おすすめのシフト管理アプリ｜できること・メリット・選び方を解説

シフト管理を効率的に行うためには、シフト管理アプリの活用がおすすめです。シフト管理アプリなら、複数人での管理や共有をスムーズに行えます。本記事では、管理者向けのシフト管理アプリでできることやメリット・選び方を解説し、おすすめのシフト管理アプリを紹介します。

目次

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1. シフト管理はアプリで効率的に行おう
2. シフト管理アプリでできること
3. シフト管理をアプリで行うメリット
4. シフト管理アプリが適している店舗の特徴
5. シフト管理アプリの選び方
6. おすすめのシフト管理アプリ
7. その他のシフト管理アプリの選び方
8. まとめ

シフト管理はアプリで効率的に行おう

シフト管理は、従業員の働き方や業務の効率を左右します。特に、多くの従業員を持つ店舗や企業では、シフトの組み合わせや変更に頭を悩ませることが日常茶飯事です。従来の手書きやExcelでの管理は、変更や共有がしにくく、ミスの原因となることもあります。

管理者向けのシフト管理アプリは、シフトの作成、変更、共有をスムーズに行えるだけでなく、従業員同士のコミュニケーションツールとしても機能します。本記事では、シフト管理の課題を解決するアプリの概要と、そのメリットを詳しく解説していきます。

シフト管理アプリでできること

シフト管理アプリは、シフトの作成と編集が直感的に行えるのはもちろん、従業員情報の一元管理も可能です。また、シフトの変更や重要な情報がある際には、通知やリマインダー機能を活用して、従業員に情報を迅速に伝えることができます。

さらに、シフトの共有機能を使えば、従業員同士での確認や調整が簡単になるなど、多くの機能を備えています。ここでは、シフト管理アプリの基本的な機能について解説します。

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シフトの作成と編集

従来の手書きやExcelを使用した方法と比較して、シフト管理アプリによるシフト作成は、紙やExcelを使用する従来の作成方法よりも直感的に勤務表を作成できます。中には、ドラッグ&ドロップの操作だけで簡単にシフトを配置できるアプリもあります。

また、シフトの変更や調整が必要な場合も、アプリ内で数回のタップやクリックで編集が完了します。従業員からのシフト変更のリクエストや突然の欠勤など、急な変更にも対応可能です。

さらに、シフトの変更履歴や従業員の希望シフトとの比較もアプリ上で分かりやすく確認できます。

従業員情報の管理

従業員の氏名や連絡先、役職といった基本的な情報はもちろん、入社日や誕生日、緊急連絡先などの詳細情報も一元的に管理することが可能です。そのため、管理者や店長は必要な情報を迅速に取得でき、効率的なコミュニケーションや業務遂行が実現します。

また、一部の高機能なシフト管理アプリでは、従業員のシフトに関する情報や希望を記録する機能も備わっています。

例えば、従業員が特定の日に出勤できない、あるいは特定の時間帯に働きたいという希望をアプリ内で直接入力・管理することができます。

通知とリマインダー

シフト管理アプリの中には、シフトの変更や新しいシフトの作成時に従業員へ自動で通知を送信する機能を持つものが多く存在します。通知機能により、従業員は自分のシフトがいつどのように変わったのかをリアルタイムで確認することができます。

特定の日程やイベントに関するリマインダーを設定することも可能です。例えば、繁忙期や特別なイベントの前日に、従業員への準備や注意点を伝えるリマインダーを自動的に送信し、伝達漏れを防げます。

通知とリマインダーを活用することで、重要な日程やタスクを忘れるリスクを大幅に減少させることができます。

シフトの共有

従来の紙ベースのシフト管理では、シフト表を掲示板に貼り出したり、従業員一人ひとりに手渡ししたりといった手間が発生していました。しかし、シフト管理アプリでは、シフトの作成や変更があった際に、その情報をリアルタイムで従業員全員に共有できます。

そのため、従業員はいつでも最新のシフト情報を確認でき、予定の調整や変更がスムーズに行えます。また、管理者側もシフトの変更情報を確実に伝えることができるため、コミュニケーションのミスや誤解を防ぐことができます。

チーム内でのコミュニケーション

従業員同士、もしくは管理者と従業員との間で、メッセージの送受信ができるコミュニケーション機能もあります。LINEなどのSNSで直接やり取りを行う店舗もありますが、アプリを使用すれば、個人のアカウントを知られたくない従業員にも対応できます。

コミュニケーション機能により、個人のSNSアカウントを使用せずシフトの変更や休暇の申請など、業務に関わる情報共有が容易になります。

また、コミュニケーション機能を全従業員に向けた周知に使用することもでき、従業員間の認識のずれを最小限に抑えることが可能です。例えば、シフトの変更希望や特定の日の休暇申請など、従業員の要望を直接アプリ内で伝えることができます。

また、管理者もそれに対するフィードバックを迅速に行えるため、円滑なコミュニケーションが可能になります。

シフト管理をアプリで行うメリット

シフト管理は、特に多くの従業員を抱える企業や店舗において、手間と時間がかかる業務の一つです。しかし、シフト管理アプリを導入することで、その業務負担は大きく軽減できます。

アプリを使用することで、簡単にシフトの作成や変更が行え、複数人のシフト調整もスムーズに行えます。また、法令遵守に基づくシフト作成が可能となり、法的リスクを避けることができるのも大きなメリットの一つです。

さらに、アプリを活用すれば場所を選ばずにシフトの確認ができるため、従業員の利便性も向上します。

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シフト管理の業務負担が減る

長い間多くの企業や店舗では、紙やExcelを用いたシフト管理方法を用いてきました。しかし、紙ベースのシフト管理では、変更や修正のたびに新しいシフト表を作成・印刷する必要があり、その都度従業員に配布する手間が発生します。

また、Excelを使用した場合も、シフトの変更や追加があるたびにファイルを更新し、再度共有する必要があります。一方、シフト管理アプリでは、シフトの変更や追加を行うだけで、リアルタイムで従業員との共有が可能となります。

さらに、過去のシフト履歴の参照や、特定の日にちや従業員のシフトを瞬時に検索することも容易です。そのため、従来の方法と比べて業務の効率化が可能になり、管理者の業務負担を大きく軽減できます。

シフトの提出忘れが減る

従業員のシフト希望を紙で提出してもらう場合、提出忘れが頻繁に発生します。従業員が少なければ、提出するよう声をかけることができますが、スタッフが多い場合は誰が提出していないか把握するのに時間がかかります。

シフト管理アプリは、シフト希望の提出状況を簡単に把握できる上に、未提出であることを従業員本人に知らせる通知機能があるものもあり、提出忘れを減らせます。

複数人でもシフト調整しやすい

紙やExcelを使用したシフト管理では、複数人の従業員の希望や変更を調整するのは簡単ではありません。特に多くの従業員を抱えている場合、一人ひとりの希望を取りまとめ、それをもとにシフトを組む作業は時間がかかり、複雑なものとなります。

しかし、シフト管理アプリでは、従業員がリアルタイムで自身のシフト希望を入力することができ、管理者はそれをもとにシフトを組むことができます。また、シフトの変更や追加情報もリアルタイムで共有されるため、従業員間の情報の食い違いを防ぐことができます。

そのため、複数人の従業員でもスムーズにシフト調整を行うことが可能になり、業務の効率化を実現できます。

法令遵守に基づくシフト作成ができる

労働時間、休憩時間、休日の取得など、法令で定められた基準を満たすことは、企業の社会的責任としても重要です。しかし、法令をすべて把握し、それに基づいて手動でシフトを組むのは非常に手間がかかります。

多くのシフト管理アプリには、法令遵守をサポートする機能が搭載されています。例えば、労働時間が一定の基準を超えた場合や休憩時間が不足している際に、アラート機能が作動し、管理者に通知することで、法令違反を未然に防ぐことが可能です。

場所を選ばすシフト確認ができる

従来の紙ベースのシフト管理や、オフィス内の特定の端末でしかアクセスできないシステムでは、従業員の生活スタイルや急な変更に柔軟に対応するのが難しいという課題がありました。

しかし、シフト管理アプリは、スマホやタブレットなどのモバイル端末を利用することができるため、インターネット環境がある場所ならどこでもシフトの確認・変更が可能です。そのため、従業員は外出先や自宅、移動中でもシフトの確認や調整を行えます。

また、管理者も場所を選ばずにシフトの確認や調整を行うことができるため、業務の効率化が期待できます。

シフト管理アプリが適している店舗の特徴

シフト管理アプリは、高性能なシフト管理システムと比較すると機能がシンプルです。そのため、「シフト作成にかかる時間を短縮したい」「シフト希望の提出漏れを減らしたい」といった目的をもった店舗や企業に向いています。

ただし、シフト管理システムが有するシフトを自動で作成する機能や、AIによる分析はできないことが多いです。そのため、シフト作成にかかる時間を大幅に短縮したい場合などには、やや物足りなさを感じる可能性があります。

シフト管理アプリの選び方

多くのアプリが市場に出回っている中で、自社のニーズに最も合ったものを選ぶのは容易ではありません。

シフト管理アプリを選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているか、勤務形態に適しているか確認する必要があります。機能性や使いやすさはもちろん、無料版か有料版かなど、様々なポイントを踏まえて選びましょう。

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自社に必要な機能が搭載されているか

シフト管理アプリを選ぶ際は、まずは自社の業務ニーズに合った機能が搭載されているかどうかを確認しましょう。多機能であるからといって、それが必ずしも自社に適しているとは限りません。

反対に、必要な機能が欠けているアプリを選ぶと、業務の効率化を妨げるだけでなく、新たな問題を生む可能性もあります。例えば、大規模な企業であれば複数部署や店舗間でのシフト共有機能や、高度なレポート機能が求められます。

一方、小規模な店舗やチームでは、シンプルで使いやすいものや基本的な通知機能が重要になります。そのため、アプリ選びの際は自社の業務フローや従業員の数、業務の特性をしっかりと把握し、それに見合った機能を持つアプリを選びましょう。

自社の勤務形態に適しているか

企業や店舗によっては、フレックスタイム制、シフト制、固定の勤務時間など、さまざまな勤務形態が存在します。そのため、一律のシフト管理アプリでは、自社のニーズを満たすことが難しい場合があります。

例えば、夜間の勤務や休日勤務、オンコール対応など特殊な勤務形態を取り入れている場合、それに対応した機能や設定がアプリに備わっているか確認しましょう。

また、正社員とアルバイト、パートタイムの従業員が混在している場合、それぞれの勤務形態に合わせたシフト作成がスムーズに行えるかも重要なポイントです。

使いやすいか

使いやすいアプリであれば、従業員や管理者が迅速にシフトの作成・変更・確認を行うことができ、業務の効率化に繋がります。反対に、操作が複雑で直感的でないアプリは、ミスの原因となり、結果的に業務の効率を低下させる恐れがあります。

また、シフトの確認や変更が簡単にできることで従業員のストレスを軽減し、より良い職場環境を作り出せます。

そのため、シフト管理アプリを選ぶ際は、直感的な操作性や見やすいデザイン、必要な機能へのアクセスのしやすさなど、使いやすさを重視する必要があります。

通知機能・アラート機能はあるか

シフト管理アプリには、通知機能やアラート機能が備わっています。この機能を活用することにより、シフトの変更や新しいシフトの作成時に従業員へリアルタイムで情報を伝えられ、情報伝達の誤解やミスの発生を減少させることができます。

また、特定のイベントや締め切りに関するリマインダーを設定することができるため、管理者や従業員がタスクを忘れるリスクを低減することも可能です。

例えば、シフトの確定日や変更の締め切りなど、特定の日程に関する通知を自動的に送ることができます。

無料版か有料版か

シフト管理アプリには、無料版と有料版があります。無料版は基本的な機能を提供していることが多く、小規模なビジネスやスタートアップには十分な場合があります。しかし、無料アプリには、機能の制限や利用できるユーザー数の上限などの制約があることが多いです。

一方、有料版はより高度な機能やカスタマイズの自由度が高いです。そのため、大規模な組織や特定のニーズを持つビジネスには、有料版の方が適しています。

また、多くのアプリでは無料トライアル期間を提供しており、実際にアプリを使用してみて、その機能や操作性を確認することができます。

おすすめのシフト管理アプリ

その他のシフト管理アプリの選び方

シフト管理アプリを選ぶ際、自社の勤務形態や業種に合っているかどうかを確認することが必要です。また、労働基準法に自動で対応しているアプリを選ぶことで、法的なトラブルを未然に防ぐことができます。

さらに、サポート体制が充実しているかや、費用やユーザー数が妥当であるかといった点も考慮しましょう。様々なポイントを総合的に評価することで、自社に最適なシフト管理アプリを選べます。

【重要なポイント2つ】

1. 勤務形態や業種に合っているか
2. 労働基準法に自動対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. サポート体制が充実しているか
2. 費用やユーザー数は妥当か

まとめ

シフト管理アプリは、複数人のスケジュール調整や法令遵守に基づくシフト作成など、従来の方法では難しかったタスクをスムーズに行えます。また、場所を選ばずにシフトの確認や変更ができるため、利便性も向上します。

アプリを選ぶ際には、自社の勤務形態や業種に合ったものを選ぶこと、労働基準法に自動対応しているか、サポート体制や費用が妥当かなど、様々なポイントを考慮しましょう。

自社に適したアプリを導入することで、シフト管理の業務負担を軽減し、スムーズな運営が実現します。