アンケートを電子化するメリット｜電子化の方法・注意点を解説

紙アンケートを電子化してWebアンケートにすることで、回答率を上げ、アンケートの集計・分析・保管や検索が簡単になるといったメリットがあります。本記事では、アンケートを電子化するメリットや電子化する方法、Webアンケートへ誘導する方法、注意点を解説します。

目次

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1. 紙アンケートの課題
2. アンケートを電子化するメリット
3. アンケートを電子化する方法
4. WEBアンケートへ誘導する方法
5. アンケートを電子化する際の注意点
6. まとめ

紙アンケートの課題

アンケートは、自社の商品やサービスについて、顧客の要望を知り満足度を図るのに有効なツールです。しかし、紙アンケートには紛失・盗難のリスクがあるほか、集計・保存管理に手間がかかりコストも発生するなどのデメリットもあります。

アンケートは、電子化してWebアンケートとして実施することで、上記のデメリットを解消できます。顧客側にとっても、紙アンケートよりも電子化されたアンケートの方が時間・場所を選ばず回答できるため利便性が高いです。

以下では、紙アンケートが抱える課題について解説します。紙アンケートを利用するデメリットを理解し、電子化を検討しましょう。

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紛失・盗難のリスクがある

紙アンケートには、イベント会場にうっかり置き忘れてきてしまったり、盗難に遭ったりするリスクがあります。紛失・盗難があれば、顧客から貴重な意見を受け取る機会を損失してしまいます。

また、アンケートに顧客の氏名・住所・電話番号・生年月日・メールアドレスなどを記載する欄があった場合は、顧客の個人情報流出につながります。近年ますます個人情報の取り扱いが厳しくなっており、個人情報の流出は法的問題に発展する可能性も危惧されます。

回収・保存管理に手間がかかる

紙アンケートは、回収や用紙の保存管理に手間がかかるのがデメリットです。顧客の声をいち早く反映させることは顧客満足度の向上にもつながるため、アンケートはこまめに回収する必要があります。

そして、アンケート用紙を保管するには保管場所が必要です。アンケート回収枚数に応じた広さの保管場所を確保し、個人情報を保護するため鍵付きキャビネットなどを用意するといったコストも発生します。

アンケート回収・ファイリング・保管の作業には時間と手間がかかり、ヒューマンエラーのリスクも高まるため、紙ベースでのアンケート運用は効率のいい方法とは言えません。

コストがかかる

紙アンケートを実施するには、アンケート用紙の作成・配布・回収のための人件費、印刷コストが発生します。

また、アンケートで得られた情報を有効活用するために、アンケート結果をExcelなどの表計算ソフトに入力して集計する作業が必要です。その場合、従業員が入力を1枚1枚手作業で行わなければならず、時間と手間がかかります。

集計・分析作業も手作業のため、従業員の負担が増加しがちです。本来行うべき業務の時間が削られ、シワ寄せを食うこともあります。そうなれば、従業員のモチベーション低下にも繋がりかねません。

アンケートを電子化するメリット

アンケートを電子化した場合、紛失・盗難・転記ミスのリスクを減らすことができ、データ集計も自動で行えます。また、印刷コストや保管場所が不要になるため、コスト削減にも大きく貢献します。以下では、アンケートを電子化するメリットについて解説します。

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回答率を上げることができる

アンケートを電子化すると、回答率を上げることができます。なぜなら、Webアンケートはスマホやタブレットを使っていつでもどこでもアクセスできるなど、顧客にとって紙アンケートよりも回答しやすいからです。

紙アンケートでは、記入する時間がなく回答を拒否されることがあります。また、郵送での回答をお願いした場合も、持ち帰ったアンケート用紙を顧客が紛失したり、面倒になって処分したりするケースがあるため回答率はあまり高くありません。

その点、電子化されたアンケートは顧客の都合にあわせて回答でき、紛失リスクもないため、紙アンケートよりも回答率が高い傾向です。アンケートは、顧客情報の獲得やニーズを知るために重要な手法のため、電子化して回答率を上げましょう。

情報を正しく収集できる

紙アンケートの場合、クセ字などで記載された文字が読みにくく、転記ミスが発生するケースが少なくありません。それでは、せっかくアンケートを実施しても企業運営に有用なデータを収集できなくなってしまいます。

また、顧客名を誤って転記した場合、誤った氏名でDMなどを送付してしまうなど顧客に不快感を与える可能性があります。

Webアンケートなら、手書きではなくキーボードを使ってフォームに入力するため転記時の読み間違いのリスクを軽減できます。これにより、正しい情報を収集することが可能です。顧客満足度を低下させないためにも、アンケートの電子化がおすすめです。

アンケートの作成・回収・分析が簡単にできる

紙アンケートの作成・配布・回収には多くの手間がかかります。アンケートを印刷する必要があり、複数枚ある場合はホチキス留めなどの作業も発生します。配布・回収のためには従業員が現地に赴いたり、郵送の手間がかかったりするため、時間も要します。

一方、Webアンケートならアンケートの作成・回収・分析がインターネット上で簡単に行えます。印刷不要のため、アンケートフォームの誤字脱字やアンケート内容の変更があっても簡単に修正できるのもメリットです。

また、アンケート結果がすでにデータ化されているので、データ集計・分析にも手間がかかりません。

保存・検索が簡単になる

アンケート項目数に比例して、アンケート結果の情報量は多くなります。紙アンケートでは、大量の回答結果の中から必要な情報だけを選択・抽出することは容易ではありません。

一方、Webアンケートなら特定の条件にあてはまる項目や回答の検索を瞬時に行えるため、サービスや商品の購入を検討している顧客だけを抽出するなど有益なデータの選別がしやすいです。

また、膨大な数のアンケート結果を簡単にデータ保存でき、用紙・インクの劣化や社内での紛失リスクを防げる点もメリットの1つとして挙げられます。

コストを削減できる

紙のアンケートは用紙を印刷するための用紙・インク代のほか、郵送する場合は郵送費、保管のためのファイル・キャビネット・倉庫などの費用が必要です。また、従業員が印刷・配布・回収・保管のために割く時間や労力も大きく、人的コストもかかります。

Webアンケートなら用紙・インク代・郵送費がかからないほか、データ保管のためファイル代、キャビネットや倉庫など保管のための費用も不要です。

アンケート配布・回収のために従業員を配置する必要もなく、データ集計も短時間で完了するため人的コストも削減できます。

アンケートを電子化する方法

アンケートを電子化するには、主に4つの方法があります。この4つの方法について、以下で具体的に解説します。

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スキャニング

スキャニングは、紙アンケートをスキャナーで読み込みデータ化する方法です。1枚1枚スキャナーで読み込ませるのは手間のかかる作業ですが、既に作成したアンケートを紙から電子に移行する場合は手入力による転記ミスを防ぐことができます。

また、キャビネットや倉庫で保管している過去の紙アンケートをデジタルアーカイブとして整理・保存し直す手段として活用することも可能です。

OCR

OCRとは、紙に印刷された文字を機械的に読み取り、パソコン上で利用できるデジタルの文字コードに変換する技術です。

スキャニングと同じように活用できるほか、紙アンケートをOCR処理することで、データ入力の自動化や集計・分析作業の効率化を図ることができます。

ただし、強いクセ字など、文字の状態によっては正しく読み込めず精度が低下する可能性があります。また、読み込み機器の購入が必要な場合は購入費用がかかります。

無料のアンケートツール

近年では、ソフト配布サイトで無料のアンケートツールが多数提供されています。無料のアンケートツールを使用すれば、コストをかけずに手軽にアンケートの電子化が可能です。ダウンロード版・オンライン版があるので、使いやすいものを選びましょう。

ただし、無料のアンケートツールは、有料版に比べて機能面で劣ります。機能・デザインの種類が少ないため、自社が求める機能をカバーしていない可能性があります。また、セキュリティやサポートが不十分であることも少なくありません。

充実した機能や高いセキュリティ性能を求めるなら、多少コストはかかっても有料版を購入するのがおすすめです。

有料のアンケートツール

Webアンケートシステムは、無料のものに比べてテンプレートのデザインや機能が充実しています。精度の高いデータが獲得でき、分析機能も優れているため、自社商品やサービスの改善、マーケティング戦略の立案に大いに役立ちます。

回答者数が多い場合にも有料ツールなら柔軟に対応でき、自社の顧客情報との紐づけもしやすいです。セキュリティやサポートが手厚いのも有料サービスのメリットです。中には、あらかじめアンケートモニターが用意されているサービスなどもあります。

ただし、導入コストや使用料などのコストなどが発生するため、費用対効果を考慮しながら導入を検討すると良いでしょう。

WEBアンケートへ誘導する方法

Webアンケートへ誘導するには、URL提示・QRコード提示・メール送信・SNS送信などの方法があります。以下では、それぞれの方法について詳しく解説します。

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URL提示

URL提示は、チラシ・ポスターなどにURLを印刷して提示することで、Webアンケートに誘導する方法です。この方法は、普段からスマホやパソコンを使い慣れている人をWebアンケートに誘導するのに向いています。

しかし、複雑なURLだと入力に手間がかかるため、アクセスするのが面倒に感じてしまう人もいるでしょう。URLはなるべく短くわかりやすいものを設定し、アンケートページにアクセスするハードルを下げることが大切です。

QRコード提示

QRコード提示は、チラシやポスターに提示されたQRコードを顧客がスマホやタブレットを使って読み込むことで、Webアンケートに誘導する方法です。

URL提示と違い、顧客はスマホやタブレットのカメラでQRコードを読み取るだけでアンケートページに簡単にアクセスできるため、Webアンケートに誘導しやすい傾向があります。また、手軽にアクセスできる分、回答率も上がります。

しかし、スマホやタブレットを使い慣れていない人や、そもそもスマホを所有していない人には利用できないデメリットがあります。そのため、QRコード以外の方法と併用するなどの工夫も必要です。

メール送信

メール送信は、顧客にURLを記載したメールを送信してWebアンケートに誘導する方法です。メールアドレスは、すでに獲得している顧客情報から抽出して利用するほか、メールマガジンの登録などでも入手できます。

メールアドレスは、スマホやパソコンを利用している人のほとんどが所有しているため、多くの顧客に向けてアンケートへの誘導を容易に行えるのがメリットです。

しかし、メールソフトによっては迷惑メールとして扱われ、送付したメールが顧客の目に触れないケースもあります。そのため、顧客をWebアンケートに誘導できる確率はやや落ちてしまうのがデメリットです。

SMS送信

SMS送信は、URLを記載したメッセージをSMS送信することでWebアンケートに誘導する方法です。SMSを送信するには顧客の電話番号の入手が必要ですが、すでに獲得している顧客情報を活用できます。

SMSはスマートフォンでもガラケーでも使用できるため世代を問わず利用者が多く、Eメールのように迷惑メールフォルダに入ってしまうことが少ない点がメリットです。

一方、近年横行しているSMSでの詐欺サイトへの誘導を懸念し、SMSに記載されたURLには一切アクセスしないという人もいます。このように、詐欺サイトとの判別が難しい人からはアクセスしてもらいづらい面がデメリットです。

アンケートを電子化する際の注意点

アンケートを電子化する際に特に注意しておきたい点は3つあります。電子化を検討する際は、これらの注意点も考慮したうえで自社にとって適切な方法を選びましょう。

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回答対象者に注意する

これまで一般的に行われてきた紙アンケートは、配布された用紙にその場で記入・提出するというシンプルなものだったため、世代を問わず誰でも回答しやすい面がありました。

しかしWebアンケートでは、スマートフォンやパソコンの操作に慣れない世代の中にはアクセスの仕方や回答の仕方がわからない人もいるのが実情です。

自社の商品やサービスのターゲットとなる年齢層が高い場合には、スマートフォンやパソコンの操作に不慣れでWebアンケートにあまり協力してもらえない可能性があるため、ターゲットの年齢層を意識しながら導入を検討するようにしましょう。

実施するシーンを考慮する

年齢といった回答者層の特徴と同様に、アンケートを実施するシーンも考慮する必要があります。Webアンケートのメリットは大きいですが、シーンによっては紙アンケートの方が適している場合があります。

例えば、セミナー会場や店頭でアンケートを行う場合、その場ですぐに感想を書いて提出できる紙のアンケートの方が回答率が上がることがあります。

必要に応じて紙のアンケートとWebアンケートを併用することもできます。回答者の視点に立って、どちらの方が回答しやすいか、併用する必要性があるか、よく検討しましょう。

離脱リスクを抑える工夫をする

紙アンケートは、顧客にその場で記入し提出してもらうケースが多いため、回答の途中で離脱するケースはほとんどありません。

しかし、Webアンケートでは「個人情報をネット上で送信するのに抵抗がある」「記述で回答する項目が多く面倒」「アンケートフォームのデザインが悪く、わかりづらかった」などの理由から途中離脱が発生するリスクが高まります。

離脱リスクを抑えるには、「個人情報の取り扱いについて明記し、個人情報保護をアピールする」「回答方法はできるだけ選択式を採用する」「誰にでもわかりやすいデザインにする」など、顧客が安心して容易に回答できるよう作り方を工夫をすることが大切です。

人材を確保する

紙アンケートからWebアンケートへ移行するには、業務フローを根本から見直さなければなりません。新たにシステム操作やサイト運営のための人材配置が求められるため、それらに対応できる人材を確保する必要があります。

収集したデータを活用し適切に管理するためには、Webやアンケートシステムに関する知識、データ運用のスキルがある程度必要です。

このような知識はすぐに身につくものではないため、もし社内に適任者がいなければ人材を新たに採用する、ツール提供会社のサポートを利用するなどの方法を考える必要があります。

情報の取り扱いに気をつける

電子化されたアンケートは紙アンケートに比べて、紛失や盗難のリスクが低いことは既に紹介しました。しかし、不正アクセスによる情報漏えいの可能性があるなど、セキュリティリスクをゼロにすることはできません。

そのため、電子化されたアンケートデータの保護のために適切なセキュリティ対策を施す必要があります。社内で独自に行う対策はもちろん、アンケートツールを導入する場合はツール側のセキュリティ性能についても確認しておきましょう。

まとめ

従来の紙アンケートは手間やコストがかかるなど多くの課題を抱えており、非効率なアンケート運用になりがちです。そこで、アンケートを電子化することで作業を効率化しコスト削減を目指すことが可能です。

ただしWebアンケートでは、回答者の年齢などによってはスマートフォンやパソコンの操作方法に不慣れで離脱してしまうケースがあり、離脱防止のための配慮や工夫が求められます。また、運用のための人材確保や業務フローの見直しも必要です。

アンケートを電子化する際は、自社商品・サービスを利用している顧客層の特徴を加味しながら、Webアンケートを電子化する方法やWebアンケートに誘導する方法について検討しましょう。