見える化で目標管理を行う方法｜見える化するメリットと注意点を解説

目標管理は、「見える化」することで進捗が把握しやすくなります。また、タスクの優先順位を明確にできるため、成果を最大化できるメリットもあります。本記事では、目標設定の重要性と目標を見える化するメリットを解説し、見える化する方法や注意点についても紹介します。

目次

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1. そもそも目標設定が重要な理由
2. 目標と進捗を見える化するメリットや効果
3. 目標と進捗を見える化をする方法
4. 目標と進捗を見える化する際の注意点
5. まとめ

そもそも目標設定が重要な理由

目標設定とは、達成したい新たなスキルやプロジェクトを設定することから始まる、目的を伴った明確なプロセスです。具体的な目標設定を行うことで、目指すべき方向性を明確化することができるため、企業の成長に繋がります。

また、明確な目標を設けることで従業員のモチベーションが上がり、人材育成の効果も期待できます。ここでは、目標設定を行うことによる5つのメリットについて解説します。

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スキルアップが見込める

具体的な目標設定は、従業員のスキルアップに繋がります。目標の設定によって、進むべき方向性が明確になるため、目標達成に必要とされるスキルの獲得に集中でき、それぞれの貢献度や、進捗における課題点なども把握しやすくなるでしょう。

加えて、明確な目標を設定することで、必要な業務をスムーズに把握できるため、業務のマニュアル化やスキルの共有を行いやすくなります。一部の従業員だけでなく、企業全体のスキルアップに繋がるメリットが生まれます。

モチベーションを上げられる

明確な目標設定は、従業員のモチベーションの向上に繋がります。目標設定によって個々の成果が可視化され、適切な評価やフィードバックにより、各々が自身の成長を実感しやすくなります。そのため、モチベーションが向上し、さらなる成果が期待できます。

また、従業員一人ひとりの取り組みが成果に繋がっていることを示すためには、対目標や対前年などの数値によって、具体的な結果を共有することが重要です。目標設定を行ったら、目標や達成の度合いを評価し、個人やチームでの成果を共有しましょう。

生産性が向上する 

目標設定により、企業全体の生産性の向上が期待できます。目標から逆算して業務フローを設定し、部署内で共有すれば、適切なリソース配分を行えるでしょう。目標との乖離がある場合も、問題点を可視化しやすくなるため、早期の解決が見込めます。

また、明確な目標によって業務の優先順位がわかりやすくなるため、優先順位が低い事項への労力や時間の配分を削減し、業務を効率的に進める効果が期待できます。

信頼関係を築ける

目標設定により、具体的な基準に基づく公平な人事評価が実現します。明確な評価基準を定め、定量的な評価を行うことで、従業員の不公平感を軽減し、満足度を向上させる効果が得られるでしょう。

目標に基づく公平な評価により、従業員は適切に評価されていると感じ、会社との信頼関係が構築されます。従業員との信頼関係を築くことで、離脱を防止し、中長期的に人材を育成できるメリットが得られます。

人事評価がしやすくなる 

明確な目標設定により、人事評価を行いやすくなります。人事担当者による主観的な評価は、実情との乖離や、従業員に不公平感を与えるなどの課題があります。しかし、目標を定め、達成の度合いを数値化することで、具体的な評価基準を定めることができます。

そのため、従業員一人ひとりの業績や成果を客観的に評価できるようになります。成果と評価を関連づけることで、正確かつ公平な人事評価が実現し、企業全体の成長を促す効果が期待できます。

目標と進捗を見える化するメリットや効果

目標と進捗を見える化することで、やるべきことが明確になります。問題や課題の把握が容易になり、モチベーションアップや透明性の向上が期待できるでしょう。ここでは、目標と進捗の見える化することによるメリットや、効果について解説します。

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やるべきことが分かりやすい

目標の見える化により、目標からの逆算による行動が習慣化され、従業員の判断力を高める効果が期待できます。また、企業の方針やプロジェクトにおける優先事項が可視化されることにより、目標と進捗を比較することで行動の方向性が明確になります。

一方、目標を見える化していない場合、目指すべき方向が不透明になりがちです。また、従業員によってゴールの解釈が異なるため、目標が曖昧になり効果の測定が難しくなります。進捗が不明瞭だと問題の発見や解決に時間がかかり、業務効率の低下にも繋がるでしょう。

目標設定によって組織の自走性を高めるためには、従業員が自分のやるべきことを正確に把握できる仕組み作りが重要と言えるでしょう。

問題や課題を見つけやすい

目標を見える化することで、潜在的な問題・課題にもいち早く気づくことができ、問題や課題の早期発見に繋がります。問題が拡大する前に対策を打つことができるため、影響を最小限に抑えられるでしょう。

一方、目標を見える化していない場合、問題や課題に対する共通認識が生まれず、事態の把握に時間がかかってしまいます。そのため、問題の深刻化やプロジェクトの遅延といったリスクが生じます。

目標達成への意欲が高まる

目標を見える化することで、常に明確な目的として認識されるため、チーム間や部門間での結束を高めます。また、進捗や達成の度合いが明確になり、達成感が得られやすくなるのもメリットです。

一方で、目標の見える化が行われていないと、進捗や目的が不明瞭になり、達成感を得られにくくなります。そのため、意欲やモチベーションが低下し、結果として業績が低下するといった事態を招く場合があります。

情報共有ができる

目標や進捗の見える化は、社内のスムーズな情報共有にも貢献します。見える化された目標は、社内の共通認識として周知され、目標との差異や達成状況を共有しやすくなるでしょう。

一方、目標を見える化していない場合、目標達成や進捗度合いなどの判断が難しく、共有できる情報が曖昧になります。また、情報を共有するメリットが得られないため、業務の透明性が低下してしまうリスクにも繋がります。

目標と進捗を見える化をする方法

目標と進捗を見える化するには、さまざまな方法があります。ここでは、代表的な方法を取り上げ、それぞれについて解説します。

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手書き

目標と進捗を見える化する方法のなかには、手書きで行える手法もあります。ここでは、手書きで作れる見える化の手法について解説します。

ブレインダンプ

ブレインダンプとは、情報や思いついたアイデアを紙に書き出す手法で、複雑な課題や目標を整理しやすくなるのがメリットです。また、思いついた事柄をすぐその場で書き出せるため、手書きで行うのに適しています。

ブレインダンプには、脳の活性化をもたらす効果があり、新たなアイデアを生み出すのに役立ちます。また、課題のアウトプットによりアイデアを整理できるため、目標と進捗の可視化にも効果をもたらすでしょう。

マンダラシート

マンダラシートとは、円形のシートを用いたアートセラピーの一種です。マンダラシートを目標の見える化に用いる場合、円形のシートの中心に目標を設定し、その周りに関連する要素やアイデアを放射状に配置していくという方法が取られます。

マンダラシートの特徴は、目標達成に向けた戦略やアクションプランを視覚的に理解しやすくなることです。また、マンダラシートを作成するなかで、目標達成に必要なタスクを細かく切り分けることができるため、実行の際に役立ちます。

さらに、自由な発想でアイデアを書き込むため、手書きで行うのがおすすめです。また、色を塗り分けたり、イメージを図で描き表したりすることも効果的です。

エクセルを使用

目標と進捗の見える化を行うには、エクセルを使用する方法も効果的です。エクセルでは、目標管理シートの自作や、テンプレートの利用が可能です。ここでは、エクセルで作れる見える化の手法について解説します。

ロードマップ

ロードマップとは、目標達成に向けた計画や方針を文章で記載することです。ロードマップは手書きでも作成できますが、目標や計画を整理する必要があるため、修正や並べ替えが容易なエクセルでの作成が適しています。

ロードマップの特徴は、目標を中心とした具体的な計画や、実現に向けたタスクを可視化できるという点です。これにより、タスクの優先順位や進捗管理などをスムーズに行え、効率的な作業の進行に役立ちます。

ガントチャート

ガントチャートとは、時間軸上にタスクや作業を配置したグラフの一種です。エクセルではさまざまな種類のグラフを容易に作成できるため、ガントチャートの作成をスムーズに行えるでしょう。

ガントチャートの特徴は、一目で進捗状況を把握できるという点です。ガントチャートでは、目標のスタートとゴールを設定し、タスクの進捗状況をタイムラインで表示します。

また、タスクが複数ある場合は、タスク同士の関係や、それぞれの期間などを効率的に管理できます。

ツールを使用

目標管理ツールとは、個人や部門で設定した目標に対する進捗状況を管理するためのツールです。目標管理ツールには、スキルやタスクの管理に加え、予定のリマインダーやフィードバックの共有機能などを備えたものもあり、目標の可視化に役立ちます。

近年では、スマホやタブレットでも利用できる、マルチデバイス対応の目標管理アプリも人気を集めています。リモートワークや外出を伴う業務でも目標管理を行えるため、柔軟な勤務形態を取り入れている企業で多く使用されています。

目標管理ツールの導入により、目標管理にかかる手間と時間が軽減され、スムーズで効率的な目標管理が実現します。また、各々の進捗状況をチーム内で共有することで、業務の透明性とモチベーションの向上が期待できます。

目標と進捗を見える化する際の注意点

目標と進捗を見える化する際は、いくつかの注意点があります。まず、誰が見てもわかりやすく、評価基準が明確なものでなければなりません。また、共通認識があるかどうかや、数値の根拠なども重要です。ここでは、これらの注意点について解説します。

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誰が見てもわかるようにする

目標の見える化を行う上で最も重要なポイントは、誰が見てもわかりやすい形式で行うという点です。目標や進捗状況を一目で把握できない場合、業務に関して正確な判断を行うことが難しくなります。

また、裁量権が少ない立場の従業員に対しては、できる限り具体的な指示を与えることが望ましいです。しかし、目標の見える化が行われていないと、指示の根拠が提示されてしまい、業務の遅延や効率の低下を招いてしまいます。

そのため、口頭での指示や文書による通達ではなく、紛失や見落としのリスクが少ないWebやアプリ上での情報管理が必要になります。また、なるべく情報を一目で把握できるよう、見やすいフォーマットを選ぶことで、誰が見てもわかるようにできます。

評価基準を明確にする

目標や業務の進捗を見える化する際は、評価の基準を明確に定めておきましょう。評価基準が不明瞭だと、目標達成度の判定が難しくなり、効果的な進捗管理を行えません。また、従業員の評価が異なる場合に不公平感や不信感が生じ、モチベーションの低下を招きます。

評価基準を明確に定めることで、達成度合いや成果に対して適切な評価を行うことができます。従業員の納得感が得られ、モチベーションが改善するでしょう。

その際、評価の基準は、なるべく具体的に細かく定めておくことが望ましいです。また、評価基準を公表することで共通認識が生まれ、計画の進行に良い影響をもたらす効果が期待できます。

共通認識を持たせる

目標の見える化を行う際は、部署内及び他部署との間で、共通認識を持たせることが不可欠です。企業全体での目標を定めていても、部署によって認識に相違があれば、方向性にズレが生じ、連携がうまくいかないといったデメリットに繋がります。

このような事態を回避するには、社内の連携体制を見直し、常に共通認識のすり合わせを行うことが効果的です。部門単位での目標設定を行う際は、最初に共通認識を確認し、方向性が定まっていることを確認した上で行いましょう。

根拠のある数値を用いる

目標の設定においては、根拠のある数値を用いることが重要です。明確なデータや実績に裏付けられた数値に基づいた目標でなければ、従業員からの納得が得られにくい上、達成不可能な目標設定により、かえって業務の効率が低下してしまうリスクがあります。

根拠のある数値を用いることで、目標が実現可能であるかどうかや、目標達成にかかるおおよその時間などを判断することができます。非現実的な目標は従業員との信頼関係にも悪影響を及ぼすため、根拠のない目標設定は避けましょう。

まとめ

適切な目標設定は、企業の成長に不可欠です。具体的な目標の設定により、従業員のモチベーションが向上し、スキルアップの効果が期待できます。また、明確な評価基準を設けることで、公平な人事評価に繋がり、従業員との信頼関係構築に役立ちます。

また、業務を行う上で目標や進捗を可視化することにより、目標との差異が明確になり、やるべきことを容易に把握できます。これにより、問題の早期発見やスムーズな解決に繋がり、情報共有なども行いやすくなり、業務効率が改善するでしょう。

目標や進捗の見える化には、手書き・エクセル・目標管理ツールなどの利用が効果的です。目標を定める際は、根拠のある数値に基づいて設定することが重要です。加えて、誰が見てもわかりやすい形で情報を共有し、明確な評価基準を定めておきましょう。