文書管理における課題とは？文書管理システムで解決する方法を解説

文書管理はあらゆる企業において重要な業務の1つです。しかし、紙ベースで行うと多くの保存スペースや手間が必要になってしまうため、対策が必要です。この記事では文書管理における課題や、文書管理システム導入によって解決する方法を解説します。

目次

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1. 文書管理とは
2. 紙ベースの文書管理の課題
3. 文書管理の課題を解決する方法
4. 文書管理システムを導入するメリット
5. まとめ

文書管理とは

文書管理とは、企業内のさまざまな文書を管理することです。文書の作成から廃棄に至るまでのサイクルを指し、効率性が求められます。

効率的な文書管理には、一元管理や迅速な検索性、セキュリティ確保が必要不可欠であり、これらの条件を満たすためには、電子化が推奨されます。近年、文書管理は電子化が進められているものの、未だ紙ベースで管理している企業が多い現状があります。

本記事では、紙ベースの文書管理の課題やデメリット、文書管理の課題を解決する方法や電子化するメリットについて解説します。

紙ベースの文書管理の課題

紙ベースの文書管理は、電子化によるデジタル管理と比べると、効率性や利便性、安全性に問題が生じやすいです。ここでは、紙ベースの文書管理の課題について解説します。

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膨大な量の書類がスペースを取る

社内には、法的に保存義務がある文書を始め、業務上保存の必要性が高い文書などがあります。これらすべてを紙ベースで管理すると、その書類の量は膨大になり、保管には広いスペースが必要です。

また、その書類の中には機密文書も含まれるため、スペースを確保するだけではセキュリティに問題があります。適切に管理するには、鍵付きの倉庫や入退室の記録を残せる管理室など、安全性を確保することも求められます。

紙ベースでの文書の保管は、限られた社内のスペースをどう使うか、社外に専用の倉庫を確保するかなどの問題が生じやすくなります。

検索に手間がかかる

膨大な量の紙ベースの文書から、必要な文書を探すのは手間がかかります。また、紙ベースによる物理的な管理には、書類の保管場所への往復移動に時間がかかる点や、書類の量に対して保管場所が狭いと、整理された状態の維持が困難になるといった問題も生じます。

他にも以下のような問題があり、業務の効率性を低下させる恐れがあります。

1. 保管場所が広く、書類の量が多くなるほど検索性が低下する
2. 取り出しにくい位置に書類があることによる時間の浪費
3. 大量の書類を持ち出す際に、書類の重量感が負担になる

保存期間の管理が難しい

企業において、法的に保存義務がある文書や、内容の性質上保存が必要な文書には以下のようなものがあります。

保存期間	主な文書の種類
永久保存の書類	定款・株主名簿・登記・社規・社則・官公署からの認可書など
保存期間30年間	労働安全衛生法に関する一部の文書
保存期間10年間	株主総会議事録・貸借対照表・総勘定元帳など
保存期間7年間	各種税法に関する書類（仕訳帳・取引証憑書類など）など
保存期間5年間	事業報告・従業員の身元保証書・一般健康診断個人票など
保存期間3年間	四半期報告書・労働者名簿・賃金台帳など

上記は、全体の中のごく一部の例です。他にも保存期間1〜2年間の文書や、雇用保険や健康保険に関わる文書など、企業で保存すべき文書はさまざまです。これらの文書を紙ベースで管理する場合、いつ・どの書類を破棄するのか把握しておくことが困難になります。

文書ごとに保存期間を記載したメモを添付したり、保存期間のリストを作成したりするなどの工夫が重要になりますが、これらの対策にも手間がかかるでしょう。

コストがかかる

紙ベースの文書を管理する場合、以下のようなコストが発生します。

1. 紙文書の作成・印刷の用紙代
2. プリンター本体や維持費用・インク代
3. 書類をまとめる備品の費用（バインダーやファイルなど）
4. 書類を管理する場所の費用（キャビネット・倉庫など）
5. セキュリティに関する費用（鍵・入退室を記録する端末など）
6. 書類の管理に関わる人件費（作成・保管・検索・破棄などの時間的コストを含む）

実際にこれらのコストがどれだけの金額になるかは、企業の規模や書類の量などによって異なりますが、これらの多くは一時的なコストではなく、継続的に発生するコストです。そのため、決して軽視できるものではありません。

紛失や情報漏洩のリスクがある

セキュリティ対策については、紙ベースの文書管理も電子化による文書管理も必要不可欠です。ただし、紙ベースの場合、対策や問題発生時の対処が困難になりやすいデメリットがあります。

特に以下のようなリスク・デメリットがあることに注意しなければいけません。

1. 置き忘れ・汚損・破損などのリスクがある
2. 置き忘れ・汚損のリスク回避の方法が、従業員の意識に依存せざるを得ない
3. 紛失や盗難の際に、証拠が残りにくく原因究明や追跡が難しい
4. 書類を保管する鍵も置き忘れや盗難などのリスクがある
5. 物理的な管理方法のため、徹底した対策に高額の費用がかかる可能性がある

紛失や情報漏洩のための対策として、倉庫の入退室の記録を残す端末や監視カメラなどの設置が挙げられますが、費用がかかる点に留意が必要です。

社外から文書を確認できない

紙の文書管理において、文書の内容を確認するためには、文書の保管場所に行って書類を確認しなければいけません。これは、近年新しい働き方として定着しているテレワークをスムーズに導入できない問題にも繋がります。

デジタル管理の場合は、アクセス権限が付与されていれば、パソコンを始めスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からもアクセスできます。そのため、社外にいても文書の内容を確認することができます。

会社の文書が私物化される

紙の文書管理は、文書の内容を確認する方法が保管場所に大きく依存します。社外から文書を確認できない不便さに加え、文書が私物化される恐れもあります。

個人のデスクやロッカーなどで文書が管理されてしまうと、その人以外の従業員が文書を確認することができなくなります。このような不便さは、その書類に関連する業務をその人に任せきりにしてしまう「業務の属人化」の原因にもなります。

法改正への対応が遅れる

紙での文書管理は、文書に関連する法改正が行われた際に、保存方法や期間などが変わることで対応に追われることになります。

特に電子帳簿保存法においては、2024年1月以降、電子取引における電子データの保存が義務化されます。これには、データで受領した請求書や領収書などが該当します。

また、電子帳簿保存法以外にも文書の保存義務に関連する法律は、会社法や労働安全衛生法、労働基準法、各種税法など多く存在します。法改正時にスムーズに対応できないと、意図せず法律違反をしてしまうリスクもあるため、早急な解決が求められます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

文書管理の課題を解決する方法

文書管理の課題を解決する方法として、不要な書類の破棄や文書管理システムの導入などが挙げられます。ここからは、文書管理の課題を解決する方法について解説します。

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不要な書類の定期的な破棄

書類管理を煩雑にさせることの1つに、不要な書類が多いことが挙げられます。不要な書類が増えると、その中に必要な書類が混ざってしまい、資料の紛失や迅速に見つけ出せないことにも繋がります。また、不要な書類の分だけ保管スペースが取られる問題も生じます。

そのため、不要な書類は定期的に破棄することが重要です。1年に数回見返す資料は保管し、2年以上使っていない書類は破棄するといったルールを策定することで、スムーズに書類を破棄でき、効率的な文書管理が行えます。

ファイリングの工夫

紙の書類を保管する際は、ファイリングを工夫しましょう。具体的には、文書の種類や目的、活用方法によって分類し、以下のようなファイリング方法がおすすめです。

ファイリング方法	概要
バーチカルファイリング	・クリアファイルなどに共通性のある文書をまとめる ・キャビネットの引き出しなどに立てて保管 ・取り出しやすいが、紛失しやすい
バインダーファイリング	・厚めのファイルに文書を綴じ、背表紙にタイトルを記載 ・棚式キャビネットに保管 ・探しやすいが、ファイリングに手間がかかる
ボックスファイリング	・クリアファイルに種類ごとに文書をまとめる ・ファイルボックスで保管 ・取り出しやすいが、紛失しやすい

それぞれメリット・デメリットがあるため、それぞれの特性を理解して適切に管理することで、文書管理の課題解決に寄与します。

文書管理システムの導入

文書管理システムとは、社内の文書を電子化し、電子化した文書を一元的に管理するシステムを指します。紙の文書を電子化することで、書類の紛失や保管コストを削減でき、必要な文書を迅速に見つけ出すことが可能です。

システムを提供するベンダーによっては、社内の書類の電子化も請け負っているため、効率的かつ効果的な文書管理を行えます。ただし、文書管理システムでは基本的に企業全体の書類を管理するため、活用ルールを正しく策定し、従業員に周知することが重要です。

文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムを導入することで、さまざまなメリットが得られ、上述したような課題解決に繋がります。ここからは、文書管理システムの機能やメリットについて解説します。

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文書の電子化

文書管理システムで文書を電子化することにより、ペーパーレス化を実現でき、保管スペースが不要になります。また、保管場所に出向いて手作業で書類を探す手間がなくなるため、必要な文書を時間をかけずに簡単に探すことができます。

文書管理システムの中には、複合機から一括で電子化する機能を備えたものや、手書きの文書を電子化できる機能を備えたものがあります。それらを利用すれば、電子化する作業の負担を軽減できます。

さらに、文書管理システムは検索性に優れています。具体的には、複数の文書をまたいで文書の内容から検索を行う「全文検索」や、表記揺れ・同義語・類似文も柔軟に判断する「あいまい検索」、文書やフォルダにタグ付けして検索できる「タグ検索」などがあります。

保存期間や更新日の自動管理

文書管理システムの中には、期限管理機能を備えたものが多くあります。これにより、保存期間に応じて自動的に破棄したり、期限日や更新日を通知したりなど、文書の保存期間に関する管理を簡素化できます。

そのため、紙の書類のように、手作業で保存期間の確認や、保存期間の過ぎた文書を大量に破棄する手間がかかりません。電子化してもシステムを活用せずに、独自に保存期間を管理する方法もありますが、人的ミスが起こりやすく手間もかかります。

効率的に保存期間を管理するなら、文書管理システムの利用がおすすめです。

セキュリティ機能でリスクを低減

文書管理システムのセキュリティ機能には、以下のようなものがあります。

セキュリティ機能	概要
アクセス権限制御	文書に対して誰が閲覧・編集できるかを制御
操作ログ	文書に対して行った操作を記録
暗号化	暗号鍵を持つ人しか内容が読めないようにする
複製・印刷の可否	複製や印刷ができないよう設定
透かし	プレビュー時のスクリーンショット対策に透かしを挿入

上記の例は、デジタル管理ならではのセキュリティ対策であり、紙の書類ではこのような対策は困難です。文書管理システムのこれらのセキュリティ機能を活用することで、紛失や情報漏洩のリスクを抑えることができます。

オンラインで一元管理

文書管理システムでは、電子化した文書をオンラインで一元管理できます。これは、従業員間での文書の共有を容易にし、社外からでも文書を確認できて利便性が向上します。文書の私物化を防げるのも利点です。

ただし、これらのメリットを得られるのは、クラウド型の文書管理システムを利用した場合のみです。社内にサーバーを設置して、外部からアクセスできないようにした場合、セキュリティ性は向上しますが、オンラインの利便性は失われるため留意しましょう。

各種法令に対応

文書管理システムの中には、電子帳簿保存法を始めとした各種法令に対応できる製品もあります。これによって、法改正への対応を行いやすくなるメリットがあります。

例えば、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムの中には、「JIIMA認証」を取得しているものがあります。このJIIMA認証は、電子帳簿保存法の要件を満たしていることを示します。これにより、システム利用時に個々の法的要件を確認する手間がなくなります。

まとめ

紙ベースでの文書管理は、スペースの確保やセキュリティ対策、保存期間の管理など、さまざまな面で問題が多いです。そのため、管理費用の増大や業務効率の悪化、情報漏洩の危険性といった課題を抱える企業は少なくありません。

こうした課題の解決には、ファイリングの工夫や定期的な不要な文書の破棄などが挙げられます。特に文書管理システムを活用することで、社内の従業員で文書の共有が簡単になります。また、優れた検索性により、必要な文書を迅速に見つけることができます。

文書管理システムは、セキュリティ機能も充実しており、クラウド型ならオンラインで社外からアクセスできるため利便性が高いです。効率性や利便性、安全性を重視して文書管理を行うなら、文書管理システムの導入がおすすめです。