ナレッジマネジメントに社内SNSを活用｜メリットやポイントを解説

従業員が持つ個人の経験や知識を組織的に共有するナレッジマネジメントを行うには、社内SNSを活用するのがおすすめです。本記事では、社内SNSでナレッジマネジメントを行うメリットや効果、社内SNSをナレッジマネジメントに活用する際のポイントを解説します。

目次

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1. 社内SNSとナレッジマネジメントの関係
2. 社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリット
3. ナレッジマネジメントの効果を高める社内SNSの機能
4. 社内SNSでナレッジマネジメントを行う効果
5. 社内SNSをナレッジマネジメントに活用する際のポイント
6. まとめ

社内SNSとナレッジマネジメントの関係

効果的なナレッジマネジメントを実現するツールとして、社内SNSが注目されています。社内SNSをナレッジマネジメントで活用すれば、リアルタイムな情報共有や組織的な連携の強化など、さまざまなメリットが得られます。

本記事では、社内SNSでナレッジマネジメントを行うメリットや、効果的なやり方などを解説します。

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そもそもナレッジマネジメントとは

ナレッジマネジメントとは、社員が各自で保有している「ナレッジ」を組織全体で共有し、業務の効率化や生産性の向上につなげる手法です。

ナレッジとは、「knowledge（知識）」を語源とした和製英語です。ビジネスにおいては、業務に役立つ「知識」「スキル」「ノウハウ」などを指します。

近年は、人材の流動化や働き方の多様化に伴い、社員間のナレッジの共有が困難になっている現状があります。社員が個別に有するナレッジを組織全体で共有し、業務品質の均一化を図るためにも、企業には積極的なナレッジマネジメントが求められます。

社内SNSはナレッジマネジメントにも役立つ

社内SNSとは、社員間のコミュニケーションを活発化させるツールです。例えば、社内限定のチャットが挙げられます。

社内チャットには、メッセージのやり取りだけでなく、ファイルの共有やスケジュール管理機能を備えたものもあります。これらの機能は、社員間の交流の活性化だけでなく、ナレッジマネジメントの実現にも役立ちます。

社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリット

社内SNSをナレッジマネジメントに活用することにより、従業員のナレッジ利用促進や情報共有の簡易化などにつながります。ここでは、社内SNSをナレッジマネジメントに活用するメリットについて詳しく解説します。

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従業員が気軽に利用できる

社内SNSを利用したナレッジマネジメントは、従業員が気軽に取り組みやすいです。その理由として、次のようなものが挙げられます。

1. 時間・場所・デバイスを問わずに利用できる
2. メール・電話よりも気軽に発信できる
3. 直感的な操作が可能

ナレッジマネジメントにおいて重要なのは、社員同士が積極的にナレッジを共有することです。SNSは時間・場所の制約を受けず、簡単な操作で発信できるため、ナレッジ投稿への心理的なハードルが下がります。

その結果、社員の主体的なナレッジ共有が促され、ナレッジ共有の活性化にもつながります。

リアルタイムな情報共有ができる

SNSに投稿した内容は、メンバーであれば全員がすぐに閲覧できるため、社内SNSを活用することで、リアルタイムな情報共有が可能になります。

例えば、電話やメールでのナレッジ共有には、個別の連絡が必要です。その場合、メンバー全員に情報が行き渡るまでに時間がかかるだけでなく、連絡が終わるまでに状況が変わることもあり、再度個別にナレッジを共有しなければならないケースも想定されます。

一方、SNSであれば1度の連絡で全員に周知できます。メンバー全員が常に最新の情報を入手しながら、チーム全体で高いパフォーマンスの維持が可能です。

複数人での共有が簡単にできる

社内SNSでのナレッジマネジメントは、複数人での情報共有に適しているのがメリットです。投稿者は1度の発信で済むため、個別での連絡回数が減ることによって伝達ミスの削減にもつながります。

また、複数人で情報をチェックする体制が整うことから、投稿内容に誤りがある場合でも、即座に発見・訂正できる点もメリットです。メンバー全員が正しい情報を入手でき、業務品質の向上が見込めます。

ナレッジを編集しやすい

SNSの多くは、投稿した内容を簡単な操作で編集・削除・追加できるため、社内SNSはナレッジ編集がしやすいです。

ナレッジは、ビジネス市場の動向や顧客ニーズの変化、技術の進歩などに合わせて、常にアップデートさせていくことが大切です。古いナレッジの利用を続けることは、顧客や取引先からの信頼低下を招きかねません。

社内SNSは、投稿内容を簡単に編集して全メンバーへ同時に発信できることから、最新のナレッジを即座に共有可能な点が強みです。

組織的な連携が強化される

社内SNSは電話やメールと比べて、気軽にメッセージを発信しやすいです。そのため、社内SNSをナレッジマネジメントに利用することで、社員間の交流が活発化し、組織的な連携強化に期待できます。

社員同士のコミュニケーションが盛んになることで、必然的に社内でやり取りされる情報量が増え、社内のナレッジの共有が活発化しやすくなります。また、SNS上でのコミュニケーション活性化により、接点の少ない部門のメンバーとの交流も生まれやすいです。

各部門だけで蓄積されていたナレッジも組織全体で共有しやすくなるなど、社内SNSによるコミュニケーションの活発化で組織全体の連携強化につながり、ナレッジマネジメントの効率化が期待できます。

教育や研修を効率化できる

社内SNSでナレッジが共有されることにより、社員は手軽に業務で役立つ知識やノウハウを得られます。そのため、従来は研修や教育にかかっていた時間を見直し、他の業務へ時間を有効活用できるでしょう。

また、社内へ均一に情報が伝えられるため、研修担当者の能力に頼ることなく、社内全体におけるスキルの底上げにも効果的です。ナレッジ共有によって、これまで属人化していた業務を複数の社員が遂行できるようになれば、属人化の解消にもつながります。

顧客情報を共有できる

社内SNSを活用したナレッジマネジメントは、効率的な顧客情報の共有によってスムーズな対応を実現します。仮に、顧客情報が社内で共有されていない場合、担当者不在時の問い合わせに対応できず、信頼を低下させてしまう恐れもあるでしょう。

社内SNSで顧客情報を共有し、社内の誰もが対応できる体制を整えておくことにより、顧客からの急な問い合わせにも、迅速かつ適切な対応が可能です。さらに、顧客満足度を向上させる効果にも期待できます。

ナレッジマネジメントの効果を高める社内SNSの機能

社内SNSをナレッジマネジメントに効果的に活用するためには、機能面での特性を理解し、適切に使いこなすことが重要です。ここでは、ナレッジマネジメントの効果を高める社内SNSの機能について解説します。

ハッシュタグによる情報整理

社内SNSでは、投稿にハッシュタグ「#」を付けることで、情報をカテゴリ別に整理できます。例えば、「#営業ノウハウ」「#FAQ」「#障害対応事例」などのタグを付けることにより、テーマごとに情報を蓄積しながら必要な情報へ素早くアクセスが可能です。

ハッシュタグの活用で属人化していた知見を誰でも探しやすくなり、テーマ別に知識を収集・役立てる環境を整えられます。特に、SNSでは情報が時系列で流れてしまうため、ハッシュタグはナレッジの構造化を助ける機能として不可欠です。

ファイル共有とクラウド連携

多くの社内SNSには、ファイル添付機能やクラウドストレージとの連携機能が備わっています。業務マニュアル、社内研修資料、報告書、議事録など、形式を問わずさまざまな情報を簡単に共有でき、テキストだけでは伝わりづらい情報もスムーズに伝達可能です。

また、Google DriveやMicrosoft OneDriveなど、クラウドストレージとの連携が可能なツールの場合、外部のドキュメントを直接リンクでき、ナレッジの一元管理にも役立ちます。

このように、ファイルベースのナレッジと会話ベースのナレッジを統合して管理できるのが、社内SNSの大きな強みです。

社内SNSでナレッジマネジメントを行う効果

社内SNSでナレッジマネジメントを行うことは、チームワークの促進やナレッジ構造の可視化など、組織に多くの効果をもたらします。ここでは、社内SNSでナレッジマネジメントを行う効果について解説します。

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コラボレーションとチームワークの促進

社内SNSでのナレッジ共有は、コラボレーションやチームワークの促進効果が期待できます。SNSは社員同士が気軽にコミュニケーションを取りやすいツールであるため、上司と部下、異なる部門同士でも、アイデアや意見の交換が活発化しやすくなります。

また、日頃からコミュニケーションを取っておくことで、問題が発生した際にも迅速な対応が可能です。チームメンバー同士のフォローやサポートがしやすくなり、円滑な業務遂行につながります。

新しいアイデアとイノベーションの促進

社内SNSでのナレッジの共有により、新しいアイデアやイノベーションを促進する効果に期待できます。他社員が有するナレッジを共有し合うことで、新たな知識や発見を得られます。

これまでとは異なる観点から業務を見つめ直すことで、新しいアイデアが生まれやすくなるでしょう。そして、ナレッジ同士を結びつけることで、新しいナレッジの創出も可能です。

組織が持つナレッジ構造の可視化

社内SNSを活用することで、組織内のナレッジの構造を可視化できます。社員同士のナレッジ共有の活発化により、「誰が」「どのような」ナレッジを保有しているのかを一目で把握可能です。

役職・職種などに応じて保有ナレッジを分類すれば、より戦略的なナレッジマネジメントが可能になります。また、保有ナレッジを基にした的確な人員配置・人事評価も実現できます。

社内SNSをナレッジマネジメントに活用する際のポイント

社内SNSを活用したナレッジマネジメントは、漫然と行っても効果が出ない恐れがあります。ここでは、社内SNSによるナレッジマネジメントを成功させるためのポイントを解説します。

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積極的な参加を促す

どれほど有益なナレッジも、特定の社員だけが独占してしまうと、組織全体でのパフォーマンスが低下します。ナレッジの共有は組織全体で取り組む必要があり、社員全員に積極的な参加を促すことが大切です。

社員の積極的な参加を促すには、SNSを活用してナレッジマネジメントを行う意義・重要性を理解してもらう必要があります。また、技術的な問題が出ないよう、ナレッジ共有に利用するSNSの操作方法や活用方法の周知も大切です。

ナレッジをわかりやすく整理する

SNSは気軽に投稿できることから、さまざまな情報が錯綜する恐れがあるため、ナレッジはわかりやすく整理することが大切です。

例えば、一定の社員にのみ共有が必要なナレッジは、グループチャット機能を利用することで、他社員を混乱させずに済みます。また、タグ機能を備えた社内SNSであれば、情報のカテゴリー化が容易です。

このように、社内SNS上でのナレッジ共有は混乱が起こりやすいことを念頭に置き、情報をわかりやすく整理する必要があります。

ナレッジの正確性を重視する

SNSは気軽に投稿できるため、時には間違ったナレッジや古いナレッジが発信されることがあります。ナレッジの正確性を担保するためにも、「ナレッジ共有の際はエビデンスを提示する」などのルールを作成しましょう。

また、投稿されたナレッジを定期的に見直し、情報が老朽化していないかの確認も大切です。

活用事例を共有する

社内SNSをナレッジマネジメントに活用する上では、成功事例の共有が非常に重要です。特に、業務改善につながった具体例や、問題解決に役立った事例を共有することで、ナレッジ活用の価値を実感してもらえるでしょう。

また「どのように社内SNSを使えばいいのか」「どんな情報を共有すればいいのか」といったイメージを掴みやすくなります。その結果、社内SNSへの参加意欲向上につながり、ナレッジ共有の活性化が期待できます。

適切なツールを選定する

社内SNSには複数のツールが存在し、それぞれ特徴や機能が異なるため、自社に最適なツールを選定しましょう。例えば、使いやすい操作性や、検索機能の充実度、他システムとの連携性などが選定ポイントとなります。

また、情報の整理・分類機能や、アクセス権限の設定など、ナレッジ管理に必要な機能が備わっているかも確認が必要です。さらに、モバイル対応や通知機能など、日常的な利用をサポートする機能の有無も、活用促進の観点から比較すべき要素といえます。

まとめ

ナレッジマネジメントとは、業務に関する知識やノウハウを組織全体で共有し、業務品質や生産性の向上につなげる手法です。

ナレッジマネジメントにはさまざまな手法・ツールがあり、中でも社内SNSは気軽な情報発信が可能なことから、ナレッジの共有に適しています。最新のナレッジを複数人で即座に共有できる点も、社内SNSを活用する利点です。

また、社内SNSを活用してナレッジマネジメントを行うことで、部門を超えたコラボレーションや新しいナレッジの創出、社内ナレッジの構造化に期待できます。ナレッジマネジメントに課題を抱えている企業は、社内SNSの活用を検討するのがおすすめです。