Outlookでメールを一斉送信する方法｜メール配信システムも紹介

メールを一斉送信したい場合には、Outlookを使用することもできます。しかし、Outlookでは情報漏洩などのリスクもあるため注意が必要です。この記事では、Outlookでメールを一斉送信する方法のほか、安全に配信できるメール配信システムについても紹介します。

目次

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1. セキュリティを強化して一斉配信するならシステムの導入がおすすめ
2. Outlookでメールの一斉送信はできるのか
3. Outlookでメールを一斉送信する方法
4. Outlookでメールを一斉送信する際の注意点
5. 一斉送信するならメール配信システムがおすすめ
6. 強固なセキュリティで一斉配信できるメール配信システム
7. まとめ

セキュリティを強化して一斉配信するならシステムの導入がおすすめ

メールを一斉配信すると、配信自体に時間がかかったり、顧客に確実にメールが届かないリスクがあり、頭を悩ませる企業も多いと思います。

WEBCAS e-mailは、大量のメールやメルマガも高速で一斉配信でき、毎時1,000万通以上という業界最高レベルの配信実績を持っているため、大手企業や官公庁にも選ばれるメール配信システムです。その配信性能の高さから、WEBCAS e-mailはメール送信市場でシェア率No.1の実績を誇っています。

大量のメールが顧客のもとへ確実に届くため、到達率の改善にも繋がります。また、既存のデータベースやMAなどさまざまな外部システムと連携して、細かくデータ分析できるため、顧客データを活用したメールマーケティングにも効果的です。

WEBCAS e-mailは顧客情報を守るために、国際水準のセキュリティで管理されているデータセンターにサーバーが設置され、

メール配信の効果を向上させて、大量のメールを速く・確実に届けたい場合には、WEBCAS e-mailの導入がおすすめです。

Outlookでメールの一斉送信はできるのか

Outlookでメールの一斉送信はできます。ただし、Outlookでのメールの一斉送信には、情報漏洩のリスクなどがある点に留意しなければなりません。

本記事では、Outlookでのメールの一斉送信の方法と、その場合の注意点をご紹介していきます。

Outlookでメールを一斉送信する方法

Outlookでメールを一斉送信する方法は、主に3つあります。それぞれの方法についてご紹介します。

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複数の宛先を入力する方法

Outlookでメールを一斉送信するには、送信したい相手の宛先を手動で入力していく方法があります。

一度に複数の宛先を入力するには、まずOutlookで連絡先画面を開きます。次に、「Ctrlキー」を押しながら宛先をクリックすると、一度で複数の宛先を入力できます。

この方法は、とても簡単にできるのがメリットです。ただし、すべて手動で宛先を入力するぶん、作業に時間がかかるため、送信先が比較的少ない場合におすすめです。

また、手動で複数の宛先を入力する際は、「TO」「CC」「BCC」の意味と使い分けを理解しておくことも大切です。

「TO」「CC」「BCC」の違い

「TO」「CC」「BCC」は、いずれも送信先を表しています。ただし、それぞれ送信先に公開される内容が異なるため、状況に応じて使い分けることが大切です。

それぞれの特徴を以下の表にまとめました。

送信先	内容
TO	・メインの送信相手に用いる ・「TO」に設定した宛先は受信者全員に公開される
CC	・メールの内容を共有したい相手（上司・同僚）に用いる ・「CC」に設定した宛先は受信者全員に公開される
BCC	・メールの内容を他の人に知られずに共有したい相手に用いる ・「BCC」に設定した宛先は他の受信者には非表示になる

グループ機能を使う方法

グループ機能とは、一斉送信する宛先をあらかじめ1つのグループとして作成できる機能です。

グループを指定するだけでメールを複数人に一斉送信できるため、個別に宛先を入力する手間を省けます。また、宛先の挿入ミスを防止できる点もメリットです。

Outlookのグループの設定手順をご紹介します。

1. 「連絡先」から「個人用の連絡先」を選び、グループを保存するフォルダーを選択
2. リボンの「新しい連絡先グループ」を選択する
3. 連絡先グループの名前を設定する
4. 「メンバーの追加」をクリックし、登録したい連絡先を追加していく
5. 保存する

上記の方法で作成・保存したグループは、Outlookの「宛先」から直接探せます。

参考：Outlookで連絡先グループを作成する｜Microsoft Support

Excelを使用する方法

Outlookでは、Excel（エクセル）で管理しているメールアドレスに一斉送信できます。Excel内のメールアドレスをコピペまたはインポートできるため、個別に宛名を手入力する必要がありません。特に宛先が膨大なときには便利でしょう。

Excelを使ってメールを一斉送信する手順は、次のようになっています。

1. Excelに保存しているメールアドレスをコピーする
2. 新規ブックで「形式を選択して貼り付け」を選択し、「行列を入れ替える」にチェックを入れる
3. CSV（カンマ区切り）で名前を付けて保存する
4. 保存したCSVファイルを「メモ帳」で開く
5. メモ帳のメールアドレスをすべてコピーしする
6. コピーしたアドレスをメールの宛先欄に貼り付ける

「3」で保存したCSVファイルは、Outlookに直接インポートすることもできます。

Outlookでメールを一斉送信する際の注意点

Outlookは多くのパソコンに標準搭載されているため、コストをかけずにDMやメルマガ配信を行えるのが魅力です。一方で、次のような点に注意しなければなりません。

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情報漏洩のリスクがある

Outlookでのメールの一斉送信には、送信先の選択ミスによる情報漏洩のリスクがあります。

たとえば、「BCC」を選択すべき場面で「CC」を選択してしまい、他人のアドレスが全受信者に公開されるというケースが代表的です。また、宛先を逐一手入力する場合は、アドレスの選択を誤る可能性もあります。

いずれも単純なミスですが、結果として起こるのは個人情報の漏洩であり、ときに重大な問題に発展することもあります。

効果測定ができない

Outlookでのメールの一斉送信は、効果測定ができない点にも留意が必要です。具体的には、Outlookには、メールの到達率・開封率・クリック率を知る術がありません。

たとえば、メルマガ配信においては、どれほど魅力的なメールを送信しても、相手に届いていなかったり、開封されなかったりすれば、メールを送る意味がありません。

メールの到達率が悪い場合は、メール送信の方法・時間帯を変えるなどの施策が必要です。開封率・クリック率が悪い場合は、より顧客の興味を引くようなタイトル・内容を考えなければなりません。

Outlookでは、到達率や開封率を把握できない以上、このような施策につなげることは難しいでしょう。

迷惑メール判定されることがある

Outlookでメールの一斉送信を繰り返すと、送信相手の元にメールが届かなくなることがあります。一定時間内に同じIPアドレスからメールが大量送信されることで、相手のメールサーバーに「迷惑メール」と判定されるためです。

また、取引先のメールサーバーに、自社のIPアドレスが「迷惑メールの送信元」と判定されると、その相手との打ち合わせ・業務連絡など、日常的なメールの送信にまで支障を来す恐れがあります。

送信できる数に上限がある

Outlookでは、メールの送信に次のような上限があります。

1. 1日あたりの最大送信数：5,000通
2. 1通あたりの最大送信数：500件

同一のメールを500件以上送信する場合は、宛先を小分けにする方法があります。ただし、一度に送信できる数が少なくなるため、そのぶんメールの送信業務に時間を費やすことになります。

このようにOutlookは、1日に大量のメールを送信したい場合には、やや不向きといえるでしょう。

参考：Outlook.com での送信制限｜Microsoft Support

添付ファイルの容量に上限がある

Outlookでは、ファイルの容量は20MBまでの上限があります。20MBを超えるファイルを添付した場合、メールの送信自体に支障が出る可能性があります。

そもそも、容量が大きなファイルはメールで送信しないのがマナーです。容量が大きいファイルを頻繁に送信すると、送信先のメールサーバーの容量を圧迫し、相手に迷惑をかける恐れがあるためです。

また、前述のようにメールそのものが届かない恐れもあるため、Outlookで一斉送信するメールの添付ファイルは、できる限り小さくすることが望ましいでしょう。

参考：Outlook で大きいファイルを送信する｜Microsoft Support

適切な送信頻度を意識する

新商品の売り込みやオンラインサービスの利用促進などの目的でメールを一斉送信する場合、顧客と接触するチャンスを得て成果を上げるためには、一定回数のメール送信が必要です。

しかし、回数があまりに多いと、顧客が迷惑に感じて、返って効果を下げてしまう可能性もあります。メールの一斉送信を行う際は、相手がしつこいと感じない適切な頻度を心がけましょう。

特定電子メール法に注意が必要

特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）とは、迷惑メールの社会問題化を受けて施行された、迷惑メールの送信を規制する法律です。

メルマガの配信には同意を得る必要があること（オプトイン）や、配信停止の導線を設置しなければならないこと（オプトアウト）などが定められています。

メールの一斉送信を行う際は法律を遵守する必要があり、違反すると処罰を受ける可能性があるため、十分に注意しましょう。

参考：特定電子メールの送信の適正化等に関する法律｜e-Gov法令検索

一斉送信するならメール配信システムがおすすめ

大量のメールを一斉送信する場合は、メール配信システムの利用がおすすめです。メール配信システムとは、メールの一斉送信や大量送信を自動化できるツールです。

メール配信システムの導入により、次のようなメリットが期待できます。

1. その都度宛先を手動で挿入する必要がなく、メール送信業務の効率化を図れる
2. 宛先ミスによる情報漏洩のリスクを減らせる
3. 到達率・開封率・クリック率などの効果測定が可能
4. 送信時間の指定が可能
5. 受信端末に合わせてメールのフォント・画像サイズを最適化できる

メール配信システムの導入により、Outlookでの一斉送信における課題をクリアできます。さらに、メールの送信時間の指定ができるなど、Outlookにはない機能が充実しているのも魅力です。

強固なセキュリティで一斉配信できるメール配信システム

まとめ

Outlookでのメールの一斉送信は可能です。なお、一斉送信するには、複数の宛先を手入力・グループ機能・Excelの利用という3つの方法があります。

ただし、Outlookでメールを一斉送信するには、さまざまな課題があります。メールの誤配信による情報漏洩や、スパムメールと判断されるリスクには特に留意しなければなりません。また、メールの送信数や添付ファイルの容量の上限にも注意を払いましょう。

このような課題の解決に役立つのが、メール配信システムです。膨大なメールも効率よく一斉送信できるため、メール送信業務の効率化を図れます。メール戦略の強化を狙う企業は、メール配信システムの導入を検討するのがおすすめです。