営業リストを自動作成しよう｜作成時の課題や自動作成の方法を解説

営業リストとは、営業活動を行う際にターゲットとなる顧客の情報をリスト化したものです。企業にとって非常に重要なものですが、作成や管理に手間がかかることが課題となっています。本記事では、営業リストを自動作成する方法について解説します。

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目次

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1. 営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 営業リストの重要性
3. 営業リスト作成における課題
4. 営業リストを自動作成する方法
5. 営業リスト作成ツールを活用するメリット
6. 営業リスト作成ツールで自動化できること
7. 営業リスト作成ツールを選定するポイント
8. まとめ

営業リスト作成ツールを検討するならこのサービスがおすすめ

営業リストの重要性

営業リストとは、営業活動で使用する顧客情報をまとめた一覧表のことです。顧客の企業名や住所、責任者氏名、電話番号、メールアドレスなどをリスト化します。

例えば、新規営業では顧客情報を事前にまとめておくことで、企業分析やターゲット選定の時間を短縮でき、営業件数の増加が見込めます。

さらに、リストを用いて営業のタイミングや確度を見える化することで、営業活動の見通しが立てやすくなり、成約率の向上やチームへのノウハウ共有も可能です。営業活動の重複を避けるためには、営業リストを活用したチームでの顧客情報の共有が重要です。

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営業リスト作成における課題

営業リストの作成を検討しても、企業独自の課題があることによって作成まで至らないケースも考えられます。ここでは、営業リスト作成でよくある課題を解説します。

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成約につながらない営業先が多い

営業リスト作成における課題の1つに、リストを作成しても成約につながらない営業先が多いというのが挙げられます。手間をかけても成果が上がらないのであれば、営業リストの作成を諦めてしまいがちです。

成約につながらない営業先が多くなってしまう原因は、確度の高いターゲットに絞ることが難しいからです。経験が浅い担当者が顧客をリストアップしたり、企業規模や売上高などの条件を設定せずに顧客を選んだりした場合、成約率を下げてしまいます。

そのため、営業リスト作成においては、顧客の数を増やすよりも質を上げられる営業リストを作成することが重要です。

情報の管理に手間がかかる

営業リストを作成する際、ターゲットとなる企業や個人の情報収集・管理には、時間と手間がかかります。手作業で営業リストを作成している場合、インターネットで企業情報を調べ、Excel（エクセル）に手作業で入力している企業もあるでしょう。

その場合、インターネットから顧客をピックアップしたり、企業情報を調べて入力したりすることで担当者の負担が増えます。さらに、常に最新情報を保つために更新・修正しなければならず、営業リストの管理にも人手が必要です。

情報管理に手間がかかり、リソース不足に陥ってしまう場合、営業リストを活用した営業活動につなげられない可能性があります。

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どの作成方法が良いかわからない

営業リストの作り方としては、Excelを使った作成方法の他に、すでに保有している名刺情報を活用したり、ツールなどから営業リストを購入したりなど、さまざまな方法があります。

そのため、1から営業リストを作成しようと考えた場合、自社が保有している情報だけで足りるのか、どの作成方法が一番適しているのかといったことが判断しにくいです。これでは一向に営業リストが作成されず、営業活動の支援にも期待できません。

そこで、営業リストの作成方法の中でも、ツールを活用した自動化がおすすめです。

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営業リストを自動作成する方法

営業リストは、営業活動を促進させる上で欠かせないものです。営業リストを業務効率化に役立てるためには、リストを購入したり、ツール使ってリストの作成や管理を自動化したりして、できるだけ労力を削減することが求められます。

ここでは、営業リストを自動作成する方法について解説します。

Webスクレイピングを使う

Webスクレイピングとは、Web上にある特定のデータを自動的に取得できる技術のことです。スクレイピングツールや開発言語のPythonを使うことによって、自動で情報を取得できます。

例えば、ワインを取り扱う企業の営業担当が、自社のワインを取り扱ってくれそうなレストランを抽出したい場合には、スクレイピングが役立ちます。

グルメサイトをスクレイピングして、イタリアンレストランやフレンチレストランなどを抽出すれば、自動でリスト化が可能です。開発言語のPythonを使う場合は難易度が高くなるため、スクレイピングツールの使用がおすすめです。

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営業リスト作成ツールを使う

営業リスト作成ツールとは、従来まで人の手を使って企業情報を調べ、Excelなどでリスト化していた作業を自動化してくれるシステムのことです。近年の営業活動では、デジタル化が推進されているため、営業リスト作成を自動化できるツールが普及しています。

営業リスト作成ツールは、ツールごとに取得できる項目や営業リストの更新頻度、用意されているテンプレートなどに違いがあります。ツールを活用するメリットを理解し、自社が求める要件を明確にしてから比較検討するようにしましょう。

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営業リスト作成ツールを活用するメリット

営業リストの作成を手動で行う場合、多くの手間と時間が必要ですが、営業リスト作成ツールに移行することで、多くのメリットを得られます。ここでは、営業リスト作成ツールを活用するメリットについて詳しく解説します。

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作成にかかる時間を削減できる

営業リスト作成ツールを活用することで、手作業だった業務を自動化できるため業務効率がアップします。営業リスト作成にかかっていた時間を削減し、その分営業先へのアポイントを増やしたり、提案力の向上に力を入れたりなど、質の良い営業活動につなげられます。

また、ツールに含まれるテンプレートを活用すればフォーマットなども統一化されるため、作成する担当者によって営業リストの見栄えが異なるといった課題も解消できます。

さまざまな検索項目から絞り込みが可能

営業リスト作成ツールでは、タグなどを活用して豊富なデータベースから必要な情報だけを抽出できます。さまざまな検索項目から絞り込みが行えるため、本社所在地・業界と業種・事業内容といった基本情報に加えて、求人情報やECサイトの詳細まで把握が可能です。

ツールごとに参照できる項目は異なりますが、取得可能な情報が多いほど柔軟な営業戦略の立案につなげられます。また、ツールの活用効果をより高めるためには、どのような項目から絞り込みを行い、どれほど詳細なリストを作成したいかを定めておくことが大切です。

新鮮かつ質の高い情報でリストを作れる

営業リストは常に最新の情報に更新しておかなければなりません。使用する営業リストに記載されている情報が古い場合、誤った情報で営業をかけてしまったり、存在しない企業に対して無駄なアプローチをしてしまったりする恐れがあります。

営業リスト作成ツールでは、定期的にリスト内の情報に変更されたものがないかを確認し、自動で更新してくれます。新鮮かつ質の高い情報を基にリストを作れるため、営業や取引時に発生するトラブルを防止することが可能です。

適切なターゲットの絞り出しができる

営業リスト作成ツールは売上・店舗数・設立年数などの条件をリスト化できるため、適切なターゲット選定が可能です。手作業での営業リスト作成は最新データを取得しづらく、自社のターゲットとマッチしない企業をリストアップしてしまう可能性があります。

例えば、「設立〇〇年目、〇〇県にある〇〇会社」など、特定の条件に合う企業に営業をかけたい場合、自動化ツールを用いれば条件に沿った企業を瞬時にピックアップしてくれます。大量のデータの中から適切にターゲットを絞ることで、取りこぼしを少なくできるでしょう。

営業リスト作成ツールで自動化できること

営業リスト作成ツールには、営業リストを自動作成する機能だけでなく、他にも自動化できる機能が備わっています。ここでは、営業リスト作成ツールで自動化できること、代表的な機能の詳細について解説します。

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レポート機能

営業リスト作成ツールのレポート機能では、取引先として登録している企業との取引履歴や、営業担当者ごとのパフォーマンスをレポートとして作成し、グラフ化できます。営業活動の進捗状況が可視化されることにより、マーケティング施策にも活用が可能です。

また、業界レポート機能を搭載したツールなら、最新のトレンドを見つけ出して戦略につながる仮説を立てることができます。業界リサーチにかける手間と時間を削減しつつ、精度の高い営業リスト作成に役立ちます。

営業メール配信機能

営業メール配信機能では、営業リスト作成によって得られた企業のメールアドレスに向けて、一括で営業メールの送信が可能です。ツールでの情報収集・リスト作成と合わせて、ターゲットとしたい企業に対して一斉送信できるため、格段に作業効率が上がります。

ただし、ターゲットごとに個別の内容を作成できなかったり、送信数に上限が設定されていたりすることから、API連携が可能なメール配信システムを使う企業も多いです。対象となる相手が増えることが予想される場合には、こちらも検討してみましょう。

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問い合わせからのフォーム送信機能

営業リスト作成ツールの中には、企業のホームページ上に設置されている問い合わせフォームから、自動で営業メールを送れるものがあります。問い合わせフォームは企業ごとに細かな違いがあるため、手作業で作成するには時間がかかります。

しかし、ツールを活用すれば手動よりも多くの企業に対してアプローチをかけられ、効率的に営業件数を増やすことが可能です。問い合わせフォームからの内容は企業も開封する率が高く、新規開拓営業としても高い効果に期待できます。

営業リスト作成ツールを選定するポイント

営業リスト作成ツールを選定する際は、目的に合った機能が備わっているか、絞り込みの精度が高いかなどに注意しましょう。ここでは、営業リスト作成ツールを選定するポイントについて解説します。

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目的に合った機能があるか

営業リストを作成できるツールを選ぶ際は、目的に合った機能があるかを確認しましょう。ツールにはリスト作成機能だけでなく、顧客分析を自動化できるものや、メールを自動配信できる機能を備えたものもあります。

営業リストはリストの作成自体がゴールではなく、リストをどのように営業活動に活かすかが重要であるため、本来の目的を果たせるツールを選ぶのがポイントです。営業活動における課題や目標を明確に設定し、目的に合ったツールを選びましょう。

絞り込みの精度をチェック

営業リスト作成ツールは、検索項目が細かく設定できるツールを選びましょう。細かく項目を設定することで、確度の高い顧客を抽出しやすくなります。

営業リストは成約につながる確度の高い顧客をリスト化しなければなりませんが、担当者が企業情報を1件ずつ確認しながら、確度の高い企業のみをリスト化することは困難です。

そのため、営業の成約率を高めるには細かい検索条件が設定でき、多くのデータから該当する企業を自動的に絞れるツールを選ぶのがおすすめです。

業界に合わせた製品を選ぶ

営業リスト作成ツールの中には、業界に特化した専門のツールもあります。例えば、HR業界に特化したツールなら、Web上に存在する求人情報から企業リストを作成し、フィルター機能などを活用しながら容易にターゲットを絞り込めます。

営業リストを作成する際、業界ごとに重視すべき項目や必要な情報が異なります。成約につながる効率的な営業リストを作成するためには、業界に特化しているツールの選択によって情報の精査に無駄を生じさせないことが大事です。

特定の業界に絞って営業活動している企業は、精度の高い営業リスト作成において業界専門のツールを利用することをおすすめします。

営業リストの更新頻度は適切か

営業活動の無駄を省くためには、営業リストの更新頻度が適切でなければなりません。仮に新しい企業の追加や電話番号の変更が生じたタイミングで更新作業が行えない場合、さまざまなトラブルに発展する恐れがあります。

定期的な更新は実施しているツールがほとんどですが、毎月や毎週など、細かい更新頻度はツールによって異なるため、事前に確認しておきましょう。

直感的に操作できるか

せっかく営業リスト作成ツールを導入しても、操作性が低いと現場に浸透しない可能性があります。ツールの利用を定着させるためには、現場で実際にツールを使用する社員のIT知識に配慮しつつ、直感的に操作できるツールを選定しましょう。

特に、機能が豊富なツールよりも、自社が必要とする機能を厳選したツールの方がシンプルでわかりやすいです。また、無料トライアルが用意されている場合は、期間内で実際の操作性を体感してから導入するのも有効な手段といえます。

AIによる顧客管理を行えるか

営業リストの作成ツールには、AIを搭載したものもあります。AIを搭載したツールでは、インターネット上の情報から、アプローチすべき企業や成約につながりやすい企業を、AIが自動で抽出する機能を備えたものがあります。

その他にも、受注確度のランクごとにグループ分けをしたり、成約確率をAIが算出して数値化・グラフ化する機能を備えたツールも提供されています。

このように、AIを活用した顧客管理によって、リスト作成や初手のアプローチにかかる手間を削減できます。人手が不足している企業や、デジタル化を推進して営業効率を高めたい企業には、AIを搭載した営業リスト作成ツールがおすすめです。

まとめ

営業リストとは、営業活動をする際に使う顧客情報をまとめた一覧表のことです。営業の成約率を高めたり、営業活動を効率化したりするために広く活用されています。

しかし、成約につながる営業先の抽出が難しく、リスト作成に時間がかかることなどを理由に、営業リストの作成まで至らない企業も多いでしょう。その場合は、営業リストを自動作成できるツールがおすすめです。

本記事の内容を参考に、無料トライアルなども活用しながら自社の目的に適したツールを選び、営業先の絞り込みと効果的な営業活動の実現につなげましょう。

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