無料で使える受付システムおすすめ4選｜選ぶ際のポイントも解説

受付業務を自動化・効率化できる受付システムには、無料で利用可能なものもあります。無料のため、コストをかけずに受付業務を効率化できるのが最大のメリットです。この記事では、無料で使えるおすすめの受付システムや選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. 受付システムを無料で利用しよう
2. 無料で使える受付システムのメリット
3. 無料で使える受付システムのデメリット
4. 無料で使える受付システムの選定ポイント
5. 無料の受付システムおすすめ4選
6. その他の受付システムの選び方
7. まとめ

受付システムを無料で利用しよう

受付システムは、来訪者の登録、識別、案内を行うためのデジタルツールです。従来の受付業務は人手が必要でしたが、近年では自動化された受付システムにより、効率的に来訪者管理を実現できるようになりました。

受付システムは来訪者の情報をデジタル化し、セキュリティを強化すると同時に、受付業務の負担を軽減します。また、受付システムの中には、無料で利用できるものも存在します。機能などに制限がありますが、予算が限られている場合でも使用できます。

無料で使える受付システムのメリット

無料で使える受付システムは、来訪者の登録や管理、通知などの基本的な機能を備えているため、コストを抑えて受付業務を効率化することが可能です。

また、無料のシステムは機能がシンプルであることから使いやすいものが多く、技術的な知識がなくても簡単に設定や、運用ができます。

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コストを抑えて業務を効率化できる

一般的に、受付システムの導入には初期費用や月額費用が必要となります。しかし、無料の受付システムではこれらの費用が発生しないため、長期的に見ても経済的な負担を最小限に抑えることができます。

また、従来の受付業務では来訪者の受付や管理に、多くの時間と労力が必要でしたが、受付業務を自動化できるシステムを利用することで、受付業務に費やす時間や人件費を削減することも可能です。

初めてでも気軽に導入できる

無料の受付システムは機能がシンプルであることから、簡単に扱えるシステムであることが多いです。また、導入後のサポートやアップデートが提供されることもあり、技術的な知識に精通していなくても導入しやすいといったメリットがあります。

そのため、受付システムを初めて導入する企業におすすめです。どのような受付システムが自社に適しているか見極めたいといった場合も、コストを気にせず気軽に試せるといった利点もあります。

無料で使える受付システムのデメリット

無料の受付システムは、コストをかけずに受付業務を効率化できるといったメリットがありますが、無料だからこそのデメリットもあります。デメリットも把握した上で、無料の受付システムが自社にとって有益なものか慎重に判断しましょう。

利用できる機能に制限がある

無料プランでは、有料プランに比べて利用できる機能が限られていることが多く、特定のニーズを満たすための機能が欠けている場合があります。

例えば、詳細な訪問者追跡やデータ分析機能、カスタムブランディングなど、ビジネスの成長に伴って必要となる機能が、無料プランでは利用できないケースが多いです。

そのため、受付業務の効率化だけでなく受付によって得られるデータを活用したいといった場合は、有料プランの利用を検討しましょう。

受付数や利用端末数が限られている

無料の受付システムの多くは受付数や利用できる端末数に制限があり、受付が複数ある企業や来訪者が多い企業には不向きです。受付数は月に100件までといったシステムも多く、受付数が上限を超えるとシステムでの受付が行えなくなります。

また、端末に関してはiPadは非対応、もしくはiPadのみ対応といったデバイスに制限があることもあり、システムに合わせてデバイスを用意する必要があります。

無料で使える受付システムの選定ポイント

無料の受付システムを選定する際には、まず、無料で利用できる期間を確認することが重要です。また、無料で提供される機能の範囲や、端末数の確認も必要です。いくつかのポイントを踏まえ、自社のニーズに合ったシステムを選びましょう。

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無料で使える期間をチェック

多種多様な受付システムが存在していますが、システムごとにプランが異なります。一部のシステムでは、完全に無料のプランが提供されており、期間の制限なく基本的な機能を利用することが可能です。

しかし、多くの受付システムでは期間限定の無料トライアルを提供しており、その期間が終了すると自動的に有料プランに移行します。無料トライアルの期間は、数週間から数ヶ月の期間で設定されています。

そのため、無料トライアルを利用する際には、その期間と終了後の料金プランについて十分に理解し、自社のニーズに合ったプランを選択することが重要です。

無料で使える機能をチェック

無料の受付システムでも基本的な機能は利用可能ですが、より高度な機能やカスタマイズオプションの利用は制限されていることが多いです。

ビジターのログ記録や自動通知、データのエクスポート機能など、必要な機能が明確になっている場合は、その機能が無料プランに含まれているかを確認しましょう。

また、無料プランの中には初期段階では全機能が利用可能でも、一定期間後に一部の機能がロックされるものもあります。そのため、長期的な使用を考えている場合は、特に注意が必要です。

無料で使える端末数をチェック

多くの無料プランでは使用できる端末の数が限られており、複数の受付スペースを持つ企業や、施設にとっては大きな制約となり得ます。例えば、1つの受付システムを複数の入口やフロアで利用したい場合、無料プランではそのニーズを満たせません。

また、現在のビジネスニーズだけでなく、将来的な計画も考慮に入れることが重要です。端末数の制限により、必要な場所の全てでシステムを利用できない場合、追加のコストが発生するか、別のシステムへの移行が必要になります。

利用可能な端末数を確認し、自社の運用規模や将来の拡張計画に適合しているかを慎重に検討しましょう。

無料の受付システムおすすめ4選

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その他の受付システムの選び方

受付システムを選ぶ際には、まず、システムがタブレット型か、専用端末型かを考慮しましょう。タブレット型は柔軟性が高く、設置場所を選ばない一方で、専用端末型は耐久性や専門的な機能に優れていることが多いです。

また、通知方法が自社の業務フローや通信環境に適しているかも重要な判断基準です。例えば、メールやスマートフォンアプリを通じての通知が可能かどうかは、業務の効率化に大きく影響します。

他にも以下のようなポイントを総合的に考慮することで、自社のニーズに最適な受付システムを選定することが可能です。

【重要なポイント3つ】

1. タブレット型か専用端末型か
2. 通知方法が自社に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 来訪者が操作しやすいか
2. セキュリティ対策は万全か
3. サポート体制は充実しているか
4. 多言語に対応しているか

まとめ

受付システムは、来訪者の登録や識別、案内を自動化するデジタルツールであり、無料で利用できるものも存在します。しかし、無料プランには機能や利用端末数の制限があることが一般的です。

無料の受付システムのメリットとしては、初期費用や月額費用が不要で、基本的な機能を備えている点が挙げられます。そのため、コストを抑えつつ業務を効率化し、技術的な知識がなくても簡単に導入できます。

無料の受付システムを導入する際には、システムがタブレット型か専用端末型か、通知方法が自社に合っているかなど、様々なポイントを総合的に考慮し、自社のニーズに合った適切なシステムを選択しましょう。