ナレッジマネジメントに社内SNSを活用｜メリットやポイントを解説

従業員が持つ個人の経験や知識を組織的に共有するナレッジマネジメントを行うには、社内SNSを活用するのがおすすめです。本記事では、社内SNSでナレッジマネジメントを行うメリットや効果の他、社内SNSをナレッジマネジメントに活用する際のポイントを解説します。

目次

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1. 社内SNSとナレッジマネジメントの関係
2. 社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリット
3. 社内SNSでナレッジマネジメントを行う効果
4. 社内SNSをナレッジマネジメントに活用する際のポイント
5. まとめ

社内SNSとナレッジマネジメントの関係

効果的なナレッジマネジメントを実現するツールとして、社内SNSが注目されています。本記事では、社内SNSでナレッジマネジメントを行うメリットや、効果的なやり方などをご紹介していきます。

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そもそもナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、社員が各自で保有している「ナレッジ」を組織全体で共有し、業務の効率化や生産性の向上に繋げる手法です。

ナレッジとは、「knowledge（知識）」を語源とした和製英語です。ビジネスにおいては、業務に役立つ「知識」「スキル」「ノウハウ」などを指します。

近年は、人材の流動化や働き方の多様化に伴い、社員間のナレッジの共有が困難になっている現状があります。社員が個別に有するナレッジを組織全体で共有し、業務品質の均一化を図るためにも、企業には積極的なナレッジマネジメントが求められます。

社内SNSはナレッジマネジメントにも役立つ

社内SNSとは、社員間のコミュニケーションを活発化させるツールです。たとえば、代表的な例として社内限定のチャットなどがあります。

社内チャットには、メッセージのやりとりだけでなく、ファイルの共有やスケジュール管理機能を備えたものもあります。これらの機能は、社員間の交流の活性化だけでなく、ナレッジマネジメントの実現にも役立ちます。

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリット

社内SNSをナレッジマネジメントに活用することにより、従業員のナレッジ利用促進や情報共有の簡易化などに繋がるメリットがあります。以下で詳しく解説します。

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従業員が気軽に利用できる

社内SNSを利用したナレッジマネジメントは、従業員が気軽に取り組みやすいメリットがあります。その理由として、次のようなものが挙げられます。

1. 時間・場所・デバイスを問わずに利用できる
2. メール・電話よりも気軽に発信できる
3. 直感的な操作が可能

ナレッジマネジメントにおいて重要なのは、社員同士が積極的にナレッジを共有することです。SNSは時間・場所の制約を受けず、簡単な操作で発信できるため、ナレッジ投稿への心理的なハードルが下がります。

これにより、社員の主体的なナレッジ共有が促され、ひいてはナレッジの共有の活性化につながります。

リアルタイムな情報共有ができる

社内SNSを活用することで、リアルタイムな情報共有が可能になります。SNSに投稿した内容は、メンバーであれば全員がすぐに閲覧できるためです。

たとえば、電話やメールでのナレッジ共有には、個別の連絡が必要です。メンバー全員に情報が行き渡るまでに時間がかかるだけでなく、場合によっては、連絡が終わるまでに状況が変わることもあります。この場合は、再度個別にナレッジを共有しなければなりません。

一方、SNSであれば、一度の連絡で全員に周知できます。メンバー全員が常に最新の情報を入手できるため、チーム全体での高いパフォーマンス維持に貢献します。

複数人での共有が簡単にできる

前述のように、社内SNSでのナレッジマネジメントは、複数人での情報共有に適している点がメリットです。投稿者は一度の発信で済むため、個別の連絡作業を削減できます。連絡回数が減ることにより、伝達ミスの削減にも繋がります。

また、必然的に複数人で情報をチェックする体制が整うため、投稿内容に誤りがある場合でも、即座に発見・訂正できる点もメリットです。メンバー全員が正しい情報を入手でき、ひいては業務品質の向上が見込めます。

ナレッジを編集しやすい

社内SNSは、ナレッジの編集のしやすさにもメリットがあります。SNSの多くは、投稿した内容を簡単な操作で編集・削除・追加できるためです。

ナレッジは、ビジネス市場の動向や顧客ニーズの変化、技術の進歩などにあわせて、常にアップデートさせていくことが大切です。古いナレッジの利用を続けることは、顧客や取引先からの信頼低下を招きかねません。

社内SNSは、投稿内容を簡単に編集でき、かつ全メンバーに同時に発信できることから、最新のナレッジを即座に共有できる強みがあります。

組織的な連携が強化される

社内SNSをナレッジマネジメントに利用することで、社員間の交流が活発化し、組織的な連携の強化が期待できます。社内SNSは、電話やメールに比べて、気軽にメッセージを発信しやすいためです。

社員同士のコミュニケーションが盛んになることで、必然的に社内でやりとりされる情報量が増えます。これにより、社内のナレッジの共有が活発化しやすくなります。

また、社内SNSは、部門を超えたナレッジ共有の面でも強みがあります。SNS上でのコミュニケーション活性化により、接点の少ない部門のメンバーとの交流も生まれやすくなるためです。各部門だけで蓄積されていたナレッジも組織全体で共有しやすくなるでしょう。

このように、社内SNSによるコミュニケーションの活発化は、組織全体の連携の強化に繋がり、ひいてはナレッジマネジメントの効率化が期待できます。

教育や研修を効率化できる

社内SNSでナレッジが共有されることにより、社員は自主的かつ手軽に業務に役立つ知識やノウハウを得られます。そのため、従来は研修や教育にかかっていた時間を見直し、有効に活用できるでしょう。

また、社内に均一に情報が伝えられるため、研修担当者の力量や教育の機会などによらず、社内全体のスキルの底上げにも効果的です。それにより、これまで属人化していた業務を複数の社員が遂行できるようになり、属人化の解消も期待されます。

顧客情報を共有できる

社内SNSを活用したナレッジマネジメントには、顧客情報の共有を効率的にし、スムーズな対応を実現するメリットもあります。もし、顧客情報が社内で共有されていなければ、担当者不在時の問い合わせに対応できず、信頼を低下させてしまう恐れもあるでしょう。

社内SNSで顧客情報を共有し、社内の誰もが対応できる体制を整えておくことにより、顧客からの急な問い合わせにも、迅速かつ適切な対応が可能です。これには、顧客満足度を向上させる効果も期待できます。

社内SNSでナレッジマネジメントを行う効果

社内SNSでナレッジマネジメントを行うことは、チームワークの促進やナレッジ構造の可視化など、多くの効果を組織にもたらします。以下では代表的な効果を3つご紹介します。

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コラボレーションとチームワークの促進

社内SNSでのナレッジの共有には、コラボレーションやチームワークの促進効果が期待できます。

上述の通り、SNSは社員同士が気軽にコミュニケーションを取りやすいツールです。そのため、上司・部下や異なる部門同士でも、アイデアや意見の交換が活発化しやすくなります。これにより、新たな視点によるコラボレーションや化学反応が期待できます。

また、日頃からコミュニケーションを取っておくことで、問題発生時にも、迅速な一致団結が可能です。平時でも他社員のフォローやサポートがしやすくなるため、円滑な業務遂行に繋がります。

新しいアイデアとイノベーションの促進

社内SNSでのナレッジの共有により、新しいアイデアやイノベーションを促進する効果に期待できます。他社員が有するナレッジを共有し合うことで、新たな知識や発見を得られるためです。

これまでとは異なる観点から業務を見つめ直すことで、新しいアイデアが生まれやすくなるでしょう。また、ナレッジ同士を結びつけることで、新しいナレッジの創出も可能です。

組織が持つナレッジ構造の可視化

社内SNSを活用することで、組織内のナレッジの構造を可視化できます。社員同士のナレッジ共有の活発化により、「誰が」「どのような」ナレッジを保有しているのかが、一目で把握できるためです。

役職・職種などに応じて保有ナレッジを分類することで、より戦略的なナレッジマネジメントが可能になるでしょう。また、保有ナレッジをもとにした的確な人員配置・人事評価も実現できます。

社内SNSをナレッジマネジメントに活用する際のポイント

社内SNSを活用したナレッジマネジメントは、漫然と行っても効果が出ない恐れがあります。ここからは、社内SNSによるナレッジマネジメントを成功させるためのポイントをご紹介していきます。

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積極的な参加を促す

どれほど有益なナレッジも、特定の社員だけが独占してしまうと、組織全体でのパフォーマンスが低下します。ナレッジの共有は組織全体で取り組む必要があり、そのためにも、社員全員に積極的な参加を促すことが大切です。

社員の積極的な参加を促すには、SNSを活用してナレッジマネジメントを行う意義・重要性を理解してもらう必要があります。また、技術的な問題が出ないよう、ナレッジ共有に利用するSNSの操作方法や活用方法を周知することも大切です。

ナレッジを分かりやすく整理する

ナレッジは分りやすく整理することが大切です。SNSは気軽に投稿できるだけに、様々な情報が錯綜する恐れがあるためです。

たとえば、一定の社員にのみ共有が必要なナレッジは、グループチャット機能を利用することで、他社員を混乱させずに済みます。また、タグ機能を備えた社内SNSであれば、情報のカテゴリー化が容易です。

このように、社内SNS上でのナレッジ共有は混乱が起こりやすいことを念頭に置き、情報を分かりやすく整理する必要があります。

ナレッジの正確性を重視する

上述の通り、SNSは気軽に投稿できるため、時には間違ったナレッジや古いナレッジが発信されることがあります。ナレッジの正確性を担保するためにも、「ナレッジ共有の際はエビデンスを提示する」などのルールを作成しましょう。

また、投稿されたナレッジを定期的に見直し、情報が老朽化していないかを確認することも大切です。

まとめ

ナレッジマネジメントとは、業務に関する知識やノウハウを組織全体で共有し、業務品質や生産性の向上に繋げる手法です。

ナレッジマネジメントにはさまざまな手法・ツールがあり、その中でも社内SNSは、気軽な情報発信が可能なことから、ナレッジの共有に適しています。最新のナレッジを複数人で即座に共有できる点も、社内SNSを活用する利点です。

また、社内SNSを活用してナレッジマネジメントを行うことで、部門を超えたコラボレーションや新しいナレッジの創出、社内ナレッジの構造化が期待できます。ナレッジマネジメントに課題を抱えている企業は、社内SNSの活用を検討するのがおすすめです。