POSシステムの勘定科目は？耐用年数・減価償却のポイントと合わせて解説

POSシステムの経費精算には「固定資産」「減価償却」「法定耐用年数」といった会計用語が関わってきます。POSレジを導入する際には、合わせて機械の金額と種類にも注意すべきです。この記事では、POSシステム費用の勘定科目や導入方法についても解説します。

目次

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1. スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ
2. POSシステムに関わる会計用語
3. POSレジを導入した際の勘定科目
4. POSレジの取得価額に応じて異なる減価償却制度
5. POSレジ以外のPOSシステムを導入した場合
6. POSシステムの周辺機器について
7. リースやレンタルでPOSシステムを導入する場合
8. POSシステムを導入する際の注意点
9. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
10. まとめ

スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ

Squareは、無料のPOSレジアプリを提供しており、POSレジ利用における固定費を0円に抑えられます。発生する費用はキャッシュレス決済の決済手数料のみであり、経営の効率化に大きく貢献するのが特徴です。

売上管理・顧客管理・勤怠管理・複数店舗の管理など、POSシステムとしての機能を標準搭載しており、複雑な手続きを必要とせず最短で申し込み当日から使用可能です。また、ネットショップの解説やギフトカードといった機能も、POSレジと合わせて使えます。

Squareは簡単なレジ操作で利用できるため、トレーニングにかける手間と時間が必要がありません。待ち時間とレジ締め作業におけるミスを削減し、オフラインでもスムーズな会計処理を行うなら、Squareの導入がおすすめです。

POSシステムに関わる会計用語

POSシステムは、販売業務の管理や会計業務の効率化を支援するツールです。これは、商品のスキャン、価格設定、在庫管理、売上データの収集、顧客情報の記録など、さまざまな機能を搭載しています。

POSレジは、このPOSシステムを搭載したレジスターで、販売時の商品情報入力、お金の受け渡し、領収書発行など、売上会計業務を円滑に処理します。ここではまず、POSシステムを導入した際に知っておくべき会計用語について解説します。

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固定資産

固定資産は、企業が長期間にわたって保有し、事業運営に使用する資産のことです。これに対して、流動資産は短期間で現金化できる資産を指します。

POSレジは企業が購入し、長期的に利用するため、固定資産に分類されます。POSレジは企業の売上や在庫管理などの重要な機能を担い、経営に欠かせない重要な資産として位置づけられます。

減価償却

減価償却は、固定資産の価値が時間とともに変化することを考慮して、その価値を適切に会計処理する方法です。減価償却には2つの方法があり、定額法では固定資産の原価から残存価値を差し引いて、寿命期間で均等に減価償却費を計上します。

一方、定率法では、固定資産の残存簿価に一定の割合を適用して減価償却費を計算します。初年度は高く、次第に減少していくため、資産の価値は時間経過に伴って非線形に減少します。

参考：No.2100 減価償却のあらまし｜国税庁

法定耐用年数

法定耐用年数は、資産の法的な耐用年数を示します。POSレジなどの事業用資産には法定耐用年数が設定されており、原則としてこの期間に合わせて減価償却を行います。耐用年数は資産の実際の耐用年数で、効用喪失日はその資産が利用価値を喪失する日を指します。

法定耐用年数が設定されている場合、通常はこの期間に基づいて減価償却を進めます。POSレジの法定耐用年数は5年です。従って、この期間に合わせて償却費用を計上することが一般的です。

参考：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

ガソリンスタンドのPOSレジは例外

国が定める品目ごとの耐用年数において、POSレジの耐用年数は5年となっていますが、例外もあります。ガソリンスタンドのPOSレジは、給油機とセットになっているため、ガソリン設備または液化石油ガススタンド設備扱いとなり、耐用年数は8年になります。

この場合、POSシステムの減価償却も同じく8年になります。

POSレジを導入した際の勘定科目

POSレジを導入する際、適切に勘定科目を選択しましょう。POSレジは、購入した金額によって勘定項目が異なります。ここでは、POSレジを導入した際の勘定科目について解説します。

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金額が10万円未満の場合は「消耗品費」

POSレジを導入する際、金額が10万円未満の場合、一般的に「消耗品費」として計上されます。消耗品費は、購入金額が比較的低く、また使用できる期間が1年未満の備品や資材において分類されます。

POSレジのような機器が消耗品に分類されることは分かりづらいかもしれませんが、購入金額が10万円未満で、かつ1年未満の利用期間であれば、消耗品費として計上されます。

参考:No.5403 少額の減価償却資産になるかどうかの判定の例示｜国税庁

金額が10万円以上の場合は「工具器具備品」

POSレジの金額が10万円以上の場合、これは通常「工具器具備品」として扱われます。工具器具備品は、事業で使用するために所有された固定資産のカテゴリーで、金額が10万円以上かつ、耐用年数が2年以上のものに限ります。

また、POSレジはさらに細かく「金銭登録機」として仕訳をすることがあります。金額に応じて適切な勘定科目を選択することで、正確な会計処理と資産の適切な管理を行えます。

参考:平成30年分確定申告書等作成コーナーよくある質問 | 国税庁

POSレジの取得価額に応じて異なる減価償却制度

POSレジを導入した際は、その取得価額に応じて異なる減価償却制度が適用されます。ここでは、価格に応じた減価償却について解説します。

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金額が10万円以上20万円未満の場合

POSレジの購入金額が10万円以上20万円未満の場合、通常、個別の減価償却を行わずに「一括償却資産」として取り扱われ、3年で一括償却されます。このアプローチは簿記上の簡略化を促進し、複雑な個別の減価償却計算を避けることができます。

企業は3年間で購入金額の1/3を毎年の経費として計上するため、経済的な負担を分散できる利点もあります。一括償却は、小規模な資産や特定の取引において有用であり、簿記の複雑さを軽減します。

参考:〔少額の減価償却資産及び一括償却資産（令第138条及び第139条関係）〕｜国税庁

金額が30万円未満で中小企業の場合

「少額減価償却資産」は、青色申告の事業者が利用できる償却方法の一つで、30万円未満の資産を一括で経費計上することができます。POSレジなどの設備投資が30万円未満であれば、一括で経費計上し、その年の経費として処理することが可能です。

この方法を用いることで、償却計算の手間を省き、翌年以降の経費負担を軽減することができます。青色申告者が事業の運営において効果的に活用することで、経費削減や事業の持続的な成長を支援します。

この制度の適用期間は「平成18年4月1日から令和6年3月31日までの間に取得などして事業の用に供した場合」とされていましたが、令和6年度税制改正により適用期間が2年間延長されました。

参考：令和6年度税制改正（中小企業関連）| 中小企業庁

2つの減価償却制度は併用できない

上記の「一括償却資産」と「少額減価償却資産」の制度は重複適用ができません。そのため、どちらにも該当する場合はどちらか一方を選択して適用することになります。選択した制度に基づいて償却を行う必要があることに注意しましょう。

POSレジ以外のPOSシステムを導入した場合

PCやタブレット端末など、POSレジ以外の設備にはそれぞれ異なる勘定科目や法定耐用年数が適用されます。ここでは、POSレジ以外のPOSシステムを導入した場合の勘定科目、法定耐用年数、減価償却について解説します。

参考：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

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ソフトウェアのみインストールする場合

ソフトウェアのみの購入・インストールには、購入額が10万円未満の場合は消耗品費として取り扱われます。一方、10万円以上の場合は「ソフトウェア」として固定資産とみなされ、法定耐用年数に基づき減価償却されます。

一般的なソフトウェアの法定耐用年数は5年ですが、自社が開発・研究したソフトウェアである場合は3年となります。

参考：No.5461 ソフトウエアの取得価額と耐用年数 | 国税庁

PC・タブレット端末を購入する場合

PCやタブレット端末の購入に際して、勘定科目は通常「電子計算機」となります。購入金額が10万円未満であれば、これは消耗品費として計上され、法定耐用年数の適用外となります。

電子計算機は物理的な資産であり、サーバー用以外のPCは法定耐用年数4年、タブレット端末を含む、その他の電子計算機は法定耐用年数5年となっています。また、通常はその期間にわたって均等に減価償却されます。

減価償却は資産の価値が時間の経過とともに減少することを反映しており、税務上の規定に従って行われます。

参考：平成30年分確定申告書等作成コーナーよくある質問 | 国税庁  

POSシステムの周辺機器について

POSシステムの周辺機器には、ハンディターミナル、クレジット端末機、バーコードスキャナ、レシートプリンタなどがあります。これらの機器はPOSプロセスを補完し、スムーズな販売取引を実現します。

 一般的に、これらのPOS周辺機器は法定耐用年数が5年とされ、組織の会計処理においては減価償却の対象となります。減価償却は、機器の原価を5年間に均等に分割し、毎年の償却費として財務諸表に計上されます。

参考：主な減価償却資産の耐用年数表｜国税庁

リースやレンタルでPOSシステムを導入する場合

POSシステムの導入には、購入以外にもリースやレンタルの選択肢があります。リースやレンタルでは、POSシステムを所有せず、ある期間にわたって利用権を取得します。ここでは、リースやレンタルでPOSシステムを導入する場合の会計処理について解説します。

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POSレジをレンタルする場合

POSレジをレンタルする場合、所有するわけではないため、固定資産としての減価償却は不要です。代わりに、POSレジのレンタル費用は毎月の経費として計上されます。

これは、事業の運営コストとして直ちに経費として計上され、減価償却計算や資産台帳の管理が不要となります。会計処理が簡素化され、POSレジの利用料は経費として取り扱われます。

この方法により、煩雑な減価償却計算から解放され、事業経営における財務面の透明性が向上します。

POSレジをリースする場合

POSレジをリースする場合、リース契約の種類に応じて経費計上の仕方が異なります。 所有権移転外ファイナンス・リースでは、リース契約はリース資産として認識し、有形固定資産・無形固定資産とは別に一括で表示します。

また、リース資産は有形固定資産または無形固定資産に属する各科目に含めることもできます。リース契約に伴うリース料金の一部は利息費用として計上され、残りは償却費用として計上されます。

所有権移転ファイナンス・リースもリース資産として認識され、リース料金は利息費用と償却費用に分割されますが、特にオープレーショナルとして認識されるわけではなく、資産の持ち主として扱われます。 以下では、2つのリース契約について詳しく解説します。

所有権移転外ファイナンス・リース

所有権移転外ファイナンス・リースでは、リース契約終了後に資産の所有権がリース契約をした企業に移ることはありません。このタイプのリース契約では契約期間を耐用年数として扱い、定額法のみを適用します。

資産の使用料金は毎期一定額で計上され、リース料金の一部は利息費用、残りは償却費用として会計処理されます。契約期間を耐用年数として扱うため、定額法を適用することになります。

この方法はリース契約の特性を考慮しており、リース資産を適切に会計処理するための方法です。企業は契約期間中にリース料金を経費として計上し、事業の財務状況を適切に評価することができます。

参考：No.5704 所有権移転外リース取引｜国税庁

所有権移転ファイナンス・リース

所有権移転ファイナンス・リースでは、リース契約終了後、資産の所有権がリース契約をした企業に移ります。このリース形態では、契約期間中に支払ったリース料金の総額が、実質的に資産を購入した場合と同じように会計処理されます。

会計処理をする際、貸手の購入価額が明らかなときは当該価額を計上し、明らかでない場合はリース料総額の現在価値、または見積現金購入価額のいずれか低い額を算出して計上します。

資産の簿価はゼロから始まり、契約期間中にリース料金を償却費として計上します。契約終了後、資産は事実上企業の所有物となり、その時点で資産の価値を簿価ゼロから実際の市場価値に変更する必要があります。

このリース形態は、資産を購入した場合と同じように資産の価値を認識し、会計処理を行うため、企業にとって資産の経済的な所有を示す重要な方法となります。

参考：5　リース資産の償却等｜国税庁

POSシステムを導入する際の注意点

POSシステムを導入する際には、国が定める補助金の給付対象かや自社に適した導入方法かなど、注意すべき点があります。ここでは、POSシステムを導入する際の注意点を2つ解説します。

補助金を受けられる可能性がある

中小企業や小規模事業者がPOSシステムを導入する場合、「IT導入補助金」の対象となる可能性があります。「IT導入補助金」とは、中小企業や小規模事業者の業務効率化やDX化のために、ITツールの導入を支援する補助金です。

資本金や従業員数などの条件を満たせば申請できるため、積極的に活用しましょう。また、「IT導入補助金」のほかにも、いくつかの支援制度があるため、合わせて調べてみることをおすすめします。

参考：IT導入補助金2024｜令和5年度補正サービス等生産性向上IT導入支援事業

自社に適した導入方法を選定する必要がある

POSシステムの導入方法には主に、購入・レンタル・リースの3つのパターンがあります。それぞれメリット・デメリットが異なるため、自社に適した導入方法を選ぶことが必要です。

以下の表でメリット・デメリットをまとめます。

導入方法	概要	メリット	デメリット
購入	代金を一括で支払い、所有物とする	・トータルコストが安い ・仕訳作業や経費処理の手間を省ける	・初期費用が高額になる
レンタル	日単位・月単位などの期限を設けて、物品を借りる	・減価償却の必要がない ・短期契約や途中解約が可能	・月額料金がリースに比べて高い ・機器の種類に制限がある
リース	物品を購入したリース会社と利用者の間で、賃借契約を結ぶ	・初期費用や月額料金を抑えられる ・機器の種類を選べる	・長期契約が基本となる ・契約内容によっては途中解約ができない ・基本的に事前審査が必要

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

まとめ

POSシステムを導入する際は、減価償却と法定耐用年数の考慮が重要です。POSシステムは通常5年の法定耐用年数を持ち、これに基づいて減価償却を行います。

導入方法については、POSシステムを購入、リース、レンタルのどの方法で導入するかを検討し、それぞれの経済的利点や会計処理方法を確認しておきましょう。導入前にはシミュレーションが必要で、経済的影響や会計処理を評価します。

POSシステムの導入は財務に大きな影響を及ぼすため、戦略的な決定として、経済的効果や会計処理をトータルで評価する必要があります。加えて、システムの選定は訪問者や従業員の利便性、セキュリティにも影響します。

POSシステムはビジネスのニーズに合わせてカスタマイズし、正確な会計データを収集できるようにしましょう。POSシステムの導入は、経営の効率化や競争力の強化に大きく影響するため、会計業務の適切な処理方法も含めた綿密な検討が必要です。