GPS打刻とは？機能や選び方、メリットや比較ポイントを解説

GPS打刻は、スマートフォンやタブレットなどのGPS機能を利用することで、出社時や退勤時の打刻を行える機能です。この記事では、GPS打刻の機能や選び方、導入のメリットやデメリット、システムを選ぶ際の比較ポイントなどについて詳しく解説していきます。

目次

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1. 勤怠管理システムのGPS打刻機能とは
2. GPS打刻で勤怠管理をするメリット
3. GPS打刻で勤怠管理をするデメリット
4. GPS打刻導入の比較ポイント
5. まとめ

勤怠管理システムのGPS打刻機能とは

GPS打刻機能とは、スマートフォンなどの位置情報を使って、出社や退社の時間を記録する勤怠管理システムの機能です。記録するときの時間や場所も一緒に記録されます。GPS機能が搭載されている端末があれば、簡単に出退勤の打刻ができるので便利です。

通常の勤怠管理システムだと使いにくい外回りの営業職の方や、テレワークの方なども利用しやすいです。また、フレックス制やシフト制を導入している場合など、従業員ごとに出退勤の時間が異なり管理が複雑な場合も働く時間を正確に記録できます。

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従業員の位置情報と打刻された時間を同時に把握できる

GPS打刻機能は、スマートフォンやタブレットなどのGPS機能を利用して、従業員の出退勤の時間を記録し、同時に位置情報も取得します。この機能により、どこからでも勤怠の記録が可能です。フィールドワークやリモートワークのような、オフィス外での勤務が多い方や職種にも向いています。

この機能を利用するメリットは、打刻と同時に位置情報が自動的に取得され、その情報が記録される点です。これは位置情報を無効に設定している場合でも、打刻した時点の位置情報と打刻時間が記録され、会社側など管理者に開示されるので虚偽の申告ができません。

スマートフォンによる打刻が営業職やテレワークでも使いやすい

オフィス外での業務が必要な営業職の方やリモートワーカーにとっては、通常の勤怠打刻システムだと利用しにくい場合があります。GPS打刻機能付きの勤怠管理システムは、アプリをインストールし、入力するだけで場所にこだわらずに出勤や退勤の打刻が可能です。

そのため、自宅での作業時間や訪問先での勤務時間を正確に記録できます。リモートワークを導入している会社など、勤務実態がわかりづらい場合でも透明化や営業の効率化が可能です。

GPS打刻で勤怠管理をするメリット

ここからは、GPS打刻機能付きの勤怠管理システムを利用するメリットについてご紹介します。GPS打刻機能によって提供される出勤・退勤時刻の正確な記録により、公平で透明性のある勤怠管理が可能です。また、不正打刻や打刻漏れといった問題も防げます。

また、手動での処理ではないので人為的ミスを減らし、従業員の勤務実態を正確に把握しやすく勤怠管理を効率化できます。さらに、導入しやすいので、目的に合わせてさまざまな企業で活用可能です。

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不正打刻や打刻漏れを防止できる

出勤・退勤時刻を従業員のGPS位置情報に基づいて自動的に記録するため、意図的な不正打刻や打刻漏れが防げます。なかには打刻可能範囲を設定できるジオフェンシング機能が搭載されたものもあり公平性と透明性の向上を図る一方で、クラウド給与計算システムなどとの連携が可能なサービスも増えています。

そのためGPS打刻機能の利用によって、正確な勤怠情報を取得し過不足なく給与計算を行えるので、人為的なミスが減少し業務の精度や効率化が見込めます。また、正確な時間が記録できるので、時間外労働の把握や管理もしやすいです。

勤怠管理業務を効率化できる

従来の手作業による勤怠管理は、人為的ミスも発生しやすいです。しかし、GPS打刻機能付きの勤怠管理システムを利用すれば、従業員の出退勤時間の記録を自動化できます。そのため従業員自身が打刻する手間を省け、会社側が打刻を確認・修正する作業も不要です。

また記録されたデータはデジタル化されるため、勤怠データの分析やレポート作成、記録の保管といった業務などでも取扱いがしやすいです。手動で行っていた業務の時短ができ、効率化に繋がります。

勤務実態や労働時間を正確に把握できる

従業員の位置情報と時刻を自動的に記録するため、出勤・退勤時間や勤務地点のデータが確実に記録され、手作業による勤怠管理より正確な労働時間の計測が可能です。また、リアルタイムでデータを更新し、必要に応じて分析やレポート作成を行えます。

これにより、労働時間の適正な管理や、時間外労働などによる過労も防ぎやすくなります。そのため労基法を遵守しやすいので、法規のリスクを抑えたい会社側にとってもメリットです。

GPS打刻で勤怠管理をするデメリット

GPS打刻機能は、正確な勤怠管理と業務効率化のために便利な機能です。しかし、GPSに対応していない端末や環境などの要因で、位置情報が取得できない事態の発生などもありえます。

また、OSやアプリのアップデートを定期的にしていないと、正常に動作しない可能性もあります。これらのデメリットも理解し、どのように対処すべきかをあらかじめ検討しておきましょう。

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OSやアプリを定期的にアップデートする必要がある

アップデートには、新機能の追加やバグ修正、セキュリティ強化などが含まれます。古いバージョンのOSやアプリではシステムが正常に機能せず、不具合が生じる可能性もあります。また旧型端末の使用が原因でシステムが正常に動作しないこともないとは限りません。

古いバージョンを使用し続けるのは、不正アクセスやデータ漏洩の危険性が高まり、セキュリティの面でも問題が生じかねません。扱う端末は定期的に更新されていないか確認し、最新を保つようにしましょう。

GPSに対応した端末を使用する必要がある

GPS打刻機能は、位置情報を正確に取得するためにGPSの技術を使用しています。そのため、従業員の使用する端末がGPSに対応していないと、正確な位置情報を取得できず機能しません。

システムの導入前に、対応端末が用意できるか確認しましょう。

位置情報が取得できない場合は不正打刻も可能になる

GPS信号が得られない状況下では、打刻機能が正常に動作せず不正打刻が可能になる可能性があります。トンネル内や山間部など、GPS信号が届きにくいと、正確な位置情報を取得しにくいです。また、ほかの電子機器による干渉もGPSの受信を妨げます。

そのため、実際には出勤していないにも関わらず、GPS信号が取得できない場所を利用して出勤を偽装するといった不正打刻も可能になってしまいます。システム導入時には、従業員の勤務場所や状況を考慮し、適切な対策を行いましょう。

GPS打刻導入の比較ポイント

GPS打刻機能付きの勤怠管理システムによって取得する位置情報は個人情報なので、悪用しにくいものなど、プライバシー保護の配慮が必要です。また、自社勤務形態に合わせたシステムの選択、勤務形態に適した打刻の使い分けなどを比較して導入しましょう。

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セキュリティ対策は万全か

GPS打刻機能は個人情報が記録されるので、しっかりとセキュリティー対策がされているかが重要です。高度な暗号化技術を使用しているものなどを選び、データを保護して不正アクセスを防ぎましょう。

また、GPS打刻機能付きの勤怠管理システムには大きく分けて、スタンドアロン型とクラウド型があります。スタンドアロン型は、専用のハードウェアを使用し、社内ネットワークに接続して運用するタイプです。外部との接続がないため、セキュリティは強固です。
一方、クラウド型はインターネットを経由してデータを管理する形になるので、セキュリティ対策が必要です。それぞれの運用形態に応じて、適切なGPS打刻を選びましょう。

簡単に導入できるのか

GPS機能付きの勤怠管理システムは、ほとんどがクラウドベースで専用のハードウェアを必要とするものが少ないため、導入のための初期投資が少なくすむ場合が多いです。また、従業員はスマートフォンなど、各自が所有するデバイスにアプリをインストールできます。

アプリの操作はシンプルなものばかりなので、新しい勤怠管理システムでも慣れやすいです。さらに、クラウド型だとアップデートが自動的に行われるため、メンテナンスの手間がかかりません。導入支援や操作方法などサポート体制が充実しているものも多く、導入しやすいです。

従業員が簡単に使いこなせるか

操作が複雑だと従業員が誤った打刻をしてしまい、正確な登録ができない可能性があります。そのため、会社内で打刻するのか、会社外での打刻なのかに合わせて、操作がシンプルで分かりやすいものを選ぶのがおすすめです。

スタンドアロン型の場合、専用のハードウェアにより独立して機能します。そのためボタンを押すだけのものや、IDカードをタッチするだけで打刻できるものなど、直感的な操作が可能です。機器の操作に不慣れな従業員でも利用できます。
クラウド型の場合は、インターネット接続があればどこからでもアクセスできるので、社外からの登録も可能です。ただし、インターネットが不安定なときや、繋がりにくい環境によっては登録ができない場合もあります。

プライバシーは保護できているのか

GPS打刻機能付きの勤怠管理システムは従業員のGPSによって位置情報を取得するので、個人情報やプライバシーに気を使いましょう。情報漏洩や悪用されるリスクも踏まえ、セキュリティー対策が必要です。また、就業時間外の位置情報の取得は法に触れる恐れもあるため、就業時間内のみ位置情報を取得するよう設定しましょう。
導入する勤怠管理システムが位置情報をどのように利用し、どこまで取得するのかを明確にし、従業員の理解と合意も必要です。

自社に合ったシステムが選べるのか

導入の際は業種や規模、勤務形態など、自社の状況に応じた機能やサービスを提供しているか確認しましょう。従業員の数やリモートワークの有無、既存の給与計算システムとの連携などを踏まえて選んでください。

システムの導入前に、無料トライアル期間を設けているサービスもあります。実際に自社の環境でシステムがどのように機能するか、操作性はどうか、問題が発生した際のサポートは適切かなどを確認できるので活用してください。

外回り・リモート・派遣…勤務形態で使い分けられるのか

オフィスでの従業員には、専用端末を設置し打刻をするスタンドアロン型が打刻の確実性を保ちます。一方で、リモートワークを導入している組織や、営業職や出張が多い職種では、スマートフォンなどからでも打刻可能なクラウド型の活用がおすすめです。

また、現場作業が多い建設業や工事業などでは、耐久性や防塵・防水性に優れた専用端末を用いたGPS打刻を検討しましょう。勤務形態や業務内容に応じて、GPS打刻システムを使い分けると、より正確で効率の良い勤怠管理が可能です。

まとめ

GPS打刻システムは、勤怠管理の自動化により業務が効率化し、従業員の勤務状況の把握ができるのが魅力です。しかし、端末の互換性、アプリの定期的なアップデート、そしてプライバシー保護への配慮など、導入を検討する際には考慮すべきポイントがあります。

無料トライアル期間などでニーズに合っているか確認し、総合的に比較・検討し、最適なシステムを導入しましょう。