Web会議の事前準備・進行方法を解説｜参加者の注意点・マナーも
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- コミュニケーションが取りづらいWeb会議において、事前準備は重要である
- 参加者のIT知識の差や会議内容の理解度を確認して、配慮する必要がある
- 発言方法・ミュート設定など、参加者のマナーに対する意識も重要である
近年需要が高まるWeb会議は、場所を選ばず参加できる利便性の高さが魅力です。しかし、相手の反応が見えにくいなどリモート特有の懸念点もあります。本記事では、スムーズにWeb会議を行うため、事前準備・進行方法・参加者の注意点などを解説します。
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近年需要が高まるWeb会議とは
Web会議（オンライン会議）は、インターネットを通じてビデオや音声を使って会議を行う方法です。最近では、需要が急速に高まっており、場所に関わらずさまざまな人々が参加できる利便性が理由として挙げられます。
以前は会議を行う場所に関係者すべてが集まる必要がありましたが、Web会議ならオフィスや自宅など、どこからでも参加できます。しかし、Web会議にはメリットだけでなく、いくつかの懸念点も存在します。
Web会議のメリット
Web会議は、インターネット環境と端末があれば、場所を選ばずに参加できる形式の会議です。遠方の支社や異なる国にいるチームメンバーも容易に参加できるため、時間や距離の制約なく会議を行うことが可能です。
また、従来の対面式では会議室の手配や会議資料の用意に手間がかかりましたが、オンライン会議ではシステム上で会議室を用意し、資料も電子化されたものを事前に送信するだけで済みます。そのため、手間やコストの削減に加え、効率的な情報共有が可能です。
Web会議のデメリット
Web会議のデメリットは、直接顔を合わせないことから、細かな表情や雰囲気を読み取りにくいことです。対面ではないため、微妙なニュアンスや表情の変化が見えづらく、意思疎通が難しくなることがあります。
そして、コミュニケーションの齟齬や誤解が生じることも想定され、インターネットの通信状況が悪いと、会議が途切れたり音声や映像が乱れたりする可能性が高いです。これにより、議論が途切れて参加者が不満を抱くこともあります。
Web会議進行の流れとポイント
Web会議のデメリットを払拭し、スムーズに進行するためには、Web会議の特性を把握して適切な手順に沿って行う必要があります。ここでは、基本的なWeb会議の進行手順とポイントについて解説します。
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Web会議進行の流れとポイント
事前準備のポイント
オンライン会議の成功には、事前の準備が非常に重要です。対面での会議でも大切ですが、Web会議では対面と多少内容が異なります。以下では、気軽に開催できる反面、見落としがちなポイントについて解説します。
会議の参加者や進行シナリオをよく確認する
Web会議の開催者は、会議を滞りなく進行するために、参加者や進行シナリオを事前によく確認しておきましょう。入室確認や会議中の発言促進のためだけでなく、参加者に過不足がないか事前に確認する意味でも参加者の確認は大切です。
例えば、発言はせず聞くだけの傍観者（オブザーバー）が増えすぎると、発言者が話しにくくなる可能性があります。また、参加者の中にはITツールに慣れていない人もいるかもしれません。可能であれば、会議本番前にサポートをしておくと良いでしょう。
さらに、進行シナリオを用意してシミュレーションを行っておくことも重要です。時間内に議論をゴールに導くことも開催側の司会者の役目であるため、準備は入念に行いましょう。
会議の目的・議題は事前に共有する
会議の前に目的や議題を共有するのは、参加者が準備を行いやすくするだけでなく、会議全体の効率を上げるためにも重要です。参加者が会議の目的や議題を把握していると、会議に集中でき、具体的な提案や議論がしやすくなります。
さらに、事前に資料を配布することで、会議で焦点を合わせるべき点や議論する内容を把握できます。会議の円滑な進行や効果的な議論を促進するために、これらの情報を共有することが大切です。
参加者は事前に配られた資料を通じて会議内容についての考えを整理し、会議に集中できるような準備を整えられます。
接続テストは余裕を持って行う
実際の会議が始まる前に接続状態を確認することで、問題やトラブルを事前に発見し対処できます。接続テストでは、カメラやマイクの動作確認だけでなく、画面表示の切り替えや音声のオン・オフなど、会議中に必要な機能をテストしておきます。
このテストを疎かにしてしまうと、会議中にトラブルが発生するリスクが高まります。時間に余裕を持って接続テストを行うことで、もし環境設定や操作に問題があった際にも迅速に修正できます。
また、参加者に対しても、初めて利用するWeb会議システムや接続環境が今までと変わった場合には、事前にテストを行うよう呼びかけましょう。例えば、自分の声が聞こえない、カメラが映らないなどの問題は、テスト中に発見して解決することができます。
スケジュール・入室URLはリマインドする
スケジュールや入室URLをリマインドするのは、会議参加者が確実に会議に参加するために大切です。忙しいスケジュールの中で、会議の日程やURLを忘れてしまうことがあります。
リマインダーを送ることで、参加者は会議の予定を再確認でき、会議に参加する準備を整えられます。URLや日程をリマインドされることは、会議の目的や内容を忘れないようにするのにも役立ちます。
サブファシリテーターを任命する
ファシリテーターは、会議を円滑に進行させる司会者のことです。一方、サブファシリテーターはその補助役で、参加者全体のスムーズな参加やコミュニケーションの円滑化をサポートする役割を担います。
例えば、接続トラブルや音声の問題など、急なトラブルが発生した際に即座にサポートを行います。また、チャット機能などを使って重要な情報のアナウンスを行ったり、参加者同士のコミュニケーションを促進したりと、会議の活性化を図るのが役目です。
サブファシリテーターが参加者のサポートや場の雰囲気作りを行うことで、会議全体の円滑な運営を支えます。
司会進行者は早めに入室する
司会進行者が早めにログインすることで、他の参加者が安心できる環境を整えられます。技術的な問題や接続トラブルが発生した場合も、それらに対処できる時間を確保することが可能です。
参加者が不安なく会議に参加できる環境を整えることで、会議がスムーズに進行するでしょう。そして、技術的な問題や接続トラブルがあっても、司会進行者が準備万端であれば、問題を修復してから会議をスタートできます。
また、司会進行者が一番最初に入室して参加者を迎えれば、参加者も安心して入室・待機が可能です。特に、初対面の人の場合は相手の不安も大きいことから、こうした細かな配慮が大切になります。
会議中の進行のポイント
会議中においても、開催側が気をつけるべきいくつかのポイントがあります。以下では、会議中の進行に関するポイントを解説します。
会議の目的を再確認する
会議を始める際には、進行役の者が会議の目的とゴール、想定している時間、進行の流れをすべて把握します。発言時はいきなり本題に入らず、冒頭の挨拶で会議の目的と何を決める・共有する会議なのか、終わりについて全体に共有しましょう。
また、どうして今回の会議を開くことになったのかなど、会議が開かれる経緯について簡単に解説するのも、共通認識を確かめる上でおすすめです。
参加者が発言しやすい雰囲気を作る
Web会議では、参加者が発言しやすくするための雰囲気作りが重要です。そのために、「チェックイン」と呼ばれる手法が効果的です。これは、会議の冒頭で参加者が簡単な挨拶と自己紹介をし、今の気分などを共有する方法です。
初対面の場では短い自己紹介をし合い、定期的な会議ではその日の気分や最近の関心事を話し合います。これにより、参加者同士の緊張がほぐれ、コミュニケーションがスムーズに進みます。
チェックインは心理的距離が遠くなりがちなオンライン会議で特に有効で、参加者同士の関係性を築きながら会議全体の質を向上させます。
会議の進行ルールを共有する
Web会議では、会議の進行ルールを共有することが大事です。これによって、参加者全員が会議の方向性を把握し、円滑な進行が可能となります。
例えば、発言しないときはマイクをミュートにすることで、ノイズを抑えて会話をクリアに保ちます。他の人の発言を途中で遮らないことを意識し、互いに尊重し合いながら意見を交わせます。
事前に挙手をしたり、名前を名乗ってから発言したりすれば、会話の混乱を防ぐことが可能です。発言者は「以上です」とコメントして発言を終えると、次の発言者に対してスムーズにバトンを渡せます。
さらに、カメラのオン/オフに関するルールも必要です。質問や意見を述べる際に、カメラをオンにするかオフにするかをルール化することで、参加者同士のコミュニケーションや議論が円滑に進みます。
参加者紹介と各自の役割共有をする
Web会議では参加者が誰であろうと、どのような役割を担っているのかを共有します。自己紹介や役割共有は、会議全体の円滑な進行と参加者同士の理解を深めるために欠かせません。
特に、リモート環境では同じ空間にいないことから、参加者同士の把握が難しいことがあります。誰が参加しているのかがわからなかったり、自分の存在感が薄かったりすると、発言も消極的になってしまいます。
そのため、会議の始めに参加者全員の紹介（名前や所属など）と役割共有を行うことが重要です。これにより、参加者同士が信頼関係を築きやすくなり、発言を促進できます。
ホワイトボードやチャットを積極的に活用する
Web会議において、ホワイトボード機能やチャット機能など補助的な機能の使用には大きな利点があります。
Web会議において、ホワイトボード機能やチャット機能などが有用です。ホワイトボードでは、参加者全員が同じ画面を見ながら、アイデアを共有したり整理したりできます。例えば、アイデアを書き出して、議論を促進させる場面で活用されます。
一方、チャット機能は静かに質問やコメントを送れるため、議論の途中で発言するのが難しい場合や、多くの人数での会議で発言のタイミングが被るのを避けたい場合に便利です。
チャットを通じた質問やコメントを活用することで、会議の進行をスムーズにし、発言機会が限られている人でも議論に参加しやすくなります。
全員が内容を理解しているか確認する
Web会議中は、参加者が内容を理解しているかどうかを確認することが大切です。リモート会議では、表情やちょっとした動きが見えづらいため、参加者のリアクションがわかりにくいことがあります。
そのような問題に対処するには、ファシリテーターが途中で定期的なチェックポイントを設けるのがおすすめです。会議の進行の中で「これまでの内容を振り返りましょう」といった機会を設け、参加者全員が内容を把握しているかを確かめる時間を用意しましょう。
こうしたフォローアップは、参加者が議題を理解し、議論に参加できるようにするための手法です。参加者の理解度や疑問点を把握することで誤解を防ぎ、全員が意見を出し合いやすい状況を作れます。
議題の把握が不十分な場合には追加の説明や補足を行い、全体の理解を深めましょう。
会議の終了前に決定事項と未決事項をまとめる
会議で伝えたいことの共有が終わったら、決定事項と未決事項を最後にまとめましょう。完全な会議終了の数分前にはまとめを伝える時間を設け、次回以降のWeb会議についても予定をお知らせします。
進行は時間配分を意識しつつ、リアルタイムなメモや議論の内容を振り返り、明確なまとめを伝えることが大切です。タイムキーパーがいる場合は連携しながら、会議の締めとして有意義なものであったことを伝えましょう。
会議終了時のポイント
会議終了時には議論を整理し、次のアクションを確定することで、会議の成果を最大限に活かすことができます。以下では、会議終了時のポイントを解説します。
会議を振り返り今後のスケジュールを共有する
会議終了時に振り返りと今後のスケジュールを共有し、次の段階に向けた取り組みを行いましょう。振り返りでは何が議論されたか、どのような結論に至ったかを明確にすることで、議事録も作成しやすくなります。
そして、今後のスケジュールを共有し、次回の会議や提示したタスクの締め切り、各自が取るべきアクションなどを伝えます。振り返りは議論の結果を整理し、議事録作成や参加者全体の理解を補助することが可能です。
スケジュールの共有は、議論の結果を踏まえてその後のタスクや責任を明確化する役割を担います。
参加者から感想をもらう
会議終了時に参加者から感想をもらうことは、会議の充実度を向上させるために重要です。1つの方法として「チェックアウト」があり、会議の最後に参加者が自由に意見や感想を述べる時間を設けるものです。
この時間を設けることで、参加者は自分の考えを述べるチャンスを得ます。感想のシェアによって、参加者同士のコミュニケーションの機会が増え、開催者は参加者の声を聞くことで、会議の改善点・課題も把握しやすくなります。
フィードバックを通じて会議の進行やルール、盛り上げ方について新たな視点を得て、次回の会議をより良く進めるためのヒントをつかむことが可能です。
会議の参加者が守るべきマナーや注意すべきポイント
Web会議開催側のポイントについて解説してきましたが、参加者側にも守るべきマナーや注意すべきポイントがあります。会議への参加は単なる出席だけでなく、積極的に効果的なコミュニケーションを図ることが大切です。
ここでは、会議への参加者が意識すべきポイントや注意すべき点について解説します。
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会議の参加者が注意すべきポイント
カメラはオンにして表情・相づちで反応する
Web会議でカメラをオンにすることで、参加者同士がお互いの表情や反応を見れます。顔が見えることで会話がよりリアルになり、参加者同士がお互いの表情や反応から、相手の気持ちと理解度を確かめることが可能です。
その結果、コミュニケーションがより深まり、会議の進行がスムーズになります。進行役も参加者の理解度やリアクションを見ながら、会議を進めやすくなるでしょう。
マイクは発言時以外はミュートにする
Web会議では、発言時以外はマイクをミュートにするのが基本です。複数のマイクが同時にオンになると、雑音や不要な声が入り込んでしまい、会議全体の音質・聞き取りに支障をきたす可能性があるため注意しましょう。
また、仮に参加者が発言する際にマイクをオンにしたままミュートし忘れている場合、ファシリテーターがその参加者のマイクを強制的にミュートできるツールもあります。
発言の最初と最後をわかりやすくする
Web会議での発言は、わかりやすくするために最初と最後に一言添えることが大切です。リモート環境では、発言のタイミングが難しいことがあります。そのため、自分の発言が明確に伝わるよう、発言する際には自分の名前を名乗ることも大事です。
また、発言が終わったら「以上です」といった形で締めることで、他の参加者が自分の発言の範囲を理解しやすくなります。発言内容は簡潔にまとめ、長い発言で相手に負担をかけないようにしましょう。
なお、発言が長くなる場合は、最初に「少々長くなりますが…」などと伝え、重要なポイントをまとめた後、「以上ですが、要点はこちらです」と明確に示すと良いでしょう。
内職せず会議に集中する
リモート会議では、画面上で参加者の見える範囲は限られていますが、他の参加者からの視線や関心は感じ取れます。そのため、状況によって会議中に内職をすることも可能ですが、集中力の分散や議題からの逸脱を招く可能性があるため、なるべく避けましょう。
他の参加者に敬意を示し、議題に注力することが大切です。そして、ノートや手元のメモを取ることは会議の議題に集中する手助けになりますが、他の作業やスマートフォンを使った別の仕事は、誤解を招くため控えた方が良いでしょう。
他の参加者に失礼のないよう、他の業務は後回しにして会議へ真剣に取り組みましょう。
周辺環境にも配慮する
Web会議はインターネットを通じてどこからでも参加できるのが大きな利点です。しかし、自分の周りの環境についてはある程度配慮しなければなりません。
雑音が多い場所では自分の声が上手く伝わらなかったり、他の人の発言を雑音が邪魔してしまったりする可能性があります。また、オフィスの自席で参加する場合などは、周りの席にいる人の迷惑にならないよう、イヤホンやヘッドフォンを使うなどの配慮が必要です。
なるべく、雑音と周りにいる人が気にならないような、個室ブースなどから参加するのがベストだといえるでしょう。
Web会議をスムーズに行えるシステムを導入する
Web会議を行うのに必要なのがWeb会議システムです。多種多様なシステムがありますが、それぞれ特徴が異なるため、自社に合った機能・仕様のシステムを選びましょう。
例えば、会議での画面共有やチャット機能の重要度は、企業や会議の性質によって異なります。ある企業ではリアルタイムのファイル共有が重要だとしても、別の企業ではスムーズなビデオ通話や画面共有が中心になるかもしれません。
また、操作方法もわかりやすいものが良いでしょう。無料トライアルなどで事前に試し、開催者・参加者ともに使いやすい操作性かどうか、入念に確認しておくのがおすすめです。
自社に適したシステムを選択することで、会議の円滑な進行や効果的なコミュニケーションの実現につなげられます。
WEB会議システムとは？主な機能や導入の際の比較ポイントも解説
WEB会議システムとは、パソコンやスマートフォンを使い、インターネット上で会議を行うシステムのことです。この記事では、Web会議システムの主な機能、システム導入によるメリット・デメリットだけでなく、導入の際の比較ポイントなどについても詳しく解説していきます。
まとめ
最近ではテレワーク・在宅勤務が一般的になり、多くの企業がWeb会議を活用しています。最初はやることが多く感じられるかもしれませんが、慣れてくると自然な流れで行えるようになるでしょう。
なお、Web会議システムは柔軟性や機能性などを吟味し、自社の業務やコミュニケーションの形にマッチするWeb会議システムを選択することが重要です。使用目的や参加者のニーズに適合したシステムを選ぶことで、Web会議の利点を最大化できます。
初めてWeb会議を開催する場合や、Web会議に参加する際には、本記事で解説したポイントを参考に、参加者全員で快適かつ有意義な会議になるよう心がけましょう。
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