Web会議システムの仕組みとは？テレビ会議システムとの違いも解説

Web会議システムは、リモートワークの普及などを理由に利用者が増加しています。しかし、システムの仕組みについては詳細に把握していない場合が多いでしょう。本記事では、Web会議システムの仕組みやメリット、テレビ会議システムとの違いなどを解説します。

目次

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1. Web会議システムとは
2. Web会議システムの仕組み
3. Web会議システムの仕組みがもたらすメリット
4. Web会議システムの仕組みのデメリット
5. Web会議システムの導入ステップ
6. Web会議システムとテレビ会議システムの仕組みの違い
7. まとめ

Web会議システムとは

Web会議システムとは、PCやモバイル端末をインターネットに接続し、離れた場所にいる人とコミュニケーションが取れるシステムのことです。

Web会議システムのサーバーを介して、映像や音声をリアルタイムで共有できるため、社内会議・商談・セミナー・採用面接などに活用されています。働き方改革の推進でリモートワークが普及したことから、Web会議システムを導入する企業が増加しています。

さらに、Web会議システムには画面・資料共有機能、チャット機能、録画機能といった機能が搭載されているケースが多く、複数のシステムを活用する必要がなくなり、コスト削減や生産性向上にも期待できます。

Web会議システムの仕組み

Web会議システムの仕組みには、接続形態によって分かれる方法と、音声・映像処理の構成における仕組みが存在します。ここでは、Web会議システムの仕組みについて詳しく解説します。

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接続形態

Web会議システムは、PCやモバイル端末からインターネット上のサーバーにアクセスして利用する仕組みです。サーバーには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型とは、Web会議システムを提供している企業が管理するサーバーにアクセスする方法のことです。一方、オンプレミス型は自社が管理するサーバーにWeb会議システムを導入し、オフラインでも利用可能な方法のことをいいます。

クラウド型とオンプレミス型の違いをわかりやすくまとめると、以下のとおりです。

クラウド型	管理者：ベンダーが管理を行う。最新バージョンのアップデートやセキュリティ対策のレベルもベンダーに一任される
	メリット：初期費用が安価で手軽に導入できる。システムの管理を任せられるため、業務負担の軽減が可能 デメリット：セキュリティ対策が不十分な可能性がある
オンプレミス型	管理者：自社で管理。自社内にサーバーを構築し、アップデートや改修の対応をすべて行う
	メリット：カスタマイズ性が高い。セキュリティレベルをクラウド型よりも強化できる デメリット：サーバーの構築に時間がかかる。初期費用が高く自社内にシステムを管理できる人材が必要

音声・映像処理の構成

音声や映像を処理する仕組みとしては、まずPCやモバイル端末のカメラとマイクから映像・音声データを取り込みます。そして、取り込まれたデータを圧縮・変換（エンコード）し、インターネットを介して相手の端末に送信されます。

エンコードして送られたデータは相手の端末で複合（デコード）され、相手の端末に映像と音声が流れる仕組みです。双方向でデータのやり取りをすることで、円滑なコミュニケーションが図れます。

コーデックとは

コーデックとは、音声と映像データをエンコード・デコードするためのソフトウェアのことです。Web会議における音声・映像の質を左右するため、性能が良いものを選ぶことが重要です。

コーデックには、「ソフトウェアタイプ」と「ハードウェアタイプ」の2種類があります。ソフトウェアタイプは、パソコン本体のCPUを使ってデータを処理する方法です。

Web会議システムでは、主に「ソフトウェアタイプ」が使われる傾向にあります。CPUの性能が高いほど、データの送受信の速度や品質が高くなる点が特徴です。

一方、ハードウェアタイプは、コーデックのソフトウェアが内蔵されたカメラやマイクなどの機材を指します。リモートでの会議に特化した機材であるため、データ処理の安定性や処理能力の高さが特徴です。

Web会議システムの仕組みがもたらすメリット

Web会議システムには、時間と場所を問わず会議に参加できるなど、いくつかのメリットが存在します。ここでは、Web会議システムの仕組みがもたらすメリットを解説します。

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時間と場所を問わず会議に参加できる

Web会議システムの仕組みを取り入れることで、時間と場所を問わず会議に参加できます。Web会議システムは、インターネット回線を利用して端末をつなげる仕組みのため、通信環境さえ整っていれば、いつでもどこからでも会議に参加可能です。

企業において、会議に参加する人数が多いほどスケジュールを合わせるのは難しいです。しかし、Web会議システムは移動時間や出先からでも参加可能であるため、隙間時間を有効活用しやすく、会議への参加率を高められます。

移動費用や資料の印刷代を削減できる

Web会議システムの仕組みを取り入れることで、移動費用や資料の印刷代が必要なくなり、コスト削減につながります。自宅や出先からも参加できるため、会議のためだけに会社に出社せずに済み、資料はWeb上でデータとして配布可能です。

また、大人数の会議の場合には、有料の会議室を借りることもあります。その点、Web会議システムで会議を開けば、各々の自席から会議に参加できるため、スペースの確保に費用をかける必要もありません。

情報共有の迅速化で業務の生産性向上

Web会議システムの仕組みを取り入れると、業務の生産性を向上させることができます。なぜなら、次回の出社まで情報共有を待つ必要がなく、隙間時間で素早く会議を行えることから、情報共有が迅速化するためです。

さらに、オフィス内に限らず自宅からでも会議に参加できるため、リモートワークが可能になります。参加者のスケジュール調整を細かく行う必要がなく、柔軟な働き方と時間の使い方を実現できるため、コア業務に費やす時間を増やして生産性を向上させられます。

売上の機会損失を防ぐことにつながる

営業担当者は出先で商談を行うことも多く、一度会社に戻ってから会議を行うよりも、その場で商談につなげた方が成約につながる可能性が高くなります。そのため、外出先からWeb会議を行える環境を整えておけば、売上の機会損失を防ぐことができます。

特に、出張先での商談においては、後にまとめて会議を行うことで商談の機会を逃してしまうことも多いでしょう。その点、Web会議システムであれば商談相手とのコミュニケーションを強化しつつ、必要な資料の提供なども迅速に行うことが可能です。

緊急時の相互連絡として活用できる

Web会議は通常業務に加え、緊急時の相互連絡としても活用できます。例えば、地震などの災害が発生した際、早急な復旧作業を行う必要がありますが、Web会議システムを活用することでカバーできる業務範囲が広がります。

また、離れた場所にいる従業員に対する安否確認としても利用でき、カメラ・マイクを通して被害状況の確認も行えます。近年では、働き方改革の影響から在宅勤務も増えているため、Web会議システムはさまざまな面での貢献が期待されます。

Web会議システムの仕組みのデメリット

Web会議システムの仕組みは便利ですが、場合によっては企業にとってマイナスに働くこともあります。ここでは、Web会議システムの仕組みのデメリットを解説します。

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品質が通信環境に左右される

Web会議システムは、自宅や外出先の通信環境に左右される点がデメリットです。Web会議システムは、インターネット回線を利用して相手の媒体と通信を行います。そのため、どちらかの通信環境が不安定な場合、映像と音声の品質が劣化する可能性があります。

画質の低下や回線が途切れることによる音声の切断をはじめ、会議自体が開けないことも考えられます。したがって、Webシステムを取り入れる際には、関わる環境すべてにおいて、通信環境が整っていることが重要です。

セキュリティリスクがある

Web会議システムはインターネットを利用する仕組みであるため、常にセキュリティリスクを伴います。セキュリティリスクには、ID・パスワードの不正利用による不正アクセス、情報漏洩などが挙げられます。

仮に不正アクセスされた場合、第三者に会議の内容を聞かれたり資料を見られたりして、情報漏洩につながります。よって、セキュリティリスクに不安を抱く場合には、有料のWeb会議システムやセキュリティ対策の高いプランを導入することがおすすめです。

Web会議システムの導入ステップ

Web会議システムのメリットとデメリットを踏まえた上で、Web会議システムの導入を検討する際には、流れに沿って取り組むようにしましょう。ここでは、Web会議システムを導入するための具体的なステップを解説します。

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利用するシステムを選定する

Web会議システムにはさまざまなタイプのシステムが存在します。システムごとに利点は異なり、用意されたプランによって利用人数やセキュリティ対策にも違いがあります。

そのため、Web会議への参加者が使いやすい操作性であるか、目的とする機能が搭載されているか、ソフトウェアの通信に安定性が確保されているかなどを十分に確認し、自社が求めるWeb会議を実現できるかを比較検討してシステムを選定しましょう。

ソフトウェアをインストールする

利用するシステムを決めたら、まずはソフトウェアをインストールしましょう。個人が所有するPCやモバイル端末にソフトウェアをインストールし、環境を整えます。インストールする際はCPUの性能を事前に確認し、PCの容量が足りるかも把握しておきましょう。

なお、クラウド型のWeb会議システムを利用する場合、ID・パスワードとインターネット環境があれば、どの端末からでもアクセス可能です。したがって、セキュリティを考慮するのであれば、会社支給の端末のみインストールを許可するのが良いでしょう。

カメラ・音声機器の準備

インストールが完了した後は、カメラや音声機器などの備品を揃えましょう。スマートフォンをはじめ、近年のPCにはカメラやマイク機能が備わっていることが多く、そのままでも利用できますが、品質向上のためには専用の機材を使うことがおすすめです。

仮に画質が悪かったり音声が聞き取りづらかったりすると、双方にストレスを与えてしまいます。さらに、会議の内容を漏らさないためには、マイク付きのイヤホンを着用することも大切です。

Web会議システムとテレビ会議システムの仕組みの違い

Web会議システムと似たシステムに、テレビ会議システムがありますが、2つには明確な仕組みの違いがあります。ここでは、Web会議システムとテレビ会議システムの違いについて解説します。

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使用する回線の違い

Web会議システムとテレビ会議システムでは、使用する回線が異なります。Web会議システムはインターネット回線を利用するのに対し、テレビ会議システムではP2P接続を行う専用回線を利用します。

Web会議システムは、PCやモバイル端末からどこにいても接続できる点がメリットです。一方、テレビ会議システムは通信の安定性が高いため、高画質・高音質のやり取りが可能な点がメリットです。

コーデックの種類の違い

Web会議システムとテレビ会議システムでは、コーデックの種類も異なります。Web会議システムは、データを送受信する一連の処理の流れに、ソフトウェアタイプのコーデックが使われています。

一方、テレビ会議システムは高い処理能力が求められるため、ハードウェアタイプのコーデックが使われる傾向です。

Web会議システム・テレビ会議システム比較一覧

Web会議システムとテレビ会議システムの違いを、以下の表にまとめました。Web会議システムとテレビ会議システムにおけるメリット・デメリットを把握し、導入の際に比較検討するようにしましょう。

	Web会議システム	テレビ会議システム
メリット	・インターネットがあればどこでも使用可能 ・どのモバイル端末でもアクセスできる ・安価で導入しやすい	・通信の安定性が高く、高画質・高音質で届けられる ・広い会議室に設置できる
デメリット	・通信が不安定な場所ではつながりにくい ・セキュリティ対策がベンダーに依存する	導入費用が高額な傾向にある・各拠点に専用の機械を設置する必要がある ・特定の場所でしか利用できない
用途例	社内会議・商談・セミナー・研修（勉強会）・採用面接	社内会議・カンファレンス・海外拠点との会議

まとめ

Web会議システムとは、PC・モバイル端末をインターネットに接続し、離れた場所にいる人とコミュニケーションが取れるシステムのことです。

一方の端末から取り込んだ音声と映像データを変換・送信し、もう一方の端末が受信することで、遠隔でもリアルタイムなコミュニケーションが図れる仕組みとなっています。

Web会議システムと似たシステムにテレビ会議システムがありますが、Web会議システムは端末とインターネット環境があれば、どこでも通信できる点がメリットです。移動を減らし、生産性を高めたいと考える場合は、Web会議システムの導入を検討してみましょう。