文書管理システムを導入する流れ｜スムーズに進めるポイントも

文書管理を紙で行うと、保管場所・管理に多くのコスト・手間を要し、テレワーク時は書類を直接確認できないため不便です。本記事では、このような課題を解決する文書管理システムについて、導入する際の流れや導入をスムーズに進めるポイントを解説します。

目次

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1. 文書管理システムの導入に向けて知っておきたいポイント
2. 文書管理システム導入の流れ
3. 文書管理システム導入をスムーズに進めるポイント
4. まとめ

文書管理システムの導入に向けて知っておきたいポイント

文書管理システムとは、従来は紙媒体で行っていた文書の作成・保管といった業務をデジタル化するシステムです。DX化の必要性が高まっていることから、文書保存の電子化が広く進められており、多くの企業から注目されています。

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文書管理システムとは

文書管理システムとは、企業内に大量保管されている書類を電子化して一元管理し、文書作成から廃棄までの業務を効率的に進めるためのシステムです。業務の効率化への影響は大きく、上手に運用すれば高い費用対効果を得られます。

搭載している機能は多様で、保管機能や管理機能・検索機能・アクセス権限機能・セキュリティ機能・バージョン管理機能などがあります。しかし、各機能の仕様は製品ごとに異なり、導入する企業に合った機能の選択が重要です。

近年、働き方改革の影響でテレワークが増加し、出先でスマートフォンやタブレットを利用して業務を行う機会も増えてきました。それに伴って、文書管理システムも、モバイル端末や家庭用パソコンなどからアクセスできる製品が多くなっています。

文書管理システムのメリット

文書管理システム導入のメリットは多く、業務の大きな変革となります。ここでは、数あるメリットの中から、下記の5つのメリットについて解説します。

書類を探す時間を削減できる

従業員にとって最も便利に使えるのが検索機能です。探している文書を素早く見つけ出せるので、業務の効率化につながります。検索機能を効果的に利用するためには、文書の分類や文書名のつけ方などのルールをつくり、ルールにしたがって文書保存することが大切です。

また、エクセルやスプレッドシートでは難しい、ファイルの中身に含まれるワードでの検索も行えます。システムによっては、さまざまな検索方法が搭載されているため、検索のしやすさはシステム選びの一つのポイントです。

セキュリティ対策を強化できる

文書管理システムでは、文書の機密性に準じてアクセス制限や操作制限をかけることも可能です。また、文書管理システムは、アクセス履歴で不正アクセスを監視しています。それにより、文書改ざんや情報漏えいなどを素早く検知し、迅速な対応が可能になります。

これは、従業員に対しても同様で、自社のルールに沿わない操作の検知などで、内部統制にも効果的です。このように、文書管理システムの導入は、文書管理のセキュリティ対策の強化や内部統制の役割も果たします。

文書管理にかかるコスト・場所を削減できる

企業の文書は、e-文書法や電子帳簿保存法などにより、一定の要件を満たせば電子データで保存でき、紙媒体の文書作成の必要はほとんどありません。多くの文書管理システムは、法に準拠して設計されているので、プリントアウトしての保存はほぼ必要なくなります。

そのため、印刷や保管にかかるコストが必要なく、保管スペースもいらなくなります。また、文書廃棄時にかかるコストや、ファイリングやシュレッダーにかける工数・手間がなくなるなど、多くの面で効率化とコスト削減が可能です。

このように、文書管理システムでは、コストや場所を削減した上で、文書の保存期間や保存方法など、法律を遵守した確実な管理が行えます。

参考：「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」の概要｜厚生労働省

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

文書の共有・承認を効率化できる

承認が必要な文書の場合、紙媒体では承認フローに従って上司に提出し、印をもらっていました。しかし、ワークフロー機能搭載の文書管理システムでは、文書はシステム上で上司に共有され、申請・承認を効率的に行えます。

システムにアクセスできる環境なら、場所や時間を問わず文書の確認ができ、上司が不在であってもスムーズに承認フローが進みます。また、文書作成者の承認申請もどこからでも行えるため、テレワークでも効果的な利用が可能です。

さらに、取引先などへの書類の送付も郵送や訪問の必要はなく、電子データとして取引先にリアルタイムで確認してもらうなど、業務の効率化が図れます。

バージョン管理で最新版を見分けられる

紙媒体で文書管理をしている場合、苦労して見つけた文書が最新版のものかどうかわからず不安になるケースがあります。そのようなときのために、多くの文書管理システムでは、バージョン管理機能が搭載され、常に最新版を確認できます。

バージョン管理機能では、文書更新時に旧版を自動バックアップし、誰が・いつ・どのような編集や更新をしたかの確認が取れます。また、作業中のミスで文書を削除したり、上書き保存したりした場合も、バックアップから作業前の文書の復元ができ安心です。

顧客満足度向上に繋がる

文書管理システムの導入により文書検索を効率化できるため、顧客からの問い合わせがあった際に、該当の顧客情報や問い合わせの解決に繋がる情報をスムーズに参照でき、顧客対応スピードの向上に繋がります。

このような問い合わせのスムーズな解決は顧客の利便性を高め、顧客満足度を向上させるため、顧客との良好な関係構築や長期的な関係維持に貢献します。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムの導入により、今まで紙媒体で行ってきた書類作成をデジタル化することで、担当者の作業内容は大きく変化します。それだけに、システム導入のデメリットをしっかり理解して、デメリットをできる限り抑えた導入や運用が必要です。

ここでは、文書管理システムを導入する際の大きなデメリットになる、コスト面と運用が定着するまでのリスクについて解説します。

導入・運用にコストがかかる

文書管理システムには、完全フリーで利用できるものもあります。しかし、企業で利用するための機能とセキュリティの確保には、導入や運用にコストはかかりますが、有料ツールの利用がおすすめです。

文書管理システムの導入形態には、ベンダーのサーバーにあるシステムにインターネットを介してアクセスする「クラウド型」と、システムを買い取って自社のサーバーにインストールして活用する「オンプレミス型」の2種類があり、コストのかかり方が異なります。

クラウド型は、導入時のコストは抑えられますが、月々の利用料が必要です。ただし、システムメンテナンスはベンダーが行い、会社側の負担はありません。そのため、一度に大きな予算確保が難しい企業やシステム管理をする人材がいない企業でも導入しやすい形態です。

一方のオンプレミス型は、システムの構築と自社環境の整備が必要で、導入時のコストが高額になります。また、システム管理やメンテナンスは自社で行う必要があります。そのため、一度に高額な予算確保ができ、管理できる人材がいる企業におすすめです。

社内に定着するまでに時間・手間がかかる

今まで、紙媒体で文書管理をしていた企業が文書管理システムを導入することは、企業全体に関わる大きな変化です。そのため、定着するまでに手間と時間がかかる場合もあるでしょう。

システム導入の際は、まず文書のデジタル管理について従業員に周知し、メリットやデメリットも含めて理解を得ることが大切です。また、管理者側には、効果的なツール運用のために、文書の分類やアクセス権、文書の取り扱いなどのルール制定業務が発生します。

さらに、従業員に対する研修も必要です。従業員には、今まで紙媒体で保管していた文書を電子化するなどの業務が発生します。従業員の理解が進んでいないと、作業に対する従業員のパフォーマンスが下がり、定着までの時間がさらにかかることになります。

文書管理システム導入の流れ

より効果的に使える文書管理システム導入のためには、しっかりとした導入フローを立て、一つ一つを確実に実行していくことが大切です。ここでは、一般的な導入フローについて解説します。

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導入の目的を明確にする

効果的な文書管理システムを導入するには、現在の文書管理業務の課題を洗い出し、それを文書管理システムでどのように解決していくのかなど、システム導入の目的を明確にする必要があります。

一般的な導入目的は、紙媒体文書の電子化や文書検索・文書共有の効率化、文書作成の効率化などです。目的は1つに絞る必要はありませんが、その目的によって必要な機能は異なり、製品選びを大きく左右します。

自社に合ったシステムの条件を洗い出す

導入目的の明確化ができたら、その目的が達成できる機能の洗い出しを行い、機能に優先順位をつけます。一般的には多機能な製品ほど高額なコストがかかるため、システム選択の際には、確保できる予算内で搭載できる機能を優先順位にしたがって選択していきます。

ここで大切なのは、機能の仕様で選択することです。たとえば、検索機能はどの文書管理システムも搭載していますが、検索方法にはAND検索・OR検索・NOT検索・全文検索・絞り込み検索など多くあり、搭載状況は製品によって異なります。

各システムを比較して選定する

文書管理システムは、数多くのベンダーからさまざまな製品が提供され、それぞれのベンダーやシステムで内容が異なっています。したがって、自社に合ったシステム条件に合う製品を絞り込んだら、詳細部分の比較をしてシステムの選定を行いましょう。

その際、機能の仕様比較以外にも、予算と機能の関係やベンダーのサポート充実度、ベンダーの導入実績なども比較ポイントとするのがおすすめです。また、クラウド型システムを選ぶ場合は、ベンダーのセキュリティ対策の比較も重要になります。

導入の最終段階では、無料トライアル期間などを利用して、実際にシステムに触れてみるとよりミスマッチを減らせるでしょう。操作してみないとわからない使用感や、各機能の効果などの確認ができます。

自社に合わせた設計・試運転を経て本格導入する

導入する製品が決定したら、事前に決めておいたルールにしたがって、システムを自社に合わせた設計で構築します。設計には、文書分類フォルダーの作成やアクセス権限設定、承認ワークフロー経路設定など、多くの作業があります。

そして、本格導入の前には、利用者を絞った試運転を行うのがおすすめです。文書管理システムは大変複雑な構造であり、適正な構築をしたつもりでも運用上の問題が発生する場合があります。試運転で見つかった問題点をすべて修正したのち本格導入となります。

定期的に効果測定をして必要に応じて改善する

企業として、導入した文書管理システムが本当に費用対効果に寄与しているかの確認は必須です。そのために、一定期間使用した後に導入の際に決めた目的に対して、どの程度の解決が図れているかの効果測定を行う必要があります。

そして、目的に対しての達成率が低い場合は、運用上の課題を明確にして改善を図りましょう。また、目的の達成率が高い場合でもより高い目標や異なる観点の目標を掲げ、新たな取り組みで、より費用対効果の高い運用を図ることが大切です。

この効果測定は定期的に行い、PDCAサイクルを回して常に改善を図ることで、社会や業界の変化に対応できる企業経営が可能になります。

文書管理システム導入をスムーズに進めるポイント

文書管理システムの導入から運用までには数多くのステップがあります。そのステップをスムーズにすすめるためには、下記にある4つのポイントに注目するのがおすすめです。ここでは、各ポイントについて詳しく解説します。

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文書管理の課題を明確にして計画を立てる

文書管理システムの導入目的を決めるためには、現状の文書管理が抱えている課題の把握が大変重要です。現状の課題が明確になっていないと、導入フローの途中で導入方針が曖昧になり、スムーズな導入作業を阻害します。

課題の洗い出しには、実際に文書管理に携わっている従業員からの聴取が重要です。事前に文書管理システムを活用すると想定される従業員の声を収集し、現場のリアルな課題解決に繋がるシステムを選定する必要があります。

上層部の理解を得て会社全体で取り組む

文書管理システムの導入は、上層部の理解がないと上手く進みません。中には、システムの細かなことを把握せずに、導入と効果だけを目的としている上層部がいる場合もあります。そのような、上層部の理解を深めるためにも、適切なプレゼンテーションなどが必要です。

プレゼンテーションでは、自社が抱える課題や文書管理の重要性、文書管理システム導入のメリット・デメリット、予算確保の必要性などを明確に伝え、上層部の理解を得ましょう。また、従業員の業務が大きく変わることから、従業員の理解を得る作業も必要です。

特に上層部・従業員ともにデメリットへの理解が重要であり、導入効果が見えるまでに期間が必要なこと、運用定着までに従業員の仕事量が一時的に増えることなどへの理解を得ておきましょう。このように、文書管理システムの導入は会社全体で進める必要があります。

優先順位をつけて文書の電子化を進める

紙面で帳簿を管理している企業では、文書管理システムの導入により、今まで紙面で保管していた大量の文書を電子化する作業が必要です。紙帳簿の電子化には、カメラやスキャナーで画像データ化して保存する方法や、外部に依頼するなどの方法があります。

また、文書管理システムの中には、紙文書の電子化に対応しているシステムもあります。しかし、大量の文書を一気に電子化するのは難しく、優先順位をつけて徐々に電子化を進めなければ、一部の職員に過大な負担がかかってしまう場合があるため、注意しましょう。

費用対効果が高いシステムを選定する

費用対効果とは、投じたコストに対してどれだけの効果が得られたかを表すものです。文書管理システムは一度導入したら長期的に利用し続ける場合が多いため、予算内で企業の経済状況に負荷をかけず、狙った効果を得られるシステムを選定する必要があります。

そのためには、機能性とコストのバランスを見極めることが重要です。基本的に、機能が豊富なシステムほど利便性が高く活用の幅は広まりますが、コストも高額になります。費用対効果を想定して、自社が継続的に運用しやすいシステムを導入しましょう。

まとめ

紙媒体の文書管理では、保管場所や管理に多くのコストや手間を要し、テレワーク時は書類を直接確認できないなどの不便さがあります。これらの課題解決には、文書管理システムの導入がおすすめです。業務効率化やコスト削減・セキュリティ強化などが図れます。

システム導入の際には、現状行っている文書管理の課題を洗い出し、システム導入の目的を明確にすることが重要です。また、システムを導入すると、今までの紙媒体の文書の電子化も必要になりますが、文書量が多い際は優先順位をつけて徐々に進めましょう。