働き方改革に対応した社会に求められる勤怠管理の新しいカタチとは

働き方改革に伴う労働基準法の改正で、企業には働き方改革に沿った勤怠管理を行う義務が課せられています。働き方改革の背景には、生産年齢人口の減少など日本の企業にとって無視できない重要な課題があります。本記事では、働き方改革に対応した勤怠管理について解説します。

目次

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1. 働き方改革とは
2. 働き方改革で企業が対応すべき課題
3. 働き方改革に沿った勤怠管理のポイント
4. 勤怠管理システムで働き方改革に対応する
5. まとめ

働き方改革とは

現代の日本は、少子高齢化という社会情勢のもとで生産年齢人口の減少傾向により、労働市場においては、将来に向けて労働力不足という課題に直面しています。このような背景もあり、労働基準法が改正され「働き方改革関連法」が制定されました。

そして、2019年4月から、この働き方改革関連法が順次施行されています。この法は「一億総活躍社会の実現に向けた最大のチャレンジ」と位置づけられ、政府主導のもとで一人ひとりが将来に向けてより良い展望を持てるような社会への移行が目標となっています。

本記事では、働き方改革の背景と目的、働き方改革で企業が対応すべき課題や労働基準法への違反の罰則、働き方改革に沿った勤怠管理のポイント、勤怠管理システムにおける働き方改革への対応方法などについて解説します。

働き方改革の背景と目的

日本における将来的な人口減少や労働力不足などの課題に対する背景として働き方改革が制定され推進されています。ここからは、働き方改革の背景や目的として、高齢化社会への対策や生産性の向上、長時間労働問題の解消などへの対応について解説します。

目的
高齢化社会への対策
生産性の向上
長時間労働問題の解消

高齢化社会への対策

日本の総人口は、2008年をピークに減少傾向に転じ、それに伴い労働人口は、2013年から2020年までは微増の推移でしたが、2020年からは減少へと向かっています。2030年には、65歳以上の高齢者の割合が日本の総人口の1/3を占めるまでに上昇すると見込まれています。

このような人口の推移の下でも、経済活動を維持していくために、高齢化社会への対策が強く求められています。その対策の一つとして、労働量の維持と労働の質の向上が必須の課題となっています。

企業に対しては、この課題の解決策として、労働人口が減少しても生産活動を維持できるだけの生産性の向上と、労働参加率を高めるための雇用対策が求められています。また、その対策の一環として「働き方改革関連法」も位置づけられています。

参考：1 高齢化の現状と将来像｜令和4年版高齢社会白書 – 内閣府

生産性の向上

企業における生産性とは、労働力や機械設備、原材料などの投入量に対して、それにより得られる製品やサービスの生産量の割合のことを指します。最近の日本における労働生産性の割合は、どのような値を示しているのでしょうか。

OECDの調査によりますと、2020年の日本の時間当たり労働生産性は、49.5ドル（5,086円）で、OECD加盟38カ国中の23位となっており、決して高い値ではありませんでした。このような結果からも、企業における生産性の向上への対応が強く求められています。

また、最近ではどの企業でも非正規雇用の従業員が増えており、正規雇用との労働条件などの格差改善による満足度向上も重要な課題となっています。この格差改善の傾向も、全体の生産性の向上に繋がる大きな要素となっています。

参考：労働生産性の国際比較2021｜公益財団法人日本生産性本部

長時間労働問題の解消

働き方改革の背景や目的の一つとして、長時間労働問題の解消への対応があります。日本における労働者１人当たりの年間総実労働時間は、過去20年間をみると、緩やかに減少し続けています。

ただ、2021年には前年を若干上回り、前年比12時間の増加となっていて、完全に減少傾向が続いているとはいえない状況となっています。特に多くの業種において、月末1週間の勤務時間が通常時間を超える勤務が多くなるという実態が明らかになっています。働き方改革の中でも特に重要視される残業管理の問題は、業務量や個人の能力差ではなく日本独自の風土に潜在的な原因があるとされ、企業全体で足並みをそろえた対策が求められています。

また、長時間労働による過労死の問題も残っていて、2021年には、「過労死等の防止のための対策に関する大綱」が閣議決定されました。このように、長時間労働問題の解消も官・民一体となって取り組んでおり、働き方改革の柱となっています。

参考：労働時間やメンタルヘルス対策等の状況｜厚生労働省

働き方改革で企業が対応すべき課題

ここからは、働き方改革を推進する上で企業が対応すべき課題として、長時間労働の是正や公正な待遇の確保、多様で柔軟な働き方の実現など、3つのポイントについて解説します。

参考：働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて～｜厚生労働省

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長時間労働の是正

働き方改革を推進するための施策として、長時間労働の是正の指針が定められています。その内容としては、残業時間の上限を設定する・一日の勤務と翌日の勤務の間に一定の休憩(インターバル)を取得するなどが制定されています。

また、１年に5日間の年次有給休暇の取得を企業に義務付ける・月60時間を超える残業は、割増賃金率を25%→50%に引上げる・労働時間の状況を客観的に把握できるように企業に義務化して、働く人の健康管理を徹底するなどの制度が導入されています。

これらの制度を徹底するために、職場の管理職の意識改革や非効率な業務プロセスの見直し・適正な納期設定による取引慣行の改善などを通して、長時間労働をなくしていくことが推進されます。また、厚労省も、周知・啓発や支援・助成を行うとされています。

正規・非正規雇用の不合理な待遇差の解消

働き方改革の目的の一つに、公正な待遇の確保があります。そのための推進の施策として、2020年4月1日から「同一労働同一賃金」が制定されました。この法の狙いは、正規雇用労働者と非正規雇用労働者との間の不合理な待遇差の解消を目指すものです。

ここでいう待遇とは、賃金や教育訓練、福利厚生施設の利用、休憩時間・休日・休暇、安全衛生対策、災害補償、解雇などを指します。

しかし「同一労働同一賃金」が制定されたにもかかわらず、総務省統計局の2022年労働力調査によると、雇用者5,689万人の内、非正規職員・従業員は2,101万人で約4割を占めています。制定後も抜け道は多く、待遇差はいまだになくなっていません。

同一企業内における、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の不合理な待遇差の解消の取り組みを通して、どのような業種や雇用形態を選択しても納得が得られる処遇が受けられ、多様な働き方を自由に選択できるよう引き続き対応が求められます。

参考：同一労働同一賃金特集ページ｜厚生労働省　

参考：労 働 力 調 査 ( 詳 細 集 計 )

参考：平成 30 年賃金構造基本統計調査の概況

多様で柔軟な働き方の実現

少子高齢化を背景とする人口減少で、企業の労働力不足が常態化しています。この原因には採用難もありますが、優秀な社員の離職を防ぐことも大事な対策になります。また、非正規雇用労働者の正社員転換に向けての充実したキャリアプランも重要です。

2012年に閣議決定された「ニッポン一億総活躍プラン」では、非正規雇用労働者の正社員転換に向けて、キャリアアップ助成金の活用促進などにより企業の取組を後押しすることが盛り込まれています。これにより正社員転換の機会が、より増えることになります。

また、出産・育児や介護による離職が企業の労働力不足の大きな原因となっています。働き方改革では、出産・育児に関しては所定労働時間短縮や残業制限など、また、介護に関しては、介護休業・介護休暇などの取得により、多様で柔軟な働き方を実現しています。

一方で、子育てや介護と仕事を両立させる手段の一つとしてテレワークがありますが、日本では依然としてテレワークの利用をはじめ、副業や兼業が認められるケースもまだまだ少ないのが現状です。

働き方改革に沿った勤怠管理のポイント

ここからは、働き方改革を推進する上で、勤怠管理に求められる内容として、正確な労働時間の管理や労働・残業時間の客観的な把握、有給休暇の取得義務化などの、8つの項目に関して解説します。

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正確な労働時間の管理

働き方改革を推進する過程において、使用者側で労働時間の正確な把握・管理のために講ずべき措置があります。まず1番目に、使用者は、労働時間を適正に把握する責務があり、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録することが必要です。

2番目に、使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、使用者が、自ら現認することにより確認し、記録する方法です。これには、使用者自ら、または労働時間管理者が、直接始業時刻や終業時刻を確認することになります。

3番目に、自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う方法です。この方法では、事前に適正に自己申告を行うことを十分に説明する必要があります。また、労働時間の記録に関する書類について、労働基準法に基づき、5年間の保存が必要です。

従業員の勤務時間の把握が義務化されたため、残業代などが発生しない管理監督者や高度プロフェッショナル制度の業務も管理対象となります。

参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省

労働時間の客観的な把握

これまで過酷な労働時間が原因で、過労死を招く事態が多くの企業で発生しました。これらの事項は、ガイドラインには違反しますが「法違反はなし」と扱われました。この対応として、2019年4月に客観的な記録による労働時間の把握が法的義務として施行されました。

この労働時間の法的な義務化により、従業員の労働時間を把握していない場合、または、特に理由なく自己申告制を採用している場合は、労働時間未把握の法令違反として是正勧告の対象となります。ただし、罰則規定は設けられていません。

また、タイムカードやICカードによる出退勤時刻や入退室時刻の記録やパーソナルコンピュータの使用時間の記録などにより、管理者が確認して従業員の労働時間が把握できる場合は、自己申告制による労働時間の申請・把握は認められません。

参考：客観的な記録による労働時間の把握が法的義務になりました｜厚生労働省

残業時間のコントロール

これまでの労働基準法では労働時間に関して、1日8時間・週40時間を原則としていましたが、法的拘束力はありませんでした。働き方改革において、時間外労働の上限規制の労基法の改正が求められ、原則として月45時間・年360時間と制定されました。

また、これまで中小企業では、月60時間を超える時間外労働に対しては、25％の割増賃金の支払いが義務化されていました。法改正後には、大・中小企業共に50％の割増賃金の支払いが義務化されました。

さらに、残業時間終了後には、従業員の健康管理のために11時間の休息時間を確保することが義務付けられます。そのため、始業時刻を遅らせて、後ろ倒しにするなどの措置が求められます。

参考：労働時間法制の見直しについて｜厚生労働省

有給休暇の取得義務化

年次有給休暇は、働く人が心身共にリフレッシュできる機会となることを目的としています

。原則として、労働者が申請する時季に与えることになっています。しかし、現実には、

同僚への気兼ねや休みにくい風潮があるため、日本の取得率は60％以下と低調でした。

この対応として、労働基準法が改正され、2019年4月から、全ての企業において、年10日

以上の年次有給休暇が付与される管理職を含む従業員に対しては、有給休暇の日数から年5日について、使用者が時季を指定して確実に取得させることが義務付けられました。

参考：年5日の年次有給休暇の確実な取得｜厚生労働省東京労働局

フレックスタイムなど変形労働に対応

働き方改革は、働く人が個々の事情に応じて、多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにすることも目的の一つです。その結果、成長と分配の好循環が推進され、働く人がそれぞれ、より良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

その選択のひとつとして、フレックスタイム制の採用があります。働く人が日々の業務の始業・終業時刻、労働時間を自ら決めることによって、生活時間と業務時間の調整・調和を図りながら効率的に働くことができる変形労働に対応する制度です。

今回の法改正では、労働時間の調整を行うことのできる期間が１か月から3か月へと延長されました。これによって、月をまたいでの調整ができるようになり、さらに柔軟な働き方の選択が可能となりました。その結果、業務遂行における生産性向上にもつながります。

参考：フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き｜厚生労働省

高度プロフェッショナル制度に対応

高度プロフェッショナル制度は、「働き方改革」の実現に向けた取り組みの一環として、2019年4月から施行されました。この制度の対象者は、一定の年収要件を満たし、高度な専門的知識などを要する業務に就く人に限定されます。

この制度の対象となる業務はさまざまですが、研究開発や取材・編集、コンサルティング、アナリスト、金融商品の開発などの業務が例として挙げられます。個人のスキルが成果に反映される業務が多く、時間と成果が比例関係にない点も共通しています。

また、従事した時間ではなく、得られた成果で業務が評価される点が特徴です。そのため、始業や終業時刻が指定されず、働く時間帯や時間配分などは対象者が決定できることになっています。勤怠管理の対象からは外れるものの健康確保措置を講じる義務があるため、高精度な勤怠管理が求められます。

参考：高度プロフェッショナル制度 わかりやすい解説｜厚生労働省

テレワークに対応

テレワークとは、就業場所・時間に縛られない柔軟な働き方を指し、働き方改革においても普及が推進されています。テレワークの就業形態として「モバイルワーク」や「在宅勤務」、「サテライトオフィス」などの3種類に分類できます。

テレワークにおける、勤怠管理システムやログ管理システムの採用は、労働時間の可視化やパソコン操作・業務内容の可視化につながります。また、オン・オフの切り替えや自己管理が苦手な人の意識改革にも有効となります。

さらに、コミュニケーションツールを用いて、業務開始時に予定の業務内容を報告して、終了時には進捗や成果の報告を徹底するなど、テレワーク運用のルールの作成も必要となります。また、クラウド型の勤怠管理システムの採用も、一つの検討ポイントになります。

参考：テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン｜厚生労働省

インターバル制度の推進

インターバル制度とは、前日の終業時刻から翌日の始業時刻の間に一定時間の休息時間を設ける制度です。そして「労働時間等設定改善法」により、企業が前向きに導入することが義務化されている制度となっています。

この制度により、労働者の最低限の睡眠時間の確保や生活時間の確保ができ、「ワーク・ライフ・バランス」を実現しやすくなると考えられており、働き方改革でも期待されている制度です。なお、条件を満たすことにより厚生労働省から助成金が受けられます。

この制度の導入に際して求められる勤怠管理システムでは、始業・終業時刻を正確に把握・管理する必要があります。そして、始業・終了時間の管理、インターバル時間の設定・管理、インターバル不足に対するアラート通知などの機能が求められます。

参考：勤務間インターバル制度をご活用ください｜厚生労働省東京労働局

労働基準法に違反した時の罰則は？

1947年に労働条件に関する最低基準などを定めた「労働基準法」が制定されました。第一章から第十三章まであり、内容としては労働契約や賃金、労働時間、休憩・休日、年次有給休暇、安全、衛生、災害補償、就業規則などの細目が制定されています。

第十三章には罰則規定があり、労働基準法の内容に違反した場合の細かな罰則が規定されています。例えば、労働者の国籍、信条又は社会的身分、女性に対して差別した場合は、六箇月以下の懲役又は三十万円以下の罰金などの罰則が規定されています。

一方、労働時間の適正な把握のために、使用者が講ずべき措置のガイドラインが厚労省より発布されています。タイムカードやICカード、パソコンによる使用時間の記録など、客観的な記録を元に時間を確認し、適正に把握することが使用者の責務となっています。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

参考：労働時間の適正な把握のために – 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

勤怠管理システムで働き方改革に対応する

働き方改革への対応として勤怠管理システムの導入がおすすめです。ここからは、勤怠管理システムの内容や、働き方改革に対応した勤怠管理システムの特徴や求められる機能について解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の労働状況を管理するシステムです。システムの導入により従業員の出・退勤時刻や遅刻、早退、休憩、欠勤などの時間の正確な把握や可視化が可能となり、適切な労働時間の管理ができるようになります。

かつては、紙のカードを使う、タイムレコーダーによる手動システムが使用されていました。最近では、ICカードのスワイプによる認識やタッチパネルなどが主流となっており、最新型では、指紋や顔認識、目の虹彩などの生体認証も導入されています。

また、働き方改革の導入により、企業には、労働時間の正確な把握が義務付けられています。さらに、残業時間の上限の規制や5日間の年次有給休暇の取得なども義務化され、これらを適格に管理する上でも、勤怠管理システムに種々の機能の搭載が求められています。

働き方改革に対応した勤怠管理システムの特徴

ここからは、働き方改革への対応した勤怠管理システムの特徴として、正確な労働時間の管理や過重労働へのアラート通知、有給残日数など正確な把握、変形労働への対応、会社外の勤怠記録機能など、5項目について解説します。

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正確な労働時間の管理ができる

勤怠管理システムの導入により、従業員の出勤・退勤時刻の記録や労働時間をリアルタイムで把握・管理できるようになるため、勤怠管理が正確に行えます。また、労働時間の集計が自動で行われ、グラフ表示など可視化も可能となります。

さらに、残業時間や深夜労働時間、休日労働時間を表示する機能もあり、働き方改革で重視されている時間外労働の上限時間を超えないための管理機能として、従業員毎の時間外労働状況を画面に表示して確認することもできます。

過重労働を防ぐためアラート通知ができる

勤怠管理システムでは、従業員の過重労働を防ぐため各種のアラートの設定が可能です。既定値を超えそうな、または、超えた残業時間や深夜残業や休日出勤の回数、勤務間インターバルの不足の回数など健康管理上の観点からのアラート設定が有効となります。

既定値を超えた場合のアラートとしては、従業員本人や管理者にメールを送信して通知を行うシステムが多いです。このアラート機能により、働き方改革に沿った適正な労働時間を指導することもできるようになります。

有給残日数など正確に把握できる

働き方改革では、年間10日以上の有給休暇が付与される従業員に対しては、5日間以上の有給休暇を取得させることが、企業に対して義務付けされています。一般的に、従業員それぞれで有給休暇の取得日や起算日も相異しますので、管理が煩雑になります。

勤怠管理システムにおける、有給休暇の管理機能としては、従業員ごとの有給休暇の消化した日数、起算日、残りの日数などをリアルタイムで正確に把握し、もし適格に取得していない場合にはアラートで通知する機能もあります。

変形労働など柔軟に対応できる

変形労働とは、繁忙期と閑散期の労働時間を柔軟に調整することです。例えば、1カ月の労働時間を1日8時間×20日で160時間とした場合、変形労働としては、月末の忙しい時期には1日10時間働き、閑散期の月初は6時間に抑えるといった調整が可能となります。

結果として月間の残業時間の削減にもなるので、企業としても残業代などのコスト抑制にもつながるため、導入や検討をする企業が増えてきています。

勤怠管理システムでは、変形労働だけでなくみなし残業制度などさまざまな労働形態にも対応が可能となります。月ごとの所定労働時間と法定労働時間の確認や、時間外労働時間の計算に加え、期日ごとの労働時間の配分にも対処し、集計や計算を行います。

会社外でも勤怠記録が可能

就業場所や時間に左右されない柔軟な働き方をテレワークと呼んでいます。テレワークには、「モバイルワーク」や「在宅勤務」、「サテライトオフィス」など、3つの就業形態があります。

テレワークの就業形態下でも、始業・終業時間を含め、労働実態の正確な把握が強く求められています。勤怠管理システムの対応としては、会社外からスマホやPCを利用し、出退勤時刻の記録ができ、就労状況をリアルタイムで把握し管理が可能となっています。

まとめ

日本では少子高齢化の傾向や労働力不足という課題の解消のために、働き方改革が推進され、企業は従業員の正確な労働時間の把握や有給休暇の消化などが義務付けされています。また、多様な働き方の実現に向けての対応も必要となっています。

それに伴い労働基準法などの法律も改正・整備され、企業に対して法制上の適用も強く求められています。このような状況への対応を、企業の勤務状況管理者に任せるには、多くの時間がかかり、負担にもなります。

このような場合の対処として、勤怠管理システムを導入することにより、解決できる課題も多く、企業としての迅速な対応が可能となりメリットにもなります。今後、働き方改革の動向も見据えて、それに対応した勤怠管理システムの導入を検討してください。