旅費精算とは？旅費精算の方法・旅費精算書の書き方・注意点を解説

旅費精算とは、出張の際の宿泊費や交通費などの費用を精算することを言います。旅費の精算を行うには、領収書の保管・旅費精算書の正しい作成などいくつかのポイントがあります。本記事では、旅費精算の方法や旅費精算書の書き方、旅費精算を効率的に行う方法を解説しています。

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目次

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1. 旅費精算とは
2. 旅費精算の方法・流れ
3. 旅費精算書の書き方のポイント
4. 旅費を精算する際の注意点
5. 旅費の精算業務を効率的に行う方法
6. まとめ

旅費精算とは

旅費精算とは、会社において業務目的で出張・旅行が行われた際にかかる費用を経費として精算することです。旅費の扱いは会社によって異なりますが、一般的には旅行中の交通費・宿泊費・食事代などが含まれ、社員は一時的に自己負担します。

自己負担した費用を経費として認めてもらい、精算するためには証拠となる領収書や請求書を、会社規定の書類にまとめて提出する必要があります。

「移動距離100km以上から精算可能」「指定する交通手段のみ精算可能」など会社によって独自のルールが存在する場合もあります。後々トラブルにならないよう、事前に確認した上で旅費精算することが大切です。

そもそも旅費交通費とは

旅費交通費とは、日々の業務に関する交通費や、遠方へ出張した際に発生する旅費全体の経費のことです。一概に旅費交通費といっても、目的によって仕訳も異なってくるため注意が必要です。以下では旅費の主な内訳を紹介します。

旅費の主な内訳①宿泊費用

• 飲食代
• 電話料金
• インターネット接続費用

宿泊費は、出張の際にホテルや旅館など施設への宿泊費用のことだけだと思われがちですが、滞在時に発生する費用も旅費に含まれる場合があります。いずれも企業の規定により上限額や対象範囲が定められていることが多いため確認が必要です。

旅費の主な内訳②出張手当

出張手当は、出張中に従業員が負担したと思われる概算的経費を支給するもので、旅費の一部です。宿泊費同様に企業の規定に即しますが、滞在期間などで変動することが多いでしょう。出張手当は給与でなく立替経費として扱うため、源泉徴収はなく全額支給されます。

旅費精算の方法・流れ

旅費精算は会社の経費コントロール・正確な会計処理・組織内の公平性の担保など、さまざまな観点で重要です。会社によって旅費精算の方法は異なりますが、ここでは一般的な流れについて解説します。

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出張前に申請を行う

出張前には出張の申請をして、上司の承認を得る必要があります。出張申請書の様式は出張の目的や日程などを記入しますが、予算・交通手段・宿泊先などの詳細な記入が求められる場合もあり、会社によってさまざまです。

申請書の様式に関わらず会社側としては経費をできるだけ抑えたいため、予定される旅費を把握できるように、可能な限り詳細に計画しておきましょう。予算の適正性のために、予約するホテルや交通手段の選択なども承認を得ておくと、その後の手続きがスムーズです。

出張中は経費の立て替えをする

出張中、社員は宿泊費や交通費などを立て替えますが、旅費の証拠となる領収書は必ず利用した施設から発行してもらい、紛失しないように気をつけましょう。宛名・但し書きなどの記載方法について会社のルールがある場合は事前に確認しておきます。

また、基本的に領収書は直接お金のやりとりをした相手以外が発行することはできません。例えば予約サイトから事前カード決済でホテルを予約した場合、領収書を発行できるのはホテルではなく予約サイトです。

出張中にかかる費用については、特別な理由がない限りは予算内に収めるようにします。止むを得ず予算を超える場合は、証拠となる領収書に加え、予算超過に至った経緯を記録しておくのが大切です。

補足：仮払いと立替払いの違い

出張する従業員が事前に必要な金額を申請する点はどちらも同じです。仮払いの場合は出張前に仮払金申請書を提出し、承認が出た時点で仮払金が支払われます。出張後、仮払金が余った場合は返金を、足りなかった場合は仮払精算書にて差額を精算します。

立替払いの場合は、出張にかかる費用を全て自己負担し、出張後に領収書やレシートと併せて発生した経費を請求します。事前に予算申請を行うことで、精算時の処理を効率化しています。

旅費精算書を作成（旅費精算書とは）

出張終了後、会社の書式に従って旅費精算書を作成します。旅費精算書とは社員の出張中の経費をまとめた書類です。単に立て替えたお金を精算するためだけでなく、正確な会計処理・税務申告などにも関わる重要な手続きのため、正確に記載しなければなりません。

旅費精算書は管理がしやすいよう経費を整理した形で会社に提出する必要があります。一般的には氏名や部署などの基本情報に加え、出張先・出張目的などの出張に関わる情報や、宿泊料金・交通費・諸雑費など経費に関わる情報がわかるように記載します。

特に経費に関しては、会社のルールに従って項目ごとにわかりやすく分類した上で金額を記載しましょう。事実が不明瞭な経費は承認されない可能性があるため、証拠となる領収書を必ず添付します。

上司の承認

旅費精算書の作成が完了したら上司に提出します。上司は会社の規定に基づいて旅費精算書の正当性を確認し、不明瞭な点や問題点がある場合には社員に確認や修正を依頼します。そのため旅費精算書は正確かつ事実関係と併せてわかりやすく作成するのが大切です。

上司の承認は、適正な財務管理や監査時の経費の正当性の保障において重要なプロセスです。上司に指摘された修正内容には速やかに対応しましょう。旅費精算書に問題がない場合は、承認が行われ書類は経理に提出されます。

経理に提出・精算

経理部門においても、提出された旅費精算書の内容が適切かどうか確認されます。省略箇所はないか、飲食の費用は妥当か、なぜ他の安い交通手段を選ばなかったのかなど、より厳しく内容を精査しており、場合によっては社員は経理部門から追求される場合もあります。

追求を受けた場合に必要な情報や明確な証拠をすぐに提示することはもちろんですが、追求を受けないよう適切な経費コントロールや事実に基づく正確な書類作成をする姿勢が大切です。

旅費精算書・領収書ともに問題がなければ、精算が行われます。精算方法は会社によって異なり、手渡し・銀行振込・給与と一緒に振り込まれるケースなどさまざまです。

旅費精算書の書き方のポイント

旅費精算書はどう記入すべきなのか、作成時の負担を軽減し効率化する方法はあるかなど、ここでは旅費精算書の書き方について解説します。

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テンプレート・フォーマットを用意する

旅費精算書はテンプレート・フォーマットに従って記載できるようにした方が効率的です。管理側のメリットとして、いつ誰が出張に行った場合でも一貫性のある形式で管理できます。記載内容が統一されており、精算処理がスムーズです。

社員側にとっても、どんな情報を記載すべきかがわかりやすいため、情報漏れを抑えられます。旅費精算書は多くの企業で、テンプレート・フォーマットを用意している場合が多いので、初めて出張に行く場合は、定まった様式があるか確認しておきましょう。

起業したばかりの会社や、新規事業で初めて出張が必要になった会社など、様式が定まっていない場合は、毎回ゼロから書類作成するのは手間がかかります。管理のしやすさや労力や時間の削減のためにも、テンプレート・フォーマットの用意を推奨します。

旅費精算書の必要な記入項目を確認

経費精算書を記入する場合は、自分の出張ケースに合わせてどんな項目を記入すべきか確認しておきましょう。様式が定まっていている場合は、特殊な出張でもない限りは、様式に従って記入すれば問題ありません。一般的には以下の記入項目を満たす必要があります。

1. 作成日
2. 出張者(氏名・所属・連絡先など)・出張先・目的・期間など
3. 交通手段および交通費
4. 宿泊地および宿泊料金
5. 手当
6. 備考(経費に係る補足説明や特殊な事情の説明など)

管理者が経費精算書のフォーマットを作る際には、他にも承認欄・署名欄・会社情報などを用意しておきます。社員においては、出張前に旅費精算書の記入項目を確認しておく方が、出張中の領収書の整理や出張後の書類作成がスムーズです。

旅費の金額・内訳を正確に記入

出張が終わり、旅費精算書を作成する段階では前述の記入項目や旅費の金額・内訳を正確かつ詳細に記載します。出張に行った本人だけではなく、誰が見てもわかりやすく、納得できる書き方を心がけましょう。

例えば交通手段は始点・終点だけでなく、乗り換えも記載します。海外出張の場合は通貨換算に関わる記載も必要です。金額は概算(四捨五入)ではなく正確な金額を記入し、添付する領収書や証拠書類と矛盾しないようにします。

正確な記入は、経理部門が精算処理をスムーズに行うためだけでなく、会社にとって今後の適切な経費管理や監査・税務申告上でも重要になります。正確性に加え、金額の妥当性も精査の対象となるため、不必要に経費がかからないように出張を計画することも大切です。

旅費を精算する際の注意点

旅費精算は適切に行わないと、会社全体に損害を与えるリスクもあります。ここでは旅費精算の際にどんな点に気をつけるべきかについて解説します。

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申請できない費用がある

出張の際にかかった経費の中には、旅費として申請できない費用があります。申請できない理由として、会計上の分類を明確にする目的や税務上の目的などがあり、会社によってルールが異なる場合もあります。出張前に費用の分類について確認しておきましょう。

交際費

接待交際費は、顧客や取引先などの関係性を構築したり業務を円滑にしたりする際にかかる費用です。出張先で接待が生じた場合、交際費は旅費として申請することができません。これは税務上の関連性も高いため、厳密に区別する必要があります。

接待が目的の旅行の場合は、飲食代やお土産代だけでなく交通費や宿泊費も接待費として仕訳されます。

研修費

研修を伴う旅行においては、目的が研修のため、交通費や宿泊代なども研修費として精算しなければいけない場合があります。ただしこれは税務上、厳格に分ける必要性は高くなく、会社のルールによるところが大きいです。

会社によっては旅費としても研修費としても精算できる場合があります。旅費精算の前に事前に確認しておきましょう。

福利厚生費

旅費は業務を目的とした出張・旅行にかかる費用のため、慰安旅行や社員旅行は旅費として精算できません。ただし福利厚生費として精算でき、会社の税負担軽減の目的で活用することもできます。

福利厚生費として精算するためには「4泊5日以内の旅行であること」「従業員の過半数の参加」などの条件を満たす必要があります。

旅費の妥当性を確認

旅費の妥当性を検討することは、健全な財務処理やコスト管理を行う上で重要です。特に社員自らが交通手段や宿泊先を決めて予約したり手配したりする場合には、会社の方針や規定に沿って選択する必要があります。

最短経路での交通手段の選択・周辺ホテルの相場・常識的な飲食費など、出張の目的に合った合理的な金額かどうか検討しましょう。常識の範囲から外れた旅費精算は、不正を疑われたり税務調査で問題になったりする可能性があります。

また、出張中にはトラブルに遭遇して予定外の費用がかかる可能性もあります。交通手段の運転見合わせによるタクシー利用や悪天候による宿泊の延泊などは、基本的に自己判断せず会社に報告して判断を仰ぎましょう。

旅費精算に関するルールを徹底

本記事では旅費精算の一般的なケースを解説していますが、旅費精算は会社によってルールや手順が大きく異なります。実際には会社のルールをよく理解して行うことが大切です。一般論で自己判断した結果、経費として精算できないことがないようにしましょう。

会社側も社員に対して旅費精算のルールを周知・徹底する必要があります。ルールの周知・徹底は、社員間の公平性を保ち、不正や法的トラブルのリスクも抑えられます。ルールによる一貫性のある旅費精算は、会社の財務管理の信用を高める上でも重要です。

領収書は失くさないように保管

旅費精算は、どんな目的でどれだけの出費があったか証拠となる書類が必要です。多くの場合は領収書やレシートが証拠となり、社員は旅費精算書に添付するまで、領収書を紛失しないよう気をつけなければいけません。

紛失の防止対策として、チャック付きのクリアケースにまとめるのも有効ですが、保管場所を決めて、出張中は不必要に外に持ち歩かないのも一つの方法です。例えばホテルでは貴重品をチェックアウト時まで預かるサービスを行っている場合もあります。

バスの運賃・券売機・海外出張などでは領収書が発行できないケースもあります。領収書に代わるものとして、乗車券・交通系ICの利用履歴・予約確認書・利用明細・写真やスクリーンショットなどが考えられますが、会社のルールを必ず確認しましょう。

旅費精算書は早めに提出する

出張が終わったら、旅費精算書の作成・提出は速やかに行いましょう。年度内の処理が原則ですが経理部門の負担軽減のため、可能な限り早く提出するのが理想的です。提出が遅くなるほど、不明な項目や不備があった場合に調査や追跡が困難になるリスクも高まります。

確定申告の時期を過ぎた場合は、会社に損害を与える可能性や、会社における予算配分や財務計画に影響を及ぼすリスクなどもあり、社員個人の問題にとどまりません。

会社では旅費精算の遅延による問題を防止するために、期限や罰則を設けている場合もあります。期限や罰則の有無に関わらず、会社全体への悪影響を防ぐために先延ばしにしないように心がけましょう。

旅費の精算業務を効率的に行う方法

旅費精算の効率化は、社員の申請作業・上司や経理部門の確認作業・一貫性のあるデータの蓄積などさまざまなメリットがあります。ここでは精算業務を効率化する方法について解説します。

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エクセルの無料テンプレートを利用

インターネット上ではエクセルで使用できる無料テンプレートを提供しているサイトがあります。これらのテンプレートを自社の要件に合わせてカスタマイズする作業は、比較的簡単に行えます。

エクセルのテンプレートは、デザインが見やすく誰でも操作・入力しやすいのが利点です。また、旅費精算書のファイルを保存してメールやネットワークを使えば、上司への提出や経理部門との連絡もスムーズになります。

低コストで誰でも使いやすい一方で、入力ミス・不正防止対策やセキュリティ上の要件を満たすには機能不足です。また関数やマクロについて詳しくないと、かえって業務負担が大きくなるケースもあります。

領収書を電子化して保管

出張が長引くほど発生する領収書の数が増え、紛失してしまうケースも少なくないでしょう。その場合、経費精算システムの領収書を電子化できるサービスが役立ちます。パソコンに向かえない状況でも、スマホで撮影することで金額や用途を自動入力できます。領収書管理から解放されるだけでなく、旅費精算のシーンでも大幅な負担軽減が見込めます。

法人カードを利用する

法人カードの導入も、細かな業務の効率化が期待できます。法人カードはメインカードの他に、複数枚の従業員カードを発行できます。業務に関する備品の購入だけでなく、出張で発生する旅費も立替払いを発生させることなく対応できるので、今後現金管理に頭を悩ませることもありません。

経費精算システムと法人カードを連携すれば、明細の反映も自動化できるため、計上漏れや不正利用防止にも繋がります。

社内ルールの周知を徹底

どんなに高品質な経費精算システムを導入したとしても、システムが則する社内ルールを従業員が周知していなければ、申請・承認時のストレスが尽きることはありません。経費精算時のルールをマニュアル化し、データとして配布したり説明会を開催するなど、全従業員への周知を徹底して行いましょう。

経費精算システムを利用

経費精算システムとは、会社で発生する経費を効率的に管理するシステムで、旅費精算だけでなく、通信費・事務用品の購入費用など、さまざまな経費に対応しています。入力・計算・承認の自動化により、旅費を含む経費精算の負担を大幅に削減可能です。

領収書の電子化やパソコン以外にモバイル端末からの申請・承認など、業務効率化の可能性を広げられます。もちろん手計算や手入力によるミスも最小限に抑えられ、会社独自のルールを反映させることも可能です。

システムの導入にはコストがかかりますが、経理部門や社員の業務負担を軽減できます。また、正確で一貫性のある経費精算は、コスト削減や予算管理のための分析にも役立ちます。

まとめ

旅費精算は、出張の経費を適切に申請・精算するプロセスです。出張前の計画から精算書作成や経理への提出へと至るまで正確かつスムーズに行う必要があります。

本記事を参考にしつつ、会社の方針やルールに則って適切に旅費精算しましょう。精算業務の効率化には経費精算システムを導入するのも一つの方法です。