POSシステムの使い方とは？ケース別や端末別、会計以外の機能も紹介

POSレジ・POSシステムは会計業務を効率化できるのはもちろん、売上管理・在庫管理・顧客管理といった機能も持っており、店舗運営全般をサポートします。この記事では、POSレジの基本的な使い方やさまざまなケースへの対応方法などを解説します。

目次

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1. スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ
2. POSシステム・POSレジとは
3. POSシステムを導入している業種
4. 【基本】POSシステム・POSレジの使い方
5. 【ケース別】POSシステム・POSレジの使い方
6. タイプによるPOSシステムの使い方の違い
7. 【会計以外】POSシステム・POSレジの使い方
8. POSシステム・POSレジ使用時のポイント
9. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
10. まとめ

スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ

Squareは、無料のPOSレジアプリを提供しており、POSレジ利用における固定費を0円に抑えられます。発生する費用はキャッシュレス決済の決済手数料のみであり、経営の効率化に大きく貢献するのが特徴です。

売上管理・顧客管理・勤怠管理・複数店舗の管理など、POSシステムとしての機能を標準搭載しており、複雑な手続きを必要とせず最短で申し込み当日から使用可能です。また、ネットショップの解説やギフトカードといった機能も、POSレジと合わせて使えます。

Squareは簡単なレジ操作で利用できるため、トレーニングにかける手間と時間が必要がありません。待ち時間とレジ締め作業におけるミスを削減し、オフラインでもスムーズな会計処理を行うなら、Squareの導入がおすすめです。

POSシステム・POSレジとは

POSシステムとは販売情報の管理システムのことであり、読み方は「POS（ポス）」です。商品の販売状況を瞬時にデータ化し、事業のデータベースや管理情報と連携させるシステムを指します。

また、POSレジは、販売店や飲食店などで商品のお会計を行う際に使用される機械です。商品の価格を読み取ってお金の取引を処理し、領収書やレシートを印刷するレジ機能があります。

POSレジはPOSシステムを備えており、会計の他にも売れ筋商品の把握・在庫管理・オーダーエントリーシステムとの連携など、店舗運営全般をサポートします。この記事では、POSレジの基本的な使い方やさまざまなケースへの対応方法などを解説します。

導入するメリット

POSシステム・POSレジを導入することで、簡単に会計処理が行えるため業務効率がアップします。売上情報はリアルタイムで記録されるため、レジ締めにおける集計業務も不要です。

また、商品の金額を手打ちすることがないため人的ミスを防ぎ、自動釣銭機能が搭載されている場合は釣銭ミスも防止します。

さらに、POSシステムによって他店舗の情報を一元管理できるため、店舗ごとの売上状況を把握することが可能です。これにより、改善が必要な店舗が瞬時に確認できるのも、運営側としては大きなメリットになるでしょう。

POSシステムの機能一覧

POSシステム・POSレジにはどういった機能を利用することができるのでしょうか。以下では、POSシステムの機能を一覧で紹介します。

1. 売上管理機能
2. 商品管理
3. 顧客管理機能
4. 在庫管理
5. データ分析
6. 勤怠管理
7. 複数店舗管理
8. システム連携

このような機能は業種によって使い分けができます。

たとえば、飲食店ではタブレット端末などから注文を行うオーダリング機能、美容院ではスタイル写真の取り込みや施術内容を記録する顧客管理機能、医療機関では電子カルテとの連携機能など、業種に合わせた機能を選択します。

POSシステムを導入している業種

POSシステムは、主に小売業や飲食業などでPOSレジと連動させて利用されています。具体的な職種・店舗を以下にまとめました。

1. コンビニエンスストア
2. スーパー
3. 外食チェーン店

もちろん、上記以外にも多くの店舗で利用されていますが、扱っている商品と顧客数が多い業種での導入が特に進んでいます。最近では、小売店向け・飲食店向け・美容院向けのような業界に特化したものもあり、利便性が高まっています。

【基本】POSシステム・POSレジの使い方

POSシステム・POSレジを効果的に活用するためには、POSレジの基本的な使い方を知る必要があります。以下では、基本的な使い方について詳しく解説します。

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商品を登録する

まず、POSレジを使用する際は商品を登録します。バーコードリーダーを使用して商品のバーコードをスキャンするか、商品情報を手動で入力します。

バーコードスキャンは、商品バーコードをリーダーにかざすだけで商品情報が瞬時にシステムに読み込まれます。手動入力は、バーコードがない商品に使用されます。商品名・価格・数量などの情報を手動で入力し、登録します。

小計を出す

小計とは、購入された商品の一部の金額を指します。この小計は合計金額とは異なり、全ての商品の価格を合算したものではありません。POSレジに商品を登録する際、各商品の価格が小計として表示されます。

この小計は、顧客に対して購入内容の確認を行い、誤りがないかを確かめるために使用されます。どれくらいの金額が登録済みかを示す目安として小計が重要です。小計から合計金額を計算し、表示された合計金額を顧客に伝えた後、代金を支払ってもらいます。

預かり金額を入力する

顧客から受け取った支払い金額をレジに登録します。この作業によって、システムは支払い金額と購入商品の合計金額との差額、つまりお釣りを自動的に計算します。

誤った金額を入力すると、お釣りも誤って計算されるため、トラブルの原因となる可能性があります。お釣りが誤って計算されることがないよう、正確に預かり金額の入力を行うように注意しましょう。

釣り銭を渡す

お釣りの計算が完了したら、顧客に釣り銭を返します。手動で渡す方法と自動釣銭機を使用する方法の2つが一般的に利用されます。手動でお釣りを渡す場合、まずレジの画面に表示された金額のお釣りをスタッフが数えます。

この際、金額を誤って数えないよう十分な注意が必要です。その後、顧客に対してお釣りを手渡します。もう1つの方法は、自動釣銭機を使用する方法です。この場合、レジに表示された金額に対応するお釣りが自動的に釣銭口から出金されます。

この方法は、お釣りを正確で迅速に顧客に渡すことができます。自動釣銭機の採用により、ヒューマンエラーを減らします。いずれの方法を採用する場合も、お釣りの金額を確認し、顧客に対して正確に渡すことが極めて重要です。

【ケース別】POSシステム・POSレジの使い方

基本的な使い方の他、POSシステム・POSレジはさまざまな使い方ができます。特に、キャッシュレス決済は現代において非常に重要なため、使い方を覚えておくとよいでしょう。以下では、POSシステム・POSレジのさまざまな使い方について詳しく解説します。

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キャッシュレス決済の場合

キャッシュレス決済は、クレジットカードやスマートフォンを使用して支払う方法です。まず、顧客がどの支払方法を選ぶかを確認しましょう。クレジットカード決済では、クレジットカードをカードリーダーに挿入する方法とタッチ決済が一般的です。

近年では、電子マネーを使用した決済も広まっており、専用の機器にカードをかざすことで決済が完了します。

また、スマホ決済アプリを使用する場合、店舗のQRコードをスマートフォンで読み取るか、顧客のスマートフォン画面に表示されたバーコードをPOSレジでスキャンするなどの方法があります。

同じ商品を複数登録する場合

POSシステムに同じ商品を複数登録する場合、2つの方法が選択できます。1つ目は、商品を1つずつスキャンして個別に入力する方法です。各商品のバーコードを個別にスキャンし、それぞれの数量と金額を入力します。

もう1つの方法は、レジの掛け算ボタンを利用する方法です。同じバーコードの商品が3つある場合、掛け算ボタンを押してからバーコードをスキャンすれば、3つ分の金額が計算されます。この方法は、大量の同じ商品を処理する際に便利です。

ただし、同じ商品に見えるが別の商品である場合には注意が必要です。商品の選択や数量の確認を怠らず、誤った金額が計算されないように気をつけましょう。

バーコードのない商品を登録する場合

バーコードがない商品をPOSレジに登録する場合、手動で商品情報を入力する必要があります。商品名や価格、数量などの情報を正確に入力することが重要です。誤った情報を入力すると、売上データや在庫情報が正確でなくなり、混乱が生じる可能性があります。

商品を特定できる識別子（商品コードなど）を使用することがおすすめです。商品コードは、同じ商品を再度入力する際や在庫管理、検索時に便利です。識別子を設定しておくことで、商品情報の管理や特定がスムーズに行えるため、効率性が向上します。

バーコードがない商品でも、POSレジシステムは手動で商品情報を保存し、領収書やレシートに正しく表示できます。

割引やポイント利用を適用する場合

割引やポイント利用を適用する場合、バーコード以外の割引や値引きのシールを読み取り登録できます。バーコードのない商品に対して割引や値引きを適用する際は、レジの数字ボタンや「%」ボタンなどを使用して計算を行います。

割引率や金額を正確に入力し、適用ボタンを押すことで割引が反映されます。この操作方法を事前にトレーニングし、従業員がスムーズに処理できるようにしましょう。

ポイントを利用する場合、顧客がポイントカードやアプリを提示したら、POSレジでそれをスキャンまたは入力します。POSシステムは顧客のアカウントに保存されているポイントを確認し、利用可能なポイントがある場合は注文の支払いに適用します。

返品・交換対応をする場合

POSレジで取り消し・返品を行う場合、まずは取り消す伝票を顧客から受け取ります。顧客が伝票を紛失してしまった場合は、過去の販売履歴を検索して該当する伝票を探す方法もあります。

伝票の中から返品する商品とその返金方法を選択して、返金を行い、返品の理由や交換の詳細な情報も記録します。

証拠を明確に残すために、取り消し・返品理由や担当者のサインなどの情報が記載された書類に、返品前の伝票と返品後の伝票（またはマイナス伝票）を添付し、適切に保管しておきましょう。

予約商品を販売する場合

POSシステムには予約情報を入力し、予約商品の在庫状況や予約数を確認する機能が備わっています。顧客の予約情報や注文内容を確認し、顧客の予約情報を入力します。これは予約商品の種類・数量・予約日時・顧客の連絡情報などです。

予約代金が事前に支払われていない場合、予約代金を確認し、顧客に請求します。取引完了後は、POSレジから領収書や明細を発行し、顧客に渡します。

POSレジを使って予約商品を販売することで、予約情報を効率的に管理し、顧客にスムーズなサービスを提供できます。

タイプによるPOSシステムの使い方の違い

POSレジ・POSシステムの使い方は種類や機能によって違いがあります。ここでは、POSシステムの使い方の違いについて詳しく解説します。

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パソコン型

パソコン型POSレジは、POSシステムを利用するために既存のパソコンを活用するシステムです。既にパソコンを所有している場合、POSレジシステムのソフトウェアをダウンロード・インストールすることで、パソコンをPOSレジとして利用できます。

この形態は、初期導入費用を比較的安価に抑えられるため、小規模事業者や新興企業に人気があります。パソコン型POSレジを導入する際、パソコンの性能・対応OS・ハードウェア要件などに注意が必要です。

特徴	使い方
特徴パソコンをレジとして利用できる	パソコンにPOSシステムをインストールする

ターミナル型

ターミナル型POSレジは、POSシステムの中で最も一般的に利用されているタイプです。これは、POSシステムが本体に組み込まれたレジ端末を購入する形態を指します。このターミナル型POSレジは、多くの店舗や業界で広く採用されています。

その理由は、カスタマイズ性と使いやすさにあります。ビジネスのニーズに合わせてPOSシステムをカスタマイズしやすく、さまざまな機能やオプションを追加できるため、さまざまな業種に適用できます。

一方で、ターミナル型POSレジの本体価格は高額であることがあり、初期投資が必要です。ただし、これは高品質なハードウェアと多彩なソフトウェア機能を提供するためであり、効率的な運用と高度な管理を可能にします。

特徴	使い方
カスタマイズ性が高く使いやすい	POSシステムが本体に組み込まれたレジを購入する

タブレット型

タブレット型POSレジは、iPadなどのタブレット端末に専用のPOSシステムアプリケーションをインストールすることで、POSレジとして活用できるタイプのレジスターシステムです。 

このタイプのPOSレジは小型で軽量なため、設置場所を選びません。また、移動販売やイベント会場などの一時的な場所での利用にも適しています。

さらに、タッチスクリーンディスプレイを活用して直感的な操作ができることも魅力です。この柔軟性と機動性により、さまざまなビジネス環境で利用され、特に移動販売業や飲食業界などで広く採用されています。

特徴	使い方
設置場所を選ばず小型で軽量、比較的安価で導入可能	タブレット端末に専用のPOSシステムアプリケーションをインストールする

【会計以外】POSシステム・POSレジの使い方

POSシステム・POSレジは会計業務以外のサポートの他「売上管理」「在庫管理」「顧客管理」「本部での複数店舗管理」などの使い方も可能です。以下では、それらの使い方について詳しく紹介します。

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売上管理

POSシステムは販売が行われた情報（日時・商品・金額・個数など）を自動的に記録しているため、売上を詳しく正確に管理できます。手作業での売上計算作業は発生しません。以下では、その詳細を解説します。

リアルタイムの売上データ集計

POSシステムの売上管理機能では、売上データのリアルタイム集計が可能で、時間ごと・1日ごと・週ごと・月ごと・商品のジャンルごとなど、さまざまな視点で売上データを分析できます。

時間別の売上データをリアルタイムに集計することで、ピークタイムや売上の変動を正確に把握できます。これは、効率的なスタッフ配置や在庫管理に役立ちます。

また、1日ごとや週ごとの売上データの集計を行うことで、売上のパターンや傾向を理解し、プロモーションやセールの計画を策定するために活用できるでしょう。

さらに、月ごとや商品のジャンルごとの集計を行うことで、売上の推移や商品の人気度を詳細に把握できます。これによって、効果的な在庫管理や商品戦略の決定が可能となります。

過去の売上データとの比較

POSシステムの売上管理機能は、過去の売上データと現在のデータを比較することができます。それによって、売上の成長傾向や低迷期を識別できるため売上の増加や減少の要因を特定し、対策を講じることが可能です。

また、過去の売上データと比較できることで、季節やイベントによる需要のピークを予測できます。さらに、特定の商品やサービスが成功しているかどうかも評価でき、新しい商品の開発や既存の商品の改良に活用できます。

日報の作成

POSシステムは、日報の作成機能を搭載しているものもあります。この機能は、日々の営業活動に関する要約や詳細な情報をまとめることができます。POSシステムの導入により、売上の集計や分析が自動化され、手作業にかかる時間とミスが削減されます。

具体的には、会計精算時にPOSレジは売上データを自動的に管理・集計します。この仕組みにより、従業員は日報を作成するために売上を手動で計算する手間を省けます。手計算に伴う誤差や計算ミスのリスクも最小限に抑えられます。

在庫管理

POSシステムは、在庫を管理する機能も搭載しています。このシステムを使って在庫管理を行うと、販売業務をスムーズに遂行できます。ここからは、在庫管理の使い方とできることについて解説します。

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適切な発注

POSシステムの在庫管理機能では、商品の在庫状況が常に把握できるため、どの商品が在庫切れになりつつあるのかを素早く確認できます。品切れが発生しないように適切なタイミングで発注を行うことが可能です。

過剰在庫も問題ですが、POSシステムを使用することでそのリスクを軽減できます。在庫レベルがリアルタイムで管理できるため、必要以上に商品を仕入れてしまうことを防ぐことができます。

POSシステムの在庫管理によって、費用対効果を向上させ、キャッシュフローを改善できます。

他店舗の在庫把握

複数の店舗を運営している場合、在庫管理は非常に重要な課題です。特に商品供給を調整し、顧客が求める商品を提供するためには、正確な在庫情報が欠かせません。

POSシステムの在庫管理機能は、各店舗の在庫情報を一元管理し、必要なときに他店舗の在庫を把握できる機能を搭載しています。これは顧客からの商品の問い合わせや注文に迅速に応じるのに役立ちます。

たとえば、顧客が特定の商品を求めており、現在の店舗の在庫が不足している場合、他の店舗から在庫を移動させてその顧客のニーズを満たすことができます。

棚卸しの効率化

POSシステムの在庫管理機能を活用して、小売業での棚卸し作業を効率化することができます。手作業の棚卸しでは、時間がかかって誤差が生じやすい問題がありましたが、POSシステムを導入することで、棚卸しが大幅に改善されます。

POSシステムはタブレットやハンディ端末と連携することができ、実際の在庫数をリアルタイムで表示できるため、従業員は店内を移動しながら商品をスキャンし、在庫数を確認できます。誤った在庫数を手動で書き込む必要がなく、データの正確性が向上します。

脱属人化・人件費削減になる

従業員個人のスキルに依存する属人化は、業務の一貫性や効率性を低下させます。しかし、POSシステムを導入することで、属人化を解消できます。

POSシステムは自動的に在庫データを収集し、従業員の個人的な判断に左右されず、正確な在庫情報を提供します。データにより、在庫の誤差や品切れを減少させ、カスタマーサービスの質が向上します。

顧客管理

POSシステムには、顧客データを管理してマーケティング戦略にも活用できる便利な顧客管理機能が備わっています。この機能では、顧客が購買した商品やサービス・購買日・購買金額などのさまざまな顧客情報が記録できます。

さらに、顧客に応じたマーケティングキャンペーンを簡単に設定できます。エリア情報・年齢・性別・誕生月・既婚の有無など、さまざまな要因で顧客をセグメント化し、特定のグループに対して最適なプロモーションを実行できます。

本部での複数店舗管理

POSシステムは、本部で複数店舗の売上データ・在庫状況・商品情報などの情報を一元管理することができます。それにより、全店舗の業績を瞬時に比較し、どの店舗が好調であるか、どの商品が売れ筋であるかを特定できます。

また、在庫情報をすぐに確認できることで、商品の過不足を早期に把握し、効率的な発注や商品供給が可能になります。過剰在庫や品切れを回避することで、費用の削減や売上の最大化が可能となり、経営効率が向上します。

POSシステムによる一元管理と在庫情報の正確な管理は多くの利益をもたらすでしょう。

POSシステム・POSレジ使用時のポイント

POSシステム・POSレジ使用時には、正しい使い方と注意点を理解する必要があります。ここからは、POSシステムとPOSレジの使用時のポイントについて紹介します。

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バーコード読み取りのコツを押さえておく

バーコードは歪んでいたり濡れていたりすると読み取りが困難になることがあります。そのため、商品が包装されている袋やラッピングにバーコードが正確に表示されるように気をつけましょう。

バーコードが歪んでしまった場合は、できるだけ平らに伸ばしてから読み取ると効果的です。また、濡れたバーコードは読み取りエラーの原因となります。商品に水滴などがついてしまった場合、まずそれを拭き取ってからバーコードを読み取るようにしましょう。

レジ打ちのスピードを上げるための練習を行う

レジ打ち業務は、正確さとスピードの両方が求められる作業です。スピーディなレジ打ちができると、顧客の待ち時間を短縮し、売上を増加させることができます。しかし、スピードを追求するあまり正確さを犠牲にしてしまってはいけません。

誤った商品登録や価格のミスは避けなければならないため、商品や価格に関するトレーニングを徹底的に行うことが大切です。商品コードや価格を正確に覚えるためには、繰り返し練習が必要です。

さらに、スピードを向上させるためには、キーボードやタッチスクリーンの操作に慣れるトレーニングも行いましょう。商品情報を素早く入力できるよう、特にタッチタイピングのスキルを向上させることが役立ちます。

業種に合わせて使い方を工夫する

POSシステムには、業種に合わせた機能が搭載されている場合があります。たとえば、飲食店向けのPOSシステムは、オーダーエントリー機能を備えていることがあります。

これを活用することで、ウェイターが注文を迅速に受け付け、キッチンへの伝達を効率化できます。また、小売業での在庫管理に特化したPOSシステムは、在庫のリアルタイム追跡や発注を最適化するためのツールを提供することがあります。

業種に応じた使い方を工夫することで、効率的な業務を行うことができ、顧客へのサービス向上につながるでしょう。

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

まとめ

POSシステム・POSレジは、レジ業務だけでなく販売業務の効率化や正確な売上管理をサポートするためのツールです。バーコードを読み取って在庫を管理し、売上データをリアルタイムで収集・分析できます。

また、バーコードのない商品や割引の適用、ポイントの利用などもスムーズに処理できます。取り消しや返品の際も伝票の管理や証明書の発行が容易です。

POSレジを利用することで、売上データはクラウドでリアルタイムに管理され、時間ごと・1日ごと・週ごと・月ごと・ジャンルごとの細かい集計が可能です。

POSシステムの使い方を理解することで、最大限に業務を効率化し、その恩恵を受けることができるでしょう。