給与計算アウトソーシングとは？メリット・デメリット、選び方を解説

給与計算アウトソーシングとは、給与計算や年末調整などの業務を外部に委託できるサービスです。本記事では、給与計算アウトソーシングの利用を検討している方向けに、その概要からメリット・デメリット、アウトソーシング会社・サービスの比較ポイントまで解説しています。

目次

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1. 給与計算アウトソーシングとは
2. 給与計算アウトソーシングで頼める主な業務
3. 給与計算アウトソーシングのメリット
4. 給与計算アウトソーシングのデメリット
5. 給与計算アウトソーシング会社・サービスの比較ポイント
6. 給与計算アウトソーシングがおすすめの企業
7. まとめ

給与計算アウトソーシングとは

給与計算アウトソーシングとは、企業に勤める従業員の給与計算や年末調整などを外部に委託できるサービスです。給与計算は税金や社会保障などの専門的な知識が必要で、自社で行うのは労務作業担当者の大きな負担になります。

給与計算アウトソーシングを活用すると、専門的に業務する企業が計算を行うため、人的コストを削減できるだけでなくミスの軽減にもなります。従業員の負担が減って他の業務に集中出来るため、生産性もアップできるのがメリットです。

この記事では、給与計算アウトソーシングでできる業務内容に加えて、メリット・デメリットや委託先の選び方などを解説します。

給与計算アウトソーシングで頼める主な業務

給与計算アウトソーシングで委託できる業務内容には、給与計算以外にも年末調整や住民税計算などがあります。ここでは、給与計算アウトソーシングで頼める主な業務について解説します。

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給与計算

毎月の給与計算は、従業員の人数が多い企業ほど負担が大きい作業です。給与計算アウトソーシングに委託すれば、従業員が数百名以上の大企業でもまとめて対応可能です。

給与計算アウトソーシングは、企業から預かった従業員の勤怠管理のデータから、給与額をはじめ残業代・雇用保険料・所得税・源泉徴収額・交通費などを計算します。

毎月の給与計算は従業員の生活を守る大切な業務です。給与計算アウトソーシングなら、給与計算に精通したスタッフが計算するため、安心して任せられます。

賞与計算

賞与は会社によって支給される回数や時期がさまざまですが、一般的には夏と冬のボーナスとして支給する企業が多いです。また、従業員のインセンティブとして毎月支給する企業もあります。

賞与は、会社の業績や従業員の勤務年数・実績などで決まり、こちらも給与計算アウトソーシングで委託できます。会社によって支給時期や計算方法が異なるため複雑化しがちですが、給与計算と一括して委託すれば管理が楽になります。

住民税計算

住民税は、基本的に給与から天引きする形で徴収されます。住民税は前年の所得金額によって金額が決定され、会社には毎年5〜6月頃に住民税課税決定通知書が届きます。住民税は通知書に記載された課税額を、従業員の毎月の給与から天引きして支払います。

住民税は従業員が住む地域によって金額が異なる点に注意が必要です。毎月の給与計算に関わることなので、給与計算とまとめて委託できます。

年末調整

給与計算の中でも専門的な智識が必要で、複雑化しやすいのが年末調整です。社内業務で行うには、集計やデータ入力など多大な労力がかかってしまいます。ただでさえ忙しくなりがちな年末に、労務作業担当者の大きな負担となります。

年末調整を給与計算アウトソーシングに委託すると、年末調整に必要な各種書類の作成だけでなく、従業員からの問い合わせまで対応してくれます。普段の給与計算は自社で行い、年末調整だけ委託する会社も多いです。

労働・社会保険業務

社会保険とは、健康保険・厚生年金・介護保険・雇用保険・労災保険の5つの制度を総称して呼びます。従業員の生活を守り安心して業務に従事できるようにする保険で、社会保険業務も給与計算アウトソーシングに委託できます。

社会保険は毎月の給与計算に関与するだけでなく、年度更新が必要です。他にも算定基礎届・月額変更届などの書類作成も委託できるので、労務作業の負担が軽減できます。

給与計算アウトソーシングのメリット

給与計算アウトソーシングは、コスト削減や繁忙期への対応など、委託するとさまざまなメリットが得られます。ここでは、どのようなメリットがあるのかを解説します。

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コスト削減

給与計算アウトソーシングを委託すると、当然ながら費用が発生します。しかしそれが一概に経費の無駄になるとは言えません。自社で給与計算をする場合、給与計算にかかるコストは労務作業をする従業員にかかるコストに加えて、システムのコストもかかります。

労務作業は非常に複雑で専門知識が必要になるため、従業員の人件費だけでなく教育にもコストがかかります。また、給与計算ソフトは法令改定されるたびに、ソフトウェア更新や買い替えが必要です。

これらの自社で行うコストを考えると、アウトソーシングで委託したほうが結果的にコスト削減になることも多いので、実際にかかるコストを比較してみましょう。

法令改正に適切に対応

給与計算を複雑化させている原因の一つとして、毎年のように改正される税制や社会保障関係の法令などが挙げられます。自社で労務作業を行う場合は、担当者が常に新しい情報をチェックして正しい計算をすることが必要です。

間違えた計算をすれば法令違反になってしまう可能性もあり、担当者には多大な負担をかけてしまいます。給与計算アウトソーシングに委託すれば、労務作業の専門家が最新情報で給与計算してくれるため、安心して任せられるのがメリットです。

コア業務に集中

コア業務とは、企業経営の中心となる業務のことで主業務とも呼ばれます。企業を存続するためには欠かせない業務ですが、給与計算などの労務作業も抱えているとコア業務に支障が出る場合があります。

給与計算アウトソーシングに労務作業を委託すれば、従業員に余裕ができてコア業務に集中できます。

タイムカードの集計や入力などの給与計算はとても重要ですが、毎月行われるルーティーン作業なので直接的な会社への利益になりません。会社に直接利益を生み出すコア作業に集中し、業務の効率化を計ることがおすすめです。

繁忙期への対応

会社の事業内容によって繁忙期は異なるものの、忙しい時期でも毎月同じように給与計算をしなくてはならないのは、従業員の負担になります。特に年末や年度末は繁忙期になる会社も多く、複数の工程が必要な年末調整は大きな手間となります。

普段の給与計算は自社で行っている場合でも、繁忙期の給与計算や年末調整のみ給与計算アウトソーシングを利用する方法もおすすめです。ただし、年末や年度末はアウトソーシング企業も混みあうので、早めに手配しておきましょう。

属人化防止・業務品質の向上

属人化とは、特定の業務への知識や手順などの情報を、担当者しか把握していない状況を指すビジネス用語です。自社で給与計算を行う場合、労務作業担当者しか計算方法や手続きを理解していない会社も多く、担当者の急な退職や休職で業務に支障がでる場合があります。

給与計算アウトソーシングは、業務のプロセスを整理しマニュアル化しているため、担当者が変わった場合でも属人化せずに対応して貰えます。労務作業のプロが揃っているため、正確な給与計算で労務業務の品質が向上します。

BCM対策に効果的

BCMとは、「Business Continuity Management」の略で、企業が緊急時にも事業を継続していくためのマネジメント方法のことです。災害などの緊急時への対策だけでなく、被害が出た場合に素早く復旧させる方法を考えることを指すため、注目度が高まっています。

このようなBCMにおいても、給与計算アウトソーシングは効果的です。災害時に自社が被害を受けたとしても、アウトソーシング先にデータが残っていれば素早く復旧できるため、被害を最小限に抑えられます。

給与計算アウトソーシングのデメリット

給与計算アウトソーシングはとても便利なサービスですが、情報漏洩のリスクや全ての労務作業を委託できないなどのデメリットもあります。ここでは、どのようなデメリットがあるのかを解説します。

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自社にノウハウが蓄積されない

給与計算アウトソーシングは労務作業を委託するため、そのノウハウは自社の業務内容としては蓄積されません。労務関係の法令は毎年のように改定されるため、新しい処理方法や計算方法などの情報や知識は古いままでストップしてしまいます。

自社でも情報や知識を共有したい場合は、労務作業のフィードバックやマニュアル開示等のサービスがある給与計算アウトソーシング業者を選びましょう。

情報漏洩のリスクがある

外部に業務を委託する以上、避けられないのが情報漏洩のリスクです。これは給与計算アウトソーシングに限らず、自社データを外部に持ち出す際には、慎重に委託先の企業を見極める必要があります。

委託先のアウトソーシングが、スタッフのリテラシーなどが信頼できる企業なのか、セキュリティー体制はしっかりしているのかを確認することが重要です。企業の個人情報の取り扱いが適切であるかを評価する、プライバシーマークもチェックしておきましょう。

社内に残る業務もある

給与計算アウトソーシングは、全ての労務作業を委託できる訳ではありません。従業員の勤怠管理や従業員一人ひとりの情報は外部では把握しにくく、自社対応がメインになってしまいます。

多くはないものの、アウトソーシング企業によっては勤怠管理や従業員情報の更新にも対応してくれるサービスもあります。どの程度の内容を委託できるのかを確認しておきましょう。

給与計算アウトソーシング会社・サービスの比較ポイント

給与計算アウトソーシング会社は、会社によって請け負っている業務範囲が異なり、サービス内容やかかる費用もさまざまです。自社に必要なサービス内容や予算にあった会社を選びましょう。ここでは、給与計算アウトソーシング会社の選び方を解説します。

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業務範囲の確認

給与計算アウトソーシングは、給与計算・年末調整・賞与計算などさまざまな業務を請け負っていますが、業務範囲は会社によって異なります。また、給与計算といっても計算だけを請け負う会社や、従業員の勤怠・情報なども管理してくれる会社があります。

他にも、試算表作成といった経理業務の代行サービスも併用して依頼できる会社もあります。どこまでの業務範囲で対応して貰えるのか、自社に必要なサービス内容を確認しておくことがポイントです。

対応システムの確認

依頼する代行会社が自社の既存システムに対応しているかを確認しておく必要があります。給与計算は多くの場合クラウドサービスを活用して行われますが、代行会社によって対応可能なシステムが異なるため、既存システムをそのまま使えるかチェックしておきましょう。

また、現状は手作業で行っている業務を、代行会社への依頼を機にクラウド化したいという場合には、クラウドサービスの導入から委託可能な代行会社を選定することをおすすめします。

費用対効果を確認

給与計算アウトソーシングに委託した場合、かかった費用に対しどの程度の効果が得られたのか、費用対効果を確認することも重要です。給与計算アウトソーシングは、料金体系が会社によって異なります。

多くの代行業者は、従業員1人当たり月額600〜1,000円などの従量課金制を採用しており、基本料金として10,000円程度が別途必要になります。他にも、スタッフの稼働時間に対して料金が発生する従量課金制もあり、1時間あたり1,500〜4,000円程度が相場です。

また、基本的な給与計算だけの委託なのか、従業員情報の管理などオプションを付加するのかによっても料金は変わってきます。導入時にシステムの設定や従業員データの登録など、初期費用がかかる場合もあるので確認しておきましょう。

対応スピードを確認

多くの給与計算アウトソーシング会社は、システムにクラウドサービスを採用しています。勤怠情報などのデータをオンライン申請できるのかも確認しておきましょう。自社が手作業で入力している場合は、クラウド化の導入から請け負ってくれる代行業者もあります。

また、毎月の給与計算がいつ勤怠情報を送ればいつ完了するのか、作業日数も確認が必要です。一般的に、基本プランは2〜3日程度で、当日対応可能の特急料金のプランが用意されている会社もあります。

給与計算アウトソーシングを利用すると、毎月の給与計算以外にも申請する手続きや労務作業の相談をする機会もあります。手続きや相談は柔軟に対応して貰えるのか、全般的な対応スピードも確認しておくと安心です。

セキュリティ体制を確認

従業員の勤怠や実績などの情報は、大切な企業の内部情報でもあり従業員の個人情報です。万一でも漏洩することがないよう、セキュリティ体制がしっかりした給与計算アウトソーシング会社を選びましょう。

セキュリティ体制の基準は認証マークで確認できます。まずは、給与計算アウトソーシング会社のWebサイトを見て、認証マークがあるかどうかをチェックしましょう。認証マークは外部機関が十分なセキュリティ体制が構築されていることを証明するマークです。

認証マークには、「プライバシーマーク（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）」や「ISMS（情報セキュリティーマネジメントシステム）」などがあります。他にもパスワード設定など、独自のセキュリティ対策を実施している会社もあるので確認しましょう。

社労士資格などの専門性や実績を確認

給与計算アウトソーシング会社は、労務作業に精通したスタッフが揃っています。社会保険労務士（社労士）が顧問として担当してくれる代行業者もあり、労務作業で質問や相談があるときもプロが対応してくれます。

労務作業を自社でもノウハウとして取り入れたい場合は、社労士が顧問契約をしてくれるプランがあるサービスを選びましょう。

また、給与計算アウトソーシング会社がどの程度の実績があるのかも、選ぶポイントとなります。多くの代行業者はWebサイトにて、実際に給与計算を委託している企業や店舗の事例等の実績を紹介しているので、チェックしてみましょう。

給与計算アウトソーシングがおすすめの企業

給与計算アウトソーシングは、自社に担当者が1人しかいない企業や、専門的な知識をもつ担当者がいない企業に向いています。ここでは、給与計算アウトソーシングがおすすめの企業について解説します。

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担当者がコア業務と兼任・経営者が給与計算を行なっている企業

多くの中小企業は1人の従業員が複数の業務を抱えており、コア業務と労務作業を兼任している場合もあります。特に従業員が10人以下の小規模の会社は、経理も含めて給与計算を掛け持ちしがちです。

また、小売業など事務員不在の会社では担当者がおらず、経営者が給与計算を行っている場合もあります。コア業務と兼任していると、給与締め日後は業務が立て込みやすく、残業時間が嵩んでしまいます。

給与計算アウトソーシングに委託すれば、労務作業に時間を取られずコア業務に集中できます。担当者が業務を兼任していて手が回らない企業は導入がおすすめです。

担当者が1人しかいない企業

労務作業専門の担当者がいる場合でも、1人しかいない企業には給与計算アウトソーシングがおすすめです。自社の労務担当者1人に任せていると、担当者が急病や急用で休んでしまうと、給与計算が給料日までに完了しない可能性があります。

担当者が急に退職することになった場合も、次の担当者への引き継ぎが間に合わないこともあり、リスクが大きいです。給与計算アウトソーシングに委託すると、労務残業を任せられるため自社に担当者を作る必要もありません。

また、社内で担当者に労務作業を一任すると、経営者や役員の給与も全て知られてしまうため、上層部の給与を見せたくない中小企業にも向いています。

専門的な知識や経験値を持った担当者がいない企業

労務作業は専門的な知識が必要で、よほど大きな企業でもない限り、従業員が社労士資格を持っているケースは稀です。しかし、専門知識を持っていてある程度の経験値がある人材を確保するのは難しく、恒常的に派遣社員を雇うのも人件費が嵩んでしまいます。

給与計算アウトソーシングなら、労務作業の専門家が一手に引き受けてくれるので、自社に専門的な知識がなくても問題ありません。社労士が顧問として対応してくれるプランを選べば、困ったときも安心して任せられます。

まとめ

給与計算アウトソーシングは、給与計算や年末調整などの労務作業を代行業者が請け負うサービスです。手間がかかりがちな給与計算を労務業務に精通したプロに任せられるため、従業員はコア業務に専念でき、結果的にコスト削減に繋がります。

自社にノウハウが蓄積されないことや、情報漏洩のリスクなどのデメリットはありますが、労務作業内容の共有も可能で、顧問の社労士に相談ができます。また、従業員1人あたり600円〜1,000円程度のリーズナブルな価格で委託できるのも魅力です。

給与計算アウトソーシング会社を選ぶときは、業務範囲やセキュリティ体制などを確認し、自社に合ったサービスを選ぶことがポイントです。便利な給与計算アウトソーシングを活用し、従業員に負担をかけず効率よく業務を行いましょう。