動画配信システムの社内活用のメリット・目的とは？選び方も解説

動画配信システムとはインターネットを介して音声や動画を配信できるシステムのことで、研修や会議の共有など、社内利用目的でも導入されています。この記事では、社内向けに動画配信システムを導入するメリットや目的・活用例・選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. 動画配信システムを社内で活用しよう
2. 社内向けに動画配信システムを導入するメリット
3. 動画配信システムを社内向けに導入する目的・活用例
4. 社内向け動画配信システムの選定ポイント
5. 社内向けに動画配信システムを導入する際の注意点
6. まとめ

動画配信システムを社内で活用しよう

動画配信システムは、インターネットを使って動画や音声を配信する仕組みです。このシステムを使うと、社員同士の情報伝達やトレーニング、会議など、様々な場面で動画を活用できます。

たとえば、リモートワークの環境下では、動画を使ったオンライン会議や教育トレーニングが重要になっています。この記事では、社内向けに動画配信システムを導入するメリットや目的・活用例・選ぶ際のポイントなどを解説します。

社内向けに動画配信システムを導入するメリット

動画配信システムを社内で導入することにはいくつかの重要なメリットがあります。ここからは、社内向けに動画配信システムを導入するメリットについて、詳しく解説します。

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情報共有がスムーズになる

社内での情報共有は、動画配信システムを導入することで格段にスムーズになります。文章だけでは伝えにくい複雑な情報やコンセプトも、動画にすることで視覚的に説明可能です。

人の動きや表情、声のトーンが伝わるため、より詳細で深い情報が分かりやすく伝えられます。さらに、動画配信システムを利用すれば、インターネットを利用して遠隔地にいても簡単に情報を共有できます。

そのため、オフィス間やリモートワーカーとも円滑なコミュニケーションを確立できるでしょう。動画は文字だけでは伝えにくい要素を補完し、情報共有をより豊かで効果的なものに変えられます。

コスト削減に繋がる

複数の拠点がある企業では、情報共有のためには出張や会議の開催が一般的ですが、動画配信の利用により複数拠点に一斉に情報を配信できます。その結果、出張や移動にかかる時間的なコストや人的コスト、さらに資料などの印刷費や郵送費が不要になります。

このように、動画配信システムを導入することで、総合的なコスト削減に繋がります。

アーカイブしておける

社内で動画配信システムを導入すると、動画をアーカイブして後から確認できるメリットがあります。従来の会議やプレゼンテーションでは、資料や内容を記録するために多くの紙が使用されますが、動画配信ならそのような記録や保存の手間が不要です。

動画はデジタルでアーカイブ可能なため、会議やトレーニングの内容を簡単に復習することができます。また、紙の資料や文書は保管するスペースを必要としますが、動画配信ではデータをサーバーにアーカイブできるため、紙の保管スペースを節約できます。

動画配信システムを利用することで、会議などの内容をデジタルで記録し、後から簡単に確認できるだけでなく紙の保管スペースも不要になるため、効率的な情報の保管・管理が可能になります。

セキュリティ性が高い

企業内では機密性の高い情報が扱われることがありますが、YouTubeなどの無料プラットフォームでは、情報が外部に漏れるリスクが高まります。

しかし、社内向けの動画配信システムは、セキュリティ対策がしっかりと施されており、アクセスを制限し、内部の情報を安全に管理するための仕組みを備えています。その結果、情報の漏洩リスクを軽減できます。

たとえば、適切なアクセス権限を設定することで、社員だけが特定の情報にアクセスできるように制御できます。

動画配信システムを社内向けに導入する目的・活用例

企業がこのシステムを導入する目的やその活用例には多岐にわたるものがあります。ここでは、社内向けに動画配信システムを導入する目的とその活用例について詳しく解説していきます。

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会社から社員への情報共有

動画配信システムを導入する主な目的の一つは、会社から社員への情報共有を効果的に行うことです。文章だけでは伝わりにくい情報や、微細なニュアンスもビジュアルや音声で伝えることができます。

新しい商品・サービスの導入や業務手順の変更なども、動画を使って実演や実際の操作を伝えることで社員がより理解しやすくなります。

動画配信システムを導入することで、社員への情報伝達がスムーズになり、会社全体での理解度向上や共有される情報量の増加に期待できます。

朝礼・会議の共有

動画配信システムを社内で活用する主な例の一つは、朝礼や会議の共有です。企業が複数の事業所や支店を持つ場合、本社で行われる会議や朝礼の内容を全拠点に伝える必要があります。

動画配信システムを導入することで、会議や朝礼の内容をリアルタイムにライブ配信することが可能になります。この方法で、全ての社員が同じ情報を同時に受け取ることができ、会社全体の結束力や情報共有の効果が向上します。

リアルな議論の様子や決定事項の背景が明確に伝わるため、より一体感のある組織となることが期待されます。

社員研修・教育

動画配信システムを社内向けに導入する際、社員研修や教育の場でもその効果を発揮します。研修内容や教育コンテンツを動画として配信することで、社員は自らのペースで学習を進めることが可能です。

オフライン研修に比べて、時間や場所の制約を受けずに自ら学ぶことができ、これが生産性を高めます。その結果、効率的で効果的な社員教育が実現し、企業の成長に繋がるでしょう。

社内向け動画配信システムの選定ポイント

社内向け動画配信システムの種類はさまざまです。ここからは、機能性やセキュリティ要件など、自社に適した社内向け動画配信システムを選ぶポイントを解説します。

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目的に合った機能があるか

社内向け動画配信システムを選定する際には、そのシステムがどのような目的に適しているかを把握することが重要です。たとえば、社内教育や研修目的であれば、動画の途中でクイズを挿入できる機能があると利便性が高まります。

そのため、必要な機能がきちんとサポートされているかを確認し、目的にマッチした動画配信システムを選びましょう。以下に、特に注目したい機能・仕様について解説します。

動画作成を支援する機能・サービス

社内向けの動画配信システムを選ぶ際、動画作成を支援する機能やサービスが重要です。この機能には、編集機能やテンプレート・エフェクトの提供、簡単な操作で動画を作成できるインターフェースなどがあります。

自社内に動画制作のノウハウやリソースがない場合、動画作成を支援する機能が特に重視されます。このような機能により、専門的なスキルがなくても簡単に動画を作成し、社内での情報共有や教育、会議の配信などをスムーズに行えます。

クローズドな配信を可能にする機能

社内向けの動画配信システムを選ぶ際に、クローズドな配信機能は特に重要です。この機能は、特定の受信者のみが動画を視聴できるようにすることができます。

クローズドな配信機能は、社内での会議や研修、重要なプレゼンテーションなど、外部に公開することなく社内で共有する際に利用されます。また、アクセス制限やパスワード保護、組織内部の特定グループへの動画配信なども含まれます。

クローズドな配信機能を備えたシステムを選ぶことで、セキュリティの確保が可能になります。

ポータルサイトを構築する機能

ポータルサイト構築機能は、動画の閲覧や共有を行うためのウェブサイトを作成するための機能です。動画配信システム内で、ポータルサイトや会員向けサイトを簡単に構築できます。

ポータルサイトを作成する際、プログラミングやウェブデザインの知識がなくても、直感的に操作できるシステムが多くあります。これによって、社内研修用の動画をサイト上に整理して表示させたり、会員向けに限定した動画を公開したりすることが可能です。

ポータルサイトでは、情報が分かりやすく整理された、閲覧者が簡単に目的の動画にアクセスできるような構築が求められます。

教育・トレーニングを支援する機能

社内向けの動画配信システムを選定する際、教育やトレーニングをサポートする機能が重要です。特に、テスト機能やeラーニングシステムとの連携できるシステムは、社内教育において大きな利点となります。

たとえば、動画配信システムがテスト機能を提供していれば、社員が学習後に理解度をテストで確認できます。さらに、eラーニングシステムとの連携が円滑であれば、動画と補完的な学習資料やテストを組み合わせ、継続的な教育プログラムを構築できます。

ライブ配信機能

ライブ配信機能は、撮影した映像をリアルタイムで配信できる機能です。ライブ配信機能があれば、朝礼・イベントなどでのリアルタイムな情報共有が可能になります。導入前にライブ配信機能の必要性を確認し、機能の有無を選択しましょう。

ライブ配信機能を検討する際は、接続が安定するかを確認することも重要です。同時に接続する人数を想定して、低遅延で視聴できる環境を提供可能なシステムを選択します。ただし、安定した接続環境になるほどコストは高くなる点に注意が必要です。

研修の進捗度合いを確認できる機能

社内で研修用動画を共有する際、誰が動画の視聴を終えているのかを把握するのは容易ではありません。しかし、動画配信システムの中には、社員の動画視聴状況を把握できる機能が搭載されているものがあります。

この機能により、個々の研修の進捗状況を管理できるため、未視聴者へのフォローなどのきめ細やかな対応が可能になり、研修をスムーズに進めやすくなります。

必要な容量があるか

長時間の動画や高画質の動画を配信する場合、大容量のストレージが必要になるため、システムの容量や視聴可能な人数を確認することが重要です。

動画配信システムのストレージ容量は、保存可能な動画や視聴者数に直結します。動画はデータ量が大きいため、ストレージが少ない場合や視聴者が多い場合は、ストレージの不足や通信の遅延が発生する可能性があります。

そのため、配信システムのストレージ容量や視聴可能な人数を事前に確認することで、適切なプランや料金設定を選択できます。

セキュリティ対策は万全か

動画には機密情報や個人情報が含まれる場合があり、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあります。そのため、適切なセキュリティ対策が取られているシステムを選ぶことが重要です。

セキュリティ対策のポイントは、不正ダウンロードやアクセスを防ぐしっかりとした仕組みがあるかどうかです。動画配信システムは、機密情報を含む動画を扱う場合があり、それらの情報が漏洩しないよう保護する必要があります。

また、万が一トラブルが起こった場合にも迅速に対応できるサポート体制も重要です。特に機密性が高い場合は、オンプレミス型のシステムをおすすめします。

外部システムと連携できるか

外部システムとのAPI連携が可能なシステムであれば、機能を拡張してさらに利便性を高めることが可能です。たとえば、LMS（学習管理システム）と連携させることにより、LMSから動画のアップロードや視聴状況の管理を行えるようになります。

また、それぞれが持つ情報を連携させて、より詳細な分析を行い、運用の効率化に繋げることも可能です。社内向け動画配信システムを選定する際は、連携させたい既存システムがあるかや、将来的にその必要性があるかにも注目しましょう。

料金が予算に見合っているか

動画配信システムは、それぞれ初期費用やランニングコストが異なります。料金体系を確認し、予算に見合ったものを選ぶことが大切です。初期費用には、システムのライセンス料やカスタマイズに要する費用などが含まれます。

ランニングコストは、システムを継続的に利用する際に生じる月額や年額で支払う運用費用や、追加オプションにかかる費用などを指します。必要な機能や容量に応じてプランが異なるため、無駄な費用をかけずに自社のニーズに合ったプランを見つけることが賢明です。

無料トライアルがあるか

無料トライアルを活用することは、動画配信システムを選定する際の重要なポイントです。多くの機能を備えていても、使いにくければ社員や顧客にとっては利用価値が低下してしまうためです。

無料トライアル期間を利用することで、システムの使いやすさを確認できます。使いたい機能に簡単にアクセスできるか、動画の登録や視聴はスムーズに行えるかなど、システム全体の使い勝手を体験することができます。

この期間を活用することで、実際の作業や運用の流れを試すことができます。その結果、システムが自社のニーズや作業スタイルに合っているか、ユーザーフレンドリーかどうかを確かめることができます。

社内向けに動画配信システムを導入する際の注意点

動画配信システムを社内で導入する際には、安定した通信環境の整備が必要です。ダウンロードの場合、通信が不安定だと時間がかかったり、ダウンロードできなかったりするケースもあります。

同様に、ストリーミング再生中に通信が途切れると映像や音声が乱れたり、途切れたりする可能性があります。こうした問題を回避するためには、速度が速く信頼性のあるインターネット回線が必要です。

しっかりとした通信環境の整備は、社内での情報共有や教育プログラムなどにおいて、効率性を高めるために重要な要素です。

まとめ

動画配信システムの導入は、自社の業務に合った効率的な情報共有や社内教育を実現するための重要なステップです。適切なシステムを選ぶことで、社内の動画ポータルサイトを手軽に構築したり、情報共有に関わる手間を軽減したりすることが可能です。

重要なのは、導入目的を明確にし、自社のニーズに合ったシステムを選定することです。たとえば、社内研修の改善や会議内容の共有など、目的に応じた機能やセキュリティ、通信環境などを適切に考慮し、最適なシステムを選びましょう。

自社に最適な動画配信システムを導入することで、情報の共有や教育プログラムの改善による効果的な業務運営の実現に繋がります。