Excelでの会議室予約管理のやり方｜会議室予約システムのメリットも紹介

会議室の予約管理はExcel（エクセル）で行うことができます。本記事では、Excelで会議室の予約管理を行う際に必要な項目や、Excelを使用するメリット・デメリット、おすすめのケースを解説します。また、会議室予約システムのメリットについても紹介します。

目次

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1. 会議室の予約管理はExcelでできる
2. Excelでの会議室予約表の作り方
3. Excelで会議室の予約管理を行う際に必要な項目
4. Excelで会議室の予約管理を行うメリット
5. Excelで会議室の予約管理を行うデメリット
6. Excelでの予約管理がおすすめなケース
7. Excelでの予約管理に向かないケース
8. より効率的な管理には会議室予約システムがおすすめ
9. まとめ

会議室の予約管理はExcelでできる

会議の頻度が高い企業では、会議室の正確な予約管理が求められます。会議室の予約に不備があると会議開催に支障をきたし、混乱が生じてしまうことから、会議室の正確な予約管理は円滑な業務遂行に必要不可欠と言えます。

会議室の予約管理は、使い馴染みのあるExcelで行うことができます。Excelで会議室の予約管理を行うには、予約表を自作するか、テンプレートを使用するのが一般的です。

本記事では、Excelでの予約管理の方法やメリット、またExcel以外で効率的に予約管理を行う方法について解説します。

Excelでの会議室予約表の作り方

はじめに、Excelでの会議室予約管理表の作り方を解説します。予約表を自作する場合とテンプレートを使用する場合の、それぞれのポイントを確認していきましょう。

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予約表を自作する

Excelでの予約表作成は、従来の紙ベースの予約表をデジタル化するイメージで作成しましょう。紙の予約表をイメージして作成するには、あらかじめ使用日時や会議室名といった予約管理に必要な項目を検討し、ピックアップしておくことが重要です。

項目が多過ぎると作業が煩雑になるため、項目は必要最低限に絞り、備考欄を設けることで見やすく整理された表を作成できます。

予約表の横方向（行）に必要項目を配置し、利用者は縦方向（列）に情報を入力する形式が一般的です。より使い勝手を高めるには、マクロの使用も検討してみましょう。

マクロの使用で機能性アップ

Excelで予約表を自作する場合、VBAを使用したマクロの作成が効果的です。VBAとは、Visual Basic for Applicationsの略語で、Microsoftのアプリケーション（Excel・Word・Accessなど）で使用されることの多いプログラミング言語です。

マクロとは、複数の操作をまとめて一括で呼び出せる機能です。VBAマクロでExcel操作を自動化することで、予約管理にかかる時間を大幅に短縮し、予約管理表の機能性を向上させることができます。

たとえば、予約が埋まっている時間や会議室を網掛け表示にしたり、エラーが発生した場合に的確な表示を行ったりすることが可能です。VBAやマクロによって高性能な予約管理表を作成することで本来の業務により集中できるようになり、業務全体の効率化に繋がります。

色やフォントを工夫すると見やすくなる

予約表を自作する際に意識しておきたいのが、「見やすさ」です。予約表を使用する人が一目見て内容を理解できるような表でなければ、予約作業や確認が煩雑になり、ミスも起きやすくなります。

表を作成する際は管理項目の整理やマクロによって機能性を持たせることも大切ですが、セルや行の色、フォントの色や大きさなどを工夫し、視認性の高さを実現できるようにしましょう。

テンプレートを使用する

予約表を自作するのには手間がかかり、さらにマクロの作成はある程度Excelに詳しい人でないと難しいため、知識を持つ人材がいない場合は既存のテンプレートの使用がおすすめです。

テンプレートはインターネット上で入手でき、さまざまな種類があります。複数のテンプレートを比較検討して、ニーズに合ったものを選びましょう。また、ダウンロード後は必要に応じてカスタマイズすることもできます。

テンプレートはゼロから自作するよりも早く・簡便に作成できるのがメリットです。無料のテンプレートも多くあり、宿泊予約管理など会議室以外の管理に適したものも提供されているため、使いやすそうなものを探してみましょう。

Excelで会議室の予約管理を行う際に必要な項目

Excelで会議室の予約管理を行う際に必要な基本的な項目は、以下の通りです。

1. 会議室の名前
2. 使用開始の日時
3. 使用終了の日時
4. 申請者の名前
5. 使用人数
6. 使用目的

上記に加え、参加者名や申請者の連絡先、会議に必要な備品なども備考欄に入力できるようにすると、より詳細で使いやすい予約表が作成できます。

また、直接の手入力だけでなく、プルダウンメニューを操作することも可能です。プルダウンメニューの利用により、手入力によるミスを軽減し、データ入力に一貫性を持たせることができます。

Excelで会議室の予約管理を行うメリット

Excelで会議室の予約管理を行うメリットは、主に2つあります。ここでは、その2つのメリットについて詳しく解説します。

コストをかけずに予約管理ができる

Excelで会議室の予約管理を行うメリットは、コストがかからない点にあります。既にExcelが利用できる状態であればすぐに予約管理表を作成でき、新たにExcelを導入する場合でも、専用の予約管理システムを開発・導入するよりも費用を抑えて管理できます。

また、紙ベースの予約管理表は印刷して掲示する手間と印刷コストがかかりますが、Excelでの予約管理表ではこれらが不要です。特に、印刷コストは長い目で見ると大きなコストカットにつながります。

トレーニングや導入が短時間で行える

Excelは広く普及しており、馴染みのある操作方法で使用できるため、トレーニングや導入にかかる時間を短縮できます。予約表にマクロを組み込むことで、予約の重複や入力ミスなどのトラブルを軽減することも可能です。

マクロを組み込んだ予約表の作成には高レベルの知識が求められますが、完成した予約表を使用する際に高度な知識は不要です。長期的なトレーニングが不要なだけで新たな管理方法の開始がスムーズになるため、Excelだからこその大きなメリットと言えます。

Excelで会議室の予約管理を行うデメリット

Excelで会議室の予約管理を行う際は、デメリットもあることを確認しておきましょう。ここでは、以下の3つのデメリットについて解説していきます。

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同時編集やリアルタイムの共有ができない

Excelはオンライン上でファイルを共有できないため、同時編集やリアルタイムの情報共有ができません。たとえば、同じ時刻に複数の人が予約の入力作業を試みた場合、予約情報がリアルタイムで更新されず、重複する可能性があります。

Excelでファイルを共有するには、通常はメールなどでファイルを添付して関係者に送信するか、MicrosoftのOne DriveやGoogle Driveなどのクラウドサービスを利用して、ファイルをアップロードしなければなりません。

入力ミスが発生しやすい

Excelで予約管理を行う場合、予約の申請者と実際の入力者が異なる場合もあるため、聞き間違いによる入力ミスが生じる可能性があります。また、申請者が自ら入力する場合でも、手入力によるミスを完全に回避することは難しいと言えます。

入力ミスが発生しても、ミスに気付くまで時間がかかることもあり、最悪の場合、会議が開催できないといった深刻な事態を引き起こす可能性もあります。

予約の申請者と実際の入力者が異なる場合、入力記載の仕方にバラつきが生じ、データの一貫性が維持しにくくなるといったデメリットも考えられます。

Excelシートの管理が属人化しやすい

マクロなどについての知識を持つ人が限られている場合、マクロを使った予約表の管理は属人化しやすくなります。予約表の仕様を変更したい場合やエラーが出たときの対処などを特定の人しかできないと、予約管理そのものが難しくなる場面も出てきてしまうでしょう。

また、そもそもExcel操作に不慣れなメンバーが多い場合、予約管理業務が属人化しやすくなります。予約管理を特定の担当者に依存している場合、担当者の不在時は業務が停滞し、他の社員への引き継ぎが難しくなります。

Excelでの予約管理がおすすめなケース

Excelでの予約管理がおすすめケースは、同じネットワーク内で、限定されたメンバーが利用する場合です。会議室の数が多いとExcelでの管理が複雑になるため、会議室の数、予約表の使用人数、1日当たりの予約件数もそれほど多くないケースが最適です。

同じネットワーク上で利用状況を記録することで、アクセスした時点の最新の状況を確認でき、予約状況の共有がスムーズに行えます。これにより、印刷して掲示する手間も省け、効率的な予約管理が可能になります。

Excelでの予約管理に向かないケース

Excelでの予約管理に向かないケースは、会議室の利用回数が多く不特定多数のメンバーが利用する場合です。会議室の数と利用回数、そして使用人数が多い場合、Excelでの予約管理では業務が煩雑になり、ミスが発生しやすくなります。

例えば、1日の総予約件数が年十件にも及ぶ場合、Excelでは管理ミスが発生しやすくなります。また、Excelはオフラインでの利用が前提のため、複数の支社・拠点を展開する企業では予約状況の共有が難しくなります。

このようなケースでは、Excelの予約管理表をクラウドサーバーへアップロードする方法があります。しかし、より効率的に管理するには、会議室予約システムの導入がおすすめです。

より効率的な管理には会議室予約システムがおすすめ

会議室予約をより効率的に管理するには、会議室予約システムの利用がおすすめです。会議室予約システムとは、会議室の予約管理を自動化するシステムです。

会議室予約システムはオンライン上で誰でも容易に予約することができるため、属人化を防ぎ、同時編集やリアルタイムでの情報共有を可能にします。また、スマホやタブレットを使って社外からアクセスすることもでき、予約漏れの予防にもなります。

さらに、会議室予約システムを導入することで、予約管理にかかる時間を大幅に削減し、業務全体の効率を向上させることもできます。システムではリアルタイムで予約状況を把握できるため、透明性の高い運用が実現します。

チャットツールなどと連携させることもできる

会議室予約システムは、チャットツールなどの他のツールと連携できることも多いです。この点も、Excelにはないメリットです。

システム上の予約情報を他のツールに自動的に転送することなどができ、例えばチャットツールであれば、予約をしたとき、また予約に変更があったときに、管理者や関係者に自動的に通知することができます。

このような連携ができることによって、利便性が高まり、予約管理がより効率的にできるようになります。

まとめ

Excelで会議室の予約管理を行うには、予約表を自作するか、テンプレートを使用するのが一般的です。マクロを使用すればより高機能な予約表を作成できますが、Excelに不慣れな場合は、テンプレートの活用がおすすめです。

Excelでの予約管理はコストの低さが魅力ですが、同時編集やリアルタイムの共有が難しく、属人化しやすいデメリットがあります。Excelでの予約管理が向いているかどうかは、利用状況や目的により異なります。

同じネットワーク内の限られたメンバーで利用する場合はExcelが適していますが、そうでない場合や業務が複雑なケースでは、会議室予約システムの利用がおすすめです。

会議室予約システムを導入することで、予約管理にかかる時間を大幅に削減し、業務効率の向上が期待できます。会議室予約システムを導入する際は、この記事を参考にサービスを選定し、メリットを最大限に活かせる環境づくりを行いましょう。