おすすめの非接触型受付システム7選｜メリット・選び方なども解説

非接触型受付システムとは、訪問者がタブレット・iPadなどの受付端末の画面に触れずに受付を行えるシステムです。受付時の感染リスク防止などのメリットがあります。本記事では、おすすめの非接触型受付システムや選び方、導入がおすすめの業種などについて解説します。

目次

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1. 非接触型受付システムとは
2. 非接触型受付システムを導入するメリット
3. 非接触型受付システムの導入がおすすめな業種
4. 非接触型受付システムを選ぶ際のポイント
5. おすすめの非接触型受付システム7選
6. その他の受付システムの選び方
7. まとめ

非接触型受付システムとは

非接触型受付システムは、来訪者や顧客が施設や事務所に到着した際、物理的な接触を最小限に抑えながら受付プロセスを効率化するためのテクノロジーです。

例えば、来訪者はスマートフォンやタブレットを使用してタッチパネルのタッチ操作で自己登録を行い、必要な情報を提供します。

また、QRコードなどを自身の端末で読み取るだけで受付が完了するといったように、システムの中には完全な非接触で受付が行えるものもあります。

これにより、待ち時間の削減や受付スタッフの負担軽減、セキュリティの向上、効率的なデータ管理が実現されます。非接触型受付は、感染症予防策に寄与するだけでなく、利便性向上と情報の効率的な管理を支援します。

非接触型受付システムを導入するメリット

非接触型受付システムの導入には、来訪者や顧客とのコミュニケーションを円滑にし、同時に効率性とセキュリティを向上させるなど多くのメリットがあります。ここでは、非接触型受付システムを導入するメリットについて解説します。

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受付時の感染リスクの防止

非接触型受付システムの導入によるメリットの1つは、受付時の感染リスクを減少させることです。特に、感染症が広がるリスクの高い時期や状況では、受付カウンターや触れ合う場面においてウイルス・細菌の感染が心配されます。

非接触型受付システムでは来訪者や顧客に直接触れる必要がなく、接触の機会を最小限に抑えられます。その結果、感染症の拡散を防ぎ、訪問者とスタッフの安全確保が可能です。また、感染リスクの低減は訪問者にとっても安心感を提供します。

訪問者の待ち時間の短縮

非接触型受付システムは事前にオンラインで予約できたり、必要情報を提供できたりするため、受付時に手続きがスムーズに進行します。それにより、訪問者は長い列に待たされることなく、待ち時間が大幅に短縮されます。

短い待ち時間は訪問者のストレスを減少させ、快適な受付体験を提供します。また、受付スタッフも過度な混雑や長い待ち時間に対処する必要がなくなるため、業務効率の向上とスタッフの負担軽減に貢献します。

来訪者の記録を残すことが可能

受付システムの中には来訪者の記録を残せるものも多いです。そのため、どのような来訪者が来訪したのか、一覧で表示して確認することにより、盗難の防止や不審者の発見につなげられます。

また、非接触型であることにより、大人数に対する出席確認やセキュリティ対策において、一人ひとりにかける時間を減らすことにも貢献します。

担当者がコア業務に集中できる

非接触型受付システムの導入により、担当者は受付業務から解放され、本来行うべきコア業務に集中できるメリットがあります。

非接触型受付システムは訪問者の情報を自動的に収集し、予約や受付を効率的に行うため、受付業務に費やす時間を削減できます。その結果、担当者は受付業務以外の業務に集中でき、顧客対応や業務の品質向上に繋がります。

また、受付作業の自動化によって人的エラーも減少し、担当者は精度の高い業務遂行を実現できます。

人件費などのコスト削減が可能

従来の受付システムでは、従業員が訪問者の受付や案内に従事していました。しかし、非接触型システムでは自動化されたプロセスによって、これらの業務を効率的に遂行できるため、人件費の削減に加えて、人的ミスや手作業によるエラーのリスクも低減されます。

これにより、組織は人件費の節約と効率性の向上によるコスト削減が期待できます。また、受付業務にかかる人件費を他の重要な業務にリソースを割くことができるため、全体的な業務効率の向上にも寄与します。

非接触型受付システムの導入がおすすめな業種

非接触型受付システムは、特に人が集まりやすい場所である公共施設や、医療機関・オフィスなど、訪問者の多い場所での活用がおすすめです。

身体的な接触を避け、効率的な受付業務を実現することで、訪問者と従業員の安全を確保しつつ、受付業務の効率化を図れます。ここでは、非接触型受付システムの導入がおすすめな業種について解説します。

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オフィス

オフィスでは多くの訪問者や従業員が出入りし、受付業務が発生します。非接触型受付システムを導入することで、訪問者はスムーズに受付を済ませ、身体的接触を最小限に抑えられます。

また、受付業務の自動化により、従業員の負担を減少させ、待ち時間を短縮します。これにより、オフィスの生産性向上やセキュリティの向上が期待できます。

病院・クリニック

病院やクリニックでは、多くの患者が受診し、受付時に頻繁な接触が発生します。特に、感染症の拡大が懸念される状況下において、非接触型受付システムは極めて有用です。

システムを導入することで、患者は待合室での待ち時間を減らし、受付カウンターでの担当者との接触を回避できます。これにより、感染症のリスクを軽減し、安全な医療環境を提供可能です。

また、自動化された受付プロセスは受付業務の効率化に貢献し、スタッフは患者のケアに集中できます。つまり、感染症対策だけでなく、医療サービスの質と効率の向上にもつながります。

工場

工場では出入りが頻繁に発生し、効率的な受付プロセスとセキュリティが必要とされますが、非接触型受付システムは待ち時間を短縮しながら感染リスクを低減します。

訪問者情報をデジタル化することで、従業員と訪問者の安全を確保し、受付時に使用する紙の使用量を減らせます。これにより、生産性の向上とコスト削減にもつながります。

また、システムは工場内の混雑を軽減してスムーズな受付を提供するため、業務プロセスを合理化しつつセキュリティ面での向上も図れます。

宿泊施設

非接触型受付システムは、宿泊施設における受付プロセスをスムーズかつ効率的に行います。訪問者は事前に予約情報を提出し、オンラインでチェックインが可能なため、待ち時間が短縮され、受付スタッフとの接触が減少します。

さらに、非接触型受付システムはデジタルキーの発行や宿泊部屋への柔軟なアクセスを提供し、ゲストの滞在を円滑化します。

学校

非接触型受付システムは、学校においても有用です。まず、感染症のリスクを最小限に抑えることで、生徒や職員の安全を確保できます。また、データの正確な収集や追跡が容易になり、情報の透明性が向上します。

つまり、学校にシステムを導入することで、効率性・安全性・利便性を向上させ、大人数に対する運営においても効率化が可能となります。

美容サロン

非接触型受付システムは、美容サロンでの活用も推奨されます。美容サロンで導入されるケースに多く見られる導入目的は、人件費の削減です。特に、個人経営の美容サロンなどでは、受付業務のために人材を雇うことが金銭的に難しく、受付システムが活用されています。

また、少人数で経営されている美容サロンも多いため、接客中であれば電話に出られず、機会損失に繋がる恐れもあります。そのため、受付システムの導入による受付業務の自動化や従業員の負担軽減は、美容サロンにとって大きなメリットです。

非接触型受付システムを選ぶ際のポイント

非接触型受付システムを選ぶ際には、自社のニーズに合った適切な選択が重要です。ポイントを押さえて選ぶことで、システムの効果を最大限に引き出し、ビジネスや施設運営に多くの利益をもたらします。ここでは、システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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自社に必要な機能が備わっているか

非接触型受付システムを選ぶ際は、自社独自のニーズや業界の要件を洗い出し、それらに合致する機能がシステムに備わっているかを確認しましょう。これらの要件に適合するシステムを選択することで、受付業務の効率化や安全性向上に貢献します。

自社に最適な非接触型受付システムを選択するためには、自社の要件に焦点を当てて、将来の拡張や変更にも対応できるような柔軟性のあるシステムを検討することが重要です。

訪問者が誰でも使いやすいか

使いやすい受付システムは、訪問者にとってストレスの少ない受付体験を提供し、良い印象を与えます。訪問者がスムーズに登録や案内を受けられると、効率的な受付プロセスの実現につながり、訪問者の待ち時間を短縮します。

訪問者が使いやすい受付システムとしては、直感的なユーザーインターフェース、シンプルな操作性、必要な情報がすぐに見つかる設計であるかが求められます。また、多言語対応やバリアフリーなデザインであると、幅広い訪問者に対応可能です。

訪問者が使いやすい受付システムを選択することで、顧客満足度が向上し、スムーズなコミュニケーションが実現するでしょう。

端末を用意する必要があるか

非接触型受付システムを使用する際には、専用の機器を導入したりスマートフォン・タブレット端末を設置したりしなければなりません。そのため、システムの導入にあたって新たに端末を用意する必要があるのかを確認しましょう。

端末の用意が必要である場合には、新たに端末の購入費用が発生したり、提供元が貸し出しを行っている場合にもレンタル費用が発生したりします。タッチパネルで操作できる非接触型受付システムは便利ですが、こういった費用の発生にも留意するようにしましょう。

セキュリティ対策が万全か

受付システムは個人情報や機密データを含む場合があり、セキュリティリスクを最小限に抑えるためには適切な対策が必要です。セキュリティ対策を怠ると機密情報の漏洩やハッキングのリスクを引き起こし、顧客や企業の信頼を損なう可能性があります。

選定時にはデータの暗号化、アクセス制御、システムの脆弱性に対する定期的なチェックなど、セキュリティ対策がしっかりと整備されているかを確認することが重要です。
このように、セキュリティ対策は、利用者のプライバシー保護と組織の信頼性を確保する上で不可欠であるといえます。

内線電話が必要か

非接触型受付システムでは、QRコードを受付端末にかざすなどの方法で、簡単かつスピーディーに受付が完了し、受付業務に人的リソースを割く必要がない点がメリットです。しかしながら、何らかのトラブルにより、人間による顧客対応が必要な場合もあります。

例えば、訪問者が受付方法を理解していなかったり、システムトラブルでQRコードが読み取れなかったりする場合には、訪問者が企業の担当者にトラブルを知らせて、対応を依頼できる仕組みが必要です。

このような場合に有効なのが内線電話機能であり、受付端末と担当者端末で通話して、対応を行えます。このような機能が必要な場合には、PBXやクラウド電話サービスと連携できる受付システムを選定しましょう。

おすすめの非接触型受付システム7選

その他の受付システムの選び方

受付システムを選ぶ際は、下記の「重要なポイント」に注目することがおすすめです。まずは、タブレット型か専用端末型かを検討しましょう。タブレット型は柔軟性が高く、専用端末型は使いやすさやセキュリティ面で優れていることが多いです。

次に、通知方法が自社に合っているかを確認しましょう。受付情報の通知方法は受付システムの効果を左右します。SMS・メール・プッシュ通知など、どの通知方法が利用者に適しているかを考慮する必要があります。

また「その他の比較ポイント」についても、システム選定の際に比較検討することをおすすめします。

【重要なポイント】

1. タブレット型か専用端末型か
2. 通知方法が自社に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. サポート体制は充実しているか
2. 多言語に対応しているか

まとめ

非接触型受付システムは受付業務を効率化し、同時に感染リスクを軽減するためのツールです。このシステムの導入には複数のメリットがあります。まず第一に、感染リスクの防止が挙げられ、物理的な接触を最小限に抑えることで、安全な受付環境を提供できます。

また、訪問者の待ち時間の短縮によってストレスを軽減し、顧客満足度を向上させられます。さらに、担当者がコア業務に集中できるため、生産性の向上や業務効率の向上にも期待できます。

非接触型受付システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているかどうかを確認することが重要です。そして、訪問者が使いやすいインターフェースを持っていることも求められます。これらのポイントを考慮して、自社に適した製品を選定しましょう。