おすすめの無料で利用できる予約管理システム｜メリットや注意点も解説

予約の受付や管理を行える機能を備えた予約管理システムには、無料で利用できるプランやフリーソフトがあります。本記事では、無料の予約管理システムを利用するメリットや、選ぶ際の注意点を解説し、おすすめの無料の予約管理システムを紹介します。

目次

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1. 予約管理システムは無料で利用できる
2. 予約管理システムでできること
3. 無料の予約管理システムを利用するメリット
4. 無料の予約管理システムを選ぶ際のポイント
5. おすすめの無料で利用できる予約管理システム
6. その他の予約管理システムの選び方
7. まとめ

予約管理システムは無料で利用できる

予約管理システムとは、顧客からの予約を受け付けたり、管理したりするためのシステムです。予約の受付から管理までを1つのシステム内で行えるため、漏れや重複を効率よく防げます。また、予約管理に関する作業の効率化も図れるでしょう。

予約管理システムの中には、フリーソフトや無料プランなど、無料で利用できるものもあり、気軽に試したい方には特におすすめです。ただし、フリーソフトや無料プランは機能・利用期間に制限を設けているものもあるため注意が必要です。

予約管理システムでできること

予約管理システムを活用すると、24時間予約を受け付けられるほか、自動化によって業務の効率化を図れます。また、顧客データを収集して、マーケティング活動に活かせるのも特徴です。ここでは、予約管理システムでできることを、5つに分けて解説します。

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24時間受付で機会損失を抑えられる

予約管理システムを使うと、24時間予約を受付できます。従来の電話などの予約方法では、担当者が対応する必要があり、夜間や休日の予約受付は困難でした。一方、予約管理システムは自動で予約を受け付けるため、常に担当者を用意する必要がありません。

予約の受付をシステム内で自動で管理できるため、時間や曜日に関係なく受付できるのが大きな魅力です。24時間いつでも予約を受け付けられることにより、機会損失を抑えられるでしょう。

自動化により業務が効率化する

予約管理システムでは、予約の受付・確認・キャンセル処理などといった管理業務を自動化することができます。従来は予約を電話などで受け付け、台帳などで予約が重複していないか確認した上で受注し、内容を書き込む必要がありました。

しかし、予約管理システムを使えば、システム内で予約を受け付けることができるほか、重複の確認やキャンセル処理も自動で行ってくれます。このような機能が搭載されていることにより、担当者の負担を軽減しながら業務の効率化を図れるでしょう。

決済機能により無断キャンセルを防止できる

決済機能により、無断キャンセルを防止できるのも予約管理システムの魅力の1つです。予約管理システムの中には、LINEとの連携などによる決済機能が搭載されているものがあり、事前にクレジットカードで支払っておくことで、無断キャンセルを効率よく防げます。

無断キャンセルが発生すると、その分の売上が得られなくなってしまうほか、予約分用意した食材などが、無駄になってしまいます。予約した席や部屋が空席となるだけでなく、食材や材料のロスや人件費の損失といったリスクがあるため、予約管理システムは効果的です。

顧客データをマーケティング活動に活かせる

予約管理システムを導入すると、顧客データをマーケティング活動に活かすことが可能です。顧客情報をシステム内で一元管理することにより、顧客の属性や利用履歴などを効率よく分析できるようになります。

システム内で分析したデータをマーケティング活動に活用すれば、顧客満足度やリピート率の向上につながるでしょう。従来の予約受付では、顧客データの収集・分析も手作業で行わなければなりませんでしたが、予約管理システムを使えば自動化できます。

予約状況をリアルタイムに把握できる

予約管理システムでは、予約状況をリアルタイムで把握可能です。常に予約状況を把握できることにより、予約状況に応じて人員配置やサービス内容を調整できます。

従来の予約方法では、予約状況をリアルタイムで把握することが難しく、予約漏れが発生するケースもありました。一方、予約管理システムの場合はリアルタイムで予約状況を把握でき、適切な人員配置によるサービスの提供、業務の効率化が図れます。

予約状況をリアルタイムで把握できると、予約状況に応じて顧客への対応を調整でき、顧客満足度の向上も狙えます。顧客が希望する時間帯や予約メニューを、常に選択できる環境を作り上げれば、サービスの品質向上によるリピーターの獲得にもつながるでしょう。

無料の予約管理システムを利用するメリット

予約管理システムの中には、無料で使えるものがあります。無料で使えるシステムはコストを削減できるほか、簡単に導入できるのがメリットです。ここでは、無料の予約管理システムを利用するメリットを解説します。

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コストを削減できる

有料の予約管理システムを使う場合には、初期費用や月額費用といった運用コストが発生するため、継続した費用がかかります。

一方、無料の予約管理システムは導入費用と月額費用が発生せず、余計なコストをかけずに利用できます。最初から有料のシステムを導入するのはハードルが高いと感じる場合でも、無料の予約管理システムであれば、気軽に使えるのも嬉しいポイントです。

簡単に導入できる

無料の予約管理システムは機能がシンプルなため、導入も簡単にできるのが大きなメリットです。複雑なセットアップやカスタマイズをせずに利用開始できるシステムが多いため、初めて予約管理システムを導入する企業でも使いやすいでしょう。

また、無料の予約管理システムの多くは、Webサイトやアプリに予約フォームを埋め込むだけで利用を開始することができます。そのため、自社のWebサイトやアプリに予約情報を追加したい場合、簡単に導入できるという点もメリットといえるでしょう。

基本的な業務を効率化できる

無料の予約管理システムでは、予約受付や予約確認、キャンセル処理などの基本的な業務を効率化できます。「予約の作成・編集」では、予約の受付・変更・キャンセルなどの基本的な処理を行うことが可能です。

「顧客情報の管理」では、顧客の氏名・連絡先・予約履歴などの情報を管理できます。そのほかにも、無料の予約管理システムには予約状況の確認や、予約通知の送信といった基本機能が搭載されており、顧客の予約管理に関わる業務を効率化することが可能です。

無料の予約管理システムを選ぶ際のポイント

無料の予約管理システムを選ぶ際には、機能や使用期間の制限に注意するほか、拡張性やカスタマイズ性を確認するのがおすすめです。ここでは、無料の予約管理システムを選ぶ際に注意したいポイントを詳しく解説します。

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制限を確認

無料の予約管理システムには、機能制限や使用期間の制限が設けられている場合があります。例えば、有料版の予約管理システムの無料トライアルを利用する場合、1～2週間程度の使用期間制限が設けられていることがほとんどです。

また、無料トライアルでは使える機能が制限されていたり、すべての機能を利用するためには有料版への契約が必要だったりするケースもあります。そのため、無料の予約管理システムを選ぶ際は、機能や使用期間の制限についてあらかじめ確認しておきましょう。

自店舗に必要な機能を確認

予約管理システムの中には、業界や業種に特化したシステムもあります。そのため、自店舗の業界・業種に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。業種に特化したシステムは、その業界独自の機能が備わっているため、費用対効果を高めることが可能です。

一方でさまざまな事業を展開している店舗は、豊富な機能を搭載した汎用型システムがおすすめです。自店舗に必要な機能を洗い出すためには、現状の課題やシステムを導入する目的などを整理しましょう。

拡張性やカスタマイズ性を確認

無料の予約管理システムを選ぶ際には、拡張性やカスタマイズ性を考慮する必要があります。拡張性とは、システムの機能を追加・編集することで性能向上を図ることです。ビジネスの成長に合わせて柔軟な対応をする場合、拡張性のあるシステムを選ぶ必要があります。

また、自社のブランドイメージやニーズに合わせてシステムをカスタマイズしたい場合、カスタマイズ性のあるシステムを選ぶことも大切です。企業の成長や特定のニーズに対応するためには、有料の予約管理システムへの移行を検討した方が良い場合もあるでしょう。

セキュリティ対策が万全か

無料の予約管理システムを導入する際は、セキュリティ対策についても考慮しましょう。予約管理システムによっては、顧客の個人情報を管理したり、オンライン決済システムを搭載していたりするものもあります。

そのため、外部からの不正アクセスなどにどのような対策を行っているか確認しましょう。無料の予約管理システムは、有料版と比べてセキュリティ対策が万全でない場合もあるため、この点も留意して無料の予約管理システムの導入を検討するのがおすすめです。

おすすめの無料で利用できる予約管理システム

その他の予約管理システムに関しては、以下の記事を参照してください。

その他の予約管理システムの選び方

その他の予約管理システムの選び方としては、自社の業種に合っているかが挙げられます。予約管理が必要な業種は、飲食店・美容室・ホテル・レジャー施設など、さまざまです。そのため、自社の業種に合わせた予約管理システムを選ぶ必要があります。

さらに、自社に合った予約方法が設定できるかを確認するほか、機能面も確認しておくのがおすすめです。予約管理システムの導入によって、解決したい課題を明確にし、必要な機能を洗い出した上で自社に合うシステムを検討しましょう。

【重要なポイント2つ】

1. 自社の業種に合っているか
2. 自社に合った予約方法を設定できるか

【その他の比較ポイント】

1. 他ツールと連携できるか
2. マルチデバイスに対応しているか
3. 予約時にURLを発行できるか
4. セキュリティ対策は万全か

まとめ

予約管理システムには無料版と有料版があり、無料版でも予約管理に関わる基本の機能が利用できます。無料の予約管理システムは、コストを抑えて手軽に導入できるのがメリットであり、初めて予約管理システムを使う企業にもおすすめです。

ただし、場合によっては有料版への契約が必要になるケースもあります。無料の予約管理システムは、機能や使用期間に制限があるものも多いため、自社の目的に合うかどうかを確認しながら選ぶことが大切です。また、有料版への切り替えもあわせて検討しましょう。