ナレッジのまとめ方は？まとめ方と失敗する原因・対策も詳しく解説

ナレッジの共有や活用によるメリットは多い上に大きいですが、適切にまとめられていなければ十分に活用できません。本記事では、ナレッジをまとめる7つの方法とそれぞれのメリットとデメリットを紹介し、ナレッジのまとめ方に失敗する原因と対策について詳しく解説します。

目次

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1. ナレッジマネジメントではナレッジのまとめ方が重要
2. ナレッジのまとめ方
3. ナレッジのまとめ方で失敗する原因と対策
4. まとめ

ナレッジマネジメントではナレッジのまとめ方が重要

ナレッジ化とは、組織内に蓄積された情報やスキルを言語化・文書化することで、ナレッジマネジメントを行うにあたって必要なプロセスです。

ナレッジマネジメントはナレッジを効果的に管理・共有する手法を指し、ナレッジのまとめ方が適切であれば、社内の知識共有が促進され、組織全体の効率が向上します。

しかし、ナレッジが不適切にまとめられていると、重要な情報の見落としや、活用されないままになる可能性があります。

ナレッジのまとめ方

ナレッジを効果的にまとめるためには、様々なツールやシステムの活用が望ましいです。例えば、Google Workspaceのようなクラウドベースのプラットフォームを活用することで、リアルタイムでの情報共有とコラボレーションが可能になります。

また、ExcelやWordを用いた方法も、特定の情報の整理には有効です。様々な方法の中から、自社に適したまとめ方でナレッジを活用しましょう。

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Google Workspaceを活用する

Googleドキュメントや、GoogleスプレッドシートなどのGoogle Workspaceは、情報の整理と、リアルタイムでの共有を容易にします。これらのツールを使用することで、文書やデータをクラウド上で一元管理し、時間や場所を選ばずアクセスできるようになります。

Googleドキュメントでは、テキストベースの情報を編集・共有でき、Googleスプレッドシートでは、数値データやスケジュール管理を行うことができます。

メリット	デメリット
・リアルタイムでの共同作業が可能 ・どこからでもアクセスできる ・バージョン管理が容易使いやすい ・インターフェース自動保存機能が付いている	・インターネット接続が必要 ・機密情報の管理には不向き ・大量のデータ管理には向かない ・セキュリティ設定が複雑

Excel・Wordを活用する

ExcelとWordは、多くのビジネス環境で広く利用されており、ほとんどのユーザーにとって馴染み深い存在です。Excelはデータの整理や分析に優れており、Wordは文書作成において最も一般的なツールです。

Excelでは、複雑なデータも効率的に整理できます。ある程度の知識が必要ですが、表形式でのデータ入力や関数を用いた計算が可能であり、大量の情報を一目で把握しやすいです。一方で、Wordは文書ベースの情報を整理するのに適しています。

	メリット	デメリット
Excel	・大量のデータを整理できる ・高度なデータ処理が可能	・関数やマクロの理解が必要 ・初心者には難しい場合がある
Word	・書式設定の自由度が高い ・文書を見やすく整えられる	・管理が複雑になる場合がある ・共有やバックアップに課題

社内Wikiを構築する

社内Wikiとは、組織内の知識や情報を集約し、共有するためのデジタルプラットフォームです。このシステムは、従業員が必要な情報を迅速に検索し、アクセスすることを可能にし、ナレッジの蓄積と共有を効率化します。

社内Wikiの構築には、最初に組織内で共有したい情報の種類を特定し、それをカテゴリー別に整理することが重要です。また、従業員が容易に情報を追加、編集できるような直感的なインターフェースを持つWikiソフトウェアの選定が求められます。

メリット	デメリット
・中央集権化による検索の容易さ ・ナレッジ共有による業務効率の向上 ・従業員間の協力の促進	・初期設定や維持管理に時間がかかる ・情報の更新と精度を維持するための継続的な努力が必要

社内FAQシステムを構築する

社内FAQシステムは、従業員がよく遭遇する問題や疑問に対する回答を集約し、簡単にアクセスできるようにするデジタルツールです。

このシステムの構築をする際は、組織内で頻繁に尋ねられる質問を特定し、それに対する明確で簡潔な回答を準備する必要があります。次に、これらのFAQをカテゴリーや、トピック別に整理し、従業員が容易に検索できるようなシステム設計を行います。

メリット	デメリット
・情報への迅速なアクセス ・一貫性のある回答の提供 ・従業員の自己解決能力の向上	・初期の質問と回答収集に時間が必要 ・定期的な更新とメンテナンスが必要

エンタープライズサーチを導入する

エンタープライズサーチは、企業内の様々なデータソースから情報を迅速に検索し、アクセスを可能にするシステムです。このシステムは、社内の文書、データベース、電子メール、その他のデジタル資産を横断的に検索し、必要な情報を即座に見つけ出すことができます。

導入にあたっては、企業内のデータソースを特定し、それらをシステムに統合する必要があります。また、検索アルゴリズムの最適化や、ユーザーインターフェースの使いやすさにも注目し、従業員が直感的に情報を検索できるようにすることが重要です。

メリット	デメリット
・情報への迅速なアクセス ・業務効率の向上 ・情報の見落としや重複の防止	・導入と維持にコストがかかる ・データのセキュリティとプライバシーの管理が必要

チャットボットを活用する

チャットボットは、人工知能（AI）やプリセットされた応答スクリプトを使用して、ユーザーの質問に自動的に回答するシステムです。これを活用することで、企業は社内のナレッジベースに簡単にアクセスし、従業員や顧客の疑問に迅速に対応することができます。

ナレッジをまとめる際には、企業内の頻繁に問い合わせられる質問や必要な情報を収集し、それらをチャットボットのデータベースに組み込むことが重要です。

メリット	デメリット
・24時間365日対応可能 ・一貫した回答の提供 ・従業員の作業負担軽減	・テキスト型の場合複雑な問い合わせに対応できない ・初期設定に時間とリソースが必要

ナレッジマネジメントツールを導入する

ナレッジマネジメントツールは、社内の重要な情報や知識を一元化し、アクセスしやすく整理することが可能です。例えば、プロジェクトのドキュメント、ベストプラクティス、トラブルシューティングのガイドなどが、社員全員にとって簡単に検索できます。

ナレッジマネジメントを支援するために作られたツールのため、ナレッジマネジメントに取り組んでいる中で課題を抱えているといった場合におすすめです。

メリット	デメリット
・情報の検索時間の短縮 ・知識の共有の促進 ・新入社員の迅速な教育 ・全体的な業務効率の向上	・導入と維持にコストがかかる ・社員のトレーニングに時間が必要

ナレッジのまとめ方で失敗する原因と対策

ナレッジマネジメントの取り組みが失敗する主な原因は、ナレッジの収集と整理の方法に問題があります。この問題を解決するためには、ナレッジの収集から共有、更新に至るまでの過程を見直し、効率的で実用的な方法を模索する必要があります。

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そもそもナレッジが集まらない

ナレッジマネジメントの取り組みにおいて、しばしば直面する問題の一つが、そもそもナレッジが十分に集まらないという点です。この問題の根本的な原因は、社員がナレッジ共有の目的や方法を十分に理解していないことにあります。

この問題に対処するためには、ナレッジ共有の目的とメリットを社員に周知することが重要です。また、記載しやすいフォーマットを用意することで、ナレッジの記録が容易になり、社員が積極的に情報を共有できるようになります。

ナレッジ共有の目的・メリットを周知する

ナレッジ共有の目的とメリットを社員に周知することで、社員は自分たちの業務が組織全体の成長や、効率化にどのように貢献しているかを認識できるようになります。

ナレッジ共有のメリットとしては、業務の効率化が進み、時間の節約や生産性の向上が期待できる点などが挙げられます。また、チーム内での知識の共有は、問題解決のスピードを上げ、より革新的なアイデアの創出を促進します。

さらに、社員間のコミュニケーションを強化し、チームワークを向上させる効果もあります。このようなメリットを社員に伝えることで、ナレッジ共有への意欲を高めることが可能です。

業務フローにナレッジの記録を組み込む

業務フローにナレッジの記録を組み込むことで、重要な情報やノウハウが失われるリスクを減らし、新たな社員やチームメンバーが迅速に業務に適応できるようになります。また、業務の効率化にも繋がり、同じ問題に対して何度も時間を費やすことを防げます。

この方法を取り入れる際には、業務の各ステップで必要な知識や情報を特定し、それを文書化することが重要です。例えば、プロジェクト管理のフローにおいては、過去の成功事例や失敗から学んだ教訓を記録し、将来のプロジェクトで参照できるようにしましょう。

記載しやすいフォーマットを用意する

ナレッジの蓄積と共有において、記載しやすいフォーマットの準備が重要です。適切なフォーマットは、情報の整理とアクセスを容易にし、組織全体の知識管理効率を高めます。特に必要な情報を簡潔に記載できるフォーマットは、ナレッジを共有しやすくなります。

フォーマットの設計においては、どのような情報が必要かを明確にし、それに基づいてカテゴリーやセクションを作成しましょう。例えば、プロジェクトの報告書では、目的・進捗状況・課題・次のステップなどのセクションが含まれることが一般的です。

また、FAQやトラブルシューティングガイドでは、問題の説明や解決策、関連するリソースへのリンクなどを設置しましょう。

価値のあるナレッジが集まらない

ナレッジマネジメントにおいて、価値のあるナレッジが集まらない主な原因の1つは、共有すべきナレッジの種類や目的が明確にされていないことです。組織内で共有される情報は多岐にわたりますが、全ての情報が等しく重要というわけではありません。

価値のあるナレッジとは、組織の目標達成や業務改善に直接貢献する情報を指します。このような情報が不足すると、ナレッジマネジメントの効果は薄れ、組織の成長に必要な知見が共有できなくなります。

そのため、共有すべきナレッジの基準や、活用方法などをよく検討する必要があります。

共有すべきナレッジの基準を定める

組織内での情報共有は、業務の効率化や知識の継承に寄与します。しかし、どの情報が共有に値するのかを見極めることは、複雑な課題です。共有すべきナレッジの基準が不明確だと、重要な情報が見過ごされたり、逆に無関係な情報が氾濫したりするリスクがあります。

この基準を定める際には、組織の目標と戦略を考慮に入れることが重要です。どのような情報が組織の目標達成に直接貢献するのか、どの情報が長期的な戦略に沿っているのかを確認しましょう。

次に、その情報が現在の業務にどのように役立つのか、将来的にどのような価値をもたらす可能性があるのかを検討します。ナレッジの新鮮さや正確性も重要な基準です。古い、または誤った情報は、たとえ関連性が高くても共有する価値は低いと言えます。

活用方法も検討したうえで記載する

収集したナレッジの活用方法を事前に検討し、それをナレッジに組み込むことが重要です。これにより、単なる情報の集積ではなく、実際の業務や意思決定に役立つ価値あるナレッジを蓄積することが可能になります。

ナレッジの活用方法を検討する際には、その情報がどのような状況や問題解決に役立つのかを具体的に想定することが重要です。例えば、過去のプロジェクトの成功事例や失敗談は、将来のプロジェクト計画やリスク管理に活用できます。

ナレッジを検索しづらい

ナレッジの蓄積が進むにつれて、その検索性の問題が浮き彫りになることがあります。特に、ナレッジが複雑化し適切に分類されていない場合、必要な情報を迅速に見つけ出すことが困難になります。

このような状況は、ナレッジの有効活用を妨げ、組織の効率性を低下させる原因となり得ます。ナレッジの検索性を向上させるためには、いくつかの対策が必要です。

ナレッジを適切に分類する

分類は、ナレッジの検索性と利用のしやすさに大きく左右します。分類を行う際の重要なポイントは、検索のしやすさを考慮して、分類の数を最小限に抑えることです。過度に細分化された分類は、かえって情報を探す際の障壁となりえます。

そのため、分類は直感的に理解しやすく、情報を迅速に見つけ出せるように設計することが重要です。ナレッジを適切に分類することで、必要な情報を素早く見つけることが可能になり、組織全体の生産性の向上に繋がります。

また、分類が整理されていることで、新たなナレッジの追加や更新が容易になり、ナレッジベースの維持管理の効率も高まります。

記載項目を揃える

記載項目が統一されていると、必要な情報を素早く見つけることができ、情報の解釈においても、誤解を避けることが可能になります。例えば、特定のプロジェクトやプロセスに関するナレッジでは、目的、手順、担当者などの基本的な項目を統一することが効果的です。

また、記載項目を揃えることで、ナレッジの更新や拡張が容易になります。統一されたフォーマットは、新しい情報の追加や既存情報の修正を簡素化し、ナレッジベースの維持管理を効率化することが可能です。

書き方のルールを統一する

用語や文言の統一化により、ナレッジベース内の情報の一貫性が保たれ、誰もが理解しやすい形で情報を共有することが可能になります。

また、書き方のルールの統一化は、ナレッジの更新と維持を容易にします。統一されたフォーマットやスタイルに従うことで、新しい情報の追加や既存情報の修正がスムーズに行えるようになります。

検索性の高いツールを導入する

検索性が高いツールは、大量の情報の中から必要なナレッジを迅速かつ正確に見つけ出すことを可能にします。特に大規模な組織や日々大量の情報が生み出される環境では、このようなツールの役割は非常に重要です。

また、従業員が自分の知識や経験を共有しやすくなることで、組織全体のナレッジベースが豊かになります。適切なツールを使うことで、ナレッジの更新や管理も容易になり、常に最新かつ正確な情報を保持することにも繋がります。

ナレッジが古い・誤りがある

ナレッジが古くなったり誤りがあったりする状況では、ナレッジマネジメントの効果を大きく損ないます。このような状況の一因として、ナレッジ管理の担当者が明確に定まっていないことが挙げられます。

ナレッジの更新や正確性の確保には、継続的な管理が必要です。しかし、これが不十分だと、情報が古くなったり、間違った知識が蓄積されたりするリスクが高まります。また、組織内での情報共有が不十分であることも、誤ったナレッジが広まる原因となりえます。

そのため、定期的なメンテナンスや更新・訂正のルールなども含めたマニュアル作成が重要です。

定期的にメンテナンスを行う

ナレッジベースはただ情報を蓄積するだけではなく、その情報が常に最新で関連性が高く、利用者にとって有用である必要があります。そのため、定期的な効果測定とメンテナンスが不可欠です。

効果測定には、ナレッジの使用頻度、ユーザーからのフィードバック、検索成功率など、様々な指標が用いられます。これらのデータを分析することで、ナレッジベースの強化点や改善点が明らかになり、より効果的なナレッジ管理が可能になります。

また、定期的なメンテナンスでは、古い情報の更新や誤った情報の修正、不要になったナレッジの削除などを行いましょう。新しいトピックや最新のトレンドに関するナレッジを追加することで、ナレッジベースの価値を高めることも重要です。

更新・訂正のルールも含めたマニュアルを作る

ナレッジの管理において、更新・訂正のルールを明確にすることは、情報の正確性と有用性を保つ上で不可欠です。そのため、更新・訂正のプロセスを詳細に記述したマニュアルの作成が重要になります。

マニュアルには、どのような情報が更新を必要とするのか、どの頻度でレビューを行うべきか、誤りを発見した際の対応プロセスなど、具体的なガイドラインを設けましょう。

また、ナレッジの管理を担当するスタッフだけでなく、一般の従業員にも理解しやすい形で共有することで、全員がナレッジの更新・訂正に関与することが可能になります。

徐々にナレッジの共有が減る

ナレッジマネジメントを実施する中で時間の経過とともにナレッジの共有が減り、形骸化するといったケースがよくあります。

従業員全員が無限にナレッジを保有しているわけではないため、徐々に集まらなくなるのは仕方がありません。しかし、新たな作業や取り組みが行われているにも関わらずナレッジの共有がない場合は、ナレッジマネジメント自体が形骸化している可能性が高いです。

共有が継続する工夫をする

初めは積極的にナレッジを共有してくれた社員でも、徐々に共有の頻度が落ちるケースが非常に多いです。

ナレッジの共有がなければナレッジマネジメントは形骸化してしまうため、誰がどの程度ナレッジを共有しているか可視化したり、プロジェクトが完了したタイミングでナレッジ募集の周知を行ったりといった工夫が必要です。

組織やチームが抱えている課題が明確になっているのであれば、「こういう時に役立つナレッジを募集している」と具体的にどのようなナレッジを求めているのか明確にして周知するのも効果的です。

まとめ

ナレッジマネジメントは、組織内での知識の共有と活用を効率化する方法です。これを効果的に活用するためには、情報を正確に保ちつつ、誰でも簡単にアクセスして使えるようにする必要があります。

例えば、Google WorkspaceやExcel・Wordは、日常の業務で役立ち、社内WikiやFAQシステムは、情報を整理して保存するのに便利です。また、エンタープライズサーチやチャットボットのようなツールを使うと、必要な情報をすぐに見つけることができます。

ナレッジをまとめる際には、情報を適切に分類し、記載する項目を統一することが重要です。また、古い情報や誤りを防ぐために、定期的に内容を見直し、更新しましょう。適切に運用することで、組織内の知識が活用され、全体の成長に繋がります。