大人数向けWeb会議システムおすすめ4選｜よくあるトラブルと対策も

最近では研修や講演会などをWeb上で行う機会が増えましたが、数十人を超える大人数が参加する場合、映像や音声が不安定になりやすいです。本記事では、おすすめの大人数向けWeb会議システムや、大人数のWeb会議で起こりやすいトラブルと対策について解説します。

目次

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1. 大規模Web会議には大人数対応のWeb会議システムが必要
2. 大人数のWeb会議で起こりやすいトラブルと対策
3. 大人数のWeb会議であると便利なもの
4. 大人数向けWeb会議システムを選ぶ際の注意点
5. 大人数向けWeb会議システムおすすめ4選
6. その他のWeb会議システムの選び方
7. まとめ

大規模Web会議には大人数対応のWeb会議システムが必要

Web会議システムとは、ビデオ通話機能やファイル共有機能など、Web会議に必要な機能を搭載したツールです。製品によって同時に接続できるユーザー数が異なり、会議に参加する人数に合わせてシステムを選ぶ必要があります。

しかし、50人を超える大人数が参加するようなWeb会議では、さまざまなシステム上のトラブルが起こりやすいため、大人数の同時接続に耐えられるWeb会議システムの利用が望ましいです。

大人数のWeb会議で起こりやすいトラブルと対策

事前に対策をせずWeb会議を行うと、さまざまなトラブルが起きやすく会議の進行を妨げるため、必ず対策をしましょう。ここでは、大人数のWeb会議で起こりやすいトラブルと、その対策を解説します。

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映像・音声の品質が下がる

複数接続が行われる大人数のWeb会議では、映像や音声の品質が下がりやすいです。複数のデバイスが同時に接続することで、インターネット回線に大きな負荷がかかり、映像や音声に支障が発生します。

映像や音声に乱れが出ると、他の参加者の表情と発言が不明瞭になるため、会議の効率が低下してしまいます。また、音声や映像が飛んでしまい、会議の続行が難しくなるケースも多いです。

事前に接続テストを行って確認する

映像・音声の品質低下への対策としては、事前のテストが有効です。会議本番と同じ数のデバイスを同時接続し、映像や音声にどの程度の乱れが出るかを確認します。

映像・音声の品質の低下は、インターネット回線の通信速度を上げることで解決する可能性があります。事前テストでどの程度の通信速度が必要かを計測し、可能であれば通信速度を引き上げましょう。

通信速度の変更が難しい場合は、無線接続から有線接続に変更したり、あらかじめ画質・音質を低めに設定したりする方法もおすすめです。事前テストによって、それぞれの対策の効果についても確かめられます。

複数同時接続に強いWeb会議システムを導入する

映像・音声の品質を下げないための対策として、複数の同時接続に強いWeb会議システムを導入するのもおすすめです。大人数向けのWeb会議システムは、高速の通信速度が担保されているため、接続デバイス数が多くても音声や映像が乱れにくいのが特徴です。

Web会議システムごとに、同時接続できるユーザー数は5名～100名と大きな幅があります。そのため、Web会議の参加予定人数に対応できるツールの導入を検討しましょう。

ハウリング・エコーが発生する

大人数が参加するWeb会議は、ハウリングやエコーが発生することがあります。

1. ハウリング：マイク・スピーカーから「キーン」という金属音が出る
2. エコー：同じ音がやまびこのように響く

ハウリングやエコーは、スピーカーから出た音をマイクが拾うことが原因で発生します。音がスピーカーとマイクの間を循環する内に増幅され、ハウリング・エコーを引き起こします。

大人数が参加するWeb会議では、通常よりも多くの人の声や物音がスピーカーから出力されます。そのため、マイクが多様な音を拾いやすい環境となり、ハウリング・エコーの発生頻度が高くなるのが課題です。

ハウリングやエコーでは不快な音が発生することから、参加者がストレスを感じ、集中力を欠く原因となります。また、画面越しの発言が聞き取りづらくなり、会議の進行に支障が出る点もデメリットです。

デバイスの台数・距離を調整する

ハウリング・エコー対策としては、接続するデバイスの台数を減らすのが有効です。具体的には、不快な音を発生させるマイクとスピーカーの数を減らします。

例えば、複数人で1台のデバイスを共有することで、接続デバイス数を減らせます。そして、使用していないデバイスはミュートにし、余計な音を拾わないようにしましょう。

また、マイクとスピーカーの距離をできる限り離すことも大切です。距離が近い場合、スピーカーの音をマイクが拾いやすいため、最低でも1メートル以上は離すのが望ましいです。

さらに、ハウリング・エコーは、スピーカーの音量が大きい場合に起こりやすくなるため、参加者にはあらかじめ音量を絞るよう依頼しておきましょう。

エコーキャンセル機能付きマイクを使用する

ハウリング・エコー対策の1つとして、エコーキャンセル機能付きのマイクを使用する方法が挙げられます。エコーキャンセル機能はエコーキャンセラー機能と呼ばれることもあり、スピーカーから出る相手の音声を除去し、エコーやハウリングを防ぎます。

中には、エコーキャンセル機能を搭載しているWeb会議システムもありますが、搭載されていないシステムの場合は、エコーキャンセル機能付きのマイクを使用するのがおすすめです。

カメラに参加者全員が映らない

会議室などで1つのカメラを複数人で共有する場合、画面が見切れて参加者全員を映せないことがあります。その結果、映っていない参加者のモチベーションが下がる恐れがあり、管理者にとっても参加者の監督が難しくなるケースが考えられます。

広角カメラを導入する

カメラに参加者全員が写らない場合は、広角カメラの導入を検討しましょう。通常のカメラよりも視野角が広いため、画面が見切れることなく、参加者全員を映しやすいのが特徴です。Web会議向けの広角カメラは、次のようなポイントに注目するのがおすすめです。

1. 画角：90°～150°以上
2. 解像度：720p/1080p
3. FPS：15fps以上
4. PTZ機能：上下左右の首振り・ズームイン・ズームアウトが可能

解像度やフレームレートは、性能が上がるほどインターネット回線を圧迫します。そして、映像や音声の乱れなどを起こすことがあるため、自社のインターネット回線の速度に見合った性能のものを選ぶことが大切です。

大人数のWeb会議であると便利なもの

大人数のWeb会議では、以下のような周辺機器があるとトラブルが起きにくいことから、事前に用意しておくのがおすすめです。

1. エコーキャンセル機能付きマイク
2. ノイズキャンセリング機能付きイヤホン
3. 全指向性マイク
4. ホワイトボード
5. スタンドスキャナー

エコーキャンセル機能付きマイクは、参加者の発言がクリアに聞こえるため、会議のスムーズな進行が期待できます。同様の理由で、雑音を軽減するノイズキャンセリング機能付きイヤホンもおすすめです。

全指向性マイクは、周囲の音を360℃拾えるマイクです。複数人で1つのマイクを共有する場合でも、すべての参加者の声を拾うことができ、画面越しの相手に発言を届けやすくなるメリットがあります。

また、資料共有の方法として、ホワイトボードやスタンドスキャナーなどの利用もおすすめです。視覚的に情報を確認できるため、参加者に対する会議内容の理解を深められます。

大人数向けWeb会議システムを選ぶ際の注意点

大人数向けWeb会議システムを選ぶ際は、セキュリティ対策や録画機能などの有無を必ず確認しましょう。ここでは、大人数向けWeb会議システムを選ぶ際の注意点について解説します。

セキュリティ・プライバシー対策が十分であるか

Web会議システムは、インターネットを介して行うオンライン会議であり、社内会議をはじめ、採用面接や顧客との打ち合わせ、社外研修などでは個人情報と機密情報が取り扱われます。

特に、大人数の会議であるほどセキュリティリスクが高くなります。そのため、通信が盗聴されないようなセキュリティ・プライバシー対策が十分に行われているか、管理者が参加者を許可制で入室させるような仕組みが施されているかを確認しましょう。

例えば、システムの中には、アクセスログの記録が可能なもの、パスワード制限やリンクの共有を制御する機能が搭載されたものもあります。

録画・アーカイブ機能が搭載されているか

大人数でのＷeb会議を開催する場合、急な欠席や後の資料として活用したい機会が増えます。会議に参加できなかった人への共有、議事録、ナレッジの共有、社内研修用など、幅広く活用できるように、録画・アーカイブ機能が搭載されているかを確認しましょう。

なお、録画は忘れやすい部分でもあるため、Web会議の開始時に自動で録画が開始されるか、クラウド保存の場合は保存できる期間と保存容量についても確認するのが重要です。システムごとに、音声別録音・自動文字起こし機能付きなど特徴はさまざまです。

大人数向けWeb会議システムおすすめ4選

50人まで利用できる大人数向けWeb会議システム

100人まで利用できる大人数向けWeb会議システム3選

その他のWeb会議システムの選び方

Web会議システムを選ぶ際は、利用可能人数だけでなく、次のようなポイントに注目するのもおすすめです。特に、無駄なコストの発生を防ぐために費用対効果を確認し、メリットの多いシステムを選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 目的に合ったタイプ・種類を選ぶ
2. 目的に合った機能性を確認する
3. 費用対効果が見合うか確認する

【その他の比較ポイント】

1. 映像・音声が安定しているか
2. 誰でも簡単に使える操作性か
3. サポート体制は充実しているか
4. スマートフォン・タブレット端末対応か
5. 既存ライセンスに同等の機能はないか
6. 無料トライアル期間はあるか

まとめ

大人数が参加するWeb会議システムでは、音声や映像の乱れ、ハウリング・エコーなどのトラブルが起こりやすいです。そのため、接続デバイス数を減らしたり、マイク・スピーカーの距離を調節したりといった対策を行いましょう。

複数人で1つのカメラを共有する場合は、広角カメラの利用がおすすめです。視野角が広いため、見切れることなく参加者全員を映し出すことができます。

大人数での利用に適したWeb会議システムは、強固な通信環境が担保されており、複数のデバイスの同時接続でも安定した映像・音声を実現できます。大規模なWeb会議を頻繁に行う場合は、大人数向けのWeb会議システムの導入を検討しましょう。