POSシステムとPOSレジの違いとは？メリット・デメリットも解説

POSシステムとPOSレジは混同されがちですが、2つは異なるものです。POSレジとはPOSシステムを備えたレジのことであり、多岐に渡る業界で導入が進んでいます。この記事ではPOSシステムとPOSレジの違いの他、メリットや導入時のポイントなどを解説します。

目次

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1. スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ
2. POSシステムとPOSレジの違いとは
3. POSシステム・POSレジの導入がおすすめの企業
4. POSシステム・POSレジの導入メリット
5. POSシステム・POSレジのデメリット
6. POSシステム・POSレジを導入する際のポイント
7. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
8. POSシステム・POSレジの導入に必要な準備
9. オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム
10. まとめ

スムーズな会計処理を行うならPOSシステムがおすすめ

Squareは、無料のPOSレジアプリを提供しており、POSレジ利用における固定費を0円に抑えられます。発生する費用はキャッシュレス決済の決済手数料のみであり、経営の効率化に大きく貢献するのが特徴です。

売上管理・顧客管理・勤怠管理・複数店舗の管理など、POSシステムとしての機能を標準搭載しており、複雑な手続きを必要とせず最短で申し込み当日から使用可能です。また、ネットショップの解説やギフトカードといった機能も、POSレジと合わせて使えます。

Squareは簡単なレジ操作で利用できるため、トレーニングにかける手間と時間が必要ありません。待ち時間とレジ締め作業におけるミスを削減し、オフラインでもスムーズな会計処理を行うなら、Squareの導入がおすすめです。

POSシステムとPOSレジの違いとは

販売・会計情報の管理のために、POSシステムやPOSレジを導入する小売店や飲食店が増加しています。POSシステムとPOSレジは名称・機能が似ていることから混同されがちですが、厳密には同じものではありません。

POSとは、「Point Of Sale」の略称で、日本語では「販売時点情報管理」と呼ばれます。読み方は「ポス」で、このPOSを実現するための仕組みが、POSシステムやPOSレジです。まずは、POSシステム・POSレジの違いについて、各々の定義を中心に解説します。

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POSシステムとは

POSシステムとは、POSを実現するための仕組みまたはシステムを指します。POSとは前述の通り、販売時点管理情報と訳されます。

具体的には、商品を販売した時点で、売上額・売上場所・売上商品の種類や個数・決済方法などの販売データを記録・集計する考え方を指します。

従来のように、1日の終わりに販売データをまとめて集計するのではなく、商品の販売時点でその都度売上データを更新していくのがPOSの特徴です。

このPOSを実行するための仕組みが、POSシステムです。POSシステムには、次のような3つの種類があります。

1. ターミナル型：据え置き型の専用端末を利用する
2. PC型：PCにソフトウェアをインストールし、別端末でシステムを利用する
3. スマートデバイス型：アプリをインストールしたタブレットをオンラインに接続して利用する

それぞれ特徴や強みが異なるため、自社の規模や業種にあわせて選ぶことが大切です。

POSレジとは

POSレジとは、POSシステムが組み込まれたレジのことです。POSシステムは「仕組みそのもの」を指すのに対し、POSレジは「端末」を指す点が大きな違いです。POSレジはPOSシステム同様に、ターミナル型・PC型・タブレット型の3種類に分けられます。

最も一般的なのはターミナル型のPOSレジですが、近年は省スペース化やコストカットのために、PC型・タブレット型のPOSレジを導入する店舗も増えています。

POSレジの歴史

POSシステムは、1978年にアメリカで誕生したとされています。この年は、商品情報などを読み取るJANコード（バーコード）が制定された年で、JANコードを読み取る仕組み＝POSシステムの誕生と見なされています。

その後、パソコンの普及が進み、1995年にインターネットを利用したPOSレジが登場しました。なお、初めてレジスターが登場したのは1878年で、場所はアメリカのカフェと伝えられています。

このレジスターは、現在のようなクオリティほどではないものの、POSシステムの原型を有していたことから、1878年をPOSレジ誕生元年と見なす説もあります。

日本では、1980年代から1990年代にかけてPOSレジの普及が進みました。当社は大規模店舗を中心に導入されていましたが、IT技術の進歩やビジネス市場の変化により、現在では規模や業種にかかわらず、多くの企業でPOSレジの導入が進んでいます。

POSレジの機能

POSレジは、一般的なレジスターの会計機能に加え、POSシステムの機能を有しているのが特徴です。

【一般的なレジスターの機能】

1. 商品金額の計算機能
2. 金額の表示機能
3. 釣り銭の計算機能

【POSシステムの機能】

1. 販売情報の収集・分析
2. 売上管理
3. 商品管理
4. 在庫管理
5. 顧客情報管理

POSレジは、商品の売買に必要な計算機能に加え、その商品が売れた時点での販売データ（種類・数・店舗・決済方法）をリアルタイムで記録できます。POSレジによっては、売上分析・勤怠管理など、売上管理以外の機能を備えたものもあります。

POSシステム・POSレジの導入がおすすめの企業

POSシステム・POSレジは、顧客が来店して支払いをする店舗で導入されています。一般的にはコンビニやスーパーが導入していることが多いですが、クリニックや薬局といった医療領域、美容院やネイルサロンなどのサービス業でも導入が進んでいます。

ECサイトと連携して双方の在庫を正確に管理するものもありますが、基本的には顧客が店舗に直接来店し支払いが発生する環境に導入することが多いです。

POSシステム・POSレジの導入メリット

POSシステム・POSシステムレジの導入により、事業の円滑な運営・売上の拡大などのメリットが見込めます。ここからは、POSシステム・POSレジの導入メリットについて、詳しく解説していきます。

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正しい経営分析・判断が可能になる

POSシステムやPOSレジの導入には、正しい経営分析および経営判断が可能になるというメリットがあります。

POSシステムやPOSレジは、売上実績・販売データをリアルタイムで収集します。例えば、「今日は売上率が悪い」といった情報もすぐに把握できるため、その時々にあわせた柔軟な経営判断を迅速に下せるようになります。

また、収集データを各種データと紐づけて分析することで、より的確な経営戦略の立案が可能になります。こうしたメリットにより、効率的な売上拡大や企業の成長が見込めます。

業務を効率化できる

POSシステム・POSレジの導入により、取引の迅速化や在庫管理業務・経理業務の効率化が図れます。POSシステム・POSレジは、基本的にバーコードを読み取るだけで取引に必要な作業が完了します。

また、バーコードを読み取った時点で販売データや売上情報が更新されるため、レジ内のお金を集計して売上データと照合すれば、万が一差異が発生していてもすぐに分かります。またレジ締めの際に手動での計算も必要なく、業務負担を軽減できます。

さらに、POSレジには在庫管理機能を有したものもあります。商品販売時点で在庫数を更新していくため、棚卸の際の理論在庫と実在庫の差異をスピーディーに把握できます。

時間と手間のかかる作業を自動化することで、従業員は本来の業務に注力できるようになり、企業全体での生産性向上や売上拡大が見込めます。

データをマーケティング施策に活用できる

POSシステム・POSレジには、「いつ・誰が・何を・どれくらい購入したか」という販売データが蓄積されます。つまり、マーケティングに必要な情報を効率的に収集できるため、より戦略的な施策が可能になります。

例えば、売れ筋商品を素早く特定することで在庫切れを防ぎ、効率的な売り上げアップを狙えます。顧客属性を分析し接客や店舗改善に活かすことで、リピート客を増やすことも可能です。

顧客満足度の向上に繋がる

POSシステムやPOSレジの導入により、次のような理由から、顧客満足度の向上が期待できます。

1. 商品価格をあらかじめ設定でき、金額の打ち間違い・計算ミス・釣銭ミスが減る
2. レジ業務の効率化により、混雑（レジ待ち）を緩和できる
3. クレジットカード・キャッシュレスなどの決済方法が充実する
4. ポイントやクーポンの付与といったサービスが簡単に実施できる
5. 在庫管理機能により、人気商品の在庫切れを防止できる

特に計算ミスや待ち時間は、顧客満足度に大きく関わります。顧客満足度の向上は、リピート客の獲得や売上向上に欠かせない要素であり、アナログな会計方法では解決が難しいです。

POSシステム・POSレジのデメリット

POSシステム・POSレジには、デメリットもあります。代表的なデメリットを知り、あらかじめ対策を講じておきましょう。

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導入費用がかかる

POSシステム・POSレジの導入時には、端末やソフトウェアの購入代金などの導入費用がかかります。また、導入後も、システムメンテナンス費用やアップデート費用がかかるほか、通信費用が継続的に発生します。

導入・運用にはコストがかかりますが、一方でレジ業務や売上管理を効率化できるというメリットがあります。導入を検討する際は、支払うコストと得られるメリットのバランスを比較することが大切です。

停電時には使えない

POSシステム・POSレジは、停電の発生時は利用できません。また、ネットワークにつないで利用するサービスである以上、通信障害時も利用不可能です。

POSシステムやPOSレジが停止すると、レジ業務だけでなく売上管理や在庫管理もストップします。システムダウン時にデータが消失する可能性も留意しなければなりません。

こういったリスクを避けるためにも、停電・通信障害時の対応マニュアルをあらかじめ整備しておきましょう。併せて、定期的にデータのバックアップを取るなどの対策も必要です。

POSシステム・POSレジを導入する際のポイント

POSシステム・POSレジをスムーズに運用する際は、導入前の事前準備が大切です。ここからは、POSシステム・POSレジを導入する際のポイントを解説していきます。

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必要な機能を明確にする

POSシステム・POSレジを選ぶ際は、自社が必要とする機能を備えたものを選ぶ必要があります。必要とする機能は、企業の規模や業種によって異なります。

例えば、小売店であれば在庫管理機能を有したものがおすすめです。サロン・飲食店の場合は、オーダーエントリー機能を備えたシステムを導入することで、サービス提供時間の短縮化を図れます。

また、事業規模を考えることも大切です。多店舗を展開する企業や大企業は、機能性が充実しているターミナル型のPOSシステムがおすすめです。

一方、PC型やタブレット型は比較的コストが安く、設置スペースも小さくて済むことから、小規模店舗を中心に導入が進んでいます。ターミナル型に比べると機能が制限されているものが多いですが、中には同等の機能性を有したものもあります。

このように、POSシステムやPOSレジは、機能と併せて導入コスト・タイプ・設置場所も考慮しながら選ぶのがおすすめです。

操作のしやすさを事前にチェックする

POSシステムやPOSレジは、現場の従業員が使いやすいものを選びましょう。使い勝手の悪いシステムは当然ながら操作に時間がかかり、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

操作が簡単なもの・画面がシンプルなものは、初めてレジ操作を行う新人でも扱いやすいという利点があります。POSレジは、展示会やショールームでデモやトライアルを無料で体験できることが多いです。

使いやすさは実際に触らなければ分からないことも多いため、デモやトライアルは積極的に活用するのがおすすめです。

ランニングコストも確認しておく

POSシステムやPOSレジには、導入費用だけでなくシステム利用料・通信費用・メンテナンス費用などのランニングコストが継続的に発生します。導入前に必要なランニングコストを確認し、自社の予算と合致するか必ず確認しましょう。

また導入にかかる費用は、POSシステム・POSレジの種類によって異なります。目安として、ターミナル型の場合は初期費用50〜100万円、PC型の場合は初期費用0〜40万円です。PC型の方が安価に導入できますが、5,000〜3万円程度の月額がかかります。

既存システムと連携できると便利

POSシステムやPOSレジは、顧客管理システムや経理システムと連携できるものも多いです。他システムと連携することで、利便性がさらに向上します。

自社既存のシステムがある場合は、それらとの連携可否を確認するのがおすすめです。連携ができなければ最低限のメリットしか得られないうえに、かえって管理が煩雑になる可能性があるため、連携性は必ず確認しましょう。

サポートが充実しているか確認する

POSシステムやPOSレジを選ぶ際は、トラブル時に迅速に対応できるようなサポート体制が整っているか確認しましょう。

コンビニやスーパーのような毎日多くの支払いを処理する店舗の場合、何らかのトラブルでレジが停止するとアナログ会計しかできず、レジ業務の効率が著しく低下します。

特に24時間営業の店舗ではレジを常時稼働させることになるため、サポート受付時間などを確認し、迅速にトラブル対応してくれるベンダーを選定しましょう。

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

POSシステム・POSレジの導入に必要な準備

POSシステム・POSレジを導入する際には、自社に合ったものを選ぶのはもちろん、以下のような事前準備も必要になります。ここでは、POSシステム・POSレジを導入する際に準備しておくべきことを解説します。

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設置場所を決める

POSシステム・POSレジを導入する際は、どこに設置するのかを決めなければなりません。POSレジの種類によっては、設置できる場所は限られてきます。特にターミナル型は比較的大型であるため、狭いスペースには置けません。

店舗が狭い場合や、頻繁に移動させたい場合には、タブレットにインストールして使うタイプのPOSレジがおすすめです。ただし、キャッシュドロワーやカードリーダーなどの周辺機器は別途必要であることも留意しておきましょう。

料金を設定する

POSレジを導入したら、まずは商品の価格を登録する必要があります。この作業はベンダーが代行してくれることも多いですが、入力する情報は自社から提供しなければなりません。

スムーズに登録作業を進めるには、商品の価格を一覧表などにまとめておくのがおすすめです。ただしこの資料に間違いがあると正しい情報が登録されず、場合によっては大きな損失になりえます。商品名と価格が正確かどうかは、入念にチェックしましょう。

オフラインでも決済可能なおすすめのPOSシステム

まとめ

POSシステムは、POSを実現する仕組みそのものを指すのに対し、POSレジとはPOSシステムを有したレジスターを指します。どちらも、売上管理・在庫管理・顧客管理業務の効率化に役立ちます。

POSシステム・POSレジの導入により、リアルタイムでの売上管理が可能になるため、迅速かつ的確な経営判断を実現できます。また、販売データのマーケティングへの活用や、顧客満足度の向上を実現できるなど、多方面から売上の拡大を図れるメリットもあります。

POSシステム・POSレジを導入し、売上業務を効率化しながら、自社の成長や売り上げ率のアップを狙いましょう。