POSレジの法定耐用年数について｜減価償却との関係について解説

POSシステムが組み込まれているPOSレジを購入した場合、POSレジは固有資産と見なされ、減価償却の対象になります。減価償却には耐用年数が関係します。本記事では、POSレジの耐用年数や、リース・レンタル時の減価償却について、解説します。

目次

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1. スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ
2. POSレジ導入に関わる会計用語
3. POSレジを導入する方法と減価償却の必要性
4. POSレジ本体の耐用年数は5年
5. POSレジ周辺機器の法定耐用年数
6. POSレジの導入には補助金の活用がおすすめ
7. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
8. まとめ

スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ

Squareは、無料のPOSレジアプリを提供しており、POSレジ利用における固定費を0円に抑えられます。発生する費用はキャッシュレス決済の決済手数料のみであり、経営の効率化に大きく貢献するのが特徴です。

売上管理・顧客管理・勤怠管理・複数店舗の管理など、POSシステムとしての機能を標準搭載しており、複雑な手続きを必要とせず最短で申し込み当日から使用可能です。また、ネットショップの解説やギフトカードといった機能も、POSレジと合わせて使えます。

Squareは簡単なレジ操作で利用できるため、トレーニングにかける手間と時間が必要ありません。待ち時間とレジ締め作業におけるミスを削減し、オフラインでもスムーズな会計処理を行うなら、Squareの導入がおすすめです。

POSレジ導入に関わる会計用語

POSとは「Point of Sales」の略で、商品を販売した際に発生する金銭のやり取りなどの情報を販売時に記録・集計するシステムのことです。このシステムを搭載したレジのことを「POSレジ」と称します。

近年のPOSレジは単に情報の記録・集計だけでなく、そのデータをもとに売上分析・顧客や在庫の管理機能も持っています。これらのデータは、店舗の経営改善やマーケティング戦略に重要であり、POSレジを導入する店舗も大きく増加しています。

しかし、導入の際には会計・税務処理の方法がしばしば疑問に上がり、会計の専門用語の理解も必要です。ここでは、POSレジを導入する前に知っておきたい会計用語について解説します。

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固定資産

固定資産とは、流通や販売を目的にせずに長期間に渡って保有・使用する資産や、1年以内に現金化・費用化することがない資産を言います。これに対し、1年以内に現金化できるものを流動資産と言います。

固定資産は、土地・建物・車両・機械設備などの「有形固定資産」、ソフトウェアや権利などの「無形固定資産」、長期貸付金や投資有価証券など「投資その他の資産」に分けられます。

固定資産を取得した際は、固定資産台帳への登録が必要です。台帳には、「資産名称関係」「所得価格」「取得年月日」「設置場所」「耐用年数」「償却方法・償却率」を記載します。なお、耐用年数は法定耐用年数のことです。

参考：第1款　固定資産の取得価額｜国税庁

減価償却

減価償却は、使用期間が1年以上かつ取得金額が10万円以上の固定資産のうち、時の経過によって次第に価値が減少するものが対象です。このような資産を「減価償却資産」と呼び、建物や家具、機械設備などのほか、ソフトウェアなどの無形固定資産も含まれます。

固定資産は長期間使用可能なため、購入時だけでなくその後も企業に利益をもたらします。経費とその利益を正しく把握する必要があるため、使用期間に応じて分割して経費を計上することが求められます。

減価償却費を計算する方法は、減価償却資産の金額に一定の割合をかける「定額法」と、未償却残高に対して一定の割合をかける「定率法」のどちらかです。どちらも最終的には、使用中の資産であることを示すための「1円」が残ります。

参考：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁

法定耐用年数

減価償却費を計算するのに重要な耐用年数ですが、この耐用年数は勝手に決めることはできません。資産の耐用年数は国税庁によりそれぞれ定められており、この耐用年数を法定耐用年数と言います。減価償却は、原則的に法定耐用年数と同じ年数で行います。

この法定耐用年数は、実際の耐久年数とは異なっています。法定耐用年数が過ぎても、性能に問題がなければそのまま使用可能です。ただし、会計上の資産価値がなくなるため、減価償却費を計上することはできません。

参考：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

耐久年数とは

メーカーによって示される耐久年数とは、減価償却とは関係なく、資産そのものを利用できる年数を指します。この目安になる期間は、メーカーが調査や実験などを行って算出されます。

ただし、耐久年数はあくまで目安であり、利用する環境や状況によって異なるため注意が必要です。また、メーカーによっては耐久年数を示していない場合もあるため、その際は耐用年数を目安にしましょう。

勘定科目

POSレジの場合、勘定科目はPOSレジの購入金額によって異なってきます。一般には、購入金額が10万円未満の場合は「消耗品費」として計上されるため、POSレジも購入金額が10万円未満ならば、消耗品として経費処理されます。

一方、購入金額が10万円以上のPOSレジの場合、「工具器具備品」として仕訳されて資産となります。また、POSレジの種類によっては、さらに細かい勘定項目に分類することが可能です。

ターミナルPOS（据え置き型POS）は「金属登録器」に分類されます。一方、POSシステムをパソコンやタブレットにインストールして使用する場合は、パソコンやタブレットを「電子計算機」、POSシステムを「ソフトウェア」として計上します。

POSレジを導入する方法と減価償却の必要性

POSレジを導入するには、購入のほかリースやレンタルの方法があります。ここでは、購入・リース・レンタルのそれぞれの場合について、会計・税務上の大きな違いを解説します。

POSレジを導入するには、購入のほかリースやレンタルの方法があります。ここでは特にリースとレンタルについて、会計・税務上の大きな違いについて解説します。

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購入した場合の減価償却

一般的にPOSレジを導入した場合は固定資産となり、税務上法定耐用年数の間、減価償却をしなければいけません。POSレジの場合、法定耐用年数は5年と定められています。なお、法定耐用年数が過ぎても、性能に問題がなければ継続して使用可能です。

購入のメリット・デメリット

POSレジを購入するメリットは、長期的に見るとトータルコストを抑えられることです。リースやレンタルで必要な契約料の支払いがなく、それに伴う仕訳作業などの手間を省けます。

しかし、初期費用が高額になる点に注意が必要です。特にターミナル型POSレジは高額であり、100万円以上かかるケースも少なくありません。また、バージョン変更の際の買い替えや故障した際の修理などにかかる費用も認識しておく必要があります。

リースした場合の減価償却

リースとはユーザーが希望する資材や設備をリース会社が購入し、長期間借りて利用する契約のことを指します。このリースには、契約内容によってファイナンスリースとオペレーティングリースの2種類があります。

このうち、ファイナンスリースは期間中の契約終了は不可能で、修理代も借り手が負担することから、会計上資産として計上でき減価償却の対象になります。また、リース期間終了後には、契約内容によってそのまま物品をもらうことも可能です。

一方、オペレーティングリースでは物品の所有権がリース会社にあるため、修理代はリース会社が負担し、かつ契約期間中の解約も可能です。そのため、会計上資産と見なされず、減価償却の対象になりません。

リースのメリット・デメリット

POSレジをリースするメリットは、費用を抑えられるため、導入のハードルが下がることです。購入に比べて初期費用が低額になり、レンタルに比べて月額料金を抑えることができます。さらに、リースするPOSレジの種類を選べるのもメリットです。

一方で、リースは5〜7年程度の長期契約が必要な場合が多く、契約内容によっては途中解約が難しいというデメリットがあります。また、事前に審査がある場合は導入に時間がかかることや、購入に比べてトータルコストは割高になることにも注意しなければなりません。

レンタルした場合の減価償却

レンタルは、レンタル会社が所有する物品から借りることを言います。POSレジをレンタルした場合、そのPOSレジの所有権はレンタル会社にあるため固定資産として計上できません。そのため、オペレーティングリースと同じく減価償却の対象になりません。

しかし、リースと違い短期で契約を変更することも可能なため、本格的にPOSレジを導入する前のつなぎなどで使用することも有効的です。

レンタルのメリット・デメリット

POSレジをレンタルするメリットは、固定資産に該当しないため、減価償却を行う必要がないことです。また、短期契約や途中解約も可能で手軽に導入できます。事前審査が不要な場合も多いため、導入までがスムーズなこともメリットです。

しかし、月額料金がリースより高くなる場合が多いというデメリットがあります。長期的に見ると、購入やリースに比べてトータルコストは割高です。また、POSレジの種類に制限があり、中古品が多いことにも注意しなければなりません。

POSレジ本体の耐用年数は5年

POSレジの本体は、POSシステムが搭載されていない普通のレジスターと扱いが同等のため、法定耐用年数は5年と定められています。

もちろん、この年数を超えて使用してはならないわけではなく、性能に問題がなければ使用できます。ただし、定められている年数を超えるため、実際に対象の資産が正常に使われていても帳簿上は減価償却を行って1円まで価値を下げる必要があります。

なお、普通のパソコンに機器を接続する場合や、ガソリンスタンドに設置された場合など法定耐用年数が異なるものもあります。

ガソリンスタンドのPOSシステムは8年

POSレジは基本的には10万円以上の場合資産計上し、勘定科目を「工具器具備品」として仕訳します。そのため、法定耐用年数は5年となります。

しかし、セルフ給油システムのガソリンスタンドのように、給油機に最初からPOSシステムが組み込まれている場合、システムと分けて考えず給油機として考えます。

そのため、勘定科目は「ガソリンスタンド設備」もしくは「液化石油ガススタンド設備」に該当します。どちらも法定耐用年数は8年になるため、POSシステムの減価償却も同じく8年になります。

参考：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

POSレジ周辺機器の法定耐用年数

POSレジを導入する際には、システム本体以外にPOS専用のバーコードリーダーなどの端末や搭載するためのパソコンやタブレットなどの周辺機器を同時に導入します。ここではこれら周辺機器の法定耐用年数について解説します。

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POSレジ機能を搭載したパソコン・タブレット端末

POSレジ機能を搭載するパソコンおよびタブレット端末の法定耐用年数は、ほかの用途で使用する場合と同様に4年と定められています。しかし、パソコンをサーバーとして使用している場合、5年になります。

もちろん、法定耐用年数が過ぎても使用できますが、実際の寿命も5年を過ぎたあたりから故障が増加するケースが多いです。また、長期間使っているとOSのサポート終了などによって、セキュリティ面でも悪影響があるリスクも出てきます。

あとからソフトウェアのみインストールする場合

パソコンやタブレットなどにあとからPOSシステムのソフトウェアをインストールした場合、そのソフトウェアの法定耐用年数は5年です。この場合、パソコンやタブレットなど端末とは別にして扱うことに注意しましょう。

最初からPOSレジ機能を搭載している場合、端末の法定耐用年数が4年のため、4年で減価償却します。一方、あとからPOSシステムを追加した場合、パソコンやタブレットなどの端末が4年に対し、ソフトウェアは5年と別々に減価償却をする必要があります。

バーコードスキャナ

バーコードリーダーは、バーコードを読み取るための装置です。レーザーまたはLEDの光による照射（走査）やCCDを用いた読み取りによってバーコードを認識し、人間が認識できる文字や数字に変換します。

バーコードリーダーには、ペン型やハンディースキャナー型、設置型などの形状の違いのほか、有線か無線式かの違いなど多くのタイプが存在します。バーコードリーダーの場合、法定耐用年数はタイプを問わず5年です。

キャッシュドロアー

キャッシュドロアーとは、現金を出し入れするための引き出しのことです。分別して管理できるよう中に仕切りがついており、手動または電動で開閉する仕組みになっています。

もともと、キャッシュドロアーはレジと一体化しているのが主流でした。しかし、近年では、パソコンやタブレットにPOSシステムを搭載したPOSレジが普及していることから、システムと連携できる単体のものが増えています。

開閉方式などの違いはありますが、いずれも法定耐用年数は5年と定められています。ただし、特に手動で開閉できるものは、10年以上使えるものも珍しくありません。

その他周辺機器

POSレジにはバーコードリーダーやキャッシュドロアー以外にも、会計レシートを印刷するためのレシートプリンターや自動釣銭機といった周辺機器の導入が必要です。これらも資産として計上できます。

バーコードリーダーやキャッシュドロアーと同じく、法定耐用年数は5年です。しかし、この5年というのは原則的なもので、機器によって法定耐用年数が長いものや短いものが存在します。そのため、減価償却を行う際にはよく注意して行うようにしましょう。

参考：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

POSレジの導入には補助金の活用がおすすめ

POSレジやPOSレジの周辺機器の導入には、大きなコストが発生します。中小規模の店舗の場合は、導入や運用コストが負担になることを考えて、導入を躊躇するケースもあるでしょう。

その場合は、補助金の活用がおすすめです。補助金とは、国や自治体が企業の取り組みを支援するための制度であり、さまざまな種類があります。例えば、「IT導入補助金」や「業務改善助成金」などがあり、これらの活用によってコスト面の負担を軽減できます。

なお、補助金の利用をする場合は、申請書類を作成して審査に通る必要があります。申請書類の作成は非常に時間と手間がかかるため、細かくスケジュールを立てるなど慎重に対応を進めましょう。

参考：トップページ｜IT導入補助金2024

参考：業務改善助成金｜厚生労働省

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

まとめ

POSレジは、商品販売の際に金銭のやり取りや商品情報を記録・集計するシステムを搭載したレジスターです。近年では単に情報の記録・集計だけでなく、顧客や商品の管理・データを元にした売上分析などを行うようになり、導入する企業が増えています。

会計上費用が10万円以上の場合、POSレジは資産として計上され減価償却の対象となります。リースする場合、減価償却できるのはファイナンスリースのみで、オペレーティングリースとレンタルは性質上資産として計上できません。

また、POSレジと同時に導入することが多い周辺機器を減価償却する場合、法定耐用年数は基本的に5年です。しかし、ソフトウェアを端末にあとでインストールした場合に、端末とソフトウェアとを別に処理するなど違いがあるため注意しましょう。