テレアポリストの作り方とは？架電リストの集め方・ポイントも解説

テレアポリストとは、自社の製品・サービスに興味がありそうな顧客をリストアップしたものです。テレアポリストを活用すれば、成約率の高い顧客にアプローチできます。本記事では、テレアポリストの基本的な作り方や成果を出すためのポイントなどを解説します。

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目次

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1. 質の高い営業リスト作成には営業データプラットフォームがおすすめ
2. テレアポリストとは
3. 効果的な架電につながるテレアポリストの特徴
4. テレアポリストの作り方
5. テレアポリストを作る際のポイント
6. テレアポリストを作る際の注意点
7. 営業リスト作成ツールでテレアポリストを作ろう
8. 営業活動の効率化におすすめの営業データプラットフォーム
9. まとめ

質の高い営業リスト作成には営業データプラットフォームがおすすめ

infoboxでは、企業データ・人物データ・リサーチデータを統合した営業リストの作成が可能です。そして、アプローチ対象の企業におけるキーパーソンを把握し、質の高い営業ストーリーの提案によって営業力を強化することができます。

また、BtoB企業向けの戦略であるABMツールとして活用することも可能です。つまり、質の高い営業リストの作成から、営業力の強化、ABMまでを一気通貫で実現することができます。

自社のCRMデータなどを活用しながら、顧客・提案先に対する質の高い営業を行いたい場合には、infoboxの導入がおすすめです。

テレアポリストとは

テレアポリストは、自社の製品やサービスに関心を持ちそうな見込み顧客のリストであり、「営業リスト」や「コールリスト」とも呼ばれます。リストは、Excel（エクセル）や営業リスト作成ツールなどのソフトウェアを使って作成できます。

テレアポリストを作成する主な目的は、営業担当者が効果的な顧客へのアプローチを行うためです。営業活動の効率化と顧客との良好な関係性構築には、テレアポリストの作成が欠かせません。

テレアポリストの重要性とメリット

テレアポリストの作成は手間のかかる作業ですが、その重要性は営業活動において極めて大きく、いくつものメリットを得られます。以下では、テレアポリストの利用にどのような重要性・メリットがあるのかを解説します。

効率的な営業活動ができる

営業活動の成功率を向上させるためには、限られた時間内にできるだけ多くの顧客にアプローチすることが大切です。しかし、複数の従業員が同じ会社や顧客に対して重複した営業をかけると、効率が低下するだけでなく双方に混乱が生じてしまいます。

そこで、テレアポリストを作成すれば、営業担当者は特定の会社や顧客に対する重複したアプローチを避けられます。顧客への過剰な連絡を防ぐことにより、信頼性低下のリスクを軽減した営業活動が可能です。

成約率の高い顧客にアプローチできる

アポイントメント後の成約率は、アプローチする対象のニーズに自社の製品・サービスが適しているのかによって大きく左右されるため、テレアポリストが重要となります。テレアポリストを活用しながら、見込みのあるターゲットの絞り込みを行います。

テレアポリストに掲載された企業や個人は、自社の製品・サービスに興味を持ちそうな見込みがある顧客です。リスト内の情報を使って潜在的な需要を予測すれば、効果的なアプローチにつなげられます。

顧客が抱える課題を解決するようなアプローチができれば、成約率が飛躍的に向上するでしょう。

データを保管できる

テレアポリストは、架電の日時や通話内容などのデータを残せます。テレアポの日時記録があれば、過去のコンタクト履歴を参照しながら通話を行うことが可能です。そのため、顧客のニーズや要望に合ったアプローチが実現します。

また、通話内容の記録を保管すれば前回の通話内容をすぐに把握できるため、顧客に対してより適切な情報提供やフォローアップが可能です。テレアポリストを活用することで、営業活動の効果を高めながら、必要なデータを有効的に利用できます。

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効果的な架電につながるテレアポリストの特徴

テレアポリストは、ただ単に作成するだけでは効果を発揮しません。営業担当者が見やすくて使いやすいリストを作成し、実際の成果を出すことが重要です。ここでは、効果的な架電につながるテレアポリストの特徴を解説します。

誰でも管理・修正がしやすい

テレアポにおいてより多くの成果を上げるには、一つひとつの架電にかける時間を削減しながら、成約率を高めていく必要があります。そのため、営業担当者の誰もが一目でわかりやすく、管理・修正がしやすいテレアポリストを作成することが大切です。

さまざまな企業を相手にする担当者の負担を減らしつつ、作業履歴や進捗状況が瞬時に把握できるリストだと、営業活動の効率化につながります。特急の対応を必要とする際にも、情報共有がしやすいことにより、顧客からの信頼獲得しても効果を発揮します。

受注確度の高い顧客のみが載っている

テレアポリストの作成において、何よりも重要なのはアポイントメントを獲得することです。当然のことながら、アポ獲得につながりにくいターゲットをリスト化しても、時間と手間を消費するだけで成約率を高められません。

そこで、受注確度の高い顧客のみが載っているテレアポリストであれば、リスト内から成約につながりそうなターゲットを見つけ出す手間を省き、正確かつ迅速な架電業務が行えます。

ただし、自社の製品・サービスに興味を持った見込み顧客を事前にリストアップしておく必要があるため、正しい手順でテレアポリストを作成し、効果的な戦略の立案につなげるようにしましょう。

テレアポリストの作り方

テレアポリストを作成する際には、どこから手を付けたら良いのか、わからないこともあるでしょう。ここでは、テレアポリストの作成にはどのような情報が必要なのか、情報をどのように集めるかなど、テレアポリストの作り方について詳しく解説します。

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架電リストを集める

まずは、テレアポリストを効果的に作成するために必要な、架電リストの集め方についてです。架電リストの集め方を理解すれば、ターゲットとなる企業の連絡先情報が収集しやすくなり、効率的なテレアポ活動を行えます。

集め方には複数の方法があるため、それぞれの特長や利点を確かめながら、自社のニーズに合ったアプローチを選びましょう。

企業のWebサイト・ポータルサイトから集める

公式HPやポータルサイトは多くの企業情報を提供しており、それらの情報を活用すればリスト収集が容易です。主に、企業の名前・住所・電話番号・業種といった基本情報が簡単に入手できます。しかし、容易に情報を集められる反面、注意が必要な点もあります。

特に、業種情報は誤って登録されていることがあるため、テレアポを行う前に対象企業の公式Webサイトを確認して、情報の整合性を確かめましょう。

名刺から集める

顧客先への訪問やセミナーなどで入手した名刺を活用することで、テレアポリストの作成が可能です。過去に接触した企業・個人は、すでに自社を知っているため、テレアポ活動においてポジティブな反応が期待できます。

ただし、名刺を手作業でリスト化するのには時間と労力が必要なため、注意しましょう。Excelなどの表計算ソフトに名刺情報を手動で入力し、名刺をデータ化・電子化する作業には手間がかかるだけでなく、エラーのリスクもあります。

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四季報と業界紙から集める

四季報と業界紙には、企業が自己紹介や業績情報を公開しており、テレアポリストに含める情報を得ることができます。例えば、企業の名前、住所、電話番号、業種、売上高、従業員数などが掲載されていることがあります。

四季報と業界紙は、紙媒体として提供されているだけでなく、多くの場合はWeb版も利用可能です。Web版を利用すれば、情報の収集がより効率的に行えます。四季報や業界紙は、テレアポリストを作成する際に欠かせない情報源です。

テレアポリストを購入する

テレアポリストは、リストの販売会社から購入する方法もあります。社員数が少なく、リストの情報収集が難しい場合や人手不足の企業におすすめです。

テレアポリストの購入には費用がかかりますが、その代わりに社員はコア業務に集中できるため、効率的にテレアポ活動を行えます。特に、短期間で大量のリストを必要とする場合にはリストの購入が有効です。

自社サイトへのアクセス履歴から集める

自社ホームページを運営している場合、アクセス履歴からリストに必要な情報を収集できます。マーケティングで利用されるMAツールなどを活用して、自社ホームページのアクセス履歴から、どのような企業または担当者がサイトにアクセスしたかを特定します。

この方法の大きな利点は、自社ホームページを訪れた企業や担当者が、自社の製品・サービスに興味を持っている可能性が高いことです。ただし、アクセス履歴からすべての企業や担当者をテレアポの対象とするのは適切ではありません。

競合他社や協力会社など、自社が設定した特定の条件を満たさない場合はリストから省きましょう。

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企業のSNSから集める

近年では、多くの企業がSNS上で公式アカウントを運営しています。SNSで投稿された内容を閲覧することで、インターネット検索やポータルサイトとは異なる視点からデータを収集できます。

SNSの最大の特長は、企業に関連する情報だけでなく、企業と働く従業員の雰囲気・文化についても情報が得られる点です。顧客やフォロワーとの対話、投稿内容、反応などから、企業としての接し方や姿勢、現在の関心事を推測できます。

トレンドを意識した分析ができるため、具体的かつ的確なテレアポリストの作成に役立ちます。 なお、SNSを活用してリストを作成する際には、プライバシーなどに配慮しながら慎重に情報を収集しましょう。

Googleアラートを活用する

Googleアラートとは、Google検索で設定した特定のトピックについて、新しい検索結果が見つかった際にメールで知らせてくれる機能です。事前に設定しておくだけで、特定の製品やサービスなどについて言及したコンテンツがあれば、通知で情報を受け取れます。

例えば、CRM（顧客管理システム）を取り扱う企業が、営業活動に課題を抱える企業をターゲットとしてテレアポを行いたいと仮定します。その場合、「CRM」「営業」を設定しておくことで、アラートから業界の動向の把握や企業情報の収集につなげられます。

参考：アラートの作成｜Google 検索 ヘルプ

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表を作る

テレアポリストを作成する際、情報を整理して使いやすく管理できる表が必要です。この表には、企業名、担当者名、連絡先情報、過去のコンタクト履歴、興味関心など、ターゲットに関する重要な項目を含めましょう。

一般的な表作成では、ExcelやGoogleスプレッドシートを使用します。中でも、Excelは多くの人にとって馴染みのあるツールであり、テレアポリストの作成や管理に適しています。ただし、Excelを利用する際は、入力ミスやデータの整合性に気をつけなければなりません。

ショートカットキーやフィルター機能などを活用しつつ、作業効率を高めるのがおすすめです。正確なテレアポリストを作成することで、営業担当者は目標を達成しやすくなるため、エラーなどには十分に注意しながら情報の整理を行いましょう。

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リストは定期的に更新する

テレアポリストをまとめたら、記載する情報は定期的にアップデートしていく必要があります。市場や顧客のニーズ・状況は常に変化していくため、継続して効率的なテレアポを行うには、定期的にデータ更新を行い確度の高い顧客へのアプローチを試みましょう。

さらに、データの更新と確認を繰り返せば、不必要な架電業務を減らして質の高い営業を行うことができるでしょう。テレアポリストは架電営業の効率や成約率アップのために活用するものであり、古い情報は効率を低下させる要因ともなり得ます。

テレアポリストを作る際のポイント

作成したテレアポリストで成果を出すためには、作成時にいくつかのポイントを確認しておきましょう。ここでは、テレアポリストを作る際のポイントについて詳しく解説します。

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必要な情報を網羅しておく

テレアポリストの作成時、営業活動で使えるターゲットに関する情報は、必要な分だけすべて網羅して収集しましょう。情報不足がないことによって、架電前に必要な情報にアクセスしやすくなり、効果的なテレアポ活動が可能になります。

具体的には、以下のような情報を網羅することが大事です。

1. テレアポを行った日時
2. 会社名
3. 業種・業態
4. 企業情報（資本金、社員数など） 
5. 担当者情報（部署・役職・氏名）
6. 連絡先（電話番号・メールアドレス） 
7. ホームページURL
8. SNSのアカウント

これらの情報は、ターゲット企業に対する適切なアプローチと円滑なコミュニケーションのために必要です。必要な情報が不明または足りない場合は、顧客とのヒアリングによって情報を取得し、忘れずにテレアポリストに追記しましょう。

最新の情報に更新しておく

テレアポリストの効果を高めるためには、常に最新の情報を維持する必要があります。なぜなら、古い情報や不正確な情報を使ってしまうと、テレアポ活動に不備が生じてしまい、営業の成果にも悪影響を及ぼす可能性があるからです。

企業や担当者の連絡先情報、会社情報、関心事などの情報は変動しやすいため、リスト作成後は定期的に更新しましょう。特に、電話番号やメールアドレス、担当者の変動など、アプローチを行う際に不可欠な情報は必ず正確でなければなりません。

また、信頼性のある情報源から情報を入手し、正確性についても確認することが重要です。テレアポの成果向上と信頼獲得のためにも、最新かつ正確な情報で作成されたテレアポリストを使用しましょう。

見込み顧客の確度を記録しておく

テレアポリストに記載する顧客情報には、購買意欲や関心度合いも記録しておくのがおすすめです。見込み顧客がどれほど自社の製品・サービスを欲しているか、関心を持っているかを記録することで、そのデータを参考に営業戦略を立てられます。

例えば、見込み顧客の購入意欲・関心度合いを3〜5段階で評価し、「購入の意思が明確」「質問が多かった」などの詳細も明記しておくと、段階ごとの適切なアプローチにつなげられます。

購入の意思が低く関心が薄いと判断される場合は、「競合サービスに関心がある」「ほとんど関心がない」といった情報を記載しましょう。これにより、他のアプローチ方法を施策をしたり、一旦保留にしたりなど顧客に合わせた対処が可能です。

社内でデータを共有できるようにしておく

テレアポリストを使うメンバー全員が、社内で自由にデータを共有できるようにしておけば、チーム全体が情報を参照しながら協力して成果を上げられます。

情報共有で一般的とされる方法は、クラウド型のデータベースやファイル共有プラットフォームの使用です。例えば、Google ドライブ、Microsoft OneDrive、営業支援ツールを利用することで、データの共有が容易になります。

これらを活用しながら、チーム内でデータを統一的に整備して、アップデート情報をスムーズに共有できるようにしましょう。データの参照がしやすいと、確認作業にかかる手間と時間を削減しつつ、営業活動全体の効率を高められます。

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リスト作成前にターゲットを明確にする

無計画に架電を繰り返すと、時間とリソースの無駄になる可能性が高いため、テレアポリストを作成する前に自社のターゲット像を明確にしましょう。自社の営業戦略を考慮しながら、どのような企業・担当者が重要なのかを定めます。

また、営業戦略に沿って優先度の高いターゲット企業を選定し、その企業にアプローチする際にはどのような情報が必要かをまとめておくことも重要です。

具体的には、企業の業種、規模、地理的な位置、過去の取引履歴など、ターゲットを特定するために役立つ情報を整理しておくと、活用しやすいテレアポリストが作成できます。

ツールやテンプレートを活用する

効果的なテレアポリストの作成には、ツールやテンプレートの活用も有効な手段です。例えば、Excelでテレアポリストを作成する場合、無料のテンプレートが用意されているため、テンプレートを活用すれば素早くテレアポリストを作成できます。

さらに、自社の要望に沿って使いやすくカスタマイズすることも可能です。しかし、収集した情報を精査してExcel上でまとめ、適切な管理を行うためには多くの時間と手間がかかります。テンプレートを活用したとしても、Excelでの管理には限界があるといえるでしょう。

そこで、リスト化する顧客件数と情報が多い場合や、自社内のリソース不足が課題となっている場合には、リスト作成ツールを活用した自動化がおすすめです。

テレアポリストを作る際の注意点

使いやすく成果につながるテレアポリストを作成するためには、単に企業名や電話番号をリストに並べるだけでは不十分です。ここでは、テレアポリストを作成する際に注意すべきポイントについて詳しく解説します。

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リストは1つにまとめる

テレアポリストは、なるべく1つのリストにまとめるようにしましょう。特に、大企業や多くの顧客情報を管理する場合、複数のテレアポリストが存在すると、情報の整合性の確認と更新作業にかかる手間が大きな課題となります。

新たな情報の追加や既存情報の更新をする場合、リストが複数あるとそれぞれのリストに変更を反映させる必要があり、非常に手間と時間がかかります。また、どのリストが最新情報を含んでいるのかを管理するのが難しいことも問題です。

一方、1つのテレアポリストに情報を統合すれば、情報の一元化によって最新かつ正確な情報を容易に管理できるため、必要な情報を検索する際にもスムーズに行えます。担当者間における情報共有の面でも効率的です。

顧客の経営状態を確認する

テレアポリストに加える企業は、経営状態の良い企業を選ぶことが重要です。経営状態が良くない企業では、資金不足などに陥っていることが多く、新しい提案に消極的であったり、取引に対して不安を抱いていたりすることがあります。

反対に、経営状態の良い企業は提案に対して前向きであり、取引成功につながる可能性が高いです。経営状態を調査する際には、財務諸表や信用情報などを活用しましょう。良好な経営状態の企業を選んでリストに加えることで、テレアポによる成約率を向上できます。

データの重複が起きないようにする

テレアポリストを手作業で管理する場合、入力されたデータの重複に注意しなければなりません。例えば、同じ企業名が2つ登録されていると、1つ目は完了したことになっていても、2つ目のデータを参照した担当者が架電済みの相手に再度架電してしまう恐れがあります。

また、データ入力に関して統一されたルール決めも重要です。半角・全角といった違いだけでも、データが重複したり最新情報がわからなくなったりするため、表記ゆれが生じないように注意しましょう。

明らかにアポが取れない企業はリストから外す

明らかにアポ獲得が見込めないような企業は、作成の段階でテレアポリストから外しておくことが重要です。例えば、競合他社と契約が結ばれているような企業は、アポイントメントの確約が極めて難しい状況にあるといえます。

そのため、無駄な時間とエネルギーを費やさないように、テレアポリストを作成する前にアポ獲得が見込める企業を選別しましょう。事前にターゲットとなる企業を定めておくことで、営業担当者は成功率の高い相手に焦点を絞って営業活動が行えます。

リアルタイムな更新ができる体制を整える

テレアポリストは常に最新の状態を保つ必要があり、企業情報に変更があった場合には即座にアップデートしておかなければなりません。古い情報を残したままだと、電話がつながらなかった場合に確認作業などの手間が発生し、業務が非効率化してしまいます。

そのため、テレアポリストを作成する際には、リアルタイムな更新ができる体制を整えることが不可欠です。人手不足などからリアルタイムでの更新が困難だと判断される場合には、最新の情報に自動更新されるツールの活用がおすすめです。

営業リスト作成ツールでテレアポリストを作ろう

営業リスト作成ツールとは、自動で営業先企業の情報を収集・整理してリスト化するツールです。手作業でリストを作成する場合、情報収集や整理、更新に多くの時間と手間がかかりますが、このツールを導入することで煩雑な作業を自動化できます。

営業リスト作成ツールでテレアポリストを作れば、営業担当者はテレアポ活動に集中しやすくなり、効果的に成約率を高めることが可能です。そのため、営業リスト作成ツールの導入はテレアポ活動を効率化し、成果を最大化するために強力なツールといえます。

また、極端にターゲットとなる企業・個人が少ない場合や、ニーズの高い業種・エリアに絞り込みすぎるとテレアポリストの枯渇が発生します。営業リスト作成ツールでは、さまざまな条件設定でリスト作成できるため、情報の枯渇問題にも対処できます。

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営業活動の効率化におすすめの営業データプラットフォーム

まとめ

テレアポリストの作成は、営業活動において極めて重要な事項です。営業担当者はテレアポリストを使うことで、効率的に潜在顧客や既存顧客にアプローチできます。

作成時にはポイントや注意点をしっかりと把握し、最新かつ正確な情報を管理しましょう。必要な情報の検索やアクセスがしやすいリストを作成すれば、スムーズな営業活動の実現につながります。

特に、営業リスト作成ツールを活用すれば、大幅に手間を省きながらテレアポリストを作成できます。より正確かつ効果的なテレアポリストを作成したい場合には、営業リスト作成ツールの導入がおすすめです。

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