在宅勤務に勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット｜選び方も解説

在宅勤務では、従業員の勤怠状況が見えないため、勤怠状況を把握しづらいという課題があります。勤怠管理システムはその問題解決の一つになります。この記事では、勤怠管理システムの機能や在宅勤務に勤怠管理システムを導入する際のメリット・デメリットと選び方を解説します。

目次

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1. 在宅勤務における勤怠管理の課題
2. 在宅勤務における勤怠管理方法
3. 在宅勤務での勤怠管理で重要になるポイント
4. 在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するメリット
5. 在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するデメリット
6. 在宅勤務に適した勤怠管理システムの選び方
7. まとめ

在宅勤務における勤怠管理の課題

近年働き方の多様化によって、テレワーク・リモートワークなどの在宅勤務を導入する企業が増えています。しかし、実際に在宅勤務において従業員の労働管理を行うのには、さまざまな課題があります。

厚生労働省のガイドラインによると、進捗状況の確認やセキュリティの確保、労働時間の管理の難しさが、テレワーク・リモートワークを導入する企業が感じる課題として挙げられています。

また、出勤・退勤時間が従業員による自己申告になるため、虚偽申告やサービス残業なども問題が増える事例もあります。これらの課題に対処していくためには、勤怠管理システムなどを導入し、勤怠管理を適切に行う必要があります。

在宅勤務における勤怠管理方法

在宅勤務で勤怠管理を行う方法は、電話・メールを活用した方法や、勤怠管理システムの導入などいくつかの管理方法があります。

ここでは、具体的にどのように勤怠管理を行うのか、注意すべき点はあるのかなどについて詳しく解説していきます。各方法の特徴や注意点を理解した上で、自社にどの管理方法が合っているのか慎重に検討しましょう。

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電話・メールの活用

電話やメールを活用した勤怠管理は、始業・終業時のそれぞれに上司に連絡をする管理方法です。テレワークを導入する企業で最も利用されている方法で、今までも利用していたツールを使うため、コストの負担がなく簡単に導入しやすいのがメリットです。

ただし、管理者側が情報伝達や意思疎通に時間や労力がかかるのが注意点です。メールを確認したり、電話に対応したりしなければならないため、業務に集中できないリスクも発生します。

従業員数が少ない企業なら導入しやすいですが、大企業の勤怠管理を行うには負担も大きくなるため、現実的な方法ではないでしょう。

Excel（エクセル）やスプレッドシートの活用

Excelやスプレッドシートを活用した勤怠管理は、従業員に始業・終業時の時間を入力してもらう管理方法です。Excelやスプレッドシートは、従業員間で共有できるため、管理者側の負担が少なくなります。

数値を入力するだけで勤怠管理ができる無料テンプレートが数種類あり、自社が扱いやすいものを選択できるのもメリットです。

ただし、従業員に入力を任せるため、記入漏れや虚偽申告などの問題が発生する事例も少なくありません。それらの問題を防止するためには、従業員の勤怠が適正に行われているかチェックする必要があります。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムを活用した勤怠管理は、アカウントにログインして出勤・退勤などの操作を行う管理方法です。従業員ごとの勤務時間が簡単に管理でき、担当部署内などで記録を共有できます。

また、有給休暇や時間外労働の管理・申請、シフト管理、給料計算までも一元管理できる便利なシステムです。操作に慣れるまでは少し手間がかかりますが、将来的に労務にかかるコストを削減できます。

ただし、他の勤怠管理の方法に比べて、導入・運用コストがかかります。また、操作が難しいシステムは、業務が煩雑になる場合があります。自社の従業員が扱えるように、可能な限り操作が簡単なものを選ぶ必要があるでしょう。

在宅勤務での勤怠管理で重要になるポイント

在宅勤務では従業員が物理的にオフィスにいるわけではないため、在宅勤務における勤怠管理において重要なポイントがあります。ここではポイントについて詳しく解説します。

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労働時間の管理

2019年4月1日から、働き方改革によって労働基準法や関連法が改正され、各企業や事業者には、従業員の労働時間の把握が義務づけられました。在宅勤務の場合でも労働時間の管理が必要です。

労働時間を適切に把握し、過重労働や長時間労働を防止するだけでなく、従業員の健康を守るためにも、適正な休憩時間の確保や労働時間の均等化が重要になります。

在宅勤務における労働時間の明確な管理は、従業員のストレスや過労を軽減し、生産性を高める一方で、企業側にとっても法令順守や労働環境の改善につながります。

参考：「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について｜厚生労働省

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

従業員とのコミュニケーション

在宅勤務の環境では、従業員と直接対面する機会が減少し、コミュニケーションの不足が生じる可能性があります。そのため、定期的なチームミーティングや週次の進捗報告など、定められたコミュニケーションの枠組みを整えることが大切です。

定期的なコミュニケーションをとることで、従業員の進捗状況や業務への取り組みを把握しやすくなります。それにより、業務の進捗や時間の使い方に関する情報を得られ、効果的な勤怠管理が可能になります。

従業員とのコミュニケーションを通じて、従業員が業務に集中し、適切なサポートを受けながら働ける環境を整えることで、勤怠管理の向上と生産性の向上を両立させることができます。

在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するメリット

在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入すると、主に3つのメリットがあります。システム導入によって、就業状態をリアルタイムで把握できたり、申請を管理できたり、管理業務の負担が軽減します。ここでは、勤怠管理システム導入のメリットについて解説します。

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就業状況をリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムは、就業状況をリアルタイムに把握できるのがメリットです。パソコンやスマートフォンなどの端末を利用して打刻ができるため、従業員は自宅でも会社でもリアルタイムに近い勤怠状況を送信することができます。

送信した状況は、インターネット上ですぐにシステムに反映されるため、管理者側の業務効率化にも繋がります。残業が多い、有給休暇を取得していないなどの情報も反映させることができるため、こうした労働問題にも素早く対処できるのも魅力です。

各種申請を管理できる

勤怠管理システムは、各種申請を管理できるのもメリットの1つです。有給休暇や時間外労働の申請・承認の業務を、勤怠管理のシステム上で行うことができます。

従来の申請方法では紙ベースの申請用紙に記入し、直属の上司、役員の承認という流れが一般的です。

しかし、勤怠管理システムを利用すればシステム上で完結するため、ペーパーレス化やスムーズな承認に繋がり、業務効率化や従業員が申請がしやすくなるのがメリットです。

その他業務と連結できる

勤怠管理システムでは、給料計算や年休付与といった労働時間以外の業務も管理できます。給料計算ソフトと連結できれば、システム上の労働時間や出勤日数を基に、給与、社会保険料等などの給料計算作業が自動化されるため、労務の業務負担が大幅に軽減します。

フレックスタイムや裁量労働などを多様な働き方を導入している企業でも、集計や管理の負担の手間を大幅に削減できます。また、所定年休消化数に達しているかも簡単にチェックすることができるため、有給取得日数の増加にも役立ちます。

在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入するデメリット

以上のように在宅勤務の管理に勤怠管理システムを導入すると多くのメリットがありますが、一方でデメリットが発生する可能性もあります。システム導入を検討する際は、これらの項目に注意して導入しましょう。

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導入・運用のコストがかかる

勤怠管理システムは、導入・運用のコストがかかるのがデメリットです。メール・Excelなどは無料で活用でき、導入・運用のコストがかかりません。そのため、導入費用とランニングコストがかかることを理解しておく必要があります。

しかし、勤怠管理システム以外の管理方法では、管理者の管理の負担やつけ忘れといったさまざまな課題があります。そのため、結果的に管理業務の負担が多くなり、労働コストが多くなってしまう事例も多いのが現実です。

一方で、勤怠管理システムは導入や運用コストがかかりますが、大幅な業務効率化が期待できるため、結果的にコスト削減に繋がるメリットがあります。

自社の勤怠ルールに対応できない場合がある

勤怠管理システムは、自社の勤怠ルールに対応できない場合もあります。近年働き方改革によって、フレックス制・裁量労働制・夜勤交替勤務制・時差出勤など、さまざまな勤務形態を採用している企業も多いです。

しかし、勤怠管理システムがそれらの勤怠ルールに対応していないものもあるため、自社の働き方に対応できる勤怠管理システムを選ばなくてはなりません。

対応していないシステムを選んでしまうと、新たな仕事が増えたり、管理業務がより煩雑になってしまったりするため、必ず自社の働き方とマッチしているか確認が必要です。

在宅勤務に適した勤怠管理システムの選び方

最近はさまざまなタイプの勤怠管理システムがあるため、どのシステムを選べばよいのか分からない方も多いのではないでしょうか。ここでは、在宅勤務に適した勤怠管理システムを選ぶ際に着目したいポイントを解説します。

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クラウド型であること

在宅勤務に勤怠管理システムを導入する際は、クラウド型であるかが重要な選定ポイントです。テレワークでは、自宅で働く方も多いですが、家庭の事情などでシェアオフィスやカフェ、コワーキングスペースを活用している方もいます。

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネット上のWebブラウザや管理アプリを通して、いつでもどこでも出勤・退勤の記録や勤怠管理ができるようになります。

在宅勤務以外にも、スマートフォンやタブレット端末のアプリで、通勤中や外出中に勤怠管理ができるというのもメリットです。

自社の勤務ルールと合っているか

勤怠管理システムを導入する際には、自社の勤務ルールと合っているか確認が必要です。近年は、フレックス制・時差出勤制・裁量労働制などの労働時間制度や、派遣・アルバイト・業務委託など働き方が多様化しています。

従業員全員がスムーズに退勤記録が行えるように、勤務形態や労働時間制ごとにマッチした設定ができるかどうか確認しましょう。

また、便利なシステムを導入しても、従業員が操作できなければ意味がありません。できるだけ操作が簡単なものを選ぶことも重要な選定ポイントです。

作業状況が把握できるか

在宅勤務中の作業状況が把握できるかもチェックしておきましょう。勤怠管理システムの中には、遠隔で従業員のパソコンのスクリーンショットが撮れるなどの機能があり、作業状況が把握できるシステムが存在します。

この機能によって、虚偽の申告を防止したり、進捗状況を確認したりしやすくなります。従業員も上司から作業状況を把握されることで、出社時と変わらない緊張感を持って仕事ができるため、業務効率化にも役立つでしょう。

関連システムと連携できるか

給与管理システムなどの関連システムと連携できれば、給与計算作業の効率化が図れます。

従来の管理方法では、労働時間を基に給与や残業代、社会保険料等を算出する必要があり、労務管理の負担が大きいのが課題でした。

しかし、給与管理システムと連携すれば、上記の煩雑な業務も簡単に管理できます。勤務時間の記録も正確なため、情報を活用して人事評価なども効率的に実施できるメリットもあります。

導入・運用のコスト

勤怠管理システムの導入・運用のコストがどれくらいかかるのか、しっかりと確認が必要です。システム導入の費用が経営の負担になってしまう場合、導入しても意味がありません。

多機能なシステムは導入・運用コストも高くなるため、機能は自社に必要な機能があるシステムを選ぶのもポイントです。便利な機能があっても使用しなければ意味がないため、自社に必要な機能を見極め、さまざまなシステムのコストを比較検討するのがおすすめです。

サポート体制

勤怠管理システムの運用において、サポート体制についても要チェックです。勤怠管理システムを導入する際には、操作や運用方法が分からないといった問題や不具合などが起きる事例も少なくありません。

そのため、事前に操作方法・運用方法などのトラブルに対し、どこまで対応してくれるのか確認しておきましょう。近年労働時間などの働き方が多様化しているため、365日24時間サポートに対応しているシステムが安心です。

まとめ

在宅勤務において、進捗状況の確認や労働時間の管理の難しさが課題でした。しかし、最近の勤怠管理システムでは、システム上で簡単に勤怠管理ができ、進捗状況が確認できる機能なども増えているため、在宅勤務の勤怠管理においての課題の解決策となります。

ただし、勤怠管理システムは導入・運用コストがかかるため、慎重な選定が必要です。自社の勤務ルールに対応しているのか、関連システムと連携できるかなど、自社とマッチしているか確認し、適切なシステムをスムーズに導入できるようにしましょう。

在宅勤務において勤怠管理システムの導入を検討する際は、この記事を参考に利用するシステムの選定や準備を行い、労務関係の業務効率化や働き方の多様化など、システムのメリットを実感できる環境作りを行いましょう。