電子契約の仕組みとは？書面契約との違いや仕組みを解説

電子契約とは、オンライン上で契約業務を行うことができる仕組みです。書面契約との違いは…？当事者型…？立会人型…？そんなあなたでも大丈夫！この記事を読めば、電子契約システムの仕組みや、具体的な流れ、メリットや注意点まで丸わかり◎

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目次

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1. 電子契約とは？
2. 書面契約との違い
3. 電子契約の仕組み
4. 当事者署名型と立会人署名型
5. 電子契約システムのメリット
6. 電子契約システムの注意点
7. まとめ

電子契約とは？

電子契約とは、契約時のやり取りを電子上で行う契約です。書面契約と同じように電子契約でも一定の条件を満たすことで法的な効力を持たせることができます。非改ざん性を担保するために「タイムスタンプ」、本人性を担保するために「電子署名」がよく使われます。電子契約システムはこれらの機能を塔載し、知識があまりない人でも使いやすい工夫がされています。

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書面契約との違い

書面契約と電子契約の違いは、契約の証拠の形式が紙であるかデータであるかという点にあります。書面契約では、契約当事者が合意したことを証明するために、署名や押印が必要です。契約に不正が疑われた場合、筆跡鑑定や印影鑑定が行われることがあります。

書面契約の課題としては、契約書の保管や捜索に時間がかかること、署名押印をもらうために相手に来社を依頼する必要があることなど、双方に負担がかかる点が挙げられます。一方で、電子契約はオンライン上のやり取りのみで完結するため、書面契約で必要だったプロセスを省くことができます。例えば、電子契約では、契約書の作成、署名、保管、検索の全てがデジタル化され、迅速かつ効率的に行うことが可能です。これにより、契約手続きにかかる時間やコストを大幅に削減できます。

書面契約と電子契約との違い

電子契約の仕組み

電子契約とは、電子署名や契約書の管理など、電子契約に必要な手続きをクラウド上で行う仕組みです。ここでは、電子契約の仕組みについて解説します。

電子契約の流れ

電子契約は電子契約システムを介して行われることが多いです。以下に電子契約の流れを解説します。

1. 送信者が契約書を作り、電子契約システムにアップロード
2. 受信者が受け取り、承認・署名
3. 契約締結

電子契約に法的効力を持たせる要素

タイムスタンプ

データが作成された日時を記録し、そのデータの信頼性を証明する物です。電子契約は書面契約に比べて、情報が改ざんされやすいです。電子帳簿保存法における「非改ざん性」を担保できる役割もあります。

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電子署名

電子契約では、書面契約とは違い直接署名することができないため、電子データに電子署名を付与します。電子署名は書面契約における印鑑やサインの役割を果たします。電子署名を付与することによって電子帳簿保存法の「本人性」を担保することができます。

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当事者署名型と立会人署名型

電子契約システムには、当事者署名型と立会人署名型の2種類があります。どちらも法的効力を持ちますが、本人性を担保する効力の強さと契約時の流れが異なります。ここでは、当事者署名型と立会人署名型についてそれぞれ解説します。

当事者署名型

当事者署名型は事業者を介せず、当事者が各自で電子証明書を取得して契約を締結します。

契約書の管理や保管は各々で行います。準備に時間と手間がかかりますが、証拠力が高いことが特徴です。

立会人署名型

立会人署名型は、電子契約システムを提供する事業者を介して締結する電子契約です。メール認証により本人確認が行われ、電子署名が付与される認証方法がよく使われます。当事者署名型に比べて証拠力は劣りますが、効率よく締結できるのが特徴です。

当事者署名型と立会人署名型の違い

電子契約システムのメリット

電子契約システムを導入することで、経費の削減や業務の効率化、コンプライアンスの強化など様々なメリットが得られます。ここからは、電子契約システムを導入するメリットを詳しく解説します。

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コストの削減

電子契約システムを導入することで、紙代、インク代などの印刷費や封筒代や郵送代などの郵送費、印紙代を削減することができます。
また、電子データでの保存が可能なため、保管コストも必要ありません。電子契約システムを使用した場合は書面契約に比べて大きなコストカットになるでしょう。

業務の効率化

電子契約システムを導入することで、契約締結までの期間が短縮されます。書面契約では、契約書を印刷した後、郵送し、契約書を受け取り、確認、押印、返送するという流れが必要です。しかし、電子契約の場合、一連の流れをオンライン上で行うことができます。

また、管理業務も効率化することができます。クラウド上で保管される契約書は検索機能で容易に発見・閲覧ができるため、探す手間がかからず管理業務が簡潔です。

コンプライアンス強化

電子契約システムでは、契約書を1つのシステムに集約できるため、紛失や破損のリスクを減らすことができます。また、電子署名機能やタイムスタンプ機能によって、契約書の改ざんを防止することができます。

電子契約システムの多くは、情報漏洩防止機能などのセキュリティ対策がなされているので安心して利用することができます。

電子契約システムの注意点

電子システムは便利ですが、何も知らずに使うと思わぬ落とし穴に嵌ることもあります。安全且つ有意義に使うためには、注意すべき点を知っておくことが必要です。ここからは、電子契約システムの注意点を解説します。

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書面との並行利用になることも

全ての契約において、電子契約が有効であるというわけではありません。高額な取引で権利関係を明確にすることが求められる場合や悪質な取引から消費者を守る必要がある場合、公正証書化する必要がある場合などが当てはまります。例えば、事業用定期借地契約、任意後見契約書、特定商取引（訪問販売等）の契約等書面などがあります。

電子契約システムの導入を検討する前に、電子契約を導入する契約が書面での契約が義務付けられているか、一通り確認することが必要です。

取引先も導入していないと利用できない

電子契約では、取引先にも同意を得る必要があります。特に取引先が複数ある場合は、企業によって契約システムも異なるため、同意を得られない場合もあります。

「電子契約であれば契約を断る」という事態にならないよう、事前に取引先へ丁寧に説明することが重要です。自社の問題を解決するためにはどのような方法が適切か分析しておくことで導入後の失敗を防げるでしょう。

電子契約に関する法律に要注意

電子契約システムを正しく使うためには、電子契約に関する法令の知識を得ておくことが重要です。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書･請求書･決算書など（国税関係書類）」を紙ではなく、電子データで保存することを認めた法律です。電子帳簿保存法には、次の3つの保存区分があります。電子帳簿保存では、パソコン等で作成した帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存することが認められています。スキャナ保存では、紙の書類をスマホやスキャナで読み取った電子データとして保存することが認められています。電子取引データ保存では、取引の際にやり取りした電子データをそのまま保存することが定められています。

参考：「電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜」｜国税庁

電子署名法

電子署名とは、書面での契約書における押印や手書きのサインの役割を果たします。電子署名があることによって、その契約に法的拘束力を持たせることができます。

電子署名法に則って電子契約するには、電子署名が本人によってなされたことを示す「本人性」と電子署名について改ざんがおこなわれていないかどうか確認できる「非改ざん性」を担保する必要があります。

これらを証明するための代表的な手段としては、「電子証明書」「タイムスタンプ」があります。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

その他の法律

電子帳簿保存法や電子署名のほかにも、e-文書法では電子データを保存する際の決まりが定められています。また、契約によっては電子契約ではなく書面上での契約しか認められていないものもあります。

電子契約には様々な法律が関係するので必ず確認が必要です。

まとめ

電子契約システムは、作業の簡略化による業務効率の向上やコストの削減など様々なメリットがあります。リモートワークが普及し、意思決定までのスピード感が求められる中で、電子契約システムを導入する企業は増えるでしょう。

しかし、電子契約システムを正しく使うためには、社内のセキュリティ対策が万全であることや電子契約に関する法令の知識を持っておくこと等が大切です。書面での契約が義務付けられている契約も存在するため、理解した上で電子契約システムを選ぶ必要があります。

電子契約システムは会社の業務内容や取引先との相性にも関わります。電子契約システムの導入を考える際は、この記事で解説した選び方を参考にして、メリットとデメリットを理解した上で自社のニーズに合ったシステムを選定しましょう。