おすすめのオンラインアシスタント4選｜選び方のポイントも解説

オンラインアシスタントとは、企業のあらゆる業務を委託できるサービスです。生産性向上や業務効率化の効果が期待できますが、多数のサービスから自社に合った業者を選ぶのは困難なこともあります。本記事では、おすすめのオンラインアシスタントや選び方などを解説します。

目次

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1. オンラインアシスタントを利用して業務効率化
2. オンラインアシスタントは対応業務・クオリティ・料金体系で選ぶ
3. オンラインアシスタント選びで重要な3つのポイント
4. オンラインアシスタントのその他の比較ポイント
5. おすすめのオンラインアシスタント4選
6. オンラインアシスタントを活用するメリット
7. オンラインアシスタントの導入フローと注意点
8. まとめ

オンラインアシスタントを利用して業務効率化

オンラインアシスタントとは、企業の多岐にわたるバックオフィス業務を委託できるサービスを指します。例えば、財務や人事、顧客サポートなどのルーチン業務を外部に委託することにより、企業はより戦略的な業務に対して時間とリソースを注ぎ込めます。

オンラインアシスタントは、不要なコストをかけずに効率よく業務委託したい場合や、新規要員の雇用は控えたい場合などに適しています。

一方、多数あるサービスの中から自社に合った業者を選ぶのは難しい作業となります。本記事では、おすすめのオンラインアシスタントや選び方、比較のポイント、導入フローと注意点などをわかりやすく解説します。

オンラインアシスタントは対応業務・クオリティ・料金体系で選ぶ

オンラインアシスタントを選ぶ際には、サービス業者が依頼したい業務に対応しているか、業務のクオリティは担保されているか、料金体系の確認を含めた3つのポイントが重要です。

次の章から、その他の比較ポイントと合わせて、各ポイントについて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 依頼したい業務に対応しているか
2. 業務のクオリティは担保されているか
3. 料金体系を確認する

【その他の比較ポイント】

1. 導入実績は豊富か
2. 使用するコミュニケーションツールは何か
3. セキュリティ対策は整っているか
4. 無料トライアル期間があるか

オンラインアシスタント選びで重要な3つのポイント

オンラインアシスタントを選ぶ際は、以下の項目を確認することが大切です。導入による効果を高めるためにも、重要な3つのポイントを把握しておきましょう。

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依頼したい業務に対応しているか

オンラインアシスタントサービスに依頼できる業務は、大きく分けてバックオフィス業務と専門業務の2種類があります。バックオフィス業務では、以下のような業務を依頼できます。

主なバックオフィス業務	依頼できる主な内容
財務・経理業務	・振込・納付代行 ・記帳代行 ・入金・支払消込
人事業務	社員やスタッフの採用・管理
労務業務	・給与計算 ・社会保険関連手続き ・採用時の事務手続き

専門業務では、翻訳や通訳を依頼できるケースがあります。また、マーケティング分野では、競合他社のリサーチに加えて、企業が運営しているサイトのアクセス解析やレポート作成なども含まれます。サービスによっては、SNS運用やメルマガ作成も依頼できます。

このように、サービスの依頼範囲は多岐にわたりますが、自社にとって必要な業務を依頼できるかどうか確認することが重要です。

業務のクオリティは担保されているか

オンラインアシスタントサービスが、アシスタントを採用する際の基準を確認することも大事です。どのようなスキルと経験を求めているのか、教育背景が明確であるかなど、厳格な基準を満たす人材が選ばれているかを確認しましょう。

また、自社が依頼したい業務に関して、専門的な知識やスキルを必要とする場合があります。よって、サービス業者が専門的な分野において、経験豊富なプロフェッショナルを有しているかどうかも大事なポイントです。

そして、サービス業者が業務の品質管理をする際の、プロセス・手段も確認しておきましょう。サービス業者がどのくらい品質管理を重視しているか、品質管理の方法・定期的な品質評価と改善など、業務のクオリティが担保されているかどうかもチェックします。

料金体系を確認する

オンラインアシスタントサービスの料金体系には、大きく分けて月額料金制と従量課金制があります。月額料金制は固定の月額料金を支払えば、定められた範囲内でサービスを利用できます。また、利用量が予測しやすく、定常的にサービスを利用する企業に向いています。

一方、従量課金制は利用した量に応じて料金が発生し、利用量が増えるにつれてコストが上昇します。需要予測が難しい業務や、プロジェクトが短期間かつ不定期で行われる場合など、利用量が不安定で変動が大きい場合に適しています。

そのため、従量課金性は予算やコストを柔軟に調整したい企業に向いています。自社にとってどちらの料金体系が合っているのか、事前に把握しておきましょう。

	月額料金制	従量課金制
特徴	毎月一定の金額を支払う	使用量に応じて支払う
おすすめな企業	・サービスを定常的に利用する企業 ・利用量が安定・大まかな需要が予測しやすい企業	・利用量が不安定な企業 ・新規業務などで利用量が予測しにくい企業

オンラインアシスタントのその他の比較ポイント

オンラインアシスタントサービスを選ぶ際は、重要なポイントに加えて以下のようなポイントを比較することで、より自社に適したサービスを選択できます。ここでは、各項目について解説します。

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導入実績は豊富か

オンラインアシスタントを選ぶ際には、導入実績の確認が大切です。サービス業者によっては導入企業数を公開しており、その数によって信頼できるかを判断できます。そのため、実績は大きなチェックポイントの1つになります。

導入実績が豊富である場合、そのサービスに信頼性があると考えられ、他の企業や組織で導入が成功している可能性が高いです。他社の導入実績や成功事例を参考にすることで、サービスの信頼性と効果を評価しやすくなります。

使用するコミュニケーションツールは何か

オンラインアシスタントサービスを選ぶ際には、サービス業者とのやり取りに使用するコミュニケーションツールも確認しましょう。それは、サービス業者とのスムーズなコミュニケーションは、業務の効率化や業務の進捗に大きく影響するからです。

一般的には、メールやチャットアプリなどのツールがメインとなることが多いですが、具体的にどのようなツールを使うのかをチェックしましょう。また、自社がそれに対応可能かどうかもポイントです。

セキュリティ対策は整っているか

オンラインアシスタントサービスでは、インターネットを通じて自社の機密情報を含めたデータの共有・各種コミュニケーションを取ることが多いです。したがって、情報の漏えいを防ぐために、セキュリティ対策の実態を確認することが非常に重要です。

オンラインアシスタントのセキュリティに関しては、外部から判断するのは難しい面がありますが、何点かの判定基準があります。例えば、長期間にわたってサービスを行っている業者であれば、問題点が少なくセキュリティ面で信頼できるともいえます。

また、口コミの評価として、実際に使用しているユーザーの声や評価も参考になります。サービス業者の公式サイトなどにおいて、セキュリティに関して具体的な内容が明記されている場合には、セキュリティへの対策が十分に行われていると考えられるでしょう。

無料トライアル期間があるか

オンラインアシスタントサービスの中には、無料トライアル期間を設定しているケースがあるため、導入前に試してみるのがおすすめです。無料トライアルを利用することにより、サービスの機能や使い勝手などを手軽に評価できます。

また、実際にサービスを利用することで、自社の業務やニーズに合っているかどうかを確認でき、適合性を検証可能です。実際の業務において、どれだけの効率向上やコスト削減が見込めるかも判断できるでしょう。

さらに、サポートやトレーニングの質を評価も行えます。問題が発生した際の対応やトレーニング資料の充実度などを確認し、導入後のサポート体制の予測が可能です。

おすすめのオンラインアシスタント4選

オンラインアシスタントを活用するメリット

オンラインアシスタントを活用することで、雑務に割く時間や大幅なコスト削減を見込めます。ここでは、オンラインアシスタントを活用するメリットについて解説します。

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従業員が他のコア業務に集中できる

オンラインアシスタントは、総務・人事・経理など幅広いスキルを要しています。オンラインアシスタントを活用し、従業員が雑務や手間のかかる業務に割く時間を削減することにより、他のコア業務に集中して取り組めます。

これは、業務の効率化や生産性向上にもつながります。したがって、オンラインアシスタントは、起業したばかりで事業をスピーディーに展開したい企業や、人的リソースが限られている企業などにも適しているといえるでしょう。

直接雇用より手間・コストがかからない

通常、人手を増やすためには、求人募集を行って人材採用・面接を行い、業務が行えるまで育成をするといった手間とコストがかかります。しかし、オンラインアシスタントは、申し込みから最短数日以内にサービスを利用でき、質の高いサポートに期待が持てます。

そのため、繁忙期と閑散期に業務量の差があり、特定の時期だけ人手が欲しい場合にもオンラインアシスタントの活用が適しています。

また、直接雇用する場合は、給料・社会保険料・交通費の支給など、さまざまなコストが発生しますが、オンラインアシスタントならコスト削減が可能です。つまり、人材雇用にかかる大幅なコストカットが実現します。

第三者視点による課題点の発見が行える

オンラインアシストを利用すると、第三者視点から企業を俯瞰して見ることができ、自社内では気付かない課題点・問題点を発見することができます。

オンラインアシストは、依頼した業務内容をこなすことが基本ですが、サービスによってはアドバイスをしてくれる場合があります。現状の業務効率化を行う項目に加え、その他の効率化につながる部分を見つけ出すことにより、さらに企業の生産性を高められるでしょう。

質の向上で企業のイメージアップにつながる

オンラインアシストとして業務を担う担当者には、その部門におけるプロフェッショナルが揃っています。よって、自社内で担当者を用意するよりも、品質の高い業務をこなすことに期待できます。

企業が提供するものの質を向上させていくことにより、取引先・顧客からの評価も高まり、企業のイメージアップにつながります。また、オンラインアシストは業務の手を抜いたりサボったりということも考えられないため、安定した品質の担保も可能です。

オンラインアシスタントの導入フローと注意点

オンラインアシスタントサービスを効果的に導入する場合には、ポイントとなるフローや注意点があります。ここでは、導入フローや注意点について詳しく解説します。

1. 依頼したい業務を明確にする

オンラインアシスタントを導入する前には、自社の業務プロセスを詳細に理解することが大事です。どの業務が時間を要し、リソースを多く消費しているかを把握しましょう。また、業務の中で効率を向上させたい・リソースを削減したい業務に優先順位をつけます。

自社の業務を明確に理解することで、どの業務を優先的に依頼すべきかを判断できます。優先順位の高い業務から依頼すれば、即効性にも期待できるでしょう。

なお、すべての業務が委託可能なわけではありません。特に、機密性が高い業務や自社の従業員が持つ専門知識が必要とされる業務には、くれぐれも注意が必要です。委託可能な業務を仕分けしてリストアップし、それに基づいて依頼するようにしましょう。

2. 問い合わせ・打ち合わせ

依頼業務を明確にしたら、オンラインアシスタント業者の公式サイトや広告などを通じて問い合わせ先を特定し、導入に関する基本的な情報や質問を送信します。その際、自社の業務や導入を検討している背景なども簡潔に記載しましょう。

業者側から、問い合わせ質問内容への回答や具体的な打ち合わせが提案された場合、日程や時間、場所などを調整します。オンライン会議ツールを使用する場合は、その手続きも行いましょう。

打ち合わせに際しては、サービス内容の詳細や導入プロセス、契約条件、料金体系などについて詳しく説明を受けます。自社の要件を細かく説明し、それに対する適切なサービス提案を受けることが重要です。

3. 無料トライアルで試してから導入を決める

可能であれば、選定の候補となるオンラインアシスタントの無料トライアルを試してから、最終判断するようにしましょう。トライアルを通じて、自社のニーズに対する適合性やサービスの効果を確認し、導入の可能性を判断しやすくなります。

また、トライアル期間中に、業者のサポート体制やトレーニング資料などの質を評価できます。問題が発生した場合にどれだけ迅速に対応してくれるか、必要なトレーニングが十分に提供されるかなどを確認することが大事です。

まとめ

オンラインアシスタントは、企業が業務の効率向上とリソースの最適化を図るための強力なツールとなります。導入の際には、まず自社の業務ニーズを明確にし、信頼性のある業者を選定することが重要です。

また、導入実績の豊富な業者を選ぶことにより、サービスの信頼性と導入の効果を期待できます。その他にも、コミュニケーションツールの選定やセキュリティ対策の確認も慎重に行い、機密情報の安全性を確保することも大事です。

本記事を参考に自社の要件にマッチするオンラインアシスタントサービスを選定し、効果的な業務改善を目指しましょう。