ビジネスチャットで働き方改革を推進｜活用時のポイントも解説

ビジネスチャットは、リモートワークなど多様な働き方に対応できることから、働き方改革の推進にも役立ちます。この記事では、働き方改革においてビジネスチャットが注目される理由や、生産性向上に繋がるビジネスチャットの機能・活用時のポイントを解説します。

目次

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1. ビジネスチャットを活用して働き方改革を推進
2. 働き方改革においてビジネスチャットが注目される理由
3. 働き方改革推進に役立つビジネスチャットの機能
4. ビジネスチャットで働き方改革を推進するためのポイント
5. まとめ

ビジネスチャットを活用して働き方改革を推進

ビジネスチャットは、リアルタイムなメッセージのやり取りで社内外のコミュニケーションを効率的に行うツールです。業務に必要なテキストチャットはもちろん、絵文字やファイルの送受信もできます。

また、柔軟なコミュニケーション手段として、場所や時間を問わず手軽に使えるため、従業員のワークライフバランス向上やリモートワークを支援します。そのため、働き方改革を推進するにあたっても、ビジネスチャットの導入は有効です。

参考：働き方改革×チャットツールのビジネス活用｜総務省

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働き方改革とは

働き方改革とは、働く環境や慣行に変革をもたらし、より柔軟で多様な働き方を促進するための取り組みです。その主な目的は、従業員のワークライフバランス向上・生産性の増進・働く環境の質の向上にあります。

働き方改革を進めることで、従業員が仕事において自己実現を果たしやすくなるだけでなく、組織は優れた人材を確保できます。同時に、生産性向上や業務効率化により企業の競争力も高まります。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

プライベートチャットツールとの違い

プライベートチャットツールとは、個人がプライベートで活用するコミュニケーションツールのことです。ビジネスチャットは、このようなプライベートチャットツールの機能を強化して、ビジネス用に特化させたものを指します。

具体的には、情報漏洩などへのセキュリティ対策が施されており、管理者によるアカウント管理や社内システムとのデータ連携など、ビジネス用途に特化した機能が備わっている点で、機能が強化されています。

働き方改革においてビジネスチャットが注目される理由

ビジネスチャットが働き方改革で注目される理由は、リモートワークなど多様な働き方に効果的に対応できる点にあります。ビジネスチャットは従業員が遠隔地にいても、迅速な情報共有や意思疎通が可能です。

これにより、柔軟で分散した働き方が容易になり、オフィス外でも円滑な業務を可能にします。リモートワークや在宅勤務など個々のライフスタイルに合った働き方ができるようになることから、ビジネスチャットは働き方改革推進に有効なツールと言えるでしょう。

働き方改革推進に役立つビジネスチャットの機能

ビジネスチャットは、チャット以外にもファイル共有やビデオ会議など様々な機能を備えています。ここでは、働き方改革推進に役立つビジネスチャットの機能について解説します。

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チャット機能

ビジネスチャットの基本機能であるチャットは、リアルタイムなコミュニケーションによって働き方改革推進を支援します。スピーディーなやり取りにより、従業員は必要な時にすぐに情報を共有でき、素早い意思決定が可能です。

プロジェクトの進捗管理や意見交換がスムーズに行われるため、業務効率が向上するでしょう。また、時間や場所に関わらずチームでの連携が可能となり、生産性の向上が期待できます。

グループチャット機能

グループチャット機能は、複数のメンバーが同時にチャットに参加し、共有されたトピックに関する会話ができる機能です。グループチャットにより、プロジェクトチームや部署全体での共同作業が効果的に行えます。

プロジェクトやチームごとにグループを作成すれば、議論内容や情報を整理しやすく、進捗管理が容易になるでしょう。テレワークや異なる拠点間での業務連携がスムーズになることで、働き方を実現できます。

ファイル共有機能

ビジネスチャットのファイル共有機能は、チームメンバーが簡単かつ安全にファイルを交換できる機能です。メンバーはリアルタイムでプロジェクト関連の文書やデータを共有でき、意見やフィードバックを即座に得られます。

メールに添付するよりも手間がかからないため、スピーディーな業務連携が可能です。また、検索機能を使って過去にやり取りされたファイルもすぐに探し出すことができるため、業務効率や生産性が向上します。

ビデオ会議機能

ビジネスチャットのビデオ会議機能は、オンラインでの対面のコミュニケーションができる機能です。遠隔地においても円滑なコミュニケーションが可能になり、リモートワーク環境における柔軟な働き方をサポートします。

チャットだけでは難しい密なコミュニケーションも、ビデオ会議なら顔を確認できるため容易になるでしょう。また、取引先に対して、文字や資料だけでは伝わらない商品の魅力を伝えることも可能です。対面での商談が不要になれば、取引先の負担も軽減できます。

タスク管理機能

ビジネスチャットのタスク管理機能とは、プロジェクトや業務の効率的な管理を支援する機能です。メンバーはタスクを作成し、進捗状況や締め切りを共有できます。これにより、業務の透明性が向上し、リアルタイムでの共同作業が可能です。

従業員は、プロジェクトの進捗状況や担当箇所を把握しやすくなり、タスクの効率的な配分や優先順位設定が容易になります。結果、無駄な業務を省くことができるようになり、働き方改革の推進にも繋がるでしょう。

ビジネスチャットで働き方改革を推進するためのポイント

ビジネスチャットによって働き方改革を進めるには、従業員に目的を周知することや、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。ここでは、ビジネスチャットで働き方改革を推進するためのポイントを解説します。

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従業員に導入目的・メリットを伝える

ビジネスチャットを導入する際は、従業員に導入目的とメリットを周知しておきましょう。ビジネスチャットの活用により、チームの協力が強化され、リモートワークや柔軟なスケジュールの適用が円滑になり、生産性が向上することを伝えます。

従業員がこれらのメリットを理解しておくことで、共に働き方改革を推進する環境を構築できます。コミュニケーション効率の向上と柔軟性を通じて、業務の質とワークライフバランスが向上することを伝え、従業員の協力を得ることが重要です。

自社に合ったツールを選ぶ

ビジネスチャットの導入において、自社に合ったツールを選択することは重要なポイントです。数多くの製品や機能があるため、自社のニーズに適したツールを選定しましょう。

具体的には、従業員の業務スタイルや共同作業の要件を考慮し、使いやすく、組織全体に適した機能を持つビジネスチャットを選定する必要があります。以下では、選定の際に確認すべきポイントについて解説します。

必要なコスト

ビジネスチャットを選定する際には、初期費用や月額費用を確認しておきましょう。導入にかかる金額だけでなく、予算に見合っているか、費用対効果があるかを検討します。

また、ツールの機能や性能と費用のバランスも考慮し、組織のニーズに合致しているかを検討することも重要です。予算内で効果的なコミュニケーションツールを導入し、生産性の向上を実現しましょう。

使いやすさ

ビジネスチャットを導入する際は、使いやすさの確認も重要なポイントです。操作が難しく使いにくいツールは、従業員の生産性を低下させる可能性があります。

一方で、直感的で分かりやすいインターフェースやシンプルな機能配置は、効率的なコミュニケーションを可能にします。使いやすいツールを導入することで、従業員間の意思疎通がスムーズになり、個々が業務に集中できるようにもなります。

他ツールとの連携性

ビジネスチャットを選定する際は、他ツールとの連携性も確認しておきましょう。例えば、プロジェクト管理ツールやカレンダーアプリケーション、ファイル共有サービスなどとのシームレスな連携が可能なツールがあります。

既存ツールと連携できれば、各システムに分散した情報が一元化されるため、情報共有がよりスピーディーになります。生産性向上の効果を高めるためにも、既存ツールとの連携性は重要な選定ポイントです。

セキュリティ対策

ビジネスチャットでは業務に関する機密情報や個人情報をやり取りする機会もあるため、ベンダーによるセキュリティ対策もチェックしておきたいポイントです。具体的には、暗号化通信や2段階認証などの対策機能がある製品を選びましょう。

社員の故意・過失による情報漏洩を防ぐには、ログ監査の機能もあると安心です。万が一事故が起こった際も、原因を究明しやすくなります。また、チャット内で共有された情報を保護するためには、データのバックアップ機能も重要です。

導入実績や評価

自社に適したビジネスチャットツールを選定するためには、導入実績や実際に使用しているユーザーからの評価も重要なポイントです。導入実績が豊富で多くの企業が活用しているツールであれば、取引先との円滑な連携・情報共有が期待できます。

また、海外の取引先が多い場合には、多言語に対応しており世界中で活用されているツールの選定がおすすめです。さらに、導入実績の豊富さや口コミからは、そのツールの機能性や使い勝手が伺えるため、より優れたツールの選定に役立ちます。

運用のルールを定める

ビジネスチャットを効果的に活用するには、適切な運用ルールの策定が不可欠です。明確なルールにより、無駄なやり取りや混乱を最小限に抑え、生産性を向上できます。

具体的には、投稿の形式やコミュニケーションのタイミング、優先事項の明示などのルールを設け、従業員が目的に沿った効果的なコミュニケーションを行えるようにしましょう。なお、運用ルールの例としては以下のようなものが挙げられます。

利用時間を決める

ビジネスチャットは時間や場所を問わず気軽にメッセージのやり取りができるのが利点ですが、利用時間は決めておくべきです。いつでも連絡できる状態では、従業員は仕事とプライベートを分別しづらくなり、働き方改革の推進には繋がりません。

具体的には、9〜18時の就業時間内にしか連絡・返信をしない、休日はログインしない、といったルールを設定しましょう。従業員のプライベートな時間を守ることで、働き方改革推進だけでなく、ストレス軽減によるパフォーマンス向上にも期待できます。

メールとの使い分け方法を決める

ビジネスチャット導入後も、メールを併用する企業は多いです。しかし、コミュニケーションの手段が複数あると、従業員はどれを使用すべきか混乱します。それぞれの利用目的を明確にしておき、使い分けのルールを決めておきましょう。

例えば、ビジネスチャットは即返信が欲しい時、メールはフォーマルな文章を送りたい時に適しています。また、メールは既読されるまでに時間がかかることも多いため、緊急時には向かないという特徴もあります。各ツールの良し悪しを把握し、上手に使い分けましょう。

まとめ

ビジネスチャットの導入は、働き方改革の推進に役立ちます。テキストによるチャットはもちろん、ファイル共有やビデオ会議の機能もあるため、出社せずとも業務上のコミュニケーションが可能です。

そのため、リモートワークや在宅勤務など、近年普及してきている様々なワークスタイルに対応できるようになります。このことは、従業員満足度やパフォーマンスの向上にも繋がるでしょう。

ただし、ビジネスチャットは気軽に連絡できる一方で、従業員が仕事とプライベートを分別しづらくなるという側面も持っています。利用時間などの運用ルールを定め、ビジネスチャットを上手に活用して、多様な働き方ができる環境を目指しましょう。