メール配信システムで添付ファイルを送るメリットとは？注意点も解説

メール配信システムにはファイルを添付する機能を備えたものもあります。メルマガなどへのファイル添付は、コンバージョン率アップにも効果的です。本記事では、メール配信システムで添付ファイルを送るメリット・デメリット、URL化して送る方法などを解説します。

目次

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1. 添付ファイルを効率的に送るならメール配信システムがおすすめ
2. メール配信システムで添付ファイルが送れる
3. メール配信システムで添付ファイルを送るメリット
4. メール配信システムで添付ファイルを送るデメリット
5. 添付ファイルをURL化して送る方法
6. メール配信における添付ファイルの活用例
7. メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点
8. 配信性能が高く高速で一斉配信できるメール配信システム
9. まとめ

添付ファイルを効率的に送るならメール配信システムがおすすめ

メールと一緒に添付ファイルを一斉配信すると、配信自体に時間がかかったり、迷惑メールとして判定されて顧客に届かないリスクがあり、頭を悩ませる企業も多いと思います。

WEBCAS e-mailは、PDFやWordなどの添付ファイルも高速で配信でき、毎時1,000万通以上という業界最高レベルの配信実績を持っているため、大手企業や官公庁にも選ばれるメール配信システムです。その配信性能の高さから、WEBCAS e-mailはメール送信市場でシェア率No.1の実績を誇っています。

大量のメールが顧客のもとへ確実に届くため、到達率の改善にも繋がります。また、既存のデータベースやMAなどさまざまな外部システムと連携して、開封率も細かくデータ分析できるため、顧客データを活用したメールマーケティングにも効果的です。

メール配信の効果を向上させて、添付ファイルと一緒に大量のメールを速く・確実に届けたい場合には、WEBCAS e-mailの導入がおすすめです。

メール配信システムで添付ファイルが送れる

メール配信システムは、メールの一斉配信を自動的に行うシステムです。配信リストなどにより、相手の端末の種類を問わず、大量のメールを一斉送信できるのが最大のメリットといえます。その際、PDFやエクセルデータ・動画ファイルなどの添付も可能です。

一般的に利用されているメール配信ソフトでも、件数が少なければ添付は可能ですが、送信数が多くなるとメールが届きにくくなる場合があります。特に、キャリアやフリーメールへの一斉送信では、スパムや迷惑メールと判断されてしまうことも多いです。

また、メール配信システムを利用すれば、パソコンやスマートフォンなど、相手のデバイスに合わせてフォントや画像サイズが変換され、より見やすいコンテンツの送信が可能です。大量のメールを一斉送信する企業では、メール配信システムの利用が主流となっています。

メール配信システムで添付ファイルを送るメリット

メール配信システムは、企業内・メルマガ会員内・有料会員内などのクローズドな環境下で、特定の人のみが関わる有益な情報を添付ファイルとして送付できます。こういった添付ファイルの開封率は高く、メールのみよりもコンバージョン率の向上に期待できます。

また、メール送信は確認するデバイスやアプリによってレイアウトが異なり、読みにくくなる場合があります。しかし、添付ファイルで送信すればレイアウトが崩れず、訴求力のある読みやすい資料として提供できます。

添付ファイルのメリットには、安全性の確保も挙げられます。例えば、パスワード設定された添付ファイルで閲覧制限をして情報漏えいを防いだり、編集できない添付ファイルで改変を防いだりすることで、機密文書や見積書の安全性の確保も可能です。

メール配信システムで添付ファイルを送るデメリット

安易な添付ファイルの送信は、ウイルス感染の拡大につながる恐れがあるため注意が必要です。送付前に必ずウイルスチェックを行い、安全性を確保した上で添付ファイルを送りましょう。ウイルスに感染したファイルの送付は、自社の信用低下につながります。

また、複数の画像やファイルの形式・サイズなどが原因で、迷惑メールとして振り分けられてしまう恐れがあります。極端に開封率が低い添付ファイルがある場合は、迷惑メールに振り分けられている可能性が高いため、迅速な対処が必要です。

添付ファイルをURL化して送る方法

メール配信システムで添付ファイルを送信できる機能は、オプション機能である場合が多く、送信できてもファイル容量に制限が設けられていることがほとんどです。ここでは、メール配信システムの機能を利用せず、添付ファイルをURL化して送る方法を解説します。

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クラウドストレージにアップロードする

クラウドストレージとは、オンライン上に設置されたサーバーにあるストレージを指し、アクセス権限がある人であれば、誰でも利用・ファイル共有ができます。クラウドストレージサービスには、Googleドライブ・MicrosoftのOneDrive・Dropboxなどがあります。

添付ファイルをURL化して送るには、メール送信者が添付ファイルをクラウドストレージにアップロードします。その後、保存場所のURLを取得し、メールにURLを貼り付けて送信します。受信者は、記載されたURLにアクセスすることでファイルの閲覧が可能です。

受信者が閲覧しているコンテンツは、受信者がダウンロードしたわけではなく、クラウドサーバーのファイルを閲覧しています。メールサイズに影響しないため、メールサーバーの制限に該当せず、受信者側のストレージの圧迫もありません。

サーバーにアップロードする

クラウドストレージと同じように、任意のサーバーにアップロードする方法もあります。サーバーにファイルをアップロードして生成したURLを、メールに貼り付けて送信する方法です。

送信したい情報のページを自社のWebサイト上に作成して、受信者にはURLから閲覧してもらいます。また、非公開のWebサイト上に作成し、受信者がユーザー名とパスワードを入力しないと閲覧できないようにすることも可能です。

CMSにアップロードする

CMSとは、Webサイトを構成しているテキストや画像・デザインなど、さまざまな情報を保存・管理するシステムで、Webサイトを構築している多くの企業に導入されています。CMSにはファイル保存の機能があり、添付ファイルの保存も可能です。

CMSに添付ファイルをアップロードするとURLが生成され、そのURLをメールに貼り付けます。ただし、アップロードしたファイルはキーワード検索の対象となり、メール送信した人以外でも検索エンジンを通して閲覧が可能です。

ファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは、サービスを提供するWebサイトを利用して、ブラウザ上でファイルの送受信を行うサービスです。送信者は、提供されているWebサイト上にファイルをアップロードしてURLを取得し、そのURLをメールに貼り付けて送信します。

受信者は送られてきたメールに記載されたURLにアクセスすることで、ファイルを閲覧できます。無料で提供されているサービスも多く、低コストでファイル共有ができるのがメリットです。ただし、ファイルの管理や長期的な保管には向いていません。

動画をYouTubeに公開する

相手に動画を共有したい場合、YouTube上に動画を限定公開してリンクを共有する方法もおすすめです。動画データは画像より容量が大きく、短い動画でも添付が難しいケースが多いため、動画を見せるだけなら利便性の高い方法といえます。

しかし、この方法は相手に映像自体は見てもらえるものの、動画ファイル（データ）は共有できない点に注意が必要です。

メール配信における添付ファイルの活用例

ファイルを添付したメール配信は、メールマーケティングでも多く取り入れられています。ここでは、活用例の一部を解説します。

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会員限定プレゼントを送付する

近年のマーケティングでは、既存顧客を育成するナーチャリングの重要性が高まっています。そのため、メルマガ購読者や会員登録している既存顧客のナーチャリングとして、添付ファイルを利用した限定プレゼントの送付が頻繁に行われています。

プレゼントとしては、食品や化粧品のサンプル交換クーポン、自社ECサイトの割引券、セミナー参加券などが挙げられます。これらの取り組みによって、顧客のアップセルやクロスセルを狙うことが可能です。

資料を送付する

顧客から資料請求があったり、セミナー参加者に資料を送付したりする場合も、添付ファイルは便利です。これらの資料は、訴求性の高さを考えたレイアウトで作成されており、添付ファイルは資料をそのままのレイアウトで送付できます。

対して、メールで送信する場合、メーラーや顧客のデバイスによって資料のレイアウトが変わることも多いです。訴求性を考えて作成された資料が効果を十分に発揮できないと、それまでの労力が無駄になってしまいます。

最新のトレンドや市場調査のレポート添付

主にBtoBマーケティングとして、業界の最新トレンドや市場調査レポートをPDFで添付することで、自社の製品・サービス利用によるメリットを伝えられます。特に、最近の導入事例や成功事例をまとめた資料を送付すれば、認知度を広めることが可能です。

さらに、資料を参考にしたら無料相談までつなげるなど、添付ファイルを開いた後のアクションを提示し、新たな製品・サービスの検討を促すこともできます。ファイルを開封するユーザーのニーズに応えられると、信頼関係の構築に大きく役立ちます。

教育・情報提供を目的としたマーケティング

教育や情報提供を目的としたマーケティングでは、知識の提供を通じて信頼を獲得し、長期的な関係性の構築につなげるのが重要なポイントです。提供するものには、特定の知識・ノウハウをまとめたPDFや動画、オンライン講座用の講義資料などが挙げられます。

教育・情報提供では、単発を避けた定期的なコンテンツ配信を行い、信頼性の高い情報提供によって権威性を獲得していくことが大切です。その他、受講者・視聴者が見やすい内容を意識してコンテンツを作成し、リード獲得や学習体験の向上を目指します。

メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点

Webマーケティングで有効活用できるメール配信システムのファイル添付機能には、利用する際の注意点も存在します。ここでは、メール配信システムで添付ファイルを送る際の注意点について解説します。

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HTMLメールでは添付ファイルが送れない

HTMLメールは、装飾や画像を組み込んで訴求力の高いメールにできますが、一般的にファイルの添付はできません。そのため、ファイルを添付する場合はテキストメールに添付するか、ファイルをURL化して送るかのどちらかで送ることになります。

ファイル添付機能は別料金になることがある

すべてのメール配信システムにファイル添付機能が搭載されているわけではありません。 なお、基本機能として搭載されていなくても、有料オプションとして用意されている場合も多いため、必要に応じて確認してみましょう。

メール配信システムにファイル添付機能がなくても、ファイルをURL化して送る方法もあります。自社の導入目的や費用対効果などを考慮して選択するのがおすすめです。

添付ファイルの容量を確認

メール配信システムのファイル添付機能を使った送信では、ファイル自体が受信者側に送られるため、受信者側のサーバーを圧迫してしまう恐れがあります。したがって、相手のことを考え、容量の大きなファイルは添付すべきではありません。

また、メール配信システムでは、サーバーの負担軽減のために添付ファイルの容量に制限を設けています。その容量を越えるファイルを送信する場合は、zipファイルなどに圧縮するのも有効です。

しかし、パスワード付きのzipファイルはウイルスチェックができず、スマホでは解凍不可であることから、活用が限定的になりやすいです。また、zipファイルが禁止されている企業も存在するため、事前にzipファイルを送って良いか確かめましょう。

セキュリティ対策を確認

メール配信システムには、インターネット上からベンダーのサーバーにアクセスしてシステムを利用するクラウド型と、自社のサーバーにシステムをインストールするオンプレミス型があります。

クラウド型は、システムのメンテナンスやバージョンアップなどをベンダーが行うため、自社のリソースを割く必要がありません。また、導入コストが抑えられることから、最近では、クラウド型の導入が多くなっています。

さらに、セキュリティ対策はベンダーが行い、自社のセキュリティポリシーには合わせられません。施されているセキュリティ対策はベンダーによって異なるため、利用前にどのようなセキュリティ対策が行われているか確認しましょう。

添付ファイルの効果測定ができるか

メール配信システムで添付ファイル付きのメールを送信する際は、添付ファイルが何回開かれたかを確認できる機能を備えたシステムがおすすめです。効果測定が可能になるため、添付ファイルがコンバージョン率などに役立っているのか確認できます。

また、メルマガなど一斉送信されるメールにおいて、添付ファイルが付いていると受信者が怪しいと感じる可能性が高まり、避けられやすい傾向にあります。その点からも、添付ファイルの効果測定を行えるシステムが理想的でしょう。

配信性能が高く高速で一斉配信できるメール配信システム

まとめ

メール配信システムには、ファイル添付機能を備えたものもあります。ファイル添付機能を利用したメルマガへのファイル添付は、コンバージョン率アップなどの効果が期待できます。しかし、HTMLメールにはファイルが添付できないため注意が必要です。

ファイル添付機能がない場合でも、添付ファイルをURL化し、URLを貼り付けたメールの送信で受信者のファイル閲覧は可能です。このようなファイルを添付したメール送信は、昨今注目の顧客育成（ナーチャリング）にも効果的だと考えられています。

必要に応じてメール配信システムを導入し、さまざまなメールマーケティングに活用しましょう。