営業リストをExcel（エクセル）で作成する方法｜メリット・注意点などを解説

Excel（エクセル）での営業リスト作成は、自由なカスタマイズやコストを抑えられるといったメリットがあります。しかし、破損リスクや複数人の同時編集が困難な点はデメリットです。本記事では、営業リストをExcelで作る方法やメリット・デメリット、注意点を解説します。

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目次

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1. 営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 営業リストとは
3. Excelで営業リストを作成するメリット
4. Excelで営業リストを作成するデメリット
5. Excelで営業リストを作成する前の準備
6. Excelで営業リストを作成する手順
7. Excelで営業リスト作成する際に便利な機能
8. Excelで営業リストを作成する際の注意点
9. Excelで作成した営業リストの効果的な使い方
10. 営業リスト作成ツールの導入もおすすめ
11. まとめ

営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ

営業リストとは

営業リストは、企業の営業活動を効果的に行うために整理されたデータの一覧表です。営業リストに記載される情報は、顧客の名前・住所・連絡先・購入履歴、顧客が関心を持っている可能性のある製品・サービスなど、多岐にわたります。

このリストは、営業戦略の策定や顧客へのアプローチ、フォローアップのスケジュール作成において、営業チームの重要な情報資源です。また、マーケットのトレンドや顧客の嗜好を理解し、適切なタイミングで営業・マーケティングを行う際にも役立ちます。

一元管理された営業リストは、企業が市場での競争力を保ちながら営業目標を達成するための基盤になります。

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営業リストの重要性

適切に作成された営業リストでは、営業チームが効率的に顧客を識別して優先順位を付けることが可能です。徹底された顧客管理を行いながら、リソースを最適化して営業活動を推進できます。

さらに、営業リストによって顧客のニーズや過去の購入履歴、連絡先情報を一元化すれば、営業チームは個々の顧客に対して個別でのアプローチが可能です。細かなニーズを把握したアプローチとフォローにより、顧客満足度を高めることにもつながります。

例えば、Excelのようなツールを利用することで、営業リストのデータを簡単に分析できます。効率果的かつ効果的な営業活動を行うためには、営業リストの作成と管理が不可欠です。

Excelで営業リストを作成するメリット

Excel（エクセル）はコストを抑えてリストを作成でき、自由にカスタマイズが行えるなどのメリットがあります。ここでは、Excelで営業リストを作成するメリットについて解説します。

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コストを抑えてリストを作成できる

Excelは多くの企業や個人がすでに使用していることが多く、ソフトウェアを購入済みであれば、追加の費用をかけずに営業リストを作成可能です。

新しいソフトウェアの購入や特定の営業リスト作成ツールの購入、またはサブスクリプション料を支払う必要がないため、初期投資を大幅に削減できます。さらに、Excelは使い勝手が良く、基本的な機能であれば比較的簡単に利用することが可能です。

基本操作は理解している人が多いことから、特別な指導や教育が不要であり、作成にかかる時間とトレーニングコストを節約し、すぐに営業リストの作成と利用開始ができます。

カスタマイズが自由に行える

Excelは多様な関数やフィルター、ソート機能によって、営業リストに必要な項目やカテゴリーの並び順を自在に設定できます。さらに、Excelでは多くのテンプレートが提供されており、自由にカスタマイズすることも可能です。

ユーザー自身が独自のテンプレートを作成し、他のメンバーと共有することができるため、関数などへの理解が深いほど自由度の高い利用につなげられます。

少人数でのリスト管理がしやすい

企業の営業担当者や管理者が少人数であったり、リスト化する顧客情報が少なかったりする場合には、Excelでのリスト管理がしやすいです。顧客管理システムや営業リスト作成ツールなどのツールは、管理者と利用者が多いほど導入するメリットが大きくなります。

つまり、自社内のリソースが限られており、Excelによる簡素なリスト管理で十分だと考える場合には、ツールを導入するよりもExcelの方が適していることもあるでしょう。ただし、将来的な事業拡大を想定するなら、ツールの活用がおすすめです。

テンプレートで簡単にリスト作成できる

テンプレートには、あらかじめ定義されたフォーマットが構築されており、それを基に自社のデータを入力するだけで、迅速に営業リストを作成できます。営業リストの作成が初めての場合や、Excelの操作に慣れていないユーザーでも扱いやすいです。

また、テンプレートは必要な項目やカテゴリがすでに設定されているため、どのような情報を記録するべきかを悩まずに済みます。さらに、独自のテンプレートを作成すれば、組織全体で統一されたフォーマットの営業リストを作成・管理することもできます。

Excelで営業リストを作成するデメリット

Excelは多くのビジネスシーンで利用される強力なツールであり、営業リストの作成にも広く利用されています。しかし、手作業で情報の入力や更新をしなければならず、ファイル破損の可能性があるなど、留意すべきポイントも多いです。

ここでは、Excelで営業リストを作成するデメリットについて解説します。

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手作業で情報の入力・更新をする必要がある

営業担当者や関係者は、企業の基本情報・コンタクト情報・取引履歴など、多岐にわたるデータをExcelに手作業で入力する必要があります。この作業は時間がかかるだけでなく、人為的なエラーが生じる可能性も高いです。

また、市場の変動や企業情報の変更に伴って、営業リスト内のデータを常に最新の状態に保たなければなりません。情報の更新を怠ると、営業活動において誤った判断を下す原因になります。

そして、更新作業も手作業で行う必要があるため、管理者に対する時間と労力の負担が大きく、管理コストがかさみます。

複数人で同時にデータ入力を行うことができない

基本的にExcelのファイルは、複数人で同時に編集できません。そのため、データの入力や更新を行う際は個々にファイルを開き、作業を完了させた後で再び開く必要があります。

さらに、複数人でデータ入力を行う場合、誰がどの部分を編集したのか、編集の進行状況はどの程度なのかを把握することが困難です。つまり、重複作業や誤解が生じやすく、結果としてプロジェクト全体の効率が低下する恐れがあります。

ファイルが破損する可能性がある

Excelにおいて、大きなファイルや多数のシートを含むファイルは破損しやすくなります。ファイルが破損すると、データの損失やアクセス不可に陥り、営業活動に重大な影響を与えかねません。ファイルの破損は、さまざまな要因によって引き起こります。

例えば、予期せぬシステムのシャットダウン、ウイルスやマルウェアの侵入、Excelのバグなどです。データが破損して利用不可に陥ると、営業リストに含まれる情報を失ってしまうだけでなく、情報漏洩につながる可能性もあるため注意が必要です。

また、復元作業にも多くの手間と時間を要します。ファイルのバックアップを定期的に取ることでリスクを軽減することは可能ですが、それでも高い安全性は保証されません。

Excelで営業リストを作成する前の準備

営業リストは闇雲に作成するのではなく、営業戦略やターゲット層を明確にしておくことが重要です。ここでは、営業リストを作成する前に行っておくべき準備について解説します。

営業戦略の立案

営業リストに掲載する内容は、営業戦略の内容によって異なります。そのため、競合他社や市場の流れ、自社の現状と課題から、どのような顧客ニーズに向けて営業できるのか、他社と比べて差別化できる部分はあるのかなどをまとめましょう。

具体的な営業戦略を立案した後に部署内で共有し、リスト作成に必要な情報を収集します。顧客満足度を高めてより成果を上げるためには、顧客との長期的な関係性の構築につながる営業戦略の立案が重要です。

ターゲット層の明確化

営業リストを作る際は、ターゲット層を明確にしましょう。個人の消費者がターゲットの場合は、性別・年齢・家族構成・収入などを具体的に明確化します。一方、企業がターゲットの場合は、業界・売上・従業員数・売上などを明確にすることが大切です。

これらにより、営業リストの作成時に、営業の必要がないターゲットが混ざったり、営業を行うべきターゲットの記載漏れが生じたりすることを防止できます。

Excelで営業リストを作成する手順

Excelでの営業リストの作り方としては、まず必要な項目名を設定してデータを入力することから始まります。そして、整理されたデータが効率的な営業活動の基盤になります。ここでは、Excelで営業リストを作成する手順について解説します。

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必要な項目名を設定してデータを入力する

項目名は営業リストの基盤となり、詳細を設定することで後の作業がスムーズに行えます。主な項目は、企業名、連絡先、住所、メールアドレス、営業担当者名、最終購入日、次回のフォローアップ日です。項目名を設定した後は、対応するデータを入力します。

なお、データ入力の際には、誤入力を避けつつ慎重に作業する必要があります。データの一貫性を保つために、同じ項目におけるデータ入力のルールを明確に設定することも大切です。

例えば、電話番号はハイフンを含む形式で統一する、住所は都道府県名から記載するなどのルールを設定して、それらに従ってデータを入力します。作り方としてはシンプルですが、作成する営業リストの基盤となるため、必要な項目名をしっかりと洗い出しましょう。

テーブル機能でリスト化（データベース化）する

テーブル機能を利用すると、データの並び替えやフィルタリング、検索が容易です。営業リストをデータベースのように扱えるため、複数のデータを効率的に管理し、必要な情報を素早く抽出する際に役立ちます。

さらに、データの整合性も保たれることから、エラーが生じる可能性を低減できます。テーブルの作成はシンプルで、データ範囲を選択して「挿入」タブから「テーブル」をクリックするだけです。

また、自動的に付与されるヘッダー行や合計行を利用すれば、データの集計と分析もしやすくなります。

管理しやすいようにカスタマイズする

セルの色やフォントの種類・サイズを変更することで、見た目を整えて情報の視認性を高められます。例えば、特に重要な情報や区別するべきデータの色を変えると、一目で識別しやすくなります。

さらに、「ウィンドウ枠の固定」を利用すれば、大量のデータをスクロールしても見出し行・列を常に表示させることができます。また、「条件付き書式」でデータの整合性を保ち、エラーを減らすことも可能です。

さまざまな機能を活用しながら、求める内容に合わせてExcelをカスタマイズすることで、データの管理や更新がスムーズに行えるようになります。

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Excelで営業リスト作成する際に便利な機能

フィルター機能や重複チェックなど、Excelには営業リストを作成する際に必要とされる便利な機能がいくつか搭載されています。Excelで営業リスト作成する上で、知っておくべき機能の一覧は以下のとおりです。

各機能は、Excelの上部にあるメニューから選択できます。例えば、設定した項目セルの横にある記号ボタンをクリックした後、絞り込みたいデータにチェックを入れてOKボタンをクリックすれば、対象のデータのみを抽出して表示できます。

営業リストは参照するデータが増えるほど管理が大変になり、必要な情報を見つけ出すのが困難です。そのため、Excelで管理する場合には情報の入力だけでなく、複数の機能を使いながら欲しい情報をすぐに見つけ出せるようにしましょう。

また、データに重複などが発生している場合は、すぐに修正対応を行わないとリスト全体あるいは一部がエラーになることがあります。正確なデータを集計・分析するためにも、間違いのない管理体制の徹底が重要です。

Excelで営業リストを作成する際の注意点

Excelで営業リストを作成する際は、タイトルとテーブルの間隔を1行あけ、リスト内の情報を最新の状態に保つなど、いくつかの注意すべきポイントあります。ここでは、Excelで営業リストを作成する際の注意点について解説します。

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タイトルとテーブルの間隔を1行あける

タイトルとテーブルの間に1行の間隔を設けることで、データがどのセクションに属しているのかがわかりやすくなります。その結果、Excelのシートを見た際に、読み手がデータの重要な部分をすぐに把握できます。

さらに、将来的に何らかの注釈や補足情報を加えるスペースを確保することも可能です。また、他のスタッフがリストを見た場合にも、同様のメリットを得られます。

空白のセルやデータ同士の行間を作らない

空白のセルはデータの連続性を損ない、フィルタリング・ソート・計算などの操作において、誤解やエラーを招く可能性があります。特に、大量のデータを扱う営業リストにおいては、空白セルが原因でエラーが発生し、修正への手間が発生しかねません。

また、データ同士の行間を空けるとリストの一貫性が失われ、視認性が悪くなってデータの解析や操作が困難になります。さらに、データのブロックが断片化される恐れもあり、データの追跡や更新を難しくしてしまいます。

横方向に項目を増やしすぎないようにする

横方向に多くの項目を設けると、画面上で一度に見ることができるデータの範囲が狭まり、データの確認・比較がしにくくなります。特に、営業の現場では速やかな情報確認と対応が求められるため、営業効率の低下につながる可能性が高いです。

そして、重要なデータが見逃されるリスクも高まり、営業活動での誤解やミスが生じやすくなります。また、営業リストの構造が複雑化してしまうと、新たなメンバーや他の部門の人々がリストを利用する際に扱いにくいでしょう。

リストの情報を常に最新の状態に保つ

営業リストは、企業が持っている顧客や見込み客のデータを整理し、アクセスしやすくするツールであるため、データは常に最新かつ正確でなければなりません。もしも古い情報や誤った情報が登録されていると、顧客との信頼関係を損なうリスクがあります。

また、正確な情報に素早くアクセスできる状態を保つことで、営業チームの対応スピードが速まり、顧客対応の能力が向上します。最新の情報を保持することは、営業戦略の調整と効果的な営業活動の計画にも不可欠です。

リストの保管場所や運用する際のルールを決めておく

営業リストの保管場所は、ネットワークドライブやクラウドストレージなど、アクセス制御が可能でバックアップが容易な場所がおすすめです。

例えば、GoogleドライブやMicrosoftのOneDriveなどのクラウドサービスを利用すると、チームメンバー間でのファイル共有が簡単になり、リモートアクセスもできます。

また、リストのアップデートは指定された担当者のみが行うといった、リストの取り扱いをルール化することが重要です。その他にも、リストのバージョンを明記し、古いバージョンのリストは削除またはアーカイブするなどの運用ルールを設定しましょう。

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社内のセキュリティを強化する

セキュリティが不十分であると、リストに含まれる顧客情報や商談内容が外部に漏れる危険性があり、企業の信頼と業績に影響を与えかねません。また、データ漏洩は法律違反となり、重い罰則が課せられる可能性もあるため厳重な注意が必要です。

セキュリティの強化では、アクセス制御を厳格に行うことが基本です。必要な権限を持つ者のみにアクセスを限定し、不正アクセスや不正利用を防ぎましょう。Excelのセキュリティ機能を活用し、パスワードによる保護や暗号化でファイルの安全を確保することも重要です。

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Excelで作成した営業リストの効果的な使い方

Excelで営業リストを作成したら、機能を最大限に活用しながら効率的な営業活動につなげましょう。ここでは、Excelで作成した営業リストの具体的な活用方法について解説します。

フィルター機能で特定のデータを抽出する

Excelのフィルター機能を使用すると、営業リストから特定のデータを簡単に抽出できます。まず、抽出したいデータの列を選択します。「データ」タブから「フィルター」を選択し、各列に表示されたアイコンをクリックすることで、抽出したい条件を設定できます。

例えば、地域が「東京」の顧客を抽出したい場合は、地域列のフィルターで「東京」を選択します。また、特定のテキストを入力して絞り込むことも可能です。フィルター機能を活用すれば、抽出したいデータのみを表示できます。

表示されたデータを基に、アプローチしたい顧客に対象を絞った効率的な営業活動を行えるようになります。

重複チェックで同じ顧客へのアプローチを防ぐ

営業リストには重複した顧客情報が含まれることがあります。同じ顧客に対する重複したアプローチを避けるためには、Excelの重複チェック機能が有効です。「条件付き書式」 を使用すると、選択した範囲内で重複しているデータが強調表示されます。

例えば、顧客名やメールアドレスが重複している場合、セルの色を変更して重複している部分のみを目立たせることができます。不要な部分を削除する場合は、 「データ」タブから 「重複の削除」 を選択します。

この一連の流れにより、アプローチの重複を防止しつつ、信頼度の低下や非効率的な営業活動を阻止することが可能です。

営業リスト作成ツールの導入もおすすめ

Excelでの手作業によるリスト作成は時間と労力がかかる上、エラーや重複データの発生が避けられません。これらのリスクを防ぐには、営業リスト作成ツールの導入がおすすめです。

営業リスト作成ツールとは、大量の企業情報を自動で収集し、整理・リスト化できるツールです。情報の更新や重複チェック、セグメント別のリスト作成などの機能を備えており、データ分析機能では市場の動向や顧客の傾向を把握できます。

その他にも、さまざまな機能の活用によって、営業リストの質と利用効果を大幅に向上させることが可能です。

大量の企業情報を自動で収集・リスト化できる

手動による営業リストの作成は時間と労力を要し、エラーやデータの重複が避けられません。一方、営業リスト作成ツールは、インターネット上の公開されている企業情報を自動で収集し、指定されたフォーマットに従ってデータを整理・リスト化できます。

そのため、手作業でのデータ入力や修正の手間を削減しつつ、大量の企業情報であっても短時間で自動収集・リスト化が可能です。自社内のリソースが足らず、人材不足に課題を抱えている場合でも、ツールの活用によって対応できます。

受注確度の高い見込み顧客にアプローチしやすくなる

営業リスト作成ツールを利用することで、特定の条件を設定し、それに基づいたリスト作成ができます。条件設定によって見込み顧客の選別ができるため、受注確度の高い見込み顧客に効果的なアプローチをすることが可能です。

また、データがリアルタイムで更新されるため、市場の変動や見込み顧客の動向に応じてリストを迅速に更新し、営業活動を随時最適化できます。

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まとめ

営業リストの作成は、効果的な営業活動を展開する上で欠かせない作業です。Excelを使用すれば、必要な項目の設定からデータの入力、リストのカスタマイズまで手軽に行えます。

しかし、Excelは手作業での情報入力や更新が必要とされ、複数人での同時データ入力が困難であり、ファイル破損のリスクなども持ち合わせています。一方、営業リスト作成ツールは大量の企業情報を自動で収集し、リスト化できます。

また、手入力の手間を大幅に削減し、受注確度の高い見込み顧客に効率的にアプローチすることも可能です。Excelでの営業リスト作成は手軽に始めやすくて便利ですが、より営業成果を上げるためには、営業リスト作成ツールの導入がおすすめです。

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