iPad・タブレット対応の受付システムおすすめ4選｜選び方も解説

来客対応を効率化できる受付システムには、iPadやタブレットにインストールして使えるものもあります。専用の端末は不要なため、リーズナブルに導入できるのが魅力です。この記事では、iPad・タブレットで使えるおすすめの受付システムや選び方のポイントを解説します。

目次

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1. iPad・タブレットを使って受付システムを導入しよう
2. iPad・タブレットで使える受付システムのメリット
3. iPad・タブレットで使える受付システムの選定ポイント
4. iPad・タブレットで使える受付システムおすすめ4選
5. その他の受付システムの選び方
6. まとめ

iPad・タブレットを使って受付システムを導入しよう

受付システムとは、受付担当者が行っていた訪問者対応や電話の取次ぎなどを自動化するシステムです。導入によって、対面の受付業務の負担軽減や廃止ができ、コスト削減と人的リソースの有効活用が図れます。

専用端末を利用する受付システムもありますが、iPadやタブレットにシステムや専用の受付アプリをインストールして使うタイプもあります。iPadやタブレットで利用できる受付システムは手軽でリーズナブルに導入できるため、小規模の企業でも利用されています。

受付システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、基本的には担当者への取次ぎや、アポイント先の部署や担当者の呼び出しを行います。来訪者は、受付システム端末の音声ガイダンスやタッチパネルにしたがって画面操作をするだけで、簡単に操作ができます。

iPad・タブレットで使える受付システムのメリット

iPadやタブレットで使う受付システムには、専用端末にはないメリットを持っています。ここでは、iPadやタブレットならではのメリットについて解説します。

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リーズナブルに導入できる

iPadやタブレットで使う受付システムは、据置型やロボット型などの専用端末に欠かせない高額な機器は必要ありません。手持ちのiPadやタブレットにアプリをインストールして利用できるため、リーズナブルに導入できます。

また、無料で利用できるシステムもあるため、コストをかけずに受付業務を効率化できるのも特徴です。

すぐに設置できる

iPadやタブレットで使える案内システムは、クラウドやアプリをインストールした端末を、インターネットにつないで受付に置くだけで使用できます。既存の受付スペースが既にあり、AC100V電源やWi-Fiなどが準備されていれば、そこに置くだけで設置完了です。

新たに受付スペースを設ける場合は、iPadやタブレットが置ける小さめのカウンターなどの用意が必要ですが、大きな機械を設置するわけではないため、スペースに限りがあっても設置できます。

ただし、既存の内線電話での呼出しが必要な場合は、アナログ電話回線やPBX（電話交換機）及び受話器の設置も必要であり、多少のスペースが必要です。

操作が容易

近年、多くの人がスマートフォンを利用していたり、会社や個人のiPadやタブレットを使っていたりすることから、タッチパネル操作に慣れている方が多いです。そのような訪問者であれば、iPadやタブレットの受付システムは抵抗なく利用できます。

また、操作方法の解説がシンプルで分かりやすい製品を選べば、iPadやタブレットの操作に不慣れな人でも簡単に利用できます。来訪の履歴をログとして記録する機能を搭載した製品は、来客情報の管理も容易に行えます。

拡張性が優れている

iPadやタブレットで利用できる受付システムは、専用の受付端末と比べて、拡張性に優れているのも特徴の1つです。タブレット端末では、受付アプリケーション以外にも、案内図の表示やアンケートの実施など、さまざまなアプリを使用できます。

そのように付加価値サービスを提供することで、受付業務の質を高められることに加え、他の業務システムとの連携も容易です。用途に合わせて効率的な受付システムを構築しましょう。

iPad・タブレットで使える受付システムの選定ポイント

iPadやタブレットで使える受付システムには、無料で利用できるものから有料のものまで数多くの製品があります。有料の製品でも利用料金に大きな差があり、自社に適したシステム選びは容易ではありません。ここでは、受付システムの選定ポイントを6つ解説します。

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ランニングコストを確認

継続的に無料で利用できるものであれば、ランニングコストをかけずに運用できます。しかし、無料のシステムは機能が少なかったり利用制限があったりするため、システムの内容を確認して導入効果を得られるか見極めましょう。

iPadやタブレットにインストールする有料のシステムは、利用金額が異なる複数のプランを用意しているケースが多いです。金額以外のプランの違いは、機能・従業員数・利用人数・端末の台数などがあります。

iPadやタブレットを利用した受付システムを導入する際には、導入目的を明確にし、自社にとって必須の機能と、あるといい機能を洗い出すことが重要です。そして、必須機能を搭載した製品の中から、費用対効果を考えてあるといい機能を選択していくのがおすすめです。

対応機種を確認

iPadに搭載されているOSは、iOSまたはiPadOSで、タブレットに搭載されているOSは、Windows・Android・Chrome OSなどです。iPadやタブレットで使える受付システムを選ぶ際には、利用したい端末のOSに対応しているか確認しましょう。

また、iPadやタブレットに搭載されているOSのバージョンによっても、利用できない場合があります。古いモデルのiPadやタブレットで運用したい場合は、必ず端末のOSバージョンを調べて、システムが対応しているか確認が必要です。

誰でも見やすいUIか

受付は、自社に対する第一印象を決定づける重要な場所です。それは、受付システムであっても同様で、来客に機械的な冷たい印象を与えないことが重要です。そのためにも、受付システムが誰でも見やすいUIで、親しみが持てるものである必要があります。

また、受付システムは誰にとっても扱いやすい製品でなくてはなりません。画面デザイン（UI）の見やすさは、来客の使いやすさを左右しますが、製品によって画面デザインは異なるため、自社の来客層に合わせたUIになっているか確認しましょう。

外国からの来訪者が多い場合は、英語対応や多言語対応のシステムを選ぶと、外国の方でも迷わずに受付が行えます。

システムの動作がスムーズか

システムの動作が重いと受付手続きに時間がかかり、かえって受付業務の遅延を招きます。受付に必要だった人員が不要になるという面では、動作が重くてもシステム導入によるメリットは得られます。

しかし、受付にかかる時間を短縮できない場合は導入効果が半減してしまうばかりか、待たせることで来訪者に悪印象を与えてしまいます。端末の性能やネットワーク環境によっても動作速度は変わりますが、名刺の読み取りなどは処理に時間がかかりやすいです。

また、複数の端末を同時に操作することで動作が重くなることもあるため、ストレスを感じさせないスムーズな受付が可能か確認しましょう。

端末のレンタルは可能か

受付システムの中には、iPadなどの端末をレンタルできるものもあります。使用予定の端末が古くて使用できないといった場合でも、端末を購入することなく受付システムを導入できます。

料金設定などはベンダーによって異なりますが、受付台などもセットでレンタルできることもあります。使用予定の端末が想定外のトラブルで使用できない場合は、レンタルを行っているベンダーがおすすめです。

無料トライアルはあるか

有料システムの中には、無料トライアルが可能な製品もあります。特に初めての受付システムの導入では、使いやすさやUIの見やすさが分からず、導入を迷いやすいです。そのような場合は、複数製品の無料トライアルを利用して比較してみるのがおすすめです。

ただし、無料トライアルでは、機能や利用人数などの制限がある場合もあります。無料トライアル期間はベンダーによって異なり、事前の確認が必要です。中には無料トライアルでなく、導入費用を支払えば、何か月間かの利用料金が無料になる製品もあります。

iPad・タブレットで使える受付システムおすすめ4選

その他の受付システムの選び方

iPadやタブレットを使った受付システムは、リーズナブルに導入・運用ができて導入しやすいシステムです。さらに効果的に運用できるシステムを選ぶために、以下のようなポイントに注目するのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 通知方法が自社に合っているか
2. 必要な機能を備えているか

【その他の比較ポイント】

1. セキュリティ対策は万全か
2. サポート体制は充実しているか
3. 多言語に対応しているか

まとめ

来客対応を効率化できる受付システムには、iPadやタブレットにインストールして使える製品もあります。手持ちのiPadやタブレットを使うことでリーズナブルに導入でき、ランニングコストも抑えられるため、企業の大小に関わらず多くの企業で導入が進んでいます。

iPadやタブレットで使える受付システムには、無料で利用できるものもあり、自社の導入目的を達成できるものであれば非常に有効に使えます。また、有料のシステムにも多くの製品があるため、費用対効果を考えながら自社に適合した製品を選ぶことが大切です。

iPadやタブレットで使える受付システムは、コストを抑えながら受付業務を効率化する利便性の高いシステムです。iPadやタブレットでのスムーズな受付を実現し、受付業務の負担を軽減しましょう。