無料で利用できるイベント管理システムおすすめ2選｜選ぶ際のポイントも解説

イベント管理システムには、無料で利用できるものもあります。イベント自体が無料の場合などは、コストをかけずに管理・運営できる無料システムが便利です。この記事では、無料で使えるおすすめのイベント管理システムや選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. イベント管理システムを無料で利用しよう
2. イベント管理システムの無料と有料での違い
3. 無料のイベント管理システムのメリット
4. 無料のイベント管理システムのデメリット
5. 無料のイベント管理システムを選ぶ際のポイント
6. 無料で利用できるイベント管理システムおすすめ2選
7. その他のイベント管理システムの選び方
8. まとめ

イベント管理システムを無料で利用しよう

企業によっては、展示会や株主総会・企業説明会・スポーツ大会など、さまざまなイベントが開催されます。しかし、1つのイベントを開催するには、事前の参加者リストの整理や当日のイベント受付、開催後のアフターフォローなどやるべきことが多くあります。

イベント開催に必要な作業の情報管理に関わる部分をイベント管理システムで行うことで、効率的にイベントの開催ができるようになります。イベント管理システムには有料のものもありますが、無料で利用できるものもあります。

無料で利用できるイベント管理システムは、コストをかけずにイベント開催の効率化が図れて大変便利ですが、デメリットもあります。本記事では、無料で使えるおすすめのイベント管理システムや選ぶ際のポイントを解説します。

イベント管理システムの無料と有料での違い

イベント管理システムには有料のものと有料のものがありますが、無料と有料では大きな違いがいくつかあります。ここでは、無料と有料での主な違いを2つ解説します。

管理可能なイベント数・参加者数の違い

無料のイベント管理システムは、有料のシステムと比較すると管理できるイベント数や参加者数が少ないです。無料のシステムは管理できるイベント数が月に1〜2件、参加者は100人までというシステムが多いです。

有料システムを無料で試せるトライアルの場合はより多くのイベント・参加者を管理できますが、完全無料のシステムの場合は管理できるイベント数・参加者数が少なく設定されています。

決済方法の違い

有料のイベント管理システムは、QRコード決済などあらゆる決済方法に対応していますが、無料のシステムは特定の決済方法にしか対応していません。中には現地での現金払いにしか対応していないものもあり、多様な決済が提供される現代においては不便と言えます。

これは、事前決済ができないことにも繋がるため、イベント当日に参加者の受付をスムーズに行えない恐れがあります。参加者にとっても決済方法の制限は利便性を損なう要素であり、満足度を下げるだけでなくそもそも参加を断念する可能性も考えられます。

無料のイベント管理システムのメリット

無料のイベント管理システムは、コストがかからないことでさまざまなメリットを得られます。ここでは、無料のイベント管理システムを導入するメリットについて解説します。

コストを抑えて業務を効率化できる

無料のイベント管理システムの最大のメリットは、コストを最小限に抑えたイベントの開催・管理・運営などが行えることです。イベント管理システムを導入することで、参加者の個人情報や運営スタッフのスケジュールを一元管理できます。

そのため、イベント運営をスムーズに進めることができ、運営業務の効率化にも繋がります。特に無料イベントを多く開催する企業には、完全無料で利用できる管理システムが適しています。

システムの比較検討がしやすい

無料のイベント管理システムを利用する方法として、無料プランや無料システムの他に、無料トライアルがあります。無料トライアルは、導入前に一定期間無料でシステムを利用できるもので、有料システムの使用感を無料で確かめられます。

そのため、複数のシステムを比較検討しやすく、導入効果の高いシステムを選定する際にも役立ちます。ただし、無料トライアルは、無料期間が終わると自動的に有料プランに切り替わるケースもあります。

したがって、無料で利用できる期間を事前に確認し、有料プランの切り替えに関する手続きなどを把握しておきましょう。

無料のイベント管理システムのデメリット

無料のイベント管理システムには、有料ツールと比較した場合のデメリットも存在します。無料のシステムを導入する際は、これらのデメリットを考慮することが大切です。

ここでは、無料のイベント管理システムを導入するデメリットについて解説します。

機能などに制限がある

無料版のイベント管理システムは、有料版と比べると搭載されている機能に制限がある場合があります。また、ひと月に管理できるイベントの数や扱えるデータ量に上限が設けられていたり、収集できる情報の範囲に差があったりするケースもあります。

そのため、大規模なイベントの開催には対応しきれない可能性も考えられます。無料のイベント管理システムを導入する際は、イベントの規模や参加人数などを考慮して、慎重に検討することが重要です。

広告や利用料が発生する場合がある

無料システムの中には、システム利用時に広告表示を許可することで無料で利用できるものもあります。システムによっては広告を非表示にする機能も備わっていますが、有料になる場合が多いです。

広告の表示頻度が高いと、業務の非効率化や参加者に煩わしさや不快感を与える可能性があるため注意しましょう。

また、有料イベントを開催した場合は、利用料が発生するシステムもあり、中には利用料が定額でなく、チケット販売額に対する一定の割合が手数料となるものも存在します。そのため、完全無料でシステムを利用できるかを確認する必要があります。

なお、有料イベントでも小規模であれば安価な手数料で開催できることもあるため、自社のニーズに適したシステムを選びましょう。

無料のイベント管理システムを選ぶ際のポイント

無料で利用できるイベント管理システムにも、さまざまなベンダーから多くの製品が提供されています。その中から、自社に適したシステムを選ぶ作業は時間と手間がかかります。ここでは、システム選択のポイントを詳しく解説します。

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無料で使える条件をチェック

イベント管理システムを無料で利用するためには、さまざまな条件が設定されている場合が多いです。したがって、どのような条件があるのかを導入前に確認して、自社にとって最も利用しやすいシステムを選定しなければなりません。

無料の条件としては、初回イベントのみ無料、無料イベント開催時の利用料は無料、試行期間のみ無料（無料トライアル）、広告表示を許可すれば無料などがあります。無料トライアル期間の長さは、ベンダーによって異なるため確認しておきましょう。

必要な機能を備えているか

イベント管理システムを導入しても、自社のイベント開催に必要な機能が搭載されていないと、イベント開催の効率化は実現しません。特に、無料で使えるシステムでは搭載機能が限定されている場合が多いため、機能の不足がないか確認しましょう。

自社に必要な機能を把握するには、有料版のシステムに搭載されている機能を、自社にとって必須の機能・あれば便利な機能・必要のない機能に分類するのがおすすめです。また、あればいい機能には順位付けしておくと選択しやすくなります。

たとえば、チケット機能や決済機能の有無・参加者数やメール送信数の制限・社内共有制限などのチェック事項があります。また、他のシステムで代行できる機能もあるため、他システムとの連携も含めて考えるのがおすすめです。

サポート体制は整っているか

完全無料で継続的に利用できるイベント管理システムでは、提供者からの多くのサポートは望めません。しかし、初回無料や無料イベント開催時は利用料無料で利用できるシステム、または無料トライアルであれば、ある程度のサポートは期待できます。

しかし、サポート体制はベンダーによって差があり、メール対応のみの場合から、イベント開催当日のトラブルに即時対応してくれる場合まであります。サポート体制を確認する際は、サポートの時間帯や無料と有料のサポート範囲の違いもチェックしましょう。

セキュリティ対策は十分か

イベント管理システムでは、参加者の個人情報を扱います。開催するごとに個人情報が蓄積されるため、長く利用していると膨大な数の個人情報となり、管理に万全の対策が必要になります。

個人情報の漏えいは会社の信用を失墜させ、顧客離れにつながるため、システムのセキュリティ対策をしっかりと行いましょう。システムを自社のサーバーにインストールして利用する場合は、自社のセキュリティポリシーにしたがった強固な対策が必要です。

また、近年導入する企業が増えているクラウド型のシステムを選ぶ際は、ベンダーのセキュリティ対策も把握しなければなりません。傍受や改ざんを防ぐSSL化や、国際規格のISO認証の付与などを確認して、安心して利用できるベンダーかを見極めましょう。

誰にとっても使いやすいか

企業のイベント開催は、チームで行うのが一般的です。そのため、イベント管理システムはチームの誰もが使いやすいものである必要があります。いくら無料であっても使いにくいシステムでは、業務の効率化は実現しません。

また、イベント参加者が操作をする際の使いやすさも重要です。そのためにも、無料トライアル期間を積極的に活用し、運営側と参加者側の両面からの使いやすさを確認しましょう。無料トライアルの活用は、いくつかのシステムで行っても問題ありません。

広告の有無や頻度を確認

無料のイベント管理システムでは広告が入ることもあるため、広告表示の有無や表示頻度の確認も必要です。ストレスが溜まるような頻度で広告が表示されるシステムは、業務の進行に支障が出ます。

しかし、広告が表示されるシステムであっても、公式サイトにその旨が表示されていない場合も多いです。そのため、口コミなど実際に使ったことのある方の情報を集めるのがおすすめです。

無料で利用できるイベント管理システムおすすめ2選

その他のイベント管理システムの選び方

イベント管理システムは、イベントの運営を効率化できる便利なシステムです。しかし、イベント運営だけでなく、より幅広い活用をしたい場合には、以下のようなポイントにも注目してシステム選びをするのがおすすめです。

【重要なポイント】

ログやデータの取得範囲を確認

【その他の比較ポイント】

他システムと連携できるか

まとめ

イベント管理システムは、手間のかかるイベントの企画や運営を効率化できるツールで、無料で利用できるものもあります。しかし、条件付きのものも多いため、条件をしっかり確認してから導入しなければなりません。

無料で使えるイベント管理システムは、使える機能やデータ量に制限がある場合も多いため、導入前に自社のイベントに利用できるか確認しましょう。小規模の無料イベントであれば、無料のイベント管理システムでも大幅な効率化が望めます。