予約管理システムのセキュリティ対策とは？選ぶ際のポイントも解説

予約管理システムは予約業務を効率化できて便利ですが、個人情報を扱うためセキュリティには注意が必要です。予約システムに不正アクセスされ、情報を盗まれることもあり得ます。この記事では、予約管理システムを選ぶ際にチェックしたいセキュリティ対策などについて解説します。

目次

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1. 予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ
2. 予約管理システムのセキュリティが重要な理由
3. 確認しておきたい予約管理システムのセキュリティ対策
4. 予約管理システムのセキュリティに関する注意点
5. 店舗業務を​幅広く​サポートするおすすめの予約管理システム
6. まとめ

予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ

Squareは、予約管理から決済まで、店舗業務を幅広くサポートする予約管理システムです。美容・ネイルサロンをはじめ、さまざまな業種ごとの予約に合わせた柔軟な活用方法を選択できます。

24時間いつでもどこでも手軽に使える予約専用サイトを開設し、顧客が誰でもスムーズにネット予約ができる環境を構築可能です。また、既存のWebサイトに予約機能を追加したり、他アプリとの連携で事業運営を強化できたりします。

Squareは顧客関係の機能、スタッフ管理・在庫管理といった機能を搭載しており、無断キャンセル対策にもつながります。リマインドの自動化で予約管理にかかる手間と時間を大幅に削減しつつ、業務を効率化するなら、Squareの導入がおすすめです。

予約管理システムのセキュリティが重要な理由

予約管理システムとは、顧客の予約を受付け、管理を行うためのシステムです。予約管理システムの導入によってオンライン上で予約情報を一元管理でき、予約管理業務の大幅な効率化が期待できます。

予約管理においては顧客の個人情報を取り扱うため、セキュリティが重要です。インターネットの普及により個人情報の取り扱いが厳しさを増していることもあり、十分なセキュリティ対策が求められています。

企業としての信用を失う可能性がある

予約管理システムのセキュリティ対策が不十分なことが原因で顧客の個人情報が漏えいした場合、企業としての信用を失います。個人情報の取り扱いは年々厳しさを増しており、被害の規模を問わず信用が低下します。

これまで築き上げてきた顧客からの信用を失うだけでなく、今後獲得できたかもしれない顧客まで逃すことになります。企業としての信用は利益に直結するため、1度の情報漏えいで経営不振に陥る可能性も十分あります。

社内の対策が十分でも漏えいする危険性がある

社内での情報の取り扱いに気を付けていても、使用している予約管理システムのセキュリティ対策が不十分であれば情報漏えいのリスクは高まります。

従業員のセキュリティ意識を高めたり、USBメモリなどの持ち出しを禁止するなどの社内でのセキュリティ対策は非常に重要です。しかし、社内の体制が整っていても、使用しているシステム自体のセキュリティレベルが低くては十分な対策とは言えません。

特に予約管理システムは名前や連絡先など機密性の高い個人情報を扱うケースがほとんどなため、社内での対策だけでなくシステム自体のセキュリティにも高いレベルが求められます。

システムを選ぶ際は、標準のセキュリティで十分かどうか入念に比較し、不十分な場合はカスタマイズなどで強化できるものを選びましょう。一般的に無料のシステムはセキュリティ対策が不十分であることが多いため、本格運用には向きません。

確認しておきたい予約管理システムのセキュリティ対策

予約管理システムを選ぶ際は、SSLに対応可能なものを選ぶのがおすすめです。また、ISMS認証やISMSクラウドセキュリティの認証に加え、プライバシーマークを取得しているものが望ましいです。

十分なセキュリティ対策を行うには、保守運用体制への信頼性も重要なポイントです。以下のセキュリティ対策に注目し、適切な予約管理システムを選びましょう。

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SSL対応しているか

SSLとは、インターネット上のデータを暗号化し、第三者からの情報の盗用や改ざんを防ぐ仕組みのことです。WebサイトのURLがhttps://から始まっているものは、SSLに対応しています。

SSLに対応しているページは情報が暗号化されるため、外部からの読み取りが困難になります。これにより、Webサイトに記載された情報を保護する効果が得られます。SSLに対応可能な予約管理システムを選ぶことは、有効なセキュリティ対策であると言えます。

ISMS認証を取得しているか

ISMSとは、一般社団法人情報マネジメントシステム認定センターが認証を行う第三者適合性評価制度です。ISMSでは情報セキュリティマネジメントシステムに対する国際的な基準を定めており、一定の水準を満たしたシステムだけが認証されます。

ISMSの認証においては、システムの機密性・完全性・可用性などに関する要件が定められており、ISMSの認証を取得したシステムは適切なセキュリティリスクの管理が行なわれているという証明になります。

予約管理システムを選ぶ際は、ISMSの認証を取得したシステムを選びましょう。ISMS認証を取得したシステムは信頼性が高く、高いセキュリティ効果が期待できます。

参考：ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）とは｜情報マネジメントシステム認定センター（ISMS-AC）

参考：情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)適合性評価制度の概要｜情報マネジメントシステム認定センター（ISMS-AC）

ISMSクラウドセキュリティ認証を取得しているか

ISMSクラウドセキュリティ認証とは、クラウド環境で提供されるサービスを対象としたセキュリティの認証制度です。クラウド型のサービスではISMSとは異なる要件が求められるため、独自の認証制度が定められています。

予約管理システムの中には、クラウド型のサービスによって提供されるタイプのものも多くあります。クラウド型のサービスはインターネットを経由した不正アクセスのリスクを抱えているため、ISMSクラウドセキュリティ認証を取得したサービスを選びましょう。

参考：ISMSクラウドセキュリティ認証｜情報マネジメントシステム認定センター（ISMS-AC）

プライバシーマークを取得しているか

プライバシーマークとは、プライバシーマーク制度に適合した事業者に対して付与されるロゴマークのことです。プライバシーマーク制度では、事業者に対し一定の基準に基づく評価を行い、個人情報保護について適切な対応を行なっていることを認定します。

プライバシーマークを取得している予約管理システムは、個人情報保護における適切な対策を実施していると言えます。そのため、予約管理システムを選ぶ際は、プライバシーマークにも注目する必要があります。

参考：プライバシーマーク制度｜一般社団法人日本情報経済社会推進協会

保守運用体制は信頼できるか

予約管理システムのセキュリティ対策を行う際は、保守運用体制にも注目しましょう。バックアップ体制やデータセンターの信頼性に加え、サーバーの監視体制などを確認しておくのがおすすめです。

また、ユーザーへの情報公開や、不正アクセス防止への取り組みなどもチェックしましょう。

予約管理システムのセキュリティに関する注意点

予約管理システムを使用する際は、セキュリティに関する注意点を把握しておきましょう。社内における情報管理のルールを定め、定期的にシステムの脆弱性を診断することが重要です。また、中小企業や個人事業主は、特にセキュリティ性に配慮しましょう。

ここでは、予約管理システムを不正アクセスや情報漏えいから守るための注意点を解説していきます。

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情報管理のルールを定める

予約管理システムを使用する際は、システムのセキュリティ対策に依存せず、社内で情報管理のルールを定めておくことが重要です。不審なメールは開かない・情報の入ったUSBメモリなどを放置しないなどの具体的なルールを定め、全従業員に対して周知を行いましょう。

管理ルールを設定することで、社外に対するセキュリティ対策だけでなく、社内における不正アクセスや情報の紛失・漏えいの防止が期待できます。また、従業員のセキュリティ意識を高める効果も見込めます。

定期的に脆弱性診断を実施する

脆弱性診断とは、システム・アプリケーション・ネットワークなどのセキュリティの状態に脆弱性がないか診断を行うことです。ウイルスや不正アクセスなどの脅威は日々進化を続けているため、予約管理システムにおいても定期的な脆弱診断が必要になります。

定期的な脆弱性診断の実施により、システムの脆弱性を早期に把握し、事前に対処できます。適切な管理を行い、セキュリティリスクを回避しましょう。

中小企業や個人が狙われやすい

不正アクセスの標的となるのは、大企業や有名企業だけとは限りません。取り扱う情報量が多い大企業においては、厳重なセキュリティ対策が実施されている場合が多く、不正アクセスの難易度が高い傾向にあります。

対して、中小企業や個人はセキュリティ対策が脆弱な場合が多く、不正アクセスの標的として狙われやすくなっています。会社の規模に関わらず、十分なセキュリティ対策を行いましょう。

店舗業務を​幅広く​サポートするおすすめの予約管理システム

まとめ

予約管理システムとは、顧客の予約を効率的に管理するための機能を備えたシステムです。予約管理システムによってさまざまなメリットを得られる一方、顧客の個人情報を取り扱う上での十分なセキュリティ対策が不可欠です。

予約管理システムのセキュリティが不十分な場合、顧客の個人情報が漏えいし、企業の信頼性が低下するリスクが生じます。予約管理システムを選ぶ際は、SSL対応・ISMS認証取得・ISMSクラウドセキュリティ認証の取得などのポイントに注目しましょう。

予約管理システムのセキュリティ対策には、社内における情報管理ルールの設定や、定期的な脆弱性診断が不可欠です。中小企業においても不正アクセスのリスクが存在するため、適切な対策を行い、セキュリティの維持に努めましょう。