派遣管理システムの種類｜基幹型・双方向型の特徴や違いを解説

人材派遣業務を効率化する派遣管理システムには、基幹型と双方向型の2種類があります。従来の基幹型と異なり、双方向型は派遣スタッフの派遣先企業も利用でき、特徴と機能に違いがあります。本記事では、基幹型・双方向型の特徴や違い、選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 派遣管理システムとは
2. 派遣管理システムの種類
3. 派遣管理システムの導入形態の種類
4. その他の派遣管理システムの選定ポイント
5. まとめ

派遣管理システムとは

派遣管理システムとは、人材派遣登録されているスタッフの基本情報や勤怠情報をはじめ、自社の求人案件などの派遣業務全般を一元的に行えるツールです。

給与計算・請求管理・有給管理といった業務範囲までカバーできる製品もあり、煩雑な人材派遣業務の効率化に役立ちます。本記事では、派遣管理システムの種類を紹介します。また、自社に最適な派遣管理システム選びのポイントも解説します。

派遣管理システムの種類

派遣管理システムには、大きく分けて「基幹型」と「双方向型」の2種類があります。それぞれの特徴やメリットを理解し、自社に適したシステムを選定しましょう。

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基幹型

基幹型の派遣管理システムは、人材派遣会社のみが利用するタイプです。従来型の派遣管理システムでもあり、派遣スタッフの情報管理・契約管理・勤怠管理・給与計算など、基本的な人材派遣業務を一元的に行えます。

基幹型の派遣管理システムは、さらに「マッチングを重視するタイプ」と「営業活動を重視するタイプ」の2種類に分類されます。以下で、それぞれの特徴とメリットを解説します。

マッチングを重視するタイプ

マッチングを重視するタイプは、スタッフの勤怠状況・スキル・職歴などをもとに、最適な派遣先を探すことに長けています。

スタッフの特性に応じて相性の良い派遣先を紹介できるため、スタッフの満足度の向上・定着率の向上などに期待できます。その結果、派遣先企業からの信頼向上も見込めます。

営業活動を重視するタイプ

営業活動を重視するタイプは、派遣先の情報を一元管理し、派遣人材会社の効率的な営業活動を支援します。労働条件や求人条件は派遣先企業によって異なり、これらの細かい情報を個別に管理するのは大変な作業です。

その点、営業活動を重視するタイプでは、細分化された条件を派遣先企業ごとに集約して管理できるため、営業担当者の負担を大きく軽減できます。

また、派遣先企業ごとの傾向や好みを把握しやすくなることで、より戦略的な営業活動の実現と、成約率の向上などにも期待できる点がメリットです。

双方向型

双方向型は、派遣人材会社と派遣先企業の両方が利用できるタイプです。派遣人材会社だけでなく、派遣先企業の人材派遣業務を効率化する機能が備わっているのが特徴的です。

たとえば、派遣スタッフの登録や更新を簡単に行える機能や、スタッフの評価登録機能が搭載されています。

人材派遣会社と派遣先企業は、派遣スタッフに関する情報を同一のデータベースを通して即座に共有できるため、従来のようなメールや電話での連絡・確認作業をカットできます。これにより、請求業務や給与計算業務の効率化を図れるでしょう。

また、両者が同一の情報にアクセスできることで、請求や契約における円滑化にもつながります。なお、双方向型は基幹型に代わる派遣管理システムの主流となっています。

基幹型・双方向型の比較一覧

基幹型は派遣人材会社のみで利用するのに対し、双方向型は派遣先企業も利用できる点が両者の大きな違いです。基幹型・双方向型の派遣管理システムの違いについて、特徴・使用者・主な機能に分けて、次の表にまとめました。

	基幹型	双方向型
特徴	人材派遣会社向けの機能が充実している	人材派遣会社・派遣先企業の双方に役立つ機能が備わっている
使用者	人材派遣会社	・人材派遣会社 ・派遣先企業
主な機能	・契約管理機能 ・派遣スタッフの情報管理機能 ・勤怠管理機能 ・給与計算機能	・契約管理機能 ・派遣スタッフの登録や更新機能 ・派遣スタッフの就労状況確認機能 ・派遣先企業の評価登録機能

派遣管理システムの導入形態の種類

派遣管理システムの導入形態には、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社に適した導入形態を選択しましょう。

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クラウド型

クラウド型システムは、インターネット上に構築されたサーバーにアクセスしてサービスを利用する形態です。双方向型派遣管理システムのほとんどはクラウド型です。クラウド型のメリット・デメリットには、次のようなものがあります。

【メリット】

1. 導入コストが比較的安い
2. 法改正や新制度にも自動で対応できる
3. 運用・保守を契約会社に一任できる

【デメリット】

1. カスタマイズ性が低い
2. ランニングコストがかかる
3. インターネットの通信環境が必須
4. 処理速度が通信環境に左右される

クラウド型は、導入の手間・コストが比較的小さく、必要な機材などが少ないのが特徴です。クラウド型の多くは、ユーザー数ごとに料金が変動する従量課金制が取られているため、小規模～中規模の企業におすすめです。

また、運用・保守やセキュリティ対策を契約会社に一任できることから、IT人材が不足している企業にもおすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社サーバー内にソフトウェアをインストールしてサービスを利用する形態です。オンプレミス型のメリット・デメリットには、次のようなものがあります。

【メリット】

1. 自社の要望に沿ったカスタマイズが可能
2. オフラインでも利用できる

【デメリット】

1. 導入コストが高額になりやすい
2. 法改正・新制度への対応は自社で行う
3. 運用・保守のための人的リソースが必要

オンプレミス型は、クラウド型に比べてIT環境の整備などを自社で行う必要があるため、導入コストが高額になりやすい特徴があります。ただし、自社でシステムの構築から運用までを担うため、自社要件に合わせた設計が可能です。

また、システムの構築後は、ランニングコストがクラウド型ほどかからないため、長期的な運用を考えた従業員規模の大きな企業におすすめです。

その他の派遣管理システムの選定ポイント

派遣管理システムを選ぶ際は、次のようなポイントにも注目するのがおすすめです。必要な機能を備えているかなど、各ポイントについて解説していきます。

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必要な機能を備えているか

派遣管理システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。たとえば、派遣スタッフとの契約業務を効率化したい場合は、情報管理機能や契約管理機能が使いやすいものが望ましいです。

なお、自社に必要な機能を考える際は、まず自社における派遣人材業務の課題を洗い出すのがおすすめです。

費用対効果を十分に得られるか

派遣管理システムの利用には費用が発生するため、複数のシステムを比較検討しながら、自社の予算で対応できるかを確認しましょう。また、便利な機能が多いほど費用が高額になる傾向にあるため、必要な機能だけを洗い出す必要があります。

そして、発生する費用を算出してから費用対効果を十分に得られるかを検討すると、効果的な運用にもつなげられるでしょう。

他システムとの連携ができるか

人材派遣会社と派遣先企業双方において、すでに利用しているシステムがある場合は、派遣管理システムとの連携ができるかを確認することが大切です。たとえば、給与計算システムや会計システムなどは、すでに導入していることが多いでしょう。

派遣先によって給与形態が違う場合や、雇用条件が異なる場合は、他システムとの連携によって大幅な業務効率化につながります。したがって、自社内はもちろんのこと、派遣先企業のシステムとも連携できるかを必ず確認するようにしましょう。

セキュリティ対策は万全か

派遣管理システムでは、派遣スタッフの個人情報や、派遣先企業の機密情報を管理するため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが大切です。

たとえば、アクセス権限を柔軟に設定できるものは、情報の不正閲覧や外部漏洩の防止に役立ちます。その他にも、通信の暗号化・IPアドレス制限機能の有無や、セキュリティマークの取得状況にも注目しましょう。

サポート体制は充実しているか

派遣管理システムを選ぶ際は、システムの契約会社のサポート体制を確認することも大切です。たとえば、導入支援の有無や、システムトラブル時の技術的な支援の有無を確認しておきましょう。

併せて、サポート方法やサポート日時も要確認ポイントです。ITツールの操作に不安がある企業は、電話・チャットサポートをはじめ、訪問サポートを有したものが望ましいでしょう。

また、人材派遣会社は24時間365日稼働していることが多いため、早朝・深夜・休日でもサポートが受けられるシステムだと、万が一の場合も迅速な対応に期待できます。

まとめ

派遣管理システムは、煩雑な人材派遣業務を一元管理できるツールです。人材派遣会社向けの基幹型と、人材派遣会社・派遣先企業の両方で利用できる双方向型があり、現在の主流は双方向型となっています。

また、派遣管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類の導入形態があります。それぞれのメリット・デメリットやコスト面を比較し、自社に適した導入形態を選択しましょう。

その他にも、搭載機能・セキュリティ性・サポート内容なども、システム選定時の重要な基準です。人材派遣業務の効率化を狙う企業は、いくつかのポイントに注意しながら、自社に最適な派遣管理システムを導入しましょう。