Web会議システムの機能一覧｜導入時にチェックしたい項目も解説

オンラインで会議ができるWeb会議システムには、さまざまな機能が備わっています。音声・映像による通話はもちろん、ファイルの共有や録画といった機能もあり、商談やセミナーで有用です。この記事ではWeb会議システムの機能一覧や選ぶ際にチェックしたい項目を解説します。

目次

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1. Web会議システムとは
2. Web会議システムの基本的な機能一覧
3. Web会議システムにあると便利な機能一覧
4. Web会議システムを選ぶ際にチェックしたい項目
5. まとめ

Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネットを通じて、遠隔地にいる相手とリアルタイムで対話できるツールです。対面せずとも音声・映像を共有できることから、リモート会議だけでなく、商談・セミナー・企業説明会など様々な場面で用いられています。

Web会議システムには様々な種類があり、それぞれ搭載機能やカバーできる業務範囲が異なります。そのため、Web会議システムを選ぶ際は、自社が求める機能の有無を確認することが大切です。

Web会議システムの基本的な機能一覧

Web会議システムの機能は、製品によって異なりますが、一般的には次のような機能が搭載されています。各機能の内容や期待できることをご紹介します。

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音声・映像の共有

音声・映像の共有機能とは、画面越しに対話するために必要な機能で、いわゆる「ビデオ通話機能」にあたります。Web会議システムでは、インターネット上のサーバーを介して互いの映像・音声を交換することで、リアルタイムでの対話を可能にします。

音声・映像の共有機能の品質は、Web会議システムによって大きく異なります。音声・映像が乱れたり頻繁に途切れたりすると、Web会議を円滑に進められないため、自社が求める品質が担保されているか、導入前に必ず確認しましょう。

なお、音声・映像の品質は、Web会議システムだけでなく、端末・通信回線にも影響を受けます。これらの点も併せて確認しておくのがおすすめです。

ファイルの共有

ファイルの共有機能とは、会議資料などのファイルをWeb会議の参加メンバーに提示できる機能です。Web会議システムの中には、通話中の画面と資料用の画面を並べて表示できるものもあります。

遠隔地にいる相手と資料を共有するには、メールやチャット機能を用いてファイルをやりとりする必要があります。共有すべきファイルが多い場合は、手間と時間がかかるため、時には会議が中断することもあるでしょう。

一方、Web会議システムのファイル共有機能では、その場で即座にファイルを共有でき、このようなリスクを回避できます。また、全員が同一のファイルを見ながらやりとりできるため、資料が複数ある場合に見間違いを防げる点もメリットです。

デスクトップ共有

デスクトップ共有機能は、自分が見ている画面をWeb会議の参加メンバーに共有できる機能です。Web会議システムによっては、デスクトップ共有機能を通じて、相手の端末をリモート操作できるものもあります。

この機能は、遠隔地の相手に、新しいアプリやツールの操作方法を説明するのに適しています。実際の操作方法をデモンストレーションすることで、視覚的な理解を促せるためです。

また、システムのトラブル時にも、担当者は相手の端末をリモート操作することで、解決にあたれるメリットがあります。相手のもとを直接訪問せずとも、システム関連の業務を遂行できるため、IT部門担当者の負担を大きく軽減できるでしょう。

テキストチャット

テキストチャット機能とは、チャット形式でメッセージをやりとりできる機能です。対話に加え、テキストでやりとりすることで、会議の内容を補完できるメリットがあります。

また、テキストチャット機能を使うことで、参加者の質問・意見を効率よく集められる点もメリットです。特にWeb会議は、映像や音声にタイムラグが生じることがあり、このために参加者の発言が重複するケースも多くみられます。

あらかじめテキストチャット機能に質問や意見を表示することで、このような事態を回避しやすくなります。また、過去の質疑応答・意見をテキストとして残しておくことで、類似の発言を削減でき、その結果として会議時間の短縮化が期待できます。

ホワイトボード

ホワイトボード機能は、Web会議の参加メンバーがオンライン上のホワイトボードを共有できる機能です。マウス・キーボード・ペンタブレットなどを用いて、ホワイトボードにテキスト・図・表などを描画できます。

ホワイトボードを用いることで、情報を視覚的に確認できるため、会議の内容についてより深い理解を促せます。Web会議システムの中には、ホワイトボード用として、フローチャートやマインドマップなどのテンプレートが用意されているものもあります。

録音・録画

録音・録画機能は、Web会議システムの映像・音声を記録できる機能です。この機能を用いることで、Web会議にリアルタイムで参加できなかった方も、会議の様子を詳細に知ることができます。

また、過去の資料として見返すほか、Web会議の内容を社内研修・セミナー用の資料にする際にも便利です。

Web会議システムにあると便利な機能一覧

Web会議システムによっては、Web会議を円滑に進めるために、次のような便利な機能を備えています。各機能の内容や期待できることをご紹介します。

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外国語翻訳

外国語翻訳機能とは、Web会議上での発言をリアルタイムで他言語に翻訳し、画面に字幕表示させる機能です。

外国人とWeb会議を行うには、別途翻訳システムを利用する方法もあります。しかし、翻訳のためのタイムラグが生じるため、会議の進行を妨げる恐れがあります。

外国語翻訳機能を備えたWeb会議システムであれば、このようなリスクを低減できるでしょう。相手に訛りがある場合や、通信環境上の問題で音声を聞き取りづらい場合にも、相手の発言を字幕表示してくれる翻訳機能は便利です。

外国語翻訳機能の精度は、Web会議システムによって大きく異なります。システムの導入前に、自社が求める品質かどうか、無料トライアルなどでの確認がおすすめです。併せて、自社が翻訳を希望する言語に対応可能かどうかも、導入前に必ず確認する必要があります。

アンケート

アンケート機能は、Web会議の参加メンバーにアンケートを実施できる機能です。アンケートの配布・回収のほか、投票機能を備えたものもあります。

アンケート機能を用いることで、参加者の疑問や意見を効率よく回収できます。たとえば、質疑応答の前にアンケートを取ることで、割合が多い疑問や意見を抽出できるため、的を絞った解説・回答が可能になります。

文字起こし

文字起こし機能とは、会議上の音声を自動でテキスト化する機能です。Web会議システムによっては、テキスト化したデータを記録できるものもあります。会議上の発言がリアルタイムで字幕表示されるため、耳の不自由な方でも会議に参加できるメリットがあります。

また、文字起こし機能でテキスト化したデータは、そのまま会議の議事録として応用できる点もメリットです。従来のように、録音データを聞き返しながらパソコンに打ち込むといった手作業を削減できるため、議事録作成担当者の負担を軽減できます。

ノイズキャンセリング

ノイズキャンセリング機能とは、周囲の会話・物音などの会議と無関係な雑音を軽減させる機能です。周囲の雑音を軽減することで、会議の発言者の声が聞き取りやすくなるメリットがあります。

Web会議には、カフェ・公園・ホテルのロビーなど、様々な場所から参加することも多いです。ノイズキャンセリング機能を用いることで、雑音が多い場所から会議に参加する場合でもクリアな音声を確保でき、会議を円滑に進行できます。

Web会議システムを選ぶ際にチェックしたい項目

Web会議システムを選ぶ際は、上述のような機能以外にも、次のような項目に注目することが望ましいです。各項目の内容や注意点をご紹介していきます。

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提供形態

Web会議システムの提供形態は、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類です。両者の違いとして、クラウド型はWeb上で提供されているクラウドサービスを利用するのに対し、オンプレミス型は自社でサーバー機器を設置して構築を行います。

それぞれ特徴やメリット・デメリットが異なり、企業によって適した提供形態があるため、自社の要件に沿って選定することが重要です。以下の比較表で、クラウド型とオンプレミス型の特徴・メリット・デメリットをまとめます。

提供形態	特徴	メリット	デメリット
クラウド型	Web上で提供されているクラウドサービスを、インターネットを介して利用する	・コストを抑えられる ・サーバー管理の手間がかからない ・スムーズな導入が可能	・カスタマイズが難しい
オンプレミス型	自社でサーバーを設置して構築する	・自社の要件に合わせた柔軟なカスタマイズが可能 ・ランニングコストを抑えられるため、長期的に見ると割安な場合もある	・初期費用が高額 ・サーバー管理の手間とコストがかかる ・導入に時間がかかる

同時接続可能な人数

Web会議システムによって、同時に接続できる人数、つまりWeb会議システムに参加できる人数が異なります。

同時接続可能数が少ないシステムは、利用料金が比較的安い傾向があります。用途が小規模な会議・商談に限定されており、かつシステムコストを抑えたい企業におすすめです。

一方、100〜500名などの大人数が同時接続できる製品は、社内研修やセミナーなどにも応用できるメリットがあります。ただし、コストも高額になるため、自社の用途や予算と比較しながら選ぶことが大切です。

会議時間

Web会議システムの多くは、1回あたりの会議時間に上限が設けられています。基本的には、制限時間を超えた時点で参加者全員が強制退場になるため、1回あたりの会議時間は必ずチェックすべきポイントです。

なお、会議が可能な時間は、システムの種類だけでなく、参加人数やプランによっても変動します。

たとえば、同じシステムでも、1対1の会議であれば24時間可能ですが、3名以上は1時間までの制限が課される場合があります。あるいは、無料プランは40分まで、有料プランなら無制限のような設定がなされているシステムもあります。

このように、会議時間を考える際は、「時間」だけでなく、「人数」「料金・プラン」にも注目するのがおすすめです。

通信品質

Web会議システムで特に重視すべきポイントが、通信品質です。たとえば、次のようなポイントに注目しましょう。

1. ノイズが入らないか
2. タイムラグが小さいか
3. 映像・音声の中断がないか

特に大人数が参加するWeb会議は、通信品質が低下しやすくなる点に留意しましょう。映像・音声上のトラブルが頻発すると、参加者がストレスを感じるほか、会議の続行自体が難しくなります。

自社が求める通信品質が担保されているかどうかは、システムの導入前に必ず確認しましょう。通信品質を確認するには、無料トライアルなどを利用し、実際にWeb会議を行うのがベストです。

セキュリティ対策

Web会議システムを選ぶ際は、製品のセキュリティ精度も要チェックです。Web会議の多くは、インターネット上のサーバーを介して行う以上、第三者の不正なアクセスのリスクがつきまといます。

たとえば、次のようなセキュリティ機能を備えたWeb会議システムがおすすめです。

1. 通信の暗号化
2. IPアドレスの指定
3. 接続IDの設定
4. 端末認証機能

特にクラウド型のWeb会議システムでは、セキュリティ精度が製品の提供会社によって大きく異なります。契約前に、提供会社にセキュリティ対策の内容を確認することが大切です。

ファイル保存容量

ファイルの保存容量も、Web会議システムの導入の際にチェックすべきポイントです。保存容量が小さいシステムの場合、大容量のファイルをアップロードやダウンロードすると、通信速度が著しく低下する恐れがあります。

スムーズに会議を行うためにも、何GBのファイルに対応できるのかは、事前に確認しておくことが大切です。保存容量を超えるファイルを共有する際は、メール添付などの別手段を取ることをおすすめします。

料金プラン

Web会議システムによっては、複数の料金プランが用意されていることがあります。特に無料プランと有料プランでは、次のような項目で差が出ることが多いです。

1. 参加可能人数
2. 会議時間
3. ファイルの保存容量
4. デスクトップ共有機能
5. 録画・録音機能
6. 文字起こし機能
7. サポート体制

料金プランを考える際は、上記のような項目を確認し、自社の要件に沿ったプランを選ぶことが大切です。

アプリやアカウントの必要性

Web会議システムによっては、専用のアプリのインストールやユーザーのアカウント登録が必要になります。この点も、Web会議システムの導入前に確認すべきポイントです。

アプリ・アカウントが不要なWeb会議システムの多くは、発行した会議用URLにアクセスすることで、会議に参加できます。インストールやアカウント登録の手間がかからず、誰でも手軽にWeb会議に臨める点がメリットです。

一方、アプリ・アカウントが必要なシステムは、会議の参加者を制限できる点に強みがあります。セキュリティを強化したい場合は、こちらのWeb会議システムが望ましいでしょう。

他システムとの連携性

Web会議システムを選ぶ際は、他システムとの連携性に注目するのもおすすめです。たとえば、カレンダーアプリと連携できるものは、会議の予定日が近づくと自動でリマインドできます。

あるいは、ファイル共有機能がないWeb会議システムでも、チャットツールなどと連携させることで、会議資料のスムーズな共有が可能になります。自社の用途やニーズに合った連携性があるかどうか、システムの導入前に確認しましょう。

直感的な操作性

Web会議システムは、シンプルな画面設計で直感的な操作が可能であるかも重要です。基本的に、機能性が豊富になるほど操作は複雑化して使いこなすのが難しくなる傾向にあり、社員のIT知識に見合わない場合は、活用されにくくなるでしょう。

社内にスムーズに定着させるため、まずは必要な機能を絞り込んで導入し、十分に慣れてから必要に応じて拡張させていくことをおすすめします。また、企業によっては、社員間のIT知識に格差がある場合もあるため、すべての社員が使いこなせるシステム選定が重要です。

まとめ

Web会議システムは、インターネット経由で、遠隔地にいる相手と画面越しに対話できるシステムです。会議のほか、商談・セミナー・企業説明会にも応用できます。

Web会議システムの基本機能は、音声や映像の共有機能、ファイル共有機能、デスクトップ共有機能です。特に音声や映像の共有機能は、Web会議の進行品質を左右するため、無料トライアルなどを利用して精度を確かめておくことをおすすめします。

なお、Web会議システムは、製品や契約プランによって、会議の参加人数や会議時間、ファイル保存容量が異なります。自社の要件に沿った機能・サービスを有したWeb会議システムを導入し、会議の効率化を図りましょう。