変形労働時間制に対応した勤怠管理システムとは？制度導入の注意点も解説

変形労働時間制の導入は、企業にとって生産性向上や従業員満足度向上に繋がり近年の働き方改革を進める上で重要なことです。本記事では、変形労働時間制の概要や変形労働時間制を導入する際の注意点や複雑な勤怠管理方法の改善策を解説します。

目次

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1. 変形労働時間制とは
2. 変形労働時間制の種類
3. 変形労働時間制を導入する際の注意点
4. 変形労働時間制に対応した勤怠管理システム
5. まとめ

変形労働時間制とは

変形労働時間制とは、月単位や年単位で労働時間を調整し、繁忙期と閑散期で労働時間を配分する制度を指します。変動労働時間制を導入することにより、繁忙期の労働時間を長く、閑散期の労働時間を短く設定し、全体の労働時間短縮が図れます。

季節や時期によって、繁閑の差が出やすい小売業・飲食店・運輸業・不動産業などが向いています。変動労働時間制を導入すれば、特定日だけ所定の日だけ10時間にしたり、特定の週だけ52時間に設定することも可能です。

そのため、労働者も閑散期は労働時間が短いため、プライベートの時間を充実させやすくワークバランスを保つことが可能です。雇用主も閑散期に無駄な残業代の支払いを抑えられるなど、労働者・雇用者の双方に多くのメリットがあります。

参考：週40時間労働制の実現 １ヵ月又は1年単位の変形労働時間制｜厚生労働省

所定労働時間と法定労働時間の違い

所定所定時間とは、就業規則や雇用契約書に記載されている、企業で取り決めをした労働時間を指します。一方の法定労働時間は、1日8時間・週40時間を原則とする労働時間の上限を指します。

所定労働時間は、企業独自で設定する労働時間の上限ですが、法定労働時間の範囲内で取り決める必要があります。

また、月の暦日数によって法定労働時間が変わってきます。よく聞かれる「177時間」は暦日数が31日の月の上限となり、パターンも少ないため算出方法と共に一覧で覚えておきましょう。

月の法定労働時間＝週の法定労働時間 × 月の暦日数 ÷ 7

週の法定労働時間	月の歴日数
	28日	29日	30日	31日
一般事業場（40時間）	160.0	165.7	171.4	177.1
特例措置事業場（44時間）	176.0	182.2	188.5	194.8

特例措置事業場とは、特定の業種で一定の条件を満たした場合のみ1週間あたりの法定労働時間を44時間に設定する事ができる制度のことです。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

変形労働時間制とフレックスタイム制との違い

変動労働時間制と似て非なる労働時間制に、フレックスタイム制があります。フレックスタイム制は、企業が設定している自由に出退社できる時間帯（フレキシブルタイム）と、必ず勤務していなければならない時間帯（コアタイム）があります。

労働者は出社・退社時間をフレキシブルタイム内で自由に決められます。変動労働時間制は、企業が労働時間の長短を決定しますが、フレックスタイム制は決められた範囲内で労働者が勤務時間を決定します。

参考：労働時間・休日｜厚生労働省

変形労働時間制の種類

変動労働時間には、1週間単位・1ヶ月単位・1年間単位の種類があります。それぞれどのような特徴があるのか解説します。

参考：労働基準法　第四章 労働時間、休憩、休日及び年次有給休暇｜中央労働災害防止協会 安全衛生センター

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1週間単位の変形労働時間制

1週間単位の変動労働時間制は、週40時間の法定労働時間の範囲内で、1日の就業時間の上限を10時間以下に設定できます。就業時間は前週までに取り決め、あらかじめ従業員には書面での通知が必要です。

特に就業規則には、各曜日の就業時間の記載は必要ありません。1週間単位の変動労働時間制の対象となる業種は、従業員数30人未満の小売業・旅館・飲食店です。

1ヶ月単位の変形労働時間制

1ヶ月の変動労働時間制は、1ヶ月単位の平均労働時間を、週40時間の法定労働時間内で調整できます。就業する日と就業時間は事前に取り決め、労働日より前に従業員に書面での通知が必要です。

月単位での変動労働時間制を導入した場合、時間外労働をした場合に計算が複雑で手間が増えるケースもあります。また、休日や労働時間の変更を頻繁に行うことはできません。

1ヶ月単位の変動労働時間制は、休日が少なく、1日の就業時間が長くなりがちな業種に向いています。主に運輸業・不動産業・小売業など季節によって繁閑の差がある業種が導入している事業所が多いです。

1年間単位の変形労働時間制

1年間単位の変形労働時間は、年間を通して繁忙期の所定労働時間を長く、閑散期の所定労働時間を短く設定する制度です。そのため、年間で平均すると総労働時間の短縮が見込めます。

年単位での変動労働時間制を導入する際は、対象期間の労働日・労働時間を特定し従業員に通知します。また、その対象期間は1ヶ月を超え1年以内とし、1日の労働時間は10時間・週52時間以内・1年間の労働日数は280日が限度で、連続勤務日数は6日が上限です。

雇用主は繁忙期の残業代を抑えられるのがメリットです。従業員も閑散期に休暇を取りやすく、ライフワークバランスを保てます。1年間単位の変形労働時間制が向いているのは、デパートや、流通業など季節によって労働時間が偏りがちな業種です。

変形労働時間制を導入する際の注意点

変形労働時間制は働き方改革でも推進されており、従業員の健康管理や従業員満足度向上に繋がる一方、管理側の勤怠管理が複雑になるなどの注意点があります。どんな点に注意すべきなのか解説します。

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勤怠管理が複雑化する

変形労働時間制には、1週間単位・1ヶ月単位・1年間単位がありそれぞれ決まったルールがあり、単位ごとに計算方法が異なるため担当者の作業が多くなります。それだけでなく月途中での入退社の場合や7日に満たない週もあるため勤怠管理が複雑化してしまい、計算ミスなどが発生しやすくなります。

法定労働時間の規定を把握しておく

変形労働時間制を導入する際は、管理者や担当者は法定労働時間の規定を把握しておく必要があります。1日8時間・週40時間を原則とする労働時間の上限はベースに抑えておきたいルールです。

また、1日の労働時間が6時間を超える場合45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩時間を与えることも必ず覚えておきたい規定です。所定労働時間は法定労働時間を基準に設定されているため、まずは基準となる法定労働時間を把握することが重要になります。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

残業時間の算出には注意が必要

変動労働時間制の場合、残業の考え方や、単位によって算出方法が異なります。1日8時間以内、週40時間以内の法定労働時間ですが、変形労働時間は所定労働時間と法定労働時間のうち、長い方を超えた分が残業時間です。

閑散期に所定労働時間を7時間に設定した場合、労働時間が8時間となっても残業代は発生しません。また、1週間・1ヶ月・1年間単位ごとに残業代の算出のルールが異なります。これらの算出方法や法定労働時間の理解が重要です。算出時には月の暦日数にも注意しましょう。

他部署と就業時間が合わなくなる

変動労働時間制は、同じ会社内でも部署ごとに制度を適応することが可能です。しかし、部署ごとに適用する変動時間制の労働協定を締結し、労働基準監督署への提出が必要になります。

また、会社内で就業時間が異なるため、部署間での連携が取りにくく、業務が偏るなどのデメリットも発生する可能性があります。労働者が増えるたびに、勤怠管理業務も複雑化してしまい、業務負担になりかねません。

変形労働時間制に対応した勤怠管理システム

変形労働時間制は、勤怠管理が複雑化しやすく業務負担に繋がる可能性もあります。そこでおすすめしたいのが勤怠管理システムです。システムを導入することにより、どのようなメリットが得られるのか詳しく解説します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、社員の出勤時間・退勤時間を管理するシステムです。出退社の記録から、残業・休暇申請など労働管理などの労務全般をサポートしてくれます。これまで手作業で行ってきた労働時間の集計や、給与計算などの業務負担が軽減されます。

また、法定労働時間など、法律に沿った適切な勤怠管理ができるのもメリットです。

変形労働時間制に対応した勤怠管理システムでできること

変形労働時間制に対応した勤怠管理システムには、さまざまなメリットが得られる機能があります。どのようなメリットがあるのか具体的に解説します。

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業務を効率化できる

勤怠管理システムを導入すると、勤怠管理における業務を効率化できます。今までExcelなどを利用して、手入力で行ってきた勤怠管理ではミス発生のリスクが高いです。また、法定労働時間を念頭に置いた労働時間管理も手間がかかります。

出退社時間の記録をする際、状況によっては不正が行われるケースがあります。勤怠管理システムを利用することで、出退社時間だけでなく、労働時間管理の不正も防止できます。勤怠管理システムが、法律の知識を補ってくれるため、業務を効率化することが可能です。

労働基準法の改正にも対応しやすい

勤怠管理システムは、法改正が行われた場合にも対応します。特にクラウド型の場合、常に新しい内容にアップデートされるため、対応漏れの防止が可能です。Excelなどで手入力をしている場合は、改正内容を理解し、設定を変更しなけばなりません。

改正ごとに、設定を頻繁に変えることなく、スムーズに新しい法律に乗っ取った対応ができるため安心です。

単位ごとの変形労働時間に対応できる

変動労働時間制は、1週間単位・1ヶ月単位・1年間単位の種類があり、それぞれルールも異なります。複雑化しやすい勤怠管理を単位ごと、適切に行うことが可能です。そのため、担当者が多くの知識を持たない場合でも、勤怠管理システムで補ってサポートしてくれます。

社員ごとの勤務形態を設定できる

会社により、部署ごとに労働時間制が異なるケースがあります。勤怠管理システムは、社員ごとに、どの労働時間制を適用するか設定が可能です。そのため、社員ごとに条件が異なる勤怠管理でも、ほかの社員と混同することなく適切な処理ができます。

まとめ

変形労働時間制は、繁忙期の労働時間を長く、閑散期の労働時間を短く設定し、全体の労働時間短縮が図れるため、管理者は無駄な残業代を節約でき、労働者は休暇を取りやすく、ワークバランスを保ちやすいメリットがあります。

しかし、変動労働時間制は、週単位・月単位・年単位など種類があり、ルールもそれぞれ異なります。そのため、手入力で勤怠管理を行うと複雑化しやすく、業務負担やミスを招く原因になります。

勤怠管理システムを導入することにより、変動労働時間制の複雑な処理が、適切にスムーズになるため業務が効率化します。変動労働時間制のメリットを会社全体で実感できる環境づくりをしましょう。