営業リストを自動作成しよう｜作成時の課題や自動作成の方法を解説

営業リストとは、営業活動を行う際にターゲットとなる顧客の情報をリスト化したものです。企業にとって非常に重要なものですが、作成や管理に手間がかかることが課題となっています。この記事では、営業リストを自動作成する方法について解説します。

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目次

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1. 営業リストの重要性
2. 営業リスト作成における課題
3. 営業リストを自動作成する方法
4. 営業リスト作成ツールを活用するメリット
5. 営業リスト作成ツールの便利な機能
6. 営業リスト作成ツールを選定するポイント
7. まとめ

営業リストの重要性

営業リストとは、営業活動で使用する顧客情報をまとめた一覧表のことです。顧客の企業名や住所、責任者氏名、電話番号、メールアドレスなどをリスト化します。

例えば、新規営業の際に顧客情報をまとめておけば、企業分析やターゲット選定の時間を短縮でき、営業件数の増加が見込めます。

さらに、リストを用いて営業のタイミングや確度を見える化することで、営業活動の見通しが立てやすくなり、成約率の向上やチームへのノウハウ共有にも繋がるでしょう。

営業効率を高めるだけでなく、営業活動が重複することを避けるためにも、営業リストを活用しながらチームで顧客情報を共有することが重要です。

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営業リスト作成における課題

営業リストの作成を検討していても、なかなか作成に踏み込めないという企業も多いのではないでしょうか。ここでは、営業リスト作成における課題を紹介します。

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成約につながらない営業先が多い

営業リスト作成における課題の1つに、リストを作成しても成約につながらない営業先が多いということが挙げられます。成約に繋がらない営業先が多くなってしまうのは、確度の高いターゲットを絞りこめていないことが一因です。

例えば、経験が浅い担当者が顧客をリストアップしたり、企業規模や売上高などの条件を設定せずに顧客を選んだりすれば、当然ながら成約率は下がってしまうでしょう。

そのため、営業リストを作成する際は、顧客の数よりも成約率の向上を意識した絞り込みが大切です。

情報の管理に手間がかかる

営業リストを作成する際、ターゲットとなる企業や個人の情報収集・管理には、時間と手間がかかります。

企業によっては、インターネットで企業情報を調べてからExcel（エクセル）に手作業で入力しているケースもあり、担当者には大きな負担がかかっています。また、常に最新の情報を保つためには、定期的な更新・修正が必要です。

このように、作成や管理に手間がかかり過ぎてリソース不足に陥ってしまうと、営業リストを活用した営業活動は効果的に行えなくなってしまう可能性があります。

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どの作成方法が良いかわからない

営業リストの作り方としては、Excelを使った作成方法の他に、すでに保有している名刺情報を活用したり、ツールなどから営業リストを購入したりなど、さまざまな方法があります。

そのため、1から営業リストを作成しようと考えた場合、自社が保有している情報だけで足りるのか、どの作成方法が一番適しているのかといったことが判断しにくいです。これでは一向に営業リストが作成されず、営業活動の支援にも期待できません。

そこで、営業リストの作成方法の中でも、ツールを活用した自動化がおすすめです。

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営業リストを自動作成する方法

営業リストは、営業活動を促進させるうえで欠かせないものです。営業リストを業務効率化に役立てるには、ツールを使ってリスト作成を自動化するのが効果的です。

ここでは、営業リストを自動作成する方法について解説します。

Webスクレイピングを使う

Webスクレイピングとは、スクレイピングツールや開発言語のPythonを使い、Web上にある特定のデータを自動的に取得する技術のことです。

例えば、ワインを取り扱う企業の営業担当が、自社のワインを取り扱ってくれそうなレストランを抽出したい場合などでは、このスクレイピングが役立ちます。

グルメサイトをスクレイピングして、イタリアンレストランやフレンチレストランなどを抽出すれば、自動でリスト化することができます。Pythonの使用に慣れていない場合は、スクレイピングツールの使用がおすすめです。

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営業リスト作成ツールを使う

営業リスト作成ツールとは、従来人の手で企業を調べExcelなどを使ってリスト化していた作業を、自動化してくれるシステムのことです。近年の営業活動では、デジタル化や業務効率化が求められているため、営業リスト作成を自動化できるツールに注目が集まっています。

選定するツールによって、取得できる項目や営業リストの更新頻度などに違いがあるため、自社が求める要件を明確にして選ぶことが重要です。

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営業リスト作成ツールを活用するメリット

手作業で行っていた営業リストの作成をツールに変えることによって、企業は多くのメリットを得ることができます。ここでは、営業リスト作成ツールを活用するメリットについて詳しく解説します。

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作成にかかる時間を短縮できる

営業リスト作成ツールを活用することで、手作業だった業務を自動化できるため業務効率がアップします。営業リスト作成にかかっていた時間を削減できれば、その分営業先へのアポイントを増やしたり、提案力の向上に力を入れたりと、質の良い営業活動に繋げることができます。

また、ツールに含まれるテンプレートを活用することでフォーマットなども統一化されるため、作成する担当者によって営業リストの見栄えが異なるなどのデメリットも解消できます。

適切なターゲットの絞り出しができる

営業リスト作成ツールでは、タグなどを活用して豊富なデータベースから必要な情報だけを抽出できます。さまざまな検索項目から絞り込みが行えるため、本社所在地・業界と業種・事業内容といった基本情報に加えて、求人情報やECサイトの詳細まで把握が可能です。

ツールごとに参照できる項目は異なりますが、取得可能な情報が多いほど柔軟な営業戦略の立案につなげられます。また、ツールの活用効果をより高めるためには、どのような項目から絞り込みを行い、どれほど詳細なリストを作成したいかを定めておくことが大切です。

新鮮かつ質の高い情報でリストを作れる

営業リストは常に最新の情報に更新しておかなければなりません。使用する営業リストに記載されている情報が古い場合、誤った情報で営業をかけてしまったり、存在しない企業に対して無駄なアプローチをしてしまったりする恐れがあります。

営業リスト作成ツールでは、定期的にリスト内の情報に変更されたものがないかを確認し、自動で更新してくれます。新鮮かつ質の高い情報を基にリストを作れるため、営業や取引時に発生するトラブルを防止することが可能です。

営業リスト作成ツールの便利な機能

営業リスト作成ツールには、営業リストの自動作成機能の他にもさまざまな機能が備わっています。ここでは、営業リスト作成ツールで使えることの多い便利な機能について解説します。

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レポート機能

レポート機能を使用すると、取引先企業との商談履歴や営業担当者ごとの成果を自動で集計し、グラフで分かりやすく表示できます。これにより、営業活動の進捗状況が可視化されるので、今後のマーケティング施策にも役立ちます。

また、業界レポート機能を搭載したツールなら、市場の最新トレンドを分析して戦略のヒントを得ることもできます。レポート機能は、業界リサーチにかかる手間と時間を削減しつつ、精度の高い営業リストを作成したい企業にとって便利な機能です。

アラート機能

営業の案件が増えると、商談の進捗管理が追い付かずに連絡漏れが発生したり、優先度の高い営業先への対応が後回しになったりする恐れがあります。そういった事態を防ぐのに役立つのがアラート機能です。

アラート機能を使用すると、設定した条件に更新があった際は自動で通知を受け取れるため、商談のベストなタイミングを逃さずに対応できます。また、任意の条件やタイミングで自由に設定できる仕様であれば、より効率的なアプローチが可能です。

営業メール配信機能

営業メール配信機能が搭載されていると、営業リスト作成時に取得した企業のメールアドレスに対して、一括で営業メールの送信ができます。リスト作成からメール送信までをまとめて行えるため、作業効率が大幅にアップします。

ただし、相手ごとに内容を細かく調整できなかったり、送信数に制限があったりすることから、API連携が可能なメール配信システムを併用している企業も少なくありません。送信対象が多い場合は、メール配信システムの導入も検討してみましょう。

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問い合わせからのフォーム送信機能

営業リスト作成ツールの中には、企業のホームページ上に設置されている問い合わせフォームへ、自動で営業メールを送れるものがあります。問い合わせフォームは企業ごとに形式が異なるため、手作業では多くの時間がかかります。

しかし、この機能を使用すれば、短時間でより多くの企業にアプローチでき、効率的に営業件数を増やすことができます。問い合わせフォームからのメッセージは開封率が高く、新規顧客の開拓にも効果的です。

営業リスト作成ツールを選定するポイント

営業リスト作成ツールを選定する際は、目的に合った機能が備わっているか、絞り込みの精度が高いか、などに注意しましょう。ここでは、営業リスト作成ツールを選定するポイントについて解説します。

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目的に合った機能があるか

営業リストを作成できるツールを選ぶ際は、目的に合った機能があるかを確認しましょう。ツールには、リスト作成機能だけでなく、顧客分析が自動化できるものや、メールを自動配信できる機能を備えたものもあります。

営業リストは、リストの作成自体がゴールではなく、リストをどのように営業活動に生かすかが重要であるため、本来の目的を解決できるツールを選ぶ必要があります。そのため、営業活動における課題や目標を明確に設定したうえでツールを選ぶようにしましょう。

絞り込みの精度をチェック

営業リスト作成ツールを選ぶポイントの2つ目は、検索項目が細かく設定できるツールを選ぶことです。細かく項目を設定することで、確度の高い顧客を抽出しやすくなります。

営業リストは、成約に繋がる確度の高い顧客をリスト化しなければなりませんが、担当者が企業情報を1件ずつ確認しながら企業を絞り込むのは困難です。

営業の成約率を高めるには細かい検索条件が設定でき、多くのデータから該当する企業を自動的に絞れるツールを選ぶのがおすすめです。

業界に合わせた製品を選ぶ

営業リスト作成ツールの中には、業界に特化した専門のツールもあります。例えば、HR業界に特化したツールなら、Web上に存在する求人情報から企業リストを作成し、フィルター機能などを活用しながら容易にターゲットを絞り込めます。

営業リストを作成するにあたっては、業界ごとに重視すべき項目や必要な情報が異なるため、業界に特化しているツールの選択によって情報の精査に無駄を生じさせないことが重要です。

営業リストの更新頻度は適切か

営業活動の無駄を省くためには、営業リストの更新頻度が適切でなければなりません。万が一、新しい企業の追加や電話番号の変更を適切なタイミングで更新できないと、効率的な営業活動が行えないだけでなく、さまざまなトラブルに発展する恐れもあります。

定期的な更新は実施しているツールがほとんどですが、毎月や毎週など、細かい更新頻度はツールによって異なるため、事前に確認しておきましょう。

直感的に操作できるか

せっかく営業リスト作成ツールを導入しても、操作性が低いと現場に浸透しない可能性があります。ツールの利用を定着させるには、現場で実際にツールを使用する社員のIT知識に配慮しつつ、直感的に操作できるツールを選定することが大切です。

機能が豊富なツールよりも、自社が必要とする機能だけが備わったツールの方がシンプルでわかりやすいです。また、無料トライアルが用意されている場合は、期間内で実際の操作性を体感してから導入するのも有効な手段といえます。

AIによる顧客管理を行えるか

営業リストの作成ツールには、AIを搭載したものもあります。AIを搭載したツールでは、インターネット上の情報から、アプローチすべき企業や成約につながりやすい企業を、AIが自動で抽出する機能を備えたものがあります。

その他にも、受注確度のランクごとにグループ分けをしたり、成約確率をAIが算出して数値化・グラフ化する機能を備えたツールも提供されています。

このように、AIを活用した顧客管理によって、リスト作成や初手のアプローチにかかる手間を削減できます。人手が不足している企業や、デジタル化を推進して営業効率を高めたい企業には、AIを搭載した営業リスト作成ツールがおすすめです。

まとめ

営業リストとは、営業活動をする際に使う顧客情報をまとめた一覧表のことであり、営業の成約率を高めたり、営業活動を効率化したりする目的で広く活用されています。

一方、成約につながる営業先の抽出が難しいことや、リスト作成に時間がかかることなどを理由に、営業リストの作成まで至らない企業も少なくありません。その場合は、営業リストを自動作成できるツールがおすすめです。

本記事の内容を参考に、無料トライアルなども活用しながら自社の目的に適したツールを選び、営業先の絞り込みと効果的な営業活動の実現につなげましょう。

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