アカウント不要のWeb会議システム｜メリット・注意点も解説

アカウント不要で使えるWeb会議システムはアカウント登録の手間を省け、ゲストの個人情報の扱いに関する心理的ハードルを撤廃できるメリットがあります。本記事では、アカウント不要で使えるおすすめのWeb会議システムや、アカウント不要のメリット・注意点を解説します。

目次

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1. アカウント不要のWeb会議システムもある
2. アカウント不要のWeb会議システムのメリット
3. アカウント不要のWeb会議システムの注意点
4. アカウント不要のおすすめWeb会議システム
5. その他のWeb会議システムの選び方
6. まとめ

アカウント不要のWeb会議システムもある

Web会議システムとは、インターネットを用いて遠くにいる相手と会議ができるシステムです。タブレットやスマートフォンから手軽に参加できるため、社内会議やセミナーを始め、商談などにも幅広く利用されています。

Web会議システムの種類は多く、アプリで利用するものからGoogle ChromeなどのWebブラウザだけで利用できるものもあります。中には、アカウント登録不要で使えるシステムもあり、招待された参加者は指定のURLにアクセスするだけでWeb会議に参加可能です。

Web会議システムを使って企業内の機密情報などを含んだ会議を開催する場合は、アカウントをしっかりと管理して開催する必要があります。しかし、企業で行うWeb会議の中には、アカウント入力を求めない方が効果的なシーンもあります。

企業が効果的にWeb会議システムを利用するためには、さまざまな使用目的に合わせた使い分けが必要であり、アカウント登録の有無もその中の1つです。本記事では、アカウント不要で使用できるWeb会議システムについて詳しく解説します。

アカウント不要のWeb会議システムのメリット

アカウントを登録しなくてもWeb会議に参加できることで、多くのメリットが生じます。ここでは、特に大きなメリットである下記の2点について解説します。これらのメリットを十分に活かせるシーンで、アカウント不要のWeb会議システムを活用するのがおすすめです。

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参加メンバーがその都度変わる場合に便利

アカウントとは、インターネット上のサービス利用のための権利を示すもので、個人認証情報などが含まれています。したがって、アカウントが不要なWeb会議システムは、参加者を限定することなく、誰でも参加できるオープンなシーンでの活用に適しています。

多くの企業では完全にオープンにするわけではなく、Web会議の参加者にメールなどで会議用URLを伝達して、会議への参加を可能にしています。したがって、毎回違うメンバーを招待しての会議や商談・面接など、参加メンバーがその都度変わる場合に便利に使えます。

参加者の心理的ハードルを下げられる

最近では、さまざまなシーンでアカウントの登録を要求されます。そのたびにIDとパスワードが増え、アカウントの管理は煩雑になりやすいです。また、アカウント登録時に個人情報の入力を要求されると、不安も高まりやすいと言えます。

したがって、Web会議システムをスムーズに活用するためには、参加者の心理的なハードルを少しでも下げることが重要です。

アカウントが不要なWeb会議システムは、心理的ハードルを下げるだけでなく、アプリのインストールやアカウント登録に際する手続きなどの手間がかかりません。

会議用URLにアクセスするだけで簡単に参加できるため、Web会議に不慣れだったり、アカウント登録を面倒に感じたりするユーザーの参加意欲を高めやすく、セミナーなどの開催にもよく利用されています。

アカウント不要のWeb会議システムの注意点

アカウント登録をせずに使用できるWeb会議システムでも、ホストは登録が必要であったり使用できる機能がシステムごとに異なったりと、導入にあたっての注意点が2つあります。ここでは、アカウント不要のWeb会議システムの注意点を解説します。

ホストはアカウント登録が必要

アカウント不要なWeb会議システムでも、アカウント登録をせずにWeb会議に参加できるのはURLを受け取ってアクセスするゲストのみで、URLを送信するホストはアカウントの登録や有料会員登録が必要です。

そのため、Web会議のホストとなるユーザーは会員登録が必須であり、毎回ホストが異なる体制でWeb会議を開催している場合は、ホストを担当する全員がアカウントを登録しなければなりません。

ホストを含めた全員がアカウント不要でWeb会議を行えるわけではないという点には、注意が必要です。

アカウントなしで利用できる機能はシステムごとに異なる

アカウント不要で使用できる機能は制限がかけられていることが多く、アカウントなしでも使用できる機能を把握した上でシステムを選定する必要があります。

ミュートやカメラのオンオフなど、Web会議を行うに当たって欠かせない基本的な機能はアカウント登録をしなくても使用できますが、バーチャル背景などのプラスの機能はアカウント登録をしないと使用できないケースが多いです。
また、アカウント登録がない場合は参加可能人数や会議継続時間に制限があるシステムもあるため、システムに搭載されている機能だけでなく、ゲストとして参加する側が使用できる機能も把握した上で導入しましょう。

アカウント不要のおすすめWeb会議システム

その他のWeb会議システムの選び方

Web会議システムは、数多くの企業からさまざまな種類の製品が提供されていて、自社に合ったシステムの選択に迷う場合も多いです。そのような場合には、下記にあるようなポイントに注目して選択するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 目的に合ったタイプ・種類を選ぶ
2. 目的に合った機能性かを確認する
3. 費用対効果が見合うか確認する

【その他の比較ポイント】

1. 映像・音声が安定しているか
2. 誰でも簡単に使える操作性か
3. サポート体制は充実しているか
4. スマートフォン・タブレット端末対応か
5. 既存ライセンスに同等の機能はないか
6. 無料トライアル期間はあるか

まとめ

Web会議システムの中には、アカウント不要で使えるものもあります。アカウント不要なWeb会議システムでは、アカウントの登録方法がわからない参加者や、個人情報の登録が心配などの参加者の心理的ハードルがなくなるという大きなメリットが得られます。

多くの場合、ホストから送られてきたメールに記載されたURLにアクセスすれば会議に参加できるため、参加メンバーがその都度変わる会議に利用するのがおすすめです。また、一般ユーザーを対象とする大規模なセミナーの開催にも便利に使えます。