予約管理システム導入費用の勘定科目は？導入形態別に徹底解説

予約管理システムの導入には費用がかかりますが、会計処理をする際の勘定科目は何を使えば良いのでしょうか。本記事では、予約管理システム導入にかかる費用の勘定科目について、インストール型・クラウド型に分けてわかりやすく解説していきます。

目次

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1. 予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ
2. 予約管理システムの費用に使える勘定科目を知ろう
3. 勘定科目の適用に法的なルールはない
4. システム導入費用の勘定科目は導入形態によって異なる
5. インストール型（買い切り型）予約管理システムの仕訳方法
6. クラウド型予約管理システムの仕訳方法
7. 予約システム導入時などのサポート費用の仕訳方法
8. 店舗業務を​幅広く​サポートするおすすめの予約管理システム
9. まとめ

予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ

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予約管理システムの費用に使える勘定科目を知ろう

予約管理システムとは、予約の受付・キャンセルなどの予約関連業務を一元管理できるシステムです。飲食店・美容院などの店舗への来店予約のほか、レンタル会議室や物品の貸し出しなどにも利用されています。

予約管理システムを導入する際には費用がかかります。そのため、適切に仕訳をして会計処理を行うことが必要です。しかし、どの勘定科目を使うべきか迷うことも多いでしょう。

そこで本記事では、予約管理システム導入費用の一般的な勘定科目の考え方についてご紹介します。費用の内訳に合わせて、適切な仕訳を行いましょう。

勘定科目の適用に法的なルールはない

勘定科目は、事業における取引の内容をわかりやすく分類する、つまりお金の動きをわかりやすく記録するためのものです。法的なルールは定められておらず、どのように仕訳を行うかは企業ごとの判断に委ねられています。

ただし、企業内で勘定科目の使い方に一貫性がないと、財務状況を正確に把握できなくなったり、税務調査などの際に不信感を持たれる原因になったりします。そのため、どのような費用にどの勘定科目を使うか、各企業でルールを定めておくことが重要です。

予約管理システムの費用についても、これから紹介する一般的な考え方を参考に、適用する勘定科目を明確に決めておきましょう。

システム導入費用の勘定科目は導入形態によって異なる

予約管理システムの導入費用は、インストール型とクラウド型で発生する費用の種類が異なります。そのため、使用する勘定科目も導入形態によって異なります。

さらに、同じ導入形態の中でも価格や支払方法によって勘定科目が変わるため、仕訳を行う際はどのケースに当てはまるのか慎重に判断しなければなりません。

インストール型・クラウド型で必要となる費用とは

インストール型はいわゆる「買い切り型」で、ソフトウェアを購入して自社のPCなどにインストールする形態です。インストール型の場合、発生する費用は主にソフトウェアの購入費です。

クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する形態で、継続して利用料を支払う「サブスクリプション型」です。クラウド型では、月額や年額でサービス利用料（システム利用料）が発生します。

次項から、インストール型とクラウド型に分けて、予約管理システム導入費用の仕訳方法についてご紹介していきます。

インストール型（買い切り型）予約管理システムの仕訳方法

インストール型の予約管理システムは、導入費用が10万円未満か10万円以上かによって、会計処理の仕方が変わります。それぞれどのように処理を行うべきか、詳細を見ていきましょう。

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10万円未満の場合

インストール型の予約管理システムの中でも、価格が10万円未満のものは、「消耗品費」として仕訳するのが一般的です。消耗品費の明確な定義はありませんが、使用可能期間が1年未満、または価格が10万円未満の備品・機材の購入費の仕訳に用いるのが通例です。

10万円未満のインストール型予約システムを消耗品費として仕訳する場合、特別な処理は必要ありません。仕訳の例を次に示します。

借方	金額
消耗品費	80,000円

貸方	金額
普通預金	80,000円

10万円以上の場合

10万円以上のインストール型予約管理システムは、時間の経過によって価値が下がるという考えに基づき、「無形固定資産」の勘定科目で仕訳するのが適切です。

なお、予約管理システムを無形固定資産で仕訳する場合、「ソフトウェア」として年度末に減価償却処理をしなければなりません。

減価償却費を求めるには、次の2つの計算が必要です。

【減価償却費の計算式】

取得価額×定額法の償却率

【定額法の償却率の計算式】

1÷耐用年数

ソフトウェアの耐用年数は5年が一般的です。これに基づいて定額法の償却率を求めると、「1÷5（年）＝0.2」となります。仮に30万円の予約管理システムを購入した場合、減価償却費の計算式は「30万円×0.2＝6万円」となります。

上記の場合の購入時の仕訳と、減価償却の仕訳の例は次の通りです。

【購入時】

借方	金額
ソフトウェア	300,000円

貸方	金額
普通預金	300,000円

【減価償却時】

借方	金額
減価償却費	60,000円

貸方	金額
ソフトウェア	60,000円

参考：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁

10万円以上20万円未満の場合

10万円以上20万円未満の予約管理システムは、「一括償却資産」として損金算入が適用されます。一括償却資産の損金算入とは、10万円以上20万円未満の什器にかかる費用をまとめて計上し、3年間で償却できる制度です。

20万円未満の什器を複数購入した場合、これらを3年かけて一括で経費処理できるため、仕訳が簡単になるメリットがあります。

一括償却資産の損金算入を適用する場合、仕訳は購入時と決算時の2回行う必要があります。なお、一括償却資産で減価償却する場合、償却率は「0.334（3年）」を用います。これを減価償却費の計算式に当てはめると、「180,000円×0.334＝60,120円」となります。

それぞれの仕訳の例は次の通りです。

【購入時】

借方	金額
一括償却資	180,000円

貸方	金額
普通預金	180,000円

【減価償却時】

借方	金額
減価償却費	60,120円

貸方	金額
一括償却資産	60,120円

参考：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁

参考：減価償却資産の償却率等表｜国税庁

少額減価償却資産の特例を適用する場合

少額減価償却資産の特例とは、青色申告の中小企業または個人事業主が、平成18年4月1日から令和6年3月31日までの期間に、30万円以下の減価償却資産を取得した場合、全額経費計上できる制度のことです。

少額減価償却資産の特例の適用条件は次の通りです。

1. 青色申告法人の中小企業または個人事業主
2. 従業員数が1,000人以下（2021年4月1日以降の場合は500人以下）
3. 資本金・出資金が1億円以下
4. 確定申告書等に「少額減価償却資産の取得価額に関する明細書」を添付して申告

また、少額減価償却資産の特例が適用されるのは、事業年度における減価償却資産の取得価額合計額が300万円までという定めがある点に留意しましょう。300万円を超える分については、経費計上はできません。

少額減価償却資産の特例を適用する場合の仕訳の例は次のようになっています。なお、少額減価償却資産の特例を適用した場合、減価償却は不要です。そのため、会期末の仕訳も必要ありません。

借方	金額
消耗品費	200,000円

貸方	金額
普通預金	200,000円

参考：No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例｜国税庁

クラウド型予約管理システムの仕訳方法

次に、クラウド型の予約管理システムの勘定科目について、月額払い・年額払いに分けて解説します。併せて、初期費用の仕訳方法もご紹介します。

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月額払いの場合

クラウド型予約管理システムの多くは月額制のサブスクリプション型です。インストール型のシステムと異なり、ソフトウェア本体を購入せず、インターネットを介してサービスを利用します。

そのため、月額制のクラウド型システムは無形固定資産として計上せず、「通信費」で仕訳するのが一般的です。

借方	金額
通信費	5,000円

貸方	金額
普通預金	5,000円

年額払いの場合

年額払いのクラウド型の予約管理システムの場合、契約期間によって処理の仕方が異なります。契約が1年分の場合・1年を超える場合の勘定科目について解説します。

1年分の場合

契約料金を一括して支払い、かつ契約期間が1年間の場合、短期前払費用の特例の適用が可能です。

短期前払費用の特例とは、前払費用のうち1年以内にサービスの提供を受けるものについては、支払った事業年度に一括で経費計上できる制度です。簡単に言えば、支出時に1年分の費用を計上できるということです。

短期前払費用の特例を利用するかどうかは、自由に選択できます。以下は、短期前払費用の特例を適用した場合の仕訳例です。支払時に利用料金12万円を一括計上し、決算時の仕訳は必要ありません。

【支払い時】

借方	金額
通信費	120,000円

貸方	金額
普通預金	120,000円

参考：No.5380 短期前払費用として損金算入ができる場合｜国税庁

1年を超える場合

契約料金を一括して支払い、かつ契約期間が1年を超える場合の利用料金については、「長期前払い費用」として仕訳します。処理方法は通常の前払費用と同様で、仕訳は支払い時・決算時・翌期首に分けて行います。

たとえば3月31日が決算日の企業が、1月1日に2年分のシステム使用料24万円を支払ったと仮定します。支払時の仕訳では、支払った使用料の全額を一括して計上します。

決算時の仕訳で借方に参入するのは、当期で利用した1月～3月分の3ヶ月分の費用です。残り9ヶ月分の費用は、「長期前払費用」として借方に参入します。また、来年度12ヶ月分の費用は前払費用として「貸方」に仕訳します。

翌期首の仕訳では、資産計上してあった当該年度分の前払費用を処理します。なお、具体的な各仕訳の例は次の通りです。

【支払い時】

借方	金額
通信費	240,000円

貸方	金額
普通預金	240,000円

【決算時】

借方	金額
通信費/長期前払費用	30,000円/90,000円

貸方	金額
前払費用	120,000円

【翌期首】

借方	金額
通信費	120,000円

貸方	金額
前払費用	120,000円

初期費用の仕訳方法

クラウド型予約管理システムの中には、入会金などの初期費用が発生することがあります。初期費用は、月額利用料金と同様に「通信費」として処理するのが一般的です。

ただし、初期費用が高額な場合は、「繰延資産」として均等償却が可能です。繰延資産とは、すでに支払ってあるか、支払義務が確定していて、それに対する役務やサービスの提供を受けた後もその効果が将来にわたって現れる費用を指します。

繰延資産は、会計上・税法上の2種に大別できます。クラウド型システムの初期費用については、税法上の繰延資産のうち、「役務の提供を受けるための権利金等」とするのが一般的です。

この場合、償却期間は5年と税法で定められています。たとえば初期費用として30万円支払った場合、繰延資産償却費は「30万円÷5年＝6万円」となります。

仕訳は、支払時・決算時に分けて次のように行います。

【支払い時】

借方	金額
長期前払費用	300,000円

貸方	金額
普通預金	300,000円

【決算時】

借方	金額
繰延資産償却	60,000円

貸方	金額
長期前払費用	60,000円

参考：第2節 繰延資産の償却期間｜国税庁

予約システム導入時などのサポート費用の仕訳方法

予約管理システムの導入時に、導入支援や初期設定サポートなどの有料サービスを利用することもあるでしょう。

このように、その都度発生する料金については、毎月の月額料金と区別して仕訳します。勘定科目は「諸経費」や「支払手数料」とするのが一般的です。

仕訳の例は次の通りです。

借方	金額
諸経費	30,000円

貸方	金額
普通預金	30,000円

店舗業務を​幅広く​サポートするおすすめの予約管理システム

まとめ

予約管理システムは、インストール型とクラウド型で勘定科目の仕訳が異なります。インストール型のうち、10万円未満の場合は「消耗品費」、10万円以上の場合は「無形固定資産」の勘定科目を用いるのが一般的です。

クラウド型予約管理システムの中でも、月額払いのものは「通信費」として仕訳します。年額払いの場合、契約期間が1年を超過するかどうかによって、処理の仕方が異なります。

また、システム導入時に有料サポートを受けた場合、その利用料金は「諸経費」「支払手数料」で計上します。

自社で利用する予約管理システムの種類やサービスの内容を確認し、適切な勘定科目で仕訳しましょう。