Web会議とは？メリットやテレビ会議との違い、必要なものも解説

Web会議とは、インターネット環境とPC・スマホなどのデバイスを利用して行う会議のことです。いつどこからでも会議に参加でき、コスト削減に繋がります。この記事では、Web会議のメリット・デメリットやテレビ会議との違い、実施に必要なものなどを解説します。

目次

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1. Web会議・オンライン会議とは
2. Web会議のメリット
3. Web会議のデメリット
4. Web会議とテレビ会議の違い
5. Web会議に必要なもの
6. Web会議システムの選定ポイント
7. まとめ

Web会議・オンライン会議とは

Web会議・オンライン会議とは、インターネット環境とパソコンやスマートフォンなどのデバイスを使って行う会議形式のことです。社内会議や商談・セミナー・採用面接などの用途で利用されます。

さらに、離れた場所でも顔を見ながらコミュニケーションが取れるため、リモートワークを導入している企業で活用されることが多いです。Web会議システムのアプリケーションをインストールしたり、ブラウザからアクセスしたりして参加できます。

Web会議のメリット

Web会議は、離れた場所同士でコミュニケーションが取れることが特徴ですが、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。ここでは、どのようなメリットがあるのかを詳しく解説します。

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いつどこからでも会議に参加できる

Web会議のメリットは、いつどこからでも会議に参加できる点です。Web会議は、インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできます。今まで会議に参加するためだけに出社したり、移動時間の関係で会議に参加できなかったりした方もいるでしょう。

Web会議を利用すれば、会社以外でも自宅や移動中、外出先から会議に参加できるため、スケジュール調整がしやすく機会を逃さずにすみます。

コスト削減に繋がる

Web会議を利用すれば、さまざまなコストが削減可能です。たとえば、会議の場所まで移動するための交通費や資料の印刷代、会議室を借りている場合はレンタル料も削減できます。従来遠方の会議に参加するために必要であった、宿泊費も必要ありません。

また、料金のコストだけでなく、時間的コストも削減可能です。会議に参加するための移動時間が必要ないため、他の業務に時間を当てたり、出先から会議参加後にそのまま帰宅したりするなど時間を有効活用できます。

電話やメールよりも意思疎通が容易

Web会議は、電話やメールよりも意思疎通しやすい点もメリットです。電話は声のトーンや話し方から、相手の雰囲気を掴み取るしかありません。また、メールは文面のみで冷たい印象を与えてしまったり、文章だけでは説明しにくかったりするケースもあるでしょう。

一方でWeb会議は、相手の表情が見えるため、電話やメールよりもコミュニケーションが円滑に進みます。Web上でも顔を合わせるのと合わせないのとでは、その後のコミュニケーションが誤解がなく進められるかが異なってきます。

人材採用の幅が広がる

Web会議を活用すれば人材採用の幅が広がります。なぜなら、遠方に住む求職者とも面接ができるためです。従来は面接会場へ来てもらったり、反対に企業側が地方で説明会を実施したりしていました。

しかしWeb会議を利用すれば、リモートで面接・説明会が実施可能です。さらに、海外人材の採用や国内の地方に拠点を設ける場合にも、採用活動が容易にできます。

多様な働き方に対応できる

Web会議を利用すると多様な働き方に対応できます。具体的には、リモートワークやワーケーションが可能です。リモートワークは、会社以外の場所で仕事をすることを指し、ワーケーションは旅行先で仕事をすることです。

出社せずに仕事ができれば、育児や介護をする方でも柔軟に働けて、急用ができても自宅で対応することが可能です。多様な働き方ができることで、従業員の満足度が高まり、離職率低下につながるでしょう。

BCP対策になる

Web会議はBCP対策にも利用できます。BCPとは、「Business Continuity Plan」の略称で、日本語では「事業継続計画」と訳します。災害のような緊急事態に陥った際、企業がリスクを最小限に抑え、事業を継続するための対策を示す言葉です。

Web会議を活用することで、リモートワークや地方採用ができます。拠点が分散できれば、万が一災害が起きた場合でも企業全体が被災することを避けられるのです。

また、災害時は電話よりもインターネットの方が繋がりやすい特徴があります。インターネットが繋がれば業務を行う場所を問わないため、業務が継続できなくなるリスクを抑えられます。

Web会議のデメリット

時間やコストを有効活用できて利便性の高いWeb会議ですが、いくつかのデメリットもあります。以下で詳しく解説しますので、参考にしてください。

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品質が通信環境に左右される

Web会議は、インターネットの通信環境に品質が左右される点がデメリットです。通信が不安定な場合、画質が落ちたり映像が固まったり、音声が途切れたりする可能性があります。

そのようなことが起きると、会議の進行を妨げてしまい相手にストレスを与えてしまうかもしれません。そのため、Web会議を利用する場合は通信環境が安定している場所を選ぶことが重要です。

対面の会議よりもコミュニケーションが難しい

Web会議は、対面の会議よりもコミュニケーションが難しい点もデメリットです。Web会議は、インターネット上でコミュニケーションを行うため、タイムラグが発生したり、間を取ることが難しかったりします。

話を聞く側は、相槌を打つタイミングが難しいと感じるケースもあるでしょう。離れていてもコミュニケーションが取れることはメリットですが、密なコミュニケーションを求めている場合は、直接面会した方がよいといえます。

情報漏洩などのリスクがある

Web会議はインターネット上で行うため、不正アクセスや情報漏洩などのリスクがあります。このようなセキュリティ上のトラブルが発生すると、顧客や取引先からの自社への信頼が低下し、取引停止や業績不振に繋がる恐れもあるでしょう。

特に、クラウド型のWeb会議システムを活用している場合、セキュリティ対策はシステム提供元のベンダーに依存するため、自社のセキュリティ要件を満たした、信頼できるシステムを選ばなければなりません。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議と似たものにテレビ会議があります。どちらもリモートで会議できるという点では同じですが、システムへの接続方法や使われるシーンなどが異なります。

Web会議は、社内会議・面談・商談・セミナーなど、大小関わらず幅広い用途に使われるものです。個々が所有するPCやモバイル端末からインターネットに繋ぎ、同じアプリケーションにアクセスすれば参加できます。

一方でテレビ会議は、大規模なカンファレンス、研修などに使われる傾向です。専用回線が必要で、接続する相手も同じ回線を設置する必要があります。

つまり、Web会議はどこからでもアクセスできますが、テレビ会議は専用回線がある場所でなければ接続できません。そのため、Web会議は導入コストを抑えられますが、テレビ会議は導入コストが高い傾向にあります。

	Web会議	テレビ会議
接続方法	インターネット回線	専用回線
主な用途	社内会議・面談・商談・セミナーなど	大規模なカンファレンス・研修など
コスト	低い	高い
利用できる場所	インターネット回線があればどこでも可能	専用回線がある会議室

Web会議に必要なもの

Web会議をするには、機材を揃えたり、通信環境を整えたりする必要があります。具体的には以下のような機材・環境が必要です。

【必ず必要なもの】

1. 端末（パソコン／タブレット／スマートフォン）
2. インターネット回線

【あると便利なもの】

1. カメラ
2. マイク機能付きのイヤホン

現代では、カメラは端末に搭載されていることが多いですが、より高画質を求める方は別に用意した方がよいでしょう。マイク機能付きイヤホンは、会話を聴きやすくするためや、音声を外部に洩らさないために使用することをおすすめします。

さらに機材だけではなく、次に解説するWeb会議システムが必要です。

Web会議システムの選定ポイント

Web会議システムとは、Web会議に利用するシステムのことです。カメラやマイクから映像・音声を送受信でき、チャット機能や録画機能などを搭載しています。

近年では、リモートワークが普及しているため、さまざまな企業がWeb会議システムを提供しています。そのため、どれを選べばよいか迷ってしまう方もいるでしょう。ここでは、どのような点を確認するべきか、選ぶ際のポイントを解説します。

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クラウド型かオンプレミス型か

Web会議システムには、クラウド型とオンプレミス型があり、導入の手軽さやセキュリティの高さが異なります。

クラウド型とは、ベンダーと呼ばれるシステムを提供している企業のサーバーを使用し、Web会議システムを導入する方法です。初期費用が安価で導入しやすい点が特徴ですが、セキュリティが不十分なケースもあります。

一方でオンプレミス型は、自社のサーバーにWeb会議システムを構築する方法のことです。セキュリティが強固で自由にカスタマイズできる点が特徴ですが、初期費用が高額で自社でメンテナンスする必要があります。

クラウド型とオンプレミス型のメリット・デメリットを表にまとめると以下のとおりです。

クラウド型	メリット	・初期費用が比較的安価 ・短期間で導入できる ・どの端末でもアクセスできる ・最新バージョンを利用できる ・システムを管理・運用する必要がない
	デメリット	・セキュリティ対策がベンダーに依存する ・カスタマイズが難しい
オンプレミス型	メリット	・セキュリティが強固 ・自社に合わせたカスタマイズができる ・インターネット回線が安定する
	デメリット	・初期費用が高額 ・自社でメンテナンス・運用が必要 ・社外からアクセスしにくい

音声・映像の品質をチェック

Web会議では、音声や映像の品質が高く、安定しているものを利用することがおすすめです。音声や映像の品質は、パソコンのスペックにも左右されますが、Web会議システム自体が原因のケースもあります。

音声や映像は、データに圧縮・変換され通信を介して、相手の端末へ送信・出力されます。そのため、Web会議システムの性能が低い場合、データの送受信が上手くいかず、映像が固まったり、音声が途切れたりするケースがあります。

Web会議システムを選ぶ際は口コミで評判を見たり、無料トライアルなどを活用したりして品質を確認することをおすすめします。

同時接続数は目的に見合っているか

多くのWeb会議システムは、同時接続できるユーザー数に制限があり、同時接続数はシステムやプランによって異なります。

そのため、数人程度のミーティングや数十人程度の会議、数百人〜数千人規模を想定したセミナーの開催など、Web会議システムの利用目的に応じて、見合った同時接続数のシステムを選定することが重要です。

無料プランの場合は、数十名程度までに制限されているケースが多く、有料プランの場合、同時接続数が増加するほど費用も高くなる傾向にあります。目的に対してある程度余裕を見たプラン選びも重要ですが、費用対効果にも注意を払いましょう。

自社に合った機能・操作性か

Web会議システムは、自社に合った機能を搭載したものや、使いやすいと感じるものを選びましょう。搭載機能や仕様は、製品ごとに異なります。たとえば、Web会議の他にチャット機能やファイル共有、画面録画などの機能を有するシステムもあります。

事前に、自社でどのようにWeb会議システムを活用したいのかを明らかにすると選びやすいでしょう。さらに、Web会議システムは、商談や面接の際に自社以外の方が初めて利用するケースもあります。

そのため、初めての方でも操作しやすいか、説明しやすいかなどを確認することがポイントです。品質チェック同様、無料トライアルを活用しましょう。

セキュリティ対策は万全か

企業がWeb会議システムを導入する場合、セキュリティ対策の確認は欠かせません。Web会議はインターネットに通信するため、乗っ取りや情報漏洩の危険性があります。

たとえば、以下のような対策ができるWeb会議システムがあります。

1. 会議に参加するためのパスワードを設定する
2. 会議参加前に待機室を設けて、許可がなければ入室できないようにする
3. 指定したドメインを所有する人しか入れないようにする

セキュリティ対策で設定できる内容は製品ごとに異なります。そのため、導入前にセキュリティ対策が自社の求める基準に達しているか、柔軟に設定できるのかを確認しましょう。

サポート体制は十分か

Web会議システムを提供する企業に、導入後どのようなサポートをしてもらえるのかを確認することも重要です。

システムにトラブルが発生した場合、商談の予定があれば顧客にも迷惑をかけてしまいます。もしくは導入しても使い方がわからず、社内での浸透に時間がかかるケースもあるでしょう。

そのため、使い方のマニュアルがあるかや、トラブルが発生した際にすぐに対応してもらえるのかなどを確認しておきます。中には有料ブランのみしかサポートプランがつかないケースもあるため注意が必要です。

まとめ

Web会議とは、インターネット環境とパソコンやスマートフォンなどのデバイスを利用して行う会議のことをいいます。インターネット環境、端末、Web会議システムがあれば、いつどこからでも会議に参加できる点がメリットです。

他にも、コスト削減や多様な働き方の推進、BCP対策に役立ちます。自社に合ったWeb会議システムを選ぶためには、機能や品質をチェックし、セキュリティが十分かを確認して導入しましょう。