QRコード対応の受付システムおすすめ3選｜選ぶ際のポイントも解説

受付システムには、QRコードの発行・読み取りを介して受付業務ができるものもあります。QRコードに対応したタイプは非接触で受付でき、特に人数の多いイベント等の受付に便利です。この記事では、おすすめのQRコード対応の受付システムや選び方を解説します。

目次

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1. QRコード・バーコード対応の受付システムとは
2. QRコード対応の受付システムのメリット
3. QRコード対応の受付システムのデメリット
4. QRコード対応の受付システムの選定ポイント
5. QRコード対応の受付システムおすすめ3選
6. その他の受付システムの選び方
7. まとめ

QRコード・バーコード対応の受付システムとは

受付システムとは、参加者の情報を管理し、受付業務を効率化するシステムです。中には、QRコードやバーコードを利用して受付を行うタイプもあります。QRコードには個々の情報が含まれており、受付時にそれをスキャンすることで、登録や確認を自動的に行えます。

QRコード対応の受付システムは、イベントや展示会、オフィスの来客対応などで活用されています。特に人数が多くて迅速な受付が求められる場面で効果的です。

この記事では、おすすめのQRコード対応の受付システムや選び方、メリット・デメリットについて解説します。

QRコード対応の受付システムのメリット

QRコード対応の受付システムは、受付におけるさまざまな課題を解決できるメリットがあります。ここからは、そのメリットに注目し詳しく解説します。

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非接触による受付対応

QRコード対応の受付システムは、非接触での受付が可能な点が大きなメリットです。利用者は、スマートフォンやタブレットで受付用のQRコードをかざすだけで受付が完了します。

この非接触性は、特に混雑が予想されるイベントや展示会などで有用です。従来の手動受付に比べて、人々が密集することなくスムーズに受付を行えます。

受付手続きの迅速化

QRコード対応の受付システムは、受付手続きをスピーディーに行えることが大きなメリットです。従来の受付では、名刺の確認や受付票の記入、そして担当者への来客の連絡などに時間がかかりました。

しかし、受付システムでは予め来客情報を入力しておけば、発行されたQRコードを読み込むだけで受付が完了します。受付業務が迅速に行えることで、来訪者の列もできにくくなり、来訪者による混雑を防止できます。

セミナーや面接など、同時に多くの来客が予想される場面でも、スムーズに受付できるのが特長です。

対応人員の削減

QRコード対応の受付システムは、対応人員を削減できるメリットがあります。大規模なイベントや展示会などで大勢の来場者の受付を行う場合、従来の手動の受付対応では多くのスタッフが必要でした。

しかし、QRコード対応のシステムでは、来場者自身がタブレットなどを使ってQRコードを読み取れます。このように自己受付ができることで、受付係の必要性が大幅に低減されます。長い列や待ち時間を減らし、受付業務を迅速かつ効果的に進めることが可能です。

来場者情報の自動収集

QRコード対応の受付システムにより、リアルタイムで来場者数を把握できるため、予約数と実際の来場者数の差異の確認が可能です。

また、イベントや展示会などに実際に来場した顧客に対し、お礼や次回のイベント・展示会の情報をメールで一斉送信できます。これにより、効果的な営業活動に繋がり、新規顧客の獲得やリピーターの獲得にも寄与します。

セキュリティリスクの軽減

QRコード対応の受付システムでは、来訪者に事前にQRコードを発行して配布しておけます。固有のQRコードを使用することで、来訪者情報や人数などの入退館の記録を正確に把握可能です。

従来の手書きによる受付の場合、入退館時間の記録が曖昧になることがあり、それがセキュリティ上のリスクにつながることがありました。また、来訪目的の区別が難しかったため、不特定多数の人に対して直接的な対応が必要でした。

しかし、QRコード対応のシステムでは、受付番号やQRコードを持っている人のみが入場できるように制御できます。

QRコード対応の受付システムのデメリット

QRコード対応の受付システムには多くの利点がありますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。ここからは、QRコード対応の受付システムのデメリットについて、解説します。

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QRコード発行の手間がかかる

QRコード対応の受付システムは効率的で便利ですが、QRコードの発行には手間がかかる側面があります。来訪者が予約を行ったり、来社が決まった場合にQRコードを発行したりする必要があり、来訪者ごとにQRコードを生成して送付する作業が生じます。

この方法は受付を容易にする一方で、管理する手間を増やすことになります。また、システムを使うためのトレーニングや運用スキルの習得も必要となります。この手間により、予期せぬトラブルやデータの不整合なども発生する可能性も考えられます。

来訪者がQRコードを紛失する場合がある

QRコード対応の受付システムでは、来訪者がQRコードを紛失する恐れがあります。事前にQRコードを発行して送付する場合、受け取った来訪者はそのQRコードを失くさないように適切な保管が必要です。

しかし、何週間も前に送られたメールや通知は、他の情報と混ざって見逃されたり、誤って削除されたりすることがあります。そのような場合、当日にQRコードを持参できず、受付がスムーズに行えないことがあります。

受付当日にQRコードを再発行することもできますが、その過程には時間や手間がかかる可能性があります。受付の際にスムーズに対応するためには、紛失を防止する工夫やサポートも求められます。

QRコード対応の受付システムの選定ポイント

QRコード対応の受付システムを導入する際は、検討すべきポイントがいくつか存在します。以下では、受付システムを導入する際のポイントについて解説します。

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受付方法を確認

QRコード対応の受付システムには主に3タイプの受付方法があり、それぞれ異なる仕組みや特徴を持っています。これらの仕組みを理解し、自社に合ったタイプのシステムを選択しましょう。

以下では、それぞれのタイプについて解説します。

受付端末を使うタイプ

受付端末を使うタイプでは、予め来訪者にQRコードが発行されます。このQRコードを持って来訪者がオフィスやイベント会場を訪問し、専用の端末でQRコードを読み込ませることで受付が完了します。

この仕組みによって、受付担当者に来訪者の到着が自動で通知され、スムーズな対応が可能になります。受付でQRコードを読み取ることで参加登録が完了するため、特に大規模なイベントや展示会に適しています。

来訪者のスマホを使うタイプ

来訪者のスマートフォンを活用するタイプは、受付エリアに掲示したQRコードを来訪者が自身のスマートフォンで読み取ります。読み取ったQRコードにより、来訪者の端末に受付メニューや案内が表示され、来訪目的に応じた操作を行います。

具体的には、訪問の目的や担当者の指定などの必要事項を入力したり、指示に従ったりすることで受付が完了します。来訪者が自身のスマートフォンを利用して受付手続きを行うため、受付場所に設置された機器がなくても利用できます。

入館証を発行するタイプ

入館証を発行するタイプは、システムと入館ゲートを連携して、QRコードの読み取りにより解錠を行います。

来訪者は事前にオンラインで予約を行うことで、受付コードやQRコードを受け取ります。そのコードを入力するか、QRコードをスマートフォンで読み取ることで、入館ゲートが解錠され、訪問者が入場できる仕組みです。

システムによってはアポイント情報を引き継げるため、来訪者は受付の際に記帳する手間がなくなります。

目的に合った機能があるか

QRコード対応の受付システムを選ぶ際には、目的に合った機能が備わっているかどうか確認しましょう。オフィスやイベントなど、それぞれの目的に応じて必要な機能が異なるため、システムがその目的に適しているかを確認することが大切です。

さらに、初期費用やランニングコストも注目すべき点です。各社の料金体系や基本プランの内容は異なるため、機能とコストのバランスを考慮する必要があります。

機能が多ければ便利ですが、余分な機能は不要な負担になります。自社の業務を効率化するために何が必要かを把握し、その機能に見合った費用かどうかを検討することが重要です。

どのような機材が必要か

QRコード対応の受付システムを導入する際、必要な機材についても検討することが重要です。受付システムは、スマートフォンやタブレットなどのアプリ型から、専用のバーコードリーダーやプリンターが必要なものまで幅広い種類があります。

以下では、タブレット型の受付システムとロボット型の受付システムにおけるメリットなどを解説します。

タブレット型の場合

自社の目的や要件に合った機材を選ぶことが大切です。たとえば、タブレット端末は使いやすく、スマートフォンとの親和性も高いため、操作を直感的に理解できる人も多く、スムーズに活用されやすい特長があります。

また、狭いスペースにも設置しやすい点もメリットです。工事不要で置くだけで簡単に設置できるため、比較的コストや手間を抑えて導入できます。

ロボット型の場合

ロボット型の受付システムは、その存在感や特徴を活かして企業のイメージアップやブランディングに繋げることができます。企業のイメージや使いやすさ、設置場所などを考慮して、どのような機材が自社に合致するかを検討することが重要です。

ロボット型は、タブレット型に比べてより高性能な機能を搭載しているシステムも多く、中には、音声での応対や顔認証に対応したシステムもあります。

セキュリティ対策が万全か

QRコード対応の受付システムを導入する際は、セキュリティ対策が万全かどうか確認しましょう。受付システムには多くの顧客情報が管理されています。そのため、システムに脆弱性があると、情報漏洩や第三者によるサイバー攻撃に遭いやすいリスクがあります。

したがって、システムのセキュリティ対策やトラブル時のサポート対応などのチェックは重要なポイントとなります。

サポート体制は十分か

機器設定の不明点や故障時などのトラブルに臨機応変に対応してもらえるサポート体制があるかも予め確認しておきましょう。特に、受付システムの導入が初めての場合や社員のITスキルが低い場合は、サポート体制があると安心して導入できます。

具体的には、電話・メールなどの対応方法や対応時間、マニュアルの有無などの確認が必要です。また、中には、サポートが有料オプションに設定されているシステムもあるため、追加費用がかかるかも確認しておきましょう。

費用対効果は見合っているか

費用対効果とは、投じたコストに対して得られた効果のことです。企業が無理なく効率的に受付システムを活用していくためには、費用対効果の高いシステム・プラン選びが求められます。

特に重要なポイントは、機能とコストのバランスです。基本的に機能性が豊富になるほど、コストも高額になるため、自社の導入目的を明確にして必要な機能を絞り込むことで、コストの最適化を図れます。

QRコード対応の受付システムおすすめ3選

その他の受付システムの選び方

受付システムを選ぶ際は、上記のポイントの他に以下のようなポイントに注目する必要があります。特にタブレット型と専用端末型の比較や通知方法の適合性は重要です。タブレット型は操作がしやすく、スペースにもフィットしやすいのが特徴です。

以下のポイントやコスト、導入目的などを考慮して、自社のニーズにマッチする受付システムを選びましょう。

【重要なポイント】

1. タブレット型か専用端末型か
2. 通知方法が自社に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 来訪者が操作しやすいか
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 多言語に対応しているか

まとめ

QRコードを活用した受付システムは、業務の自動化とスムーズな対応を実現します。このシステムでは、QRコードの発行と読み取りによって、従業員や来訪者は自己受付が可能です。

オフィス環境では業務の妨げが少なくなり、本来の仕事に集中できます。また、イベントの受付では、大勢の来場者を管理するのが容易になります。ただし、導入にはコストがかかるため、機能の選定や使いやすさを重視し、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。