Web会議に必要なものとは？機材の選び方や便利グッズも紹介

Web会議はリモートワークの普及により利用者が増加していますが、導入する際はPCやスマホをはじめとする機材の準備が必要です。この記事では、Web会議を行うために必要なものや選ぶ際のポイント、また、あると便利なグッズも紹介します。

目次

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1. Web会議に必要なものとは
2. Web会議にあると便利なグッズ
3. まとめ

Web会議に必要なものとは

Web会議は、離れた場所にいる人々同士がインターネットを通じて会議を行う手段です。Web会議では、音声や映像の共有だけでなく、データやアプリケーション共有、文字を使ったコミュニケーションも行えます。

Web会議はリモートワークの普及により利用者が増加していますが、導入する際はPCやスマホをはじめとする機材の準備が必要です。この記事では、Web会議を行うために必要なものや選ぶ際のポイント、また、あると便利なグッズも紹介します。

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インターネット

Web会議を行う際に欠かせない要素の一つがインターネット回線です。インターネットは、リモートで参加するデバイスをWeb会議のプラットフォームに接続するための基盤となります。

インターネット回線の品質は、Web会議の快適性や効果に直結します。高速で安定した回線がなければ、音声や映像の遅延、途切れ、画質の低下などの問題が発生する可能性があるため注意しましょう。この回線には、主に以下の3種類があります。

光回線

光回線は高速で信頼性のある通信手段で、Web会議などのオンライン活動に最適です。この回線は光ファイバーを利用し、データを光の信号で送受信します。そのため、電磁波の影響を受けにくく、通信速度が非常に速く安定性も抜群です。

高速で安定した通信は、映像や音声の遅延が少なく、途切れがないメリットがあります。これは、参加者がストレスなく会議に集中できる環境を提供することにつながります。

ただし、デメリットとして料金設定が他の回線に比べて高額であることや、開通工事が必要なことが挙げられます。また、利用できる地域が限られていることもデメリットです。

ケーブルテレビ

ケーブルテレビは、地域のケーブルテレビ局から大型アンテナで放送を受信し、それをケーブルを使って各家庭に提供するサービスです。最大のメリットとして、高速なインターネットアクセスを提供できます。

ただし、サービス提供エリアが限られていることや、インフラ整備や設備が必要なことがデメリットとして挙げられます。また、各地域ごとに異なる提供会社があるため、選択肢が限られることもデメリットです。

さらに、新規導入時には回線工事が必要であり、速度にも制約があることが課題とされます。

モバイルWi-Fi

モバイルWi-Fiは、無線通信（ワイヤレス）でインターネット接続を可能にする通信機器です。これは、持ち運びができるWi-Fiルーターのようなもので、自宅外でもインターネットを利用できるようになります。

家庭用Wi-Fiのような快適なネット環境を持ち歩くことができるので、Web会議などのオンライン作業をどこでも行えます。ただし、光回線のように安定した通信が保証されるわけではありません。

建物の種類や場所によっては電波が届きにくい場合があり、通信速度や安定性に影響を及ぼすことがあります。

Web会議システム

Web会議システムは、インターネットを介してPCやスマートフォン、タブレットなどを使って遠隔地の人と会話や情報共有ができるシステムです。

会議を行う際は実際に同じ場所にいなくても、画面を通じてコミュニケーションを取れます。Web会議システムには以下2種類の導入形態があります。

クラウド型

クラウド型Web会議システムは、外部のサービス提供者のシステムを利用する仕組みです。自社でサーバーを用意・管理する手間がなく、契約を結んでから短期間で利用できます。特に急いでWeb会議を始めたい企業や、コストを抑えて導入したい企業に適しています。

短期間の利用にも向いており、導入費用を低く抑えられることも魅力です。ただし、利用するサービス提供者の安定性やセキュリティ対策、利用規約を確認しておく必要があります。

オンプレミス型

オンプレミス型Web会議システムは、企業固有のニーズやセキュリティ要件に対応するため、柔軟性が高いシステムです。セキュリティを最重視する企業に好まれ、企業独自のポリシーや要件にマッチするようにカスタマイズできます。

その一方で、オンプレミス型はクラウド型とは異なり、企業ごとの環境に合わせてシステムを構築するため、多くの人件費がかかります。設計からテスト、リリースまでの作業が必要で、そのため初期費用が高額です。

この形式では、企業が自己管理する必要があるため、セキュリティやシステムのメンテナンスなどの責任も企業にかかります。

PC・ノートパソコン・スマホ・タブレット

Web会議に参加するためには、PCやノートパソコン、スマホ、あるいはタブレットのいずれかが必要です。PCは大きな画面で詳細な情報を表示でき、複数の情報を同時に扱うのに適しています。

スマホやタブレットは、場所を選ばず手軽に参加できる利便性があります。これらのデバイスを利用してWeb会議に参加し、リモートでのコミュニケーションや情報共有を行います。

デバイスの選択は個々の使いやすさや利便性、画面サイズ、アプリケーションのサポートなどを考慮して行いましょう。

マイクスピーカー・ヘッドセット

Web会議でのマイクスピーカーの重要性は大きいです。通常PCやスマホ、タブレットには内蔵マイクが備わっていますが、周囲の環境や通信の問題で音割れが発生することがあります。

そのため、外部のマイクスピーカーやヘッドセットを利用することで、よりクリアな音声を確保可能です。内蔵のものよりもノイズやエコーが少なく、相手にはっきりと自分の声を届けられます。

マイクスピーカー・ヘッドセットを選ぶ際は以下のポイントを考慮しましょう。

集音範囲

集音範囲とは、マイクが音声を拾える範囲です。一般的なヘッドセットは1人で会議に参加する際に使用するため、集音範囲はあまり問題ではないですが、外付けのスピーカーフォンは複数人の参加者で共有して利用する場合が多いため、適切な集音範囲が求められます。

複数人で使う場合は、周囲の音を360°まんべんなく集音できる無指向性のスピーカーフォンがおすすめです。集音範囲は、会話の快適さや音声のクリアさに影響するため、会議のニーズや環境に合わせて、適切なものを選びましょう。

有線か無線か

有線接続と無線接続の選択は、Web会議用のマイクスピーカーやヘッドセットを選ぶ際に重要なポイントです。

有線接続は、USBケーブルを使って機器につなげる方式です。ケーブルの取り回しには手間がかかる場合もありますが、一度接続すれば信頼性が高く、音声が安定します。

一方、無線接続は、ケーブルが不要なため、移動が自由で便利ですが、電波の影響を受けやすく、他の無線機器との干渉もあり得ます。そのため、信号の安定性は有線接続に比べて、やや劣ります。選ぶ際には、利便性と信頼性のバランスを考えることが重要です。

使う場所や環境、信号の安定性を重視するか、それとも自由な移動が必要かなど、自分の使い方に合った接続方式を選ぶと良いでしょう。

ノイズキャンセリング機能の有無

ノイズキャンセリング機能とは、エアコンなどの運転音や周囲の話し声などの騒音（ノイズ）を打ち消して軽減させる機能です。これは、周囲の音が発する音波と真逆の形の音波を発生させることで、互いを打ち消し合う仕組みが採用されています。

Web会議においては、マイクにノイズキャンセリング機能が搭載されていると、耳障りなノイズを排除したクリアな音声を相手に届けられるため、会話の品質が向上し、Web会議の快適かつスムーズな進行に繋がるでしょう。

Webカメラ

Webカメラはデバイスに内蔵されていることがありますが、内蔵のカメラよりも画質が優れているものを手に入れることで、映像の鮮明さや細部の表現力を向上させられます。

また、広い範囲をカバーできる広角レンズや、背景をぼかすなどの特殊な機能を持ったカメラも選択肢の一つです。基本的には映像が正常に映れば問題ありませんが、必要に応じて高画質なものを選ぶと良いでしょう。選ぶ際は、以下のポイントに注目しましょう。

首振り機能があるか

Webカメラの首振り機能は、カメラの向きを柔軟に調整できる機能です。通常、Webカメラは固定された画角で動作しますが、首振り機能を備えたカメラでは、リモコンなどの操作でカメラの向きを上下左右に変えられます。

これは、オンラインミーティングやビデオ会議中に、カメラの位置を調整したり、参加者が話しているときにカメラをその方向に向けたりするのに役立ちます。

画質

オンライン会議でクリアなコミュニケーションを実現するためには、Webカメラの画質は重要です。低画質のカメラだと、参加者の表情が不鮮明になり、手元の資料や細かい内容が見づらくなることがあります。

このような状況は会議の円滑な進行に支障をきたす場合があります。おすすめの画質は、HD（720p以上）以上の解像度です。これによって、参加者同士の表情やジェスチャー、細かい資料や文書の内容がより鮮明に伝わります。

解像度が高いと、細部がくっきり映るので、プレゼンテーションやデモンストレーションもより効果的に行えるでしょう。

共有する資料

オンライン会議では、必要に応じて共有する資料を準備しましょう。プレゼンテーションや報告書、図表などがあることで参加者が内容を理解しやすくなります。

参加者が同じ資料を見ることで、議論や話題について一致した認識を持てるでしょう。これにより、誤解や情報の漏れを防ぎ、会議の進行をスムーズにします。さらに、事前に資料を共有することで、参加者は会議に備えて準備を行い、積極的に参加できます。

静かな環境

静かな場所で会議を行うことで、他の参加者の声や音が邪魔になることなく、全員が会話に集中できます。それによって、議論や情報共有が円滑に行えるでしょう。静かな環境を確保するためには、周囲の騒音や雑音を最小限に抑えることが大切です。

外部の音や他の人の声、機械音などが会議の音声に混ざると、会話が聞き取りにくくなります。可能な限り静かな空間を用意するか、音を避ける工夫が必要です。

Web会議にあると便利なグッズ

オンライン会議をより円滑に進めるために、上記の他にも会議の効果を高めるアイテムが存在します。以下では、Web会議にあると便利なグッズについて紹介します。

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デバイスのバッテリー

会議が長時間にわたったり急な延長があったりすると、バッテリー残量が気になることもあります。そのため、予備のバッテリーを用意しておくと非常に便利です。

予備の充電器やモバイルバッテリーを準備しておくことで、バッテリー切れのリスクを軽減します。特に会議で重要な発言をする場面や、資料を共有する場面でバッテリーが切れないよう準備しておきましょう。

こうした対策を講じることで、会議への参加や発言、資料共有など、重要な局面で作業をスムーズに続けられます。

大型モニター

大型の液晶モニターは、Web会議で複数の参加者がいる場合に特に有用です。小さな画面では複数の人の顔や表情を見るのが難しく、会話や意思疎通がスムーズに行えないことがあります。

そのため、大型モニターを使用することで、参加者全員の顔や表情がクリアに表示されます。以下の表で、大型モニターの3つのタイプを解説します。

タイプ	詳細
スタンドタイプ	・会議室以外の場所でも使用可能 ・電源が必要
壁掛けタイプ	・壁に設置する ・移動には不向き
ポータブルタイプ	・小型で持ち運びに便利 ・どこでも設置可能 ・1対1の会議向き

録音・録画ツール

Web会議には、録音・録画ツールがあると非常に便利です。録音することで、Web会議での会話の全容を記録できます。

これにより、会議で取り決めたことや課題、意見の整理ができるだけでなく、参加者の意見を聞き返したり、詳細を把握したりできます。選定するWeb会議システムによっては、録音・録画機能が搭載されている場合もあります。

この機能を使用することで、会議内容を記録し、リアルタイムで会議に参加できなかった社員にも詳細な会議の様子を共有できるでしょう。

照明

部屋の明るさや光の質は、Webカメラの映像に大きな影響を与えるため、適切な照明は重要です。色温度や明るさが調整可能なLED照明を選ぶとよいでしょう。また、電源の確保が難しい場合は、USB接続可能な照明を選ぶと便利です。

適切な照明は顔の表情をクリアに捉え、背景も鮮明に映し出します。特に天候が曇りや雨で暗い場合や、部屋の照明が不足している場合に照明を利用すると、Webカメラの映像品質が向上します。

パーテーション

Web会議中、周囲の騒音や会話が気になる場合、パーテーションは非常に便利です。オフィスや共有スペースで会議を行う場合、パーテーションがあることで、他の人に画面を覗き見されるリスクや、会議内容を見られるリスクを軽減できます。

商談や面接のような静かに行いたいWeb会議には、防音性に優れた施工型が役立ちます。一方で、置き型の低いパーテーションや簡易型のものは、手軽に設置できるので、レイアウト変更に柔軟に対応できる点で利便性が高いです。

パーテーションの利点は、プライバシーや騒音対策だけでなく、集中力や会議の質を向上させられることにもあります。自分たちの空間を確保することで、より落ち着いた雰囲気で会議に集中できます。

置き型	・高さが天井まで達しない低い間仕切り ・主に机やテーブルの上に置いて使用 ・設置や移動が容易
施工型	・壁に取り付けるタイプ ・防音性が高い ・専門業者に設置を依頼する必要がある
簡易型	・簡単に設置できるタイプ ・折り畳み可能なものもある ・防音性能は他のタイプに比べて劣る

バーチャル背景

バーチャル背景とは、Web会議を行う際に選択した画像を背景に設定できる機能です。自宅からWeb会議に参加する際の注意点として、寝具や洗濯物といった生活感が映り込んでしまうケースがあります。

このような場合にも、無地の壁紙や自然風景などのバーチャル背景を設定することにより、プライベート空間を隠し、プライバシーを守りながら会議に参加可能です。バーチャル背景は、Web会議システムに搭載されている場合が多いため、チェックしてみましょう。

モバイル端末のスタンド

スマートフォンやタブレット端末などのモバイルデバイスを使用してWeb会議に参加する際は、スタンドで固定すると利便性が高まります。ずっと手で支え続けておく必要がないため、姿勢が楽になり、空いた手でメモが取れるなど、より会議に集中できるでしょう。

また、固定することで映像がブレなくなるため、画面共有もより快適に行えます。スタンドを選ぶ際は、高さや角度を調節できるものであれば、さまざまな場所で使用しやすいためおすすめです。

まとめ

Web会議を行うには様々な準備が必要です。まず、インターネット接続は欠かせません。それに加えて、会議に使うパソコンやスマートフォン・タブレットなどのデバイスが必要です。

また、クリアな音声を確保するためには、ヘッドセットやマイクスピーカーも準備しておきましょう。カメラも大事で、自分の顔や資料を共有する際に役立ちます。さらに、ビジネスの進行をスムーズにするためには、録音・録画ツールがあると便利です。

加えて、会議の内容を記録することで後から確認し、参加できなかった人に情報を提供できます。準備が整えば、円滑なコミュニケーションが可能になります。そのため、しっかり準備を行い、Web会議の環境を整えることが大切です。