テレビ会議は、Web会議と違って専用の機器が必要になり、VPNや専用回線などを使って接続するのが一般的です。Web会議よりも通信の品質に優れていますが、高額な設置費用がかかります。

電話会議は、音声のみで会議を行います。インターネット環境やパソコンがなくても会議を実施でき、誰にでも利用しやすい点がメリットです。しかし、資料などを映像で共有できない注意点があります。

また、テレカンはテレカンファレンス（teleconference＝遠隔会議）を指します。電話会議（telephone conference）・テレビ会議（television conference）の略語として使用されることもあります。

Web会議も含めて、通信機器を使用して行う会議の総称として使用されているケースが多いようです。

Web会議を導入するための準備

Web会議を導入するために、事前に準備しておくべきポイントが7つあります。以下では、その7つのポイントについて解説します。

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Web会議の使用目的を明確にする

まずは、Web会議を導入する目的を明確にしましょう。使用目的により、整えるべき環境やWeb会議システムの選定ポイントが異なります。

例えば、会社説明会やセミナーなど、大人数での利用が想定される場合は、大人数の同時アクセスにも耐えられるサーバーやWeb会議システムが必要です。また、Web会議システムには、会議向き・オンラインイベント向きのように適した用途があります。

Web会議を導入する最初の段階として、自社の使用目的や使用人数などを明確に想定し、要件を洗い出しましょう。

会議に参加できる環境を整える

Web会議を導入するには、インターネット環境・セキュリティ対策の観点から会議に参加できる環境を整えなければなりません。リモートワークで使用する場合は、従業員が自宅で使用しているインターネット回線の通信品質を確認しておく必要があるでしょう。

会議に参加する従業員には、会議の内容が部外者から見えない、聞こえない場所で参加するなどのルールを定めましょう。パーテーションで仕切ったWeb会議用ブースを設置するなど、環境を整備することも大切です。

また、Web会議を行うにはWeb会議アプリケーションをインストールする必要があります。高いセキュリティ機能やベンダーからのサポートを求めるなら、ビジネス向け有料プランを検討すると良いでしょう。

Web会議システムを導入する

Web会議システムとは、Web会議を行うために必要なアプリケーションです。資料や画面の共有・ファイル共有・録画・録音・チャット機能など、Web上で会議や打ち合わせを行う際に必要な機能が搭載されています。

Web会議を利用するには、まずWeb会議システムの導入が必要です。Web会議システムを選ぶ際には、以下のポイントを押さえて選ぶことをおすすめします。ぜひ参考にしてみてください。

1. 通信の安定性
2. 音質や画質の良さ
3. セキュリティ性能の高さ
4. 操作のしやすさ
5. 自社に必要な機能が備わっているか
6. サポート体制は万全か
7. 導入費用は予算に見合っているか
8. 会議に参加できる人数

必要な機材を揃える

Web会議を利用するためには、機材を揃える必要があります。最低限必要な機材には、主に以下のようなものが挙げられます。

1. インターネット環境
2. パソコン・ノートパソコン・スマホ・タブレットなどの端末
3. Webカメラ
4. ヘッドセット・イヤホンマイク

リモートワークで使用するなら、それらが標準搭載されたノートパソコンを従業員に貸与すると良いでしょう。

社内のデスクトップパソコンから参加する場合、必要な機材が付いていなければ、別途購入する必要があります。また、外出先からモバイル端末を利用してWeb会議に参加する場合には、コンパクトに持ち運べるイヤホンマイクがあると便利です。

セキュリティを確保する

Web会議はインターネットを介して行うため、セキュリティ対策に注意を払う必要があります。特に、外出先からの参加者がいる場合、モバイルネットワークやフリーWi-Fiを使用すると、情報漏洩などのリスクが高まるため注意が必要です。

Web会議システムを導入する際は、通信の暗号化ができるかやIPアドレスなどで参加者を制限できるかなど、セキュリティ対策に有効な機能が搭載されているかを確認しておきましょう。

また、Web会議システムのセキュリティが強固であったとしても、盗み聞きや画面を見られることにより、情報漏洩を招く可能性もあります。Web会議に参加する場所にも、注意が必要です。

システムや機材の動作などを確認する

システムの初期設定を行い、機材の設置場所なども確認しながら動作確認を行うことが重要です。なぜなら、機材を設置する場所によってはマイクがハウリングを起こしたり、デバイスのカメラの性能が悪く、不都合が生じたりするケースがあるためです。

会議が始まってから、通信品質が悪くて会議の進行に支障が出たり、カメラの性能が悪く映した資料が不鮮明で見えづらくなったりしては困ります。そのため、機材の動作確認を事前にしっかり行うことが大切なのです。

また、機材の操作方法について社内で周知しておくようにしましょう。参加者全員が操作方法を理解していれば、会議をよりスムーズに回すことができます。

Web会議実施の流れやルールを明確にする

Web会議を実施する際は、流れやルールを事前に明確にしておく必要があります。主に、以下のようなものを定めておくと進行がスムーズになります。

1. 接続テストはその都度行う
2. 資料は事前に共有しておく
3. 進行役を決めておく
4. チェックインタイムを作る

事前にある程度ルールを決めておかないと、会議開始後に通信の不具合が生じたり、資料が手元にない参加者がいるなどで進行が滞る可能性があります。

進行役を置くことで、あまり発言できていない人に意見を求めることや、意見が偏った際の軌道修正が可能です。また、チェックインタイムを設けると会議開始前に軽い雑談ができ、会議本番で発言しやすくなるなどのメリットがあります。

チェックインタイムとは

チェックインタイムとは、会議を始める前に設ける短いトーク時間です。Web会議はお互いの顔や雰囲気を確認しづらいことから、参加者は緊張しがちですが、チェックインタイムによって、心理的な安心感を得ることができます。

なお、チェックインの対義語としてチェックアウトがあります。チェックアウトは会議の終わりに行う雑談を指し、参加者同士で所感を伝え合うことで、会議を締める役割があります。また、今後の課題や具体的なアクションを再確認することができます。

まとめ

Web会議は、移動などにかかる時間・コストを削減でき、参加者のスケジュールが合わせやすいなどのメリットがあります。また、社内だけでなく取引先との商談や研修・セミナー・面接などに幅広く活用可能です。

Web会議を導入する際はWeb会議システムを導入する必要があり、快適かつ安全に運用するためには通信環境の整備や従業員へのルール周知も大切です。

働き方改革が推進される中、Web会議は企業にとって欠かせないものになっています。この記事を参考に、自社の目的に合ったWeb会議システムを選定し、運用環境を整備して業務効率化を目指しましょう。