年末調整を電子化するメリットとは？申請手順や注意点も解説

現在、年末調整は電子化が進められています。オンラインで申請すれば、紙ベースでの申請よりも効率化でき、従業員への負担も少なくなります。この記事では、年末調整を電子化するメリットやペーパーレス化できる書類、申請の手順、注意点などを解説します。

目次

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1. 年末調整を電子化しよう
2. 年末調整を電子化するメリット
3. 年末調整でペーパーレス化できる書類
4. 国税庁の年調ソフトを使った年末調整のやり方
5. 年末調整を電子化に関する注意点
6. 年末調整ソフトでネット申請業務を効率化
7. まとめ

年末調整を電子化しよう

従来の紙ベースの年末調整は、多くの課題が伴っていました。例えば、紙の申請書類は保管や管理が煩雑であり、従業員や経理部門にとっては、時間と労力が大きな負担です。また、書類の紛失や記入ミスが発生しやすく、訂正作業が必要になるケースもありました。

しかし、現在は年末調整の電子化が進められています。オンラインでの申請は、書類の保管や管理を容易にし、作業負担を軽減します。さらに、入力ミスの自動検出や訂正が容易になり、全体の正確性が向上します。

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そもそも年末調整とは

年末調整とは、1年間の所得税の精算を行う手続きのことです。従業員が年間を通じて支払った所得税が、実際の所得に対して適切であったかを確認し、調整するために行われます。

具体的には、年間の所得や控除額、既に源泉徴収された税額などを基に計算を行い、過払いがあれば還付され、不足があれば追加で納税する必要があります。通常この手続きは、雇用主が従業員に代わって行います。

年末調整と確定申告の違い

年末調整と確定申告は、どちらも所得税に関わる手続きですが、役割や主体が異なります。どちらも所得税に関する手続きですが、担当者や対象者が異なります。年末調整は、会社が従業員の所得税を代行して申告や納税を行う手続きです。

一方、確定申告は個人が行うもので、自分の所得や支出を税務署に申告して、最終的な所得税額を計算し納税する手続きです。個人事業主や特定の条件に該当する人、会社員であっても補填の必要がある場合には、確定申告を行います。

年末調整を電子化するメリット

年末調整の電子化は、従来の紙ベースの手続きに代わるもので、効率化、時間の節約、エラーの減少が期待できます。企業側にとっては、記入ミスが減ることで業務をスムーズに行え、従業員側にとっては書類紛失のリスクが減るなど、それぞれにメリットがあります。

ここでは、従業員側、企業側それぞれのメリットを解説します。

参考：年末調整手続の電子化の概要・メリット｜国税庁

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従業員側のメリット

従業員側のメリットとして、Web上で手続きが完結できることが挙げられます。自宅や職場、移動中など、従業員がインターネットにアクセスできる環境であれば、どこからでも年末調整の手続きを行うことができます。

さらに、紙ベースの書類では紛失や破損のリスクが伴いますが、デジタル化された書類はクラウドやサーバーに保存されるため、そのような心配が不要になります。

また、提出された情報の追跡と管理を容易にし、従業員が自分の申請状況をリアルタイムで確認することが可能です。

企業側のメリット

企業側にとってのメリットは、控除額の検算作業が不要になる点です。従来の紙ベースの手続きでは、従業員が提出した書類の計算ミスを見つけ出し、修正する必要がありました。しかし、電子化されたシステムでは、計算が自動化され、エラーの可能性が減少します。

また、電子化されたシステムでは、入力時のガイダンスやエラーチェック機能が備わっているため、従業員が誤った情報を入力するリスクが低減されます。そのため、企業側での確認作業がスムーズになり、年末調整に関連する業務の効率化が期待できます。

年末調整でペーパーレス化できる書類

年末調整を電子化することは、多くの書類をペーパーレス化することを意味します。電子化によって、ペーパーレス化できる主な書類には、以下のようなものがあります。

1. 扶養控除等申告書
2. 配偶者控除等申告書
3. 保険料控除申告書
4. 住宅ローン控除申告書　
5. 基礎控除申告書
6. 所得金額調整控除申告書

参考：年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するＦＡＱ（令和５年 11 月改訂版）｜国税庁

国税庁の年調ソフトを使った年末調整のやり方

国税庁は、年末調整のプロセスを簡素化し、効率化するために「年調ソフト」という無償のソフトウェアを提供しています。このソフトウェアは、従業員が、自分のパソコンで簡単に年末調整の申告書を作成でき、企業はこれらのデータを効率的に処理することが可能です。

1. 国税庁のウェブサイトから年調ソフトをダウンロードし、インストール
2. 控除に関する情報を入力
3. 申告書を生成し印刷、または電子ファイルとして保存
4. 申告書を企業の担当部署に提出

企業側は、受け取った申告書をシステムに入力、またはアップロードすることで年末調整が完了します。

参考：年末調整控除申告書作成用ソフトウェア｜国税庁

参考：年末調整手続の電子化概要図｜国税庁

年末調整を電子化に関する注意点

年末調整を電子化することには多くのメリットがありますが、気を付けなくてはいけない注意点もあります。ここでは、年末調整を電子化するにあたって注意すべきポイントについて紹介します。

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電子化が義務化されている企業もある

年末調整の電子化は、一部の企業に対して義務化されています。この義務化は、令和3年1月の申告分から適用され、前々年度に発行した法定調書が、種類ごとに100枚以上の企業が対象です。

この電子化の義務は法定調書の種類ごとに適用されるため、年末調整に関連する法定調書を100枚以上発行していない場合は、電子化の対象外です。

参考：No.7455 法定調書の提出枚数が100枚以上の場合のe-Tax、光ディスク等又はクラウド等による提出義務

社内への周知・従業員へのサポートが必要

電子化への移行は、従業員にとって新しい手順やシステムの理解を必要とするため、適切な情報提供とサポート体制の構築が不可欠です。特に、デジタルツールに不慣れな従業員に対しては、丁寧な説明が必要です。

そのため、新しいシステムの使い方を示すワークショップの開催やFAQシートの配布、ヘルプデスクの設置などを行いましょう。その際、電子化の目的や利点、従業員に求められる行動の変更など、包括的な情報提供をすることで、従業員の認識を高めることができます。

人の手によるチェックが必要

年末調整を電子化することにより書類の保管や管理を容易にし、作業負担は軽減されますが、最終的には人による目視での最終チェックが必要です。そのため、担当者は最終チェックにおけるスケジュールを組んでおかければなりません。

年調ソフトを使用していても、すべてが自動化できるわけではなく、人の手による作業も必ず発生することを考慮しましょう。

年末調整ソフトでネット申請業務を効率化

年末調整ソフトは、従業員の年末調整手続きをデジタル化し、効率化するためのツールです。国税庁が提供する「年調ソフト」の他にも、市場には多様な年末調整ソフトが存在します。

クラウド化により、従業員はスマホやタブレットを使って、自宅や外出先から申告書の作成や提出ができます。また、デジタル化されたデータはクラウド上で安全に管理されるため、紙の書類を保管するためのスペースやコストが削減されるなどのメリットがあります。

まとめ

従来の紙ベースの手続きは時間がかかり、エラーが発生しやすいものでした。しかし、電子化により、従業員はオンラインで簡単に申請ができ、関連する紙の書類の紛失や、記入ミスのリスクが減少します。

また、企業側では、控除額の検算が不要になり、従業員の記入ミスが減少することで業務がスムーズになります。さらに、電子化が義務化されている企業にとっては、法的要件を満たすためにも重要です。

年末調整ソフトの導入はクラウドベースなため、従業員はどこからでもアクセスができ、スマホを使用して申告書の作成や提出ができます。そのため、企業は書類保管のコストを削減し、データ管理の効率化に繋がるでしょう。