バーチャルオフィスとは？メリット・デメリットなどわかりやすく解説

バーチャルオフィスとは、事務所用の住所や電話番号を貸し出すサービスです。郵便物の受け取りや転送、法人登記代行など、住所の貸し出し以外にも提供会社によってさまざまなサービスがあります。本記事では、バーチャルオフィスのメリット・デメリットや選び方を解説しています。

目次

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1. バーチャルオフィスとは
2. バーチャルオフィスの主なサービス内容
3. バーチャルオフィスのメリット
4. バーチャルオフィスのデメリット
5. バーチャルオフィスの利用がおすすめの人や業種
6. バーチャルオフィスの選び方
7. まとめ

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、住所と電話番号のみをレンタルできる「仮想の事務所」です。バーチャルオフィスの住所・電話番号は、登記登録や法人口座の開設・郵便物の受け取りに利用できます。

バーチャルオフィスは、個人事業主やスタートアップ企業を中心に、オフィスコストの削減を図りたい企業での導入が進んでいます。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いは、自社で占有できる物理的なオフィススペースの有無です。

どちらも業者が用意したオフィスをレンタルする点が共通していますが、バーチャルオフィスで借りられるのは、オフィスの住所・電話番号のみで、自社で利用できるオフィススペースはありません。

対して、レンタルオフィスは住所・電話番号に加え、自社用のオフィススペースを借りられる点に大きな違いがあります。物理的なスペースが付随するため、レンタルオフィスの賃料は、バーチャルオフィスに比べて高額である点も、両者の違いの1つです。

バーチャルオフィスでも法人口座の開設や保険加入は可能

バーチャルオフィスの住所・電話番号は、法人の登記登録のほか、法人口座の開設・保険加入・各種融資の申請に利用できます。ただし、バーチャルオフィスを利用すると、そうでない場合に比べて、口座開設や保険加入時の審査が厳しくなる可能性があります。

理由として、過去にバーチャルオフィスを悪用した不正行為が相次いだことが挙げられます。特に、過去に犯罪に利用されたバーチャルオフィスは、審査のハードルが上がる点に留意しておきましょう。

バーチャルオフィスの主なサービス内容

バーチャルオフィスのサービス内容は、提供会社によって大きく異なります。なお、バーチャルオフィスのサービスは、基本料金で利用できるものと、有料オプションで利用できるものの2種類があります。

一般的には、各プランでは次のようなサービスを利用できます。

基本料金に含まれることが多いサービス

基本料金に含まれるサービスには、登記用の住所や電話番号の貸出・郵便物の転送などがあります。次のような基本サービスであっても、提供会社やプランによっては、オプション扱いになることもあるため、事前に確認が必要です。

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法人登記用住所の貸出

法人を設立する際は、管轄の法務局での法人登記が義務付けられています。この法人登記の登録時は、オフィスの所在地（住所）を提出しなければなりません。

ほとんどのバーチャルオフィスは、法人登記用の住所の貸し出しを行っています。自宅をオフィスとすることもできますが、そうなると、ビジネスのために自宅住所の公開を迫られる可能性があります。

バーチャルオフィスの住所で法人登記することで、こういったリスクの回避が可能です。

郵便物の受取・転送

基本料金内で、郵便物の受取・転送ができるバーチャルオフィスも多いです。このサービスでは、提供会社が取引先や顧客からの郵便物を代わりに受け取ってくれます。また、指定の住所への転送も可能です。

郵便物の転送の頻度や転送方法は、提供会社によって異なります。さらに、一定の重量やサイズを超える郵便物の転送には、別途手数料がかかる場合もあるため、併せて確認しておく必要があります。

電話番号貸与・電話の転送や代行

多くのバーチャルオフィスは、住所と同様に、電話番号も貸し出しています。借り受けた電話番号は、法人登記や法人口座の開設などに利用できます。

また、貸与された番号にかかってきた電話を指定の電話番号に転送したり、対応を代行したりするサービスが利用できることも多いです。

スマートフォンでも取引先や顧客とのやり取りは可能ですが、やはり固定電話のほうが企業としての信頼性は高まります。しかし、新しく電話を引くのはコストがかかります。また、自宅の電話番号を事業に利用するのは、プライバシー保護の面で不安が残ります。

バーチャルオフィスによる電話番号の貸し出しは、こういった課題の解決に役立ちます。なお、電話の転送や代行には別途料金が発生することもあります。特に基本料金が安いサービスやプランは、サービス範囲の確認が必要です。

会議室・打ち合わせスペース利用

バーチャルオフィスのサービス・プランによっては、基本料金内で会議室や打ち合わせスペースの利用が可能です。たとえば、取引先や顧客との対面での打ち合わせ・商談時に便利でしょう。

サービスによっては、ワーキングスペースを提供している場合もあります。物理的にオフィススペースを確保したい場合は、こういったサービスの有無も確認しておきましょう。

有料オプションに多いサービス

バーチャルオフィスのオプションサービスとしては、次のようなものが代表的です。会社設立や事業運営を支援するサービスが多いため、必要に応じて利用しましょう。

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法人登記代行

法人登記の手続きを代わりに行ってくれるサービスです。法人登記のためには、膨大な書類を準備したり、管轄の法務局に出向いたりといった手間がかかります。

法人登記代行を申し込むことで、こういった煩雑な作業をカットできます。本来の事業に集中したい方や、法的な手続きに不安のある方は、利用を検討するのがおすすめです。

経理や会計などの各種代行

法人であれ個人事業主であれ、事業を運営する以上は経理・会計業務をこなさなければなりません。バーチャルオフィスの中には、税理士や会計士と連携して、このような業務を代行するものもあります。

経理・会計業務には専門知識が必要です。また、処理を間違うと、たとえ悪意はないにしても法令違反と見なされたり、税務調査・罰金などのペナルティを受けたりする恐れがあります。

このようなリスクを低減したい場合は、経理・会計業務の代行を依頼するのもおすすめです。サービスによっては、記帳のみの依頼や、決算や確定申告の時期だけ依頼できるなど、ピンポイントでの依頼も可能です。

融資・助成金・補助金などの各種代行

行政書士や司法書士と連携し、融資・助成金・補助金などの申し込みを代行するサービスもあります。助成金や補助金には数多くの種類があり、それぞれの要件を確認したり、必要書類を用意したりするのは大変な作業です。

代行サービスを依頼することで、こういった手間・時間を削減できます。本来の事業に専念できるほか、申請漏れの防止も期待できます。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスには、コストの削減やプライバシー保護のほか、企業の信頼性向上などのメリットが期待できます。利用を検討するためにも、バーチャルオフィスのメリットを押さえておきましょう。

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コスト削減

バーチャルオフィスは、実際にオフィスを構えるのに比べて、各種のコストを大幅に削減できます。実際にオフィスを構えるには、初期費用として敷金・礼金・仲介手数料などのほか、家賃・水道・光熱費・管理費用といった固定費が継続的に発生します。

一方、バーチャルオフィスの利用にかかるのは、基本的に入会金・保証金・月額利用料（家賃）のみです。初期費用や固定費の大半をカットでき、家賃や保証金も実際の不動産に比べて安価に設定されているため、小さなコストでオフィスを持てます。

短期間で利用開始できる

バーチャルオフィスは、短期間で利用開始できることが多いです。サービスによっては、最短で契約当日からオフィスを開設できます。

一方、実際のオフィスを開設するとなれば、内見・各種手続き・不動産の引き渡しのほか、電話の開設や設備や備品の搬入といったステップを踏むため、申し込みから利用開始までには数週間かかることが一般的です。

短期間で事業を開始したい場合や、住所・電話番号をすぐに取得したい場合は、バーチャルオフィスの利用がおすすめです。

都心一等地の住所を利用できる

レンタルオフィスの中には、都心のビジネス一等地を貸し出していることもあります。ビジネス一等地に実際のオフィスを借りるとなれば、高額な家賃が必要ですが、バーチャルオフィスであれば低コストでの利用が可能です。

都心の一等地にオフィスを構えることで、企業としての信頼性が高まります。たとえば、法人口座開設や保険加入の審査が有利になる可能性があります。

また、都心のビジネス一等地でのオフィス開設となれば、取引先や顧客からのイメージアップも図れます。ブランディング戦略を重視する企業は、バーチャルオフィスを利用するのもおすすめです。

プライバシー保護

バーチャルオフィスにより、プライバシーを保護できます。たとえば、オンラインショップを経営する個人事業主などは、自宅をオフィスにしていることも多いです。

自宅の住所や電話番号で法人登記をすると、名刺交換やECサイトにもそれらを載せなければならず、個人情報が不特定多数に晒されることになります。

バーチャルオフィスならば、架空のオフィスの住所・電話番号を掲載できるため、個人情報やプライバシーを確保できます。たとえば、自宅への営業訪問・営業電話をブロックしたいときなどにおすすめです。

利用料は経費計上できる

バーチャルオフィスの利用料は、経費計上できる点もメリットです。企業としての総所得を押さえられるため、節税効果が期待できます。

なお、バーチャルオフィスの利用料は、家賃ではなく、事業に必要なサービスの利用料とみなされます。そのため、勘定科目は「支払手数料」とするのが一般的です。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスには、次のようなデメリットもあります。費用対効果を上げるためにも、契約前にメリットとデメリットを比較することが大切です。

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作業スペースは別で確保しなければならない

バーチャルオフィスはあくまで仮想のオフィスであり、物理的なスペースは伴いません。そのため、作業をするスペースは各自で確保する必要があります。また、オンラインショップなどを経営する場合は、商材を保管するスペースや倉庫の確保も必要です。

開業の条件を満たさない場合がある

開業にあたって許認可が必要な業種では、バーチャルオフィスを利用しての開業を認められないこともあります。たとえば、次のような業種が該当します。

1. 宅地建物取引業
2. 建設業
3. 人材派遣業・有料職業紹介業
4. 弁護士
5. 税理士
6. 行政書士

バーチャルオフィスは、同一の住所を複数の事業者が利用することがあります。宅地建物取引業では、他事業所と同じ住所を本店とすることが認められていません。また、建設業の場合は、本店所在地のオフィスの写真や画像の提出を求められます。

人材派遣業や弁護士・税理士・行政書士といった仕業は、開業にあたって業務用スペースを確保する必要があります。

特に士業は開業にあたってオフィスの賃貸借契約書の提出が求められることから、物理スペースを有しないバーチャルオフィスでの開業は、原則として不可能です。

ただし、バーチャルオフィスのベンダーの中には、士業の開業に利用できるよう、サービス内容を整えているものもあります。士業での利用を検討している方は、こういったサービスを検討するのがおすすめです。

賃貸オフィスと比較して信用面に劣る可能性がある

賃貸オフィスは賃貸契約を交わすのに対し、バーチャルオフィスは利用契約を交わす形となります。

バーチャルオフィスは、賃貸契約を交わす賃貸オフィスと比較して低コストで利用できることがメリットとしてあげられる反面、資本が少ないのではないかといった懸念を抱かれ、信用面に影響する可能性があります。

会社の規模や総資本額などが信用につながるため、バーチャルオフィスは従来の賃貸オフィスと比較して信用面に劣る可能性があることに留意しておきましょう。

対処策として、信頼できるホームページの作成や社外向け事業計画書の作成を徹底することなどが挙げられます。

インターネット検索でバーチャルオフィスだと分かる

バーチャルオフィスサービスの住所は、インターネット検索するとヒットする可能性があります。

たとえば、バーチャルオフィスサービスでは、同一の住所を複数の会社が利用することもあります。インターネット検索で、同一住所の会社が複数ヒットすると、取引先や顧客に不審感を与えかねません。

あるいは、バーチャルオフィスを利用していること、つまり実際にはオフィスがないことが、ビジネスで不利に働く可能性もあります。

信頼できる運営事業者かをしっかり確認する必要がある

バーチャルオフィスを契約する際には、その運営事業者が信頼できるかも重要なポイントになります。中には、持ち主に無許可で住所貸しを行っていたり、経営運営がうまくいっていなかったりします。

条件通りではあっても、こういった事業者との契約はトラブルが起こる可能性が高くなります。また、再びバーチャルオフィスを探す手間がかかります。

バーチャルオフィスを契約する際は、適切な審査を行っているか、上場している企業であるかなどを確認し、経営・管理体制などを総合的に判断することをおすすめします。

バーチャルオフィスの利用がおすすめの人や業種

バーチャルオフィスは、次のような業種の方によく利用されています。ここからは、バーチャルオフィスと相性の良い業種についてご紹介していきます。

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Web関連

フリーランスでWeb関連の事業を行っている方は、バーチャルオフィスの利用がおすすめです。たとえば、次のような業種が該当します。

1. Webデザイナー
2. システムエンジニア
3. WEBマーケティング
4. Webライター

上記のようなWeb関連業務は、パソコンとオンライン環境さえあれば、場所を問わずに仕事ができます。そのため、専用のオフィスを構えずに自宅で働いたり、ノマドワーカーとして働いたりするケースが多いです。

バーチャルオフィスは、上記のような方々の事業拠点（本社）として利用されています。

ネット販売関連

ネット販売関連業務もバーチャルオフィスとの相性が良好です。例えば、次のような業種が代表的です。

1. 自社ECサイトでのオンライン販売
2. 大手ECサイトでのオンラインショップ経営
3. 委託製造（OEM/ODM）
4. ハンドメイド商品の販売

上記のような業種も、広い作業スペースやオフィスが不要なことが多いです。一方で、店舗を構えたほうがビジネス上の信頼を得やすいことから、バーチャルオフィスを利用する方が多いです。

なお、ネット販売関連業の場合、商材を保管するスペースは各自で確保する必要があります。

サービス関連

バーチャルオフィスは、次のようなサービス関連の業種にもよく利用されています。

1. 経営コンサルタント
2. WEBコンサルタント
3. 講師
4. 出張整体師
5. ヨガインストラクター
6. 家事代行サービス
7. ベビーシッター

上記のような業種は、取引先とのやり取りはメールや電話、または取引先を直接訪問して行うことが一般的です。自社オフィスが不要なため、バーチャルを拠点として活動する方が多いのです。

また、サービス関連業務では顧客の信頼を得ることが何よりも重要です。バーチャルオフィスであれば、一等地でのオフィス設立も可能なため、ブランディングの一環として利用する事業者も多くみられます。

フリーランス・個人事業主

フリーランスや個人事業主の中にも、バーチャルオフィスを利用する方が多くみられます。理由として、開業資金やオフィスコストの節約・プライバシー保護・ブランディング戦略などが挙げられます。

また、バーチャルオフィスの利用料は経費計上できることから、節税の一環としてもメリットがあります。サービスによっては、登記登録・各種補助金の申請の代行を依頼できるため、起業・事業運営上の事務手続きを軽減したいという場合にもおすすめです。

バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスは、ベンダーやプランによって、利用できる機能・サービスが大きく異なります。ここからは、バーチャルオフィスの選び方のポイントを解説していきます。

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住所や電話番号などに問題がないか

バーチャルオフィスを借りる際は、住所や電話番号に不審な点がないかを確認しましょう。たとえば、繁華街の雑居ビルの住所などは、ビジネスの実態や事業内容に不審を持たれやすく、取引や融資の際に不利に働く恐れがあります。

電話番号については、「050」で始まるものに注意が必要です。「050」はIP電話の番号で利用されています。IP電話自体に違法性はありませんが、その他の電話番号より認知度が低いことから、やはり信用されにくい傾向があります。

ビジネス上の信頼を得るには、ビジネス一等地などに住所を持つバーチャルオフィスがおすすめです。併せて、電話番号は「050」から始まるものは避けるのが無難です。

必要な基本機能や追加オプションは揃っているか

バーチャルオフィスは、自社の事業内容・働き方に必要な機能やサービスが揃っているかをチェックしましょう。どれほど機能・サービスが充実していても、自社に不要なものばかりでは利便性が悪いためです。

たとえば、取引先や顧客との商談・打ち合わせが多い事業者ならば、貸し会議室・レンタルスペースが利用できるサービスが良いでしょう。郵便物の転送があるサービスは、その頻度や転送方法の確認が大切です。

あわせて、利用したい機能やサービスの料金体系（基本料金内またはオプション）も、事前にチェックしておくのがおすすめです。

予算が見合っているか

バーチャルオフィスは、長期にわたって利用することが一般的です。無理なく利用し続けるためにも、予算と合致するかどうかは大切なポイントとなります。

バーチャルオフィスにかかる主な費用は、入会金・保証金などの初期費用と月額利用料金です。オプションサービスを利用する場合は、その料金も含めて、総合的なコストを算出する必要があります。

アクセスや外観・内装を確認

バーチャルオフィスを契約する際は、事前に現地まで足を運び、アクセス性や外観・内装を確認することが大切です。

実際にバーチャルオフィスで作業をする機会は少ないですが、サービスによっては借りた住所のレンタルスペースを会議・商談に利用できる場合もあります。

取引先や顧客がオフィスを訪ねる機会はゼロではないため、こういった場面に備えて、アクセスや建物の雰囲気は必ず確認しておく必要があります。

たとえば、交通機関の駅からあまりに遠い物件は、頻繁な利用には不向きでしょう。周辺に駐車場があるオフィスは使い勝手が良く、相手に好印象を持たれやすいです。

また、外観・内装に清潔感のない建物は、企業としてのイメージが低下しやすくなります。同じく、自社の基本理念や事業内容とかけ離れた印象の建物も、企業のイメージを損なう恐れがあります。

交通の利便性が高く、自社の企業イメージを表現できるような建物であるかを確認しましょう。

過去にトラブルはなかったか確認

バーチャルオフィスを選ぶ際は、過去のトラブルの有無を確認しておくことが大切です。たとえば、詐欺などの犯罪行為に利用された経歴のあるバーチャルオフィスを利用すると、取引先や顧客に不信感を抱かせる恐れがあります。

さらに、金融機関からの信頼が下がるというリスクもあります。法人口座の開設や融資の審査に悪影響が出かねないため、少しでも不安要素のあるバーチャルオフィスの利用は避けるのが無難です。

まとめ

バーチャルオフィスは、住所と電話番号だけを借り受ける「仮想の事務所」です。契約して借りた住所は、法人の登記登録や法人口座の開設、融資の申し込みに利用できます。サービスによっては、郵便物や電話の受け取り・転送も可能です。

バーチャルオフィスのメリットは、プライバシーを保護できるほか、敷金・礼金や水道光熱費といったオフィスコストを削減できる点です。ビジネス一等地の住所をレンタルできるサービスも多く、ブランディング戦略の面でも魅力があります。

バーチャルオフィスが適しているのは、場所にとらわれずに仕事ができる業種です。たとえば、Web関連・ネット販売関連・サービス関連が代表的です。特に、個人事業主やフリーランスの方での利用が目立ちます。

なお、許認可制の業種は、バーチャルオフィスでの開業が認められないこともあります。始業の方がバーチャルオフィスを希望する場合は、事前に法務局や関係省庁のHPなどでの確認がおすすめです。

バーチャルオフィスを利用することで、コスト・場所などの制約を受けずに理想の場所でのオフィス開設が叶います。オフィス開設を予定している事業者は、ぜひバーチャルオフィスの利用をご検討ください。