おすすめの製造業向け受発注システム2選｜メリット・選び方も解説

製造業の受発注業務は、業務の属人化やヒューマンエラーなど、さまざまな課題を抱えています。効率的な受発注業務を行うなら、受発注システムの導入がおすすめです。本記事では、おすすめの製造業向け受発注システムや選び方、導入するメリット・注意点などを解説します。

目次

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1. 製造業における受発注業務の課題
2. 受発注業務を行うなら受発注システムの導入がおすすめ
3. 製造業に受発注システムを導入するメリット
4. 製造業に受発注システムを導入する際の注意点
5. 製造業向け受発注システムを選ぶ際のポイント
6. おすすめの製造業向け受発注システム2選
7. その他の製造業向け受発注システムの選び方
8. まとめ

製造業における受発注業務の課題

製造業における受発注業務は、製品の生産と流通において重要なプロセスですが、いくつかの課題が存在します。課題の解決は、製造業の効率性と競争力を向上させるために不可欠です。ここでは、製造業における受発注業務の課題について解説します。

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業務の属人化で業務が停滞する

業務の属人化は、特定の担当者が業務の一環で必要な情報やプロセスを独占している状態を指します。他の従業員に正しく共有されないことによって、業務の遂行において不可欠な存在となり、特定の人物に業務負担が偏ります。

この状態では、組織内での業務の均等な分担が難しくなり、特定の個人に依存することで、連続性や生産性の低下、業務停滞といったリスクが高まります。また、対象の従業員の離職や休暇中には問題が顕在化し、業務の効率性が損なわれる可能性があります。

手入力によるヒューマンエラーの発生

手作業で情報を入力するプロセスでは、従業員のミスや誤入力が避けられず、品質の低下や運用上の問題を引き起こします。例えば、数字の誤入力・記入漏れ・顧客情報の混同などが典型的なヒューマンエラーとして挙げられます。

これらのエラーは受発注業務全体に波及し、正確な受発注データの欠如、適切な製品の出荷遅延、クレームの増加などを引き起こす可能性があります。

営業時間外の受発注には対応できない

従来の業務モデルでは、企業は特定の営業時間内にのみ受発注を処理し、その範囲外では顧客の要求に応じることができません。

そのため、営業時間外に顧客からの受発注へ対応できず、潜在的なビジネス機会の損失や顧客の不満が発生する可能性があります。特に、国際的な市場では、時差による地域での営業時間の違いにも柔軟に対応することが求められます。

適切な在庫レベルの確保が困難である

新たな受注や需要の増加に対応するためには、必要な原材料や製品を調達し、在庫を確保するまで一定の時間を要します。この遅延は、納期の遵守や顧客への迅速な対応に影響を及ぼす可能性があります。

また、適切な在庫レベルを維持することは難しく、過剰在庫や不足在庫のリスクにもつながります。在庫の確保に時間がかかることは、生産の効率性やサプライチェーンの複雑性にも関わる問題であるため、組織が競争力を維持するためには戦略的な対応が必要です。

迅速な対応ができず顧客満足度が低下

需要の急増や突発的な注文に対応できないと、製品の納期遅延や適切な品質管理の欠如が生じる場合があります。その結果、顧客が競合他社に注文を移行する可能性を高めます。また、コミュニケーションの遅延や不明瞭な情報提供も、顧客との関係性に影響します。

このように、企業として顧客のニーズに迅速な対応ができないと、顧客満足度の低下や企業の信頼性・競争力の低下につながりやすくなるでしょう。

受発注業務を行うなら受発注システムの導入がおすすめ

受発注業務においては、受発注システムの導入がおすすめです。このシステムは、注文や受発注業務を効率的に管理し、自動化するためのツールです。受発注システムは、受注情報の収集と処理、在庫の管理、配送と追跡、請求書の作成など多くのタスクを支援します。

また、受発注システムは顧客情報の保存と更新、注文履歴の管理、在庫レベルの監視などの機能を提供し、業務の透明性と正確性を向上させます。

その結果、受発注プロセスの効率化、ヒューマンエラーの軽減、顧客対応の迅速化、在庫最適化などが実現し、全体的な業務品質と効率性の向上に貢献します。

製造業に受発注システムを導入するメリット

製造業に受発注システムを導入することには多くのメリットがあります。ここでは、受発注システム導入による具体的なメリットについて詳しく説明します。

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業務プロセスの自動化で属人化を解消

製造業に受発注システムを導入することで、属人化の解消につながります。受発注システムは業務プロセスを自動化して標準化するため、個別の従業員に依存する必要性が減ります。よって、特定の従業員の知識やスキルに頼ることなく、業務を効率的に実行できます。

情報がデータとして管理されると、他の従業員が必要な情報にアクセスしやすくなり、連続性が確保されます。また、新しい従業員のトレーニングも容易となり、ヒューマンエラーが減少することで、生産性の向上に貢献します。

24時間対応による販売機会損失の防止

従来の業務モデルでは、特定の営業時間内にしか受発注を処理できず、営業時間外においては顧客からの注文や問い合わせに応じられなかったため、潜在的なビジネス機会を逃すことがありました。

しかし、受発注システムを導入することで、顧客はWebベースの受注プラットフォームや自己サービスポータルを通じて24時間注文でき、企業は迅速な応答と処理が可能となります。この対応により、販売機会損失が最小限に抑えられ、競争力を強化できます。

適切な在庫管理で生産性が向上する

受発注システムはリアルタイムのデータを提供し、在庫の受注や発注を自動的に追跡しながら、最適な在庫レベルを維持します。これにより、過剰在庫や不足在庫のリスクを最小限に抑えつつ、生産性を向上させます。

正確な在庫情報は顧客への正確な納期情報の提供につながり、納期遵守によってクレームや再生産のリスクを削減可能です。そして、適切な在庫管理はコスト削減とリソース効率の向上を実現し、企業の競争力を高めます。

取引におけるミス・トラブルの防止

受発注システムはプロセスを自動化し、正確なデータ入力と処理を提供します。自動化によって注文の誤りや過誤、在庫の混乱、顧客情報の誤った処理など、ヒューマンエラーで発生するトラブルのリスクが軽減します。

正確な情報とプロセスの透明性は取引の円滑な進行を促進し、企業の信頼性を高めます。このように、受発注システムの導入は、企業にとって効率的で信頼性の高い取引プロセスの構築に貢献します。

品質と顧客満足度の向上につながる

受発注システムは迅速な受注処理、正確な納期情報提供、品質管理の向上などを可能にするため、顧客に対してより良いサービスを提供できます。顧客は正確な情報と透明性のあるトランザクションを期待し、受発注システムがこれらを実現します。

また、自動化されたプロセスでヒューマンエラーのリスクが低減し、品質と信頼性が向上します。その結果、顧客との信頼関係を築き、顧客満足度の向上にもつながります。

製造業に受発注システムを導入する際の注意点

受発注システムは、効果的な運用のために受注側と発注側の双方で導入する必要があります。そのため、以下のような注意点を意識しなければなりません。

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取引先にもシステムを導入する必要がある

自社が受発注システムを導入したいと考える場合は、取引先にもシステムの導入を検討してもらう必要があります。それは、自社の取引がオンラインを中心に行うということは、取引先も同様のオンライン環境を構築しなければならないためです。

自社と取引先双方のシステムが連携することで、データの受け渡しと処理がスムーズに行えるようになります。そのため、導入の際は、取引先に対してシステムの導入意図や利点を説明し、理解と同意を得ることが重要です。

取引先がシステムを活用することによって、シームレスな取引が可能であることを理解すれば、協力的な関係を築くことができるでしょう。つまり、受発注システムの導入はパートナーシップの一環として捉えつつ、両者のコミュニケーションと協力が必要不可欠です。

長期的なランニングコストを把握する

初期費用が無料の受発注システムであっても、月額費用やサポートに別途費用が発生することが多いため、年間を通してどの程度の費用が発生するかの確認を行いましょう。長期的なランニングコストを把握することで、急な財務状況の悪化を防止できます。

また、システムの導入形態や自社の規模感によっても費用は大きく異なります。そのため、問い合わせ・見積りの時点で、どれほど詳細かつ丁寧に対応してくれるのか、ベンダー側の対応品質にも注目するようにしましょう。

費用対効果をすぐに得ることができない

受発注システムの導入には、クラウド型・オンプレミス型に合わせて初期費用などのコストがかかりますが、導入が完了しても効果測定には一定の時間がかります。そのため、短期的な目標を設定してしまうと、費用対効果が得られないと感じてしまうかもしれません。

しかし、システムの導入でオンライン化を実現することによって得られるメリットは大きいため、事前にシミュレーションを行うなど、万全の準備をしてから導入を検討するのがおすすめです。

全社的な導入には多くの時間を要する

現行の受発注業務に非効率性を感じ、経営者・管理者側がシステムの導入を検討しても、実際に使用するのは現場の担当者です。よって、製造ラインが複雑であったり、複数拠点に分かれていたりする場合は、全社的な導入には多くの時間を要することになるでしょう。

受発注システムの導入時には、システム利用に関するマニュアルがしっかりと用意されているか、リアルタイムでの情報共有が正確に行えるかを確認しましょう。特に、登録番号に合わせた部品ごとの管理など、細かい分析を実現したいと考える際には注意が必要です。

製造業向け受発注システムを選ぶ際のポイント

製造業向けの受発注システムはビジネスの成功に大きく影響するため、選定の際にはいくつかのポイントを把握することが重要です。ここでは、製造業向け受発注システムを選ぶ際のポイントを解説します。

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製造業に必要な機能が揃っているか

製造業向け受発注システムを選ぶ際、製造業に必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。例えば、見積書や伝票作成の機能は製造業に欠かせません。見積書は顧客に価格情報を提供し、伝票は製品の発注から出荷までを記録します。

さらに、在庫管理機能や生産計画ツールも必要です。これらを利用することで、在庫の最適化と生産プロセスの調整が可能となり、生産効率が向上します。

また、製造業向けの受発注システムには、製品バリエーション・仕様の管理、品質管理、サプライチェーンの追跡といった機能も備えています。さまざまな機能やカスタマイズ性の有無によって、選択した受発注システムが製造業に適しているかどうかの判断が可能です。

他システムと連携できるか

製造業向け受発注システムを選択する際、他のシステムとの連携性も重要なポイントです。製造業では、在庫管理システム・会計システム・生産管理システムなど、さまざまなシステムを同時に運用しています。

受発注システムがこれらのシステムと連携できれば、データの統合と共有が円滑に行えます。例えば、在庫管理システムとの連携により、受発注システムではリアルタイムの在庫情報が確認できるようになり、適切な発注や生産計画の立案につながります。

また、会計システムとの連携では、請求書の作成や支払い管理が効率的に行えます。このように、他システムと連携することで業務の効率化と正確性が向上し、データの重複やエラーのリスクが低減します。

そのため、受発注システムの選定においては、他システムとのシームレスな連携性を重視することが重要です。

カスタマイズができるか

各製造企業は独自のプロセスやニーズを抱えており、汎用的なシステムでは対応しきれないことがあります。そのため、選択したシステムが自社独自のカスタマイズが可能であるかを確認することが重要です。

カスタマイズが行えれば、受発注プロセスやデータフローを最適化し、特定の業務要件に適合させることができます。その結果、生産性・品質管理の向上につながり、業界の規制や法令への適合にも柔軟に対応可能です。

カスタマイズができる受発注システムは、企業の成長や変化にも迅速な対応が行え、継続的な業務運用をサポートします。したがって、製造業向け受発注システムの選定においては、自社のニーズに合わせたカスタマイズ性についても確認しましょう。

おすすめの製造業向け受発注システム2選

その他の製造業向け受発注システムの選び方

受発注システムを選ぶ際の重要なポイントとして、多様な発注方法に対応できるか、取引先も導入しやすいかについても確認しておきましょう。

まず、多様な発注方法に対応できるシステムは、顧客や取引先の多様なニーズにも対応しやすいことにより、ビジネスの柔軟性を高めます。また、取引先もシステムを導入しやすいことで、ビジネスパートナーシップを円滑に進めることができます。

使いやすくて理解しやすいシステムは、取引先が導入に抵抗を感じず、データ共有や協力がスムーズに行えるようになります。そして、取引先の協力があれば、受発注プロセスの効率化やエラーの削減が実現し、双方の利益最大化にも貢献します。

【重要なポイント3つ】

1. 多様な発注方法に対応できるか
2. 取引先も導入しやすいか
3. 他システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. データ分析が容易にできるか
2. モバイル端末に対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制が充実しているか

まとめ

製造業における受発注業務は多くの課題に直面しています。主な課題としては、業務の属人化、手入力によるヒューマンエラー、営業時間外の受発注、在庫確保の遅延、顧客満足度の低下などが挙げられます。

これらの課題を克服し、効率を向上させるためには受発注システムの導入がおすすめです。受発注システムの導入によって業務の属人化が解消され、営業時間外でも受発注が可能となることで、適切な在庫管理が実現します。

また、ヒューマンエラーが減少し、取引におけるミスやトラブルの防止で顧客満足度が向上します。製造業で競争力の向上と効率の向上を実現するなら、自社に最適な受発注システムの導入を検討しましょう。