おすすめの無料Web会議システム7選｜有料版との違いを解説

オンラインで会議を行えるWeb会議システムには、無料で利用できるものもあります。無料版では機能が制限されることもありますが、自社のニーズに合っていればコストは発生しません。本記事では、無料版と有料版の違いや、おすすめの無料Web会議システムを紹介します。

目次

開く

閉じる

1. Web会議システムは無料で利用できる
2. Web会議システムにおける有料版と無料版の違い
3. 無料のWeb会議システムが求められる理由
4. 無料トライアル期間があるWeb会議システムもある
5. 無料のWeb会議システムおすすめ7選
6. その他のWeb会議システムの選び方
7. まとめ

Web会議システムは無料で利用できる

Web会議システムは、インターネットを通じて遠隔地にいる人同士が会議を行えるツールです。急な連絡や打ち合わせが必要な際、Web会議システムを利用すれば、お互いの顔を見て資料や画面を共有しながら効果的な会議が行えます。

Web会議システムの中には、無料で利用できるものもあります。本記事では、無料版と有料版の違いや、おすすめの無料Web会議システムを紹介します。

Web会議システムにおける有料版と無料版の違い

Web会議システムには有料版と無料版がありますが、それぞれには明確な違いがあります。通信の品質や同時接続数など、細かな違いを把握することで、自社に最適な選択を行えます。以下では、Web会議システムにおける有料版と無料版の違いをまとめました。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

	有料版	無料版
通信の品質	高品質	標準品質
同時接続数	多数可能	制限あり
利用時間	制限なし	制限あり
セキュリティ対策	高度なセキュリティ機能	基本的なセキュリティ機能
機能性	多機能	基本的な機能のみ

これらは一般的な例であり、各Web会議システムによって提供される内容が異なることがあります。企業や個々のニーズに最適なプランを選択する際には、双方の違いを比較することが重要です。

通信の品質

無料版と有料版のWeb会議システムでは、通信の品質に違いがあります。無料版では有料版と比べて、接続の安定性、映像・音声の品質が劣る傾向にあります。どちらかの通信環境が悪いと、映像や音声が途切れたり、画面の共有がうまくいかなかったりします。

特に、外出先など通信環境が不安定な場所で使用する際は、無料版の制限が顕著に現れやすいです。したがって、有料版のWeb会議システムでは、通信の安定性や映像・音声の品質向上に重点が置かれ、より高品質な通信が提供されています。

企業や利用目的によっては、この品質差が重要な要素となる場合があります。

同時接続数

無料版のWeb会議システムでは、同時に接続できる人数に制限があることが一般的です。主に無料のアプリでは、100人以下など同時接続の上限が設定されていることがほとんどです。

このような制限は、少人数での会議やコミュニケーションには影響しませんが、大規模な会議やセミナーなど、多くの人が参加する場合には不向きとなります。

有料のWeb会議システムでは、同時接続数を増やすことができるため、大規模な会議やセミナーにも柔軟に対応できます。同時接続数の多さは通信の安定性にも関係するため、自社のニーズや目的に合わせて適切なプランを選択することが重要です。

利用時間

無料版のWeb会議システムでは、通常利用できる時間に制限が設けられており、接続時間の上限は60分程度が一般的です。制限時間を超えると自動的に会議が終了し、再度新たな接続が求められます。

社内で短時間の会議を行う際には問題ありませんが、商談や外部との会議では常に制限時間を意識しなければなりません。よって、商談などの重要かつ長時間の会議には、時間制限のない有料プランを選択することがおすすめです。

セキュリティ対策

有料版のWeb会議システムには、無料版にはないセキュリティ対策が備わっていることが多く、無料版は有料版と比べてセキュリティ面で劣ることがあります。

例えば、SSL（Secure Socket Layer）による強力な暗号化、パスワード保護やルームロックといったセキュリティ機能が充実しています。これらの機能により、会議中の情報漏洩リスクを低減できます。

会社の機密情報を扱う重要な会議や商談などでは、無料版のセキュリティ対策だけでは不十分なこともあるため、セキュリティ強化を図る場合には有料プランを検討しましょう。

機能性

無料版のWeb会議システムでは、使用可能な機能が制限されています。例えば、画面共有機能は、資料や画面をリアルタイムで共有し合うことができますが、無料版では制限されることが多いです。

また、「録画・録音」機能は会議の記録を取るための機能ですが、無料版では制限されることがあるでしょう。これらの機能は、特に商談・セミナー・大規模な会議などで重要です。

有料プランでは機能制限が設けられておらず、さまざまな状況に対応しやすいのが特徴です。よって、Web会議システムは、自社のニーズに合った機能性を考慮して選択することも求められます。

無料のWeb会議システムが求められる理由

Web会議システムの需要が急激に伸びた背景には、いくつかの理由が考えられます。中でも、無料のWeb会議システムが求められる理由としては、以下のようなものが挙げられます。

新型感染症の蔓延

Web会議システムが浸透した一番の背景として、新型感染症の蔓延による影響が大きいです。これまで企業のオフィスに出社することが当たり前だったのが、集団感染を避けるためにリモートワークを余儀なくされました。

その結果、業務の遂行・出欠確認・安否確認などを含め、Web会議システムが多用されるようになりました。特に、初めの頃はスマートフォンでも利用可能な、アプリによる無料のオンライン会議の需要が高く、先行きの不安な情勢下で大きな力となったことでしょう。

また、一時よりも感染症の拡大が落ち着いた現在でも、無料のWeb会議システムはコスト面での負担の低さから、中小企業を中心に利用が続いています。

働き方改革への対応

新型感染症への対策を含め、政府による働き方改革の推進が発足されたことから、在宅勤務で仕事をする社員が増え、Web会議システムの利用も拡大しています。

社員数の多い大企業であるほど、有料版のWeb会議システムを選択することが多いですが、小規模の会議や研修を行う場合には、無料のWeb会議システムが選択されやすいです。

インターネット環境があればすぐに会議が行える点も、働き方改革に対応したWeb会議システムの利便性につながっています。

無料トライアル期間があるWeb会議システムもある

現在、多くのWeb会議システムは、利用者がサービスの品質や機能を体験できる無料トライアル期間を提供しています。この期間で、システムが自社のニーズに適しているかを確かめられます。以下では、無料トライアル期間のメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

無料トライアル期間のメリット

無料トライアル期間中は、通常のシステム利用時と同じように、会議の開催・参加が可能です。実際の業務に活用する場面を想定しながら、システムの使い勝手や機能がどのように役立つかを体験できます。

さまざまな環境での利用をイメージすることで、システムの使いやすさや操作方法を把握することが可能です。そして、ユーザーインターフェースや機能性、画面共有のしやすさなどをシミュレーションし、自社のニーズに合っているかどうかを判断できます。

無料トライアル期間中は機能が制限される場合もある

無料トライアル期間は、Web会議システムを試す良い機会です。しかし、システムによっては、トライアルで利用できる機能に制限が設けられていることがあります。例えば、一部のシステムでは、無料トライアル期間中に高度な機能や特定のサポートを利用できません。

特に、有料版で提供されている高度なセキュリティ機能、同時接続数の増加、長時間の会議、録画・録音機能などが無料トライアルでは制限される傾向にあります。そのため、利用したい機能がトライアル期間中に制限されていないか、事前に確認することが大切です。

無料のWeb会議システムおすすめ7選

無料プランのあるWeb会議システム3選

無料トライアルのあるWeb会議システム4選

その他のWeb会議システムの選び方

Web会議システムを選ぶ際には、3つの重要なポイントがあります。まず、目的に合ったタイプ・種類のツールであるか、自社の目的にぴったりな機能が備わっているかどうかを確認しましょう。さらに、費用対効果も見合っているかを比較することが大切です。

その他にも、スマートフォンやタブレット端末との互換性があるかどうかを確認し、システムを導入した際のサポート体制も把握します。重要なポイントと合わせて、以下のポイントも比較しつつ、最適なWeb会議システムを選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 目的に合ったタイプ・種類のツールか
2. 目的に合った機能が備わっているか
3. 費用対効果は見合っているか

【その他の比較ポイント】

1. スマートフォン・タブレット端末対応か
2. サポート体制は充実しているか
3. 誰でも使いやすい操作性か
4. 既存ライセンスに同等の機能はないか

まとめ

企業がWeb会議システムを導入する際には、無料版と有料版の違いを理解することが重要です。無料版では、ビジネスで必要な機能を十分にカバーできないことがあるため、まずは無料版を試してみてから、必要な機能を確認しましょう。

その後、必要に応じて有料プランに切り替える方法も検討します。無料版のシステムを導入し、ビジネスニーズに合った機能を必要とする場合は有料版を考慮するのがおすすめです。無料版・無料トライアルを上手く活用することで、費用をかけずにシステムを試せます。

Web会議システムの導入においては、自社にとって最適な機能やサポート体制が整ったプラン選びが大切です。