Web会議システムの価格相場とは？導入する際の注意点も解説

Web会議システムは、搭載する機能によって価格が変動します。安価で利用できるものもありますが、必要な機能を備えているかどうかは確認すべきです。この記事では、Web会議システムの価格相場や料金を左右している要素、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. Web会議システムの価格・費用相場
2. Web会議システムの料金を左右する要素
3. Web会議システムの価格に関する注意点
4. Web会議システムとテレビ会議システムの違い
5. まとめ

Web会議システムの価格・費用相場

Web会議システム（Web会議ツール）とは、インターネットを介して遠隔地同士を結び、Web上で会議が行えるシステムのことを言います。Web会議システムは複数人でビデオ通話が可能で、画面の共有やチャットもできるビジネスに役立つ便利なシステムです。

Web会議システムは、利用可能ユーザー数や利用可能時間、搭載される機能などによって価格が異なります。

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基本的な機能を備えたタイプの場合

Web会議システムにはさまざまなタイプがあり、その価格は備える機能によって違いがあります。リアルタイムでの音声・映像共有、ファイル共有、デスクトップ共有など、基本的な機能のみを備えたタイプの相場は、1ユーザーあたり月額500円〜2,000円程度です。

基本的な機能のみに限られるためコストを抑えて利用できますが、企業の利用目的によっては、将来的に見ると機能性に物足りなさを感じる場合があります。そのため、事前に機能のオプション追加やプラン変更が可能か確認しておくことをおすすめします。

多機能タイプの場合

Web会議システムには、高い通信品質や安定性、豊富な機能、高度なセキュリティを備えた多機能なタイプもあります。多機能なタイプのWeb会議システムの相場は、1ユーザーあたり、月額2,000円〜30,000円程度です。

1ユーザーごとの料金が高くなるため、利用人数が増えると想定していた予算をオーバーしてしまうケースがあります。中には、実際の会議室を借りるイメージで部屋数単位で課金する、ルーム課金制を採用しているシステムもあるため、合わせて確認してみましょう。

初期費用について

Web会議システムの初期費用は、0円のものが多いです。しかし、システムの中には、初期費用が10万円程度かかるサービスもあるため、選定の際には確認が必要です。

また、オンプレミス型のWeb会議システムは、費用が高額な傾向にあります。オンプレミス型のWeb会議システムは、システムの運用にサーバー構築が必要なためです。初期費用は、サーバー構築費用などを含め100万円以上かかる場合があります。

Web会議システムの料金を左右する要素

各ベンダーからさまざまなWeb会議システムが提供されていますが、料金は各製品により異なります。Web会議システムは、いったいどのような違いから価格に差が生まれるのでしょうか。ここからは、Web会議システムの料金を左右する要素を解説します。

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ユーザー数・同時接続できる人数

Web会議システムは、ユーザー数や同時接続できる人数によって価格が左右されます。高額なWeb会議システムほど、大人数の登録・参加が可能で、300名〜500名まで会議に参加できる製品や、最大で1,000名が同時接続できる製品もあります。

ただし、基本的に同時接続できる人数が多いシステム・プランほど、価格も高額になるため、不用意に大人数向けのプランを選択するのではなく、自社の利用人数を見極めて適したシステム・プランを選定することが重要です。

利用可能時間

Web会議システムの料金は、利用可能時間によっても左右されます。各Web会議システムでは、10時間までや24時間無制限など、利用可能な時間が定められており、提供するプランによっても異なります。

Web会議システムには、規定時間を超えると1時間ごとに課金されるタイプもあるため、選定の際には確認しましょう。また、1日あたりや1回あたりの利用可能時間が制限されているシステムもあります。

対応可能な拠点数

Web会議システムの料金は、対応可能な拠点数によっても異なります。Web会議システムが提供するプランによって会議に参加できる拠点数は異なり、5拠点〜250拠点などと幅があるため、自社の要件に合わせた選定が必要です。

ただし、対応可能な拠点数が多くなるほど料金は高額になるため、費用対効果を意識した検討が求められます。中には、「5拠点までがプラン内、それ以上は追加料金で対応可能」などとしているプランもあるため、必要に応じて都度課金するのも選択肢です。

ルーム数

Web会議システムは、ルーム数によっても料金が左右されます。Web会議システムにはユーザー毎に課金するタイプと、ルーム数に応じて課金するタイプがあり、ルームとは、Web会議システムで使用する会議室のことです。

Web会議システムでは、オンライン上にバーチャルな会議室を作り、ここで会議を行います。ルーム数で課金するタイプのWeb会議システムを利用した場合、使用したルーム数に対して料金がかかります。

提供形態

Web会議システムの提供形態は、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類です。このうちどちらを選ぶかによっても費用が左右されるため、自社の要件や予算に合わせて選択しましょう。

クラウド型は、インターネット上のクラウドサービスを利用する形態です。自社でサーバーの構築や保守管理を行う必要がないため、初期費用が不要な場合も多く、予算を抑えて導入できます。ただし、自社仕様へのカスタマイズが難しいことがデメリットです。

一方で、オンプレミス型は自社でサーバーを設置してシステムを構築します。そのため、カスタマイズの自由度は高いですが、高額な初期費用がかかり、サーバーのメンテナンスや交換も自社で行う必要があります。

オンプレミス型は初期投資が必要ですが、ランニングコストを抑えられるため、長期的に見ると費用対効果が高くなるケースもあり、企業によって適した提供形態は異なります。

Web会議システムの価格に関する注意点

Web会議システムを選定する際は、価格は重要なポイントになります。しかし、Web会議システムを選ぶときは、価格以外に面にも目を向けて製品を選びましょう。ここからは、Web会議システムの価格に関する注意点を解説します。

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価格だけで決めない

Web会議システムは、価格だけで安易に製品を選ばないようにしましょう。上述のように、Web会議システムは、利用できるユーザー数や同時接続できる人数、利用可能時間、対応可能な拠点数などが異なります。

一般的に、システムの機能が充実するほど価格は比例して高くなる傾向にあります。しかし、価格だけでWeb会議システムを選ぶと、導入が失敗に終わる可能性が高いです。

Web会議システムの導入を成功に導くためには、自社で開催する会議の規模に対応できるか、面接や商談にも対応可能かどうかなど、必要な機能が実装されているかを確認して費用対効果が高いものを選びましょう。

無料プランのデメリットを理解しておく

Web会議システムの中には、有料版だけではなく、無料で利用できるものもあります。費用のかからない無料のWeb会議システムには魅力がありますが、セキュリティ対策が不十分なものも多く、サポート体制がないものが大半です。

また、同時接続可能数や対応可能な拠点数が少なく制限されているものも多く、5名程度までしか同時に利用できないケースもあるため、企業の利用規模によっては、導入目的を満たせないでしょう。

Web会議システムは、セキュリティ対策の問題やスムーズな定着、自社の目的を満たす機能性を考慮して、有料版を視野に入れる必要があります。

Web会議システムとテレビ会議システムの違い

Web会議システムと混同されやすいシステムに、テレビ会議システムがありますが、両者の仕様は異なります。テレビ会議システムは、専用の接続機器や回線を用いて、特定の拠点同士を繋ぐシステムです。

会議室など接続できる場所が限定され、共有できるのは音声や映像のみですが、高音質・高画質で安定した接続を維持しやすいため、大人数の会議などに適しています。

Web会議システムは、インターネットとパソコンなどのデバイスがあれば利用できるため、比較的安価に導入できますが、テレビ会議システムでは専用の接続機器や回線が必要になるため、Web会議システムと比較して導入費用が高額になります。

まとめ

Web会議システムは、インターネットを通じて遠隔地同士を結び、オンライン上で会議を行えるコミュニケーションツールのことです。Web会議システムの料金相場は、通話やファイル共有など基本的な機能を備えたタイプの場合、月額500円〜2,000円程度になります。

また、高画質、高セキュリティを備えた多機能のWeb会議システムの料金は、月額2,000円〜30,000円程度です。Web会議システムは、初期費用が無料の製品が多いですが、オンプレミス型はサーバー構築の費用などを合わせて、100万円ほど必要な製品もあります。

Web会議システムはユーザー数や同時接続できる人数、利用可能時間、対応可能な拠点数などによってプランが設定されており、料金が異なります。Web会議システムを選ぶときは、価格だけに注目せず、必要な機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。

Web会議システムの中には無料で利用できるものもありますが、有料版を選ぶのがおすすめです。有料版のWeb会議システムは、サポート体制が充実しており、セキュリティレベルが高いため、無料版と比較してより安心して利用できます。